Neu Filialbetrieb möglich?

[XSnakeX]

Hallo zusammen,

ich kenne die JTL-Wawi noch von früher, wie ich damit auch einen Shop betrieben habe. Von daher hoffe ich mein zukünftiges Vorhaben auch mit WAWI realisieren zu können. Folgendes habe ich vor bzw. wünsche ich mir:

Ausgangslage:
- 1 Firma, 2 Filialen (1 davon die Zentrale), weitere Filialen sollen folgen
- In der Zentrale stehen mindestens 2 PCs, wovon einer der "Server" ist/sein soll, in den Filialen jeweils 1 PC.
- Onlineshop oder sonstige Verkaufsplattformen sind in dem Fall nicht vorgesehen

Anforderung:
1. In der Zentrale soll die Artikelverwaltung stattfinden, heißt hier werden die Artikel angelegt, Preise festgelegt. Diese sollen dann an die anderen Filialen geschickt bzw. abgeglichen werden.
2. Jede Filiale verwaltet ihren eigenen Bestand, es soll aber untereinander geschaut werden können ob und wieviel Stück von einem Artikel in der/den anderen Filialen vorrätig sind.
3. Sollte ein Artikel von einer Filiale in die andere geschickt werden, soll dieser auch relativ einfach umgebucht werden können.

Ich glaube, das sind erstmal die wichtigsten Anforderungen die mir spontan einfallen. Wenn mit noch was einfällt, werde ich es ergänzen...

Ist das alles Grundsätzlich möglich? Wenn ja, wie?
Wie gesagt, mit der (Bedienung der) Wawi kenne ich mich grundsätzlich grob aus, auch wenn es schon ein paar Jahre her ist. Nur weiß ich nicht, wie ich das alles "Verbinden" kann wenn die Wawi die Anforderung erfüllt.

Würde mich über eine paar Infos und Hilfen freuen.

Viele Grüße aus München
XSnakeX

 

[Enrico W.]

Die Datenbank sollte bei einem Anbieter gehostet sein. Damit könnt ihr Euch von der Zentrale und den Filialen darauf verbinden.
Sicher kannst du auch einen Server bei Euch aufstellen, der muss dann aber per VPN von den Filialen angesprochen werden.
Ausserdem läufst Du gefahr, dass bei einem Internetausfall weder die Zentrale noch die Filialen etwas machen können.

Die Filialen legst Du einfach als eigenes Lager an. Alles andere ist damit schon problemlos umsetzbar.

 

[XSnakeX]

Danke für die Antwort.
Wenn ich das richtig verstehe greift damit jede Filiale auf ein und die selbe Datenbank zu.
Besteht dann trotzdem die Möglichkeit eigene (unabhängige) Aufträge, Rechnungen mit entsprechend eigenem Nummernkreis, Briefvorlagen etc. pro Filiale zu erstellen?

Das mit dem Hosting ist ein guter Punkt bzw. Tipp, aber wenn das Internet ausfällt komme ich auch nicht auf eine gehostete Datenbank. Oder verstehe ich da etwas falsch?

 

[Enrico W.]

Für eigene Nummernkreise musst Du jede Filiale als eigene Firma anlegen. Hier weiß ich aber nicht, wie das steuerrechtlich überhaupt ist. Sollte dafür nicht die Zentrale verantwortlich sein und somit ein Nummernkreis reichen?

Und wenn das Internet bei Dir ausfällt, wenn du einen eigenen Server laufen lässt, dann kommst nicht nur du auf die nicht-gehostete Datenbank, die Filialen können auch nichts mehr machen.
Ich würde im Zuge der Ausfallsicherheit eher zu einem Hosting raten. Dann können Deine Kollegen in der Zentrale zwar nichts an der DB machen, aber die Filialen können weiterarbeiten.

 

[XSnakeX]

Das mit dem Hosting werde ich in Betracht ziehen, da ich deinen Argumenten voll und ganz folgen und nachvollziehen kann.

Getrennte Nummernkreise sind nicht so wichtig, allerdings ist es viel wichtiger das auf den einzelnen Aufträgen und vor allem Rechnungen die entsprechende Adresse der jeweiligen Filiale drauf steht.
Das würde sonst nur zu Erklärungsnot und Diskussionen mit den Kunden führen. Bei dem Projekt handelt es sich um eine reines "Offline-Geschäft".

Wenn ich jede Filiale als eigene Firma anlege, ist es dann trotzdem möglich das ich meine Anforderungen aus Post 1 realisieren kann?

 

[Enrico W.]

Über mehrere Firmen kannst Du pro Firma eigene Druckvorlagen anlegen. Aber da rate ich Dir dazu, erst einmal einen Steuerberater zu Rate zu ziehen. Ich bin da nicht der Fachmann, wie das rein rechtlich gelöst werden muss.
Erklärungsnot bei Rechnungen sehe ich nicht zwangsläufig, wenn ihr im Briefkopf klar festlegt, dass es sich um die Zentrale handelt.
Alternativ kannst Du Dir sicher auch über einen Servicepartner Druckvorlagen erstellen lassen können, die darauf reagieren, welcher Bearbeiter den Auftrag erstellt.

Da jede Firma auch ihr eigenes Lager hat wären deine Punkte auch damit abgedeckt.
Grundsätzlich würde ich bei einem so großen Konstrukt aber noch fachmännische Hilfe in Form eines Servicepartners einholen. Der sieht vielleicht noch wichtige Punkte, die ihr gerade überseht.

 

[XSnakeX]

Danke erstmal für deinen ganzen Tipps und Anregungen.

Werde mal mit dem Steuerberater reden und mir dann wirklich einen Servicepartner suchen um die wichtigen Dinge abzuklären und einrichten zu lassen.

 

[Night]

Also wir arbeiten auch rein Offline mit JTL und haben auch einen Hauptstandort und zwei Filialen.
Rechnungen werden aber nur zentral geschrieben, daher haben wir da das Problem nicht bezüglich mehrerer Adressen, aber ich denke, du kannst in der Druckvorlage die Firmenadresse wie schon erwähnt mit dem Bearbeiter ändern lassen - das geht mit Email und Telefonnummer ja auch.
Oder ihr legt für jede Filiale eine einzelne Kundengruppe an und die wiederrum bekommen alle ihre eigenen Druckvorlagen, das ist auch möglich.

Und wir haben unser System auch fremdgehostet, damit keine Kosten für den Server und das Instandhalten entstehen und damit fahren wir ganz gut, man sollte aber mindestens ne 16tsder Leitung haben, sonst stockt das System schon bei den Datenbanklastigen Sachen.