Neu Anfängerproblem - Rechnungskorrektur falsch verstanden und angewendet

[Suelwie]

Hallo alle zusammen,

ich habe nach meinem Problem gesucht, aber nichts gefunden. Falls ich etwas übersehen haben sollte, bitte ich um Entschuldigung für die doppelte Erstellung des Themas ...

Ich habe von Hand einen Auftrag für eine Kundin angelegt, als letzte Position habe ich die Versandkosten hinzugefügt. Leider habe ich mir die ausgedruckte Rechnung nicht genauer angesehen und die Ware inkl. noch zu zahlender Rechnung verschickt; deshalb ist mir erst beim Geldeingang (war weniger als der Auftrag in der Wawi angab) aufgefallen, dass auf der Rechnung die Versandkosten nicht auftauchten. (Ich frage mich, warum ... Was kann man da falsch machen ...?)

Ich dachte nun, ich könnte das mit der Rechnungskorrektur hinbiegen, indem ich quasi einfach einen Rabatt in Höhe der Versandkosten gebe. Somit hätte dann wenigstens der Zahlbetrag mit dem von der Wawi erwarteten Betrag übereingestimmt.
Leider verstand ich das Ganze falsch herum, wie mir nun bewusst geworden ist: Ich entfernte im sich öffnenden Fenster die Versandkosten anstatt der Artikel. Anschließend wunderte ich mich, warum plötzlich nur noch 3,90 Euro zu zahlen sind.
Ich probierte noch einmal mit der Rechnungskorrektur herum (dumm, ich weiß ...), mit dem Ergebnis, dass die Dame nun laut Wawi sogar zu viel gezahlt hat und ich sozusagen zwei Gutschriften über alle Artikel angelegt habe.

Gibt es irgendeine Möglichkeit, dieses Dilemma wieder zu richten ...?

Verwirrte Grüße
Sylvia

 

[Maekaey]

Hey Suelwie,

eine Rechnungskorrektur ist eine Gutschrift für den Kunde und hat auch immer einen positiven Betrag, gleicht Rechnungen aber genauso aus wie Zahnungseingänge.
Um eine Rechnungskorrektur auszugleichen musst du wiederum eine Rechnung gegenüberstellen. Dazu erstellst du einen Auftrag. Dort kannst du zum Beispiel im Artikelname angeben: "Neuberechnung aufgrund falsch ausgestellter Gutschrift/Rechnungskorrektur". Das ist dann einfach ein Freitext Artikel ohne bestand. Diesen Auftrag kannst du mit Klick mit rechter Maustaste in der Aufrragsübersicht auf den Auftrag "ohne Versand Abschliesen". Aus diesem Auftrag kannst du dann eine Rechnung erstellen. Rechnungen gibt es in JTL immer nur zu einem Auftrag und zu einem Auftrag immer nur eine Rechnung. Wenn du später etwas auf der Rechnung ändern willst musst du den Auftrag ändern und die Rechnung ändert sich automatisch gleich mit.
Alternativ kannst du den Betrag in der Rechnungskorrektur auch auf Null setzen. Das ist aber nur möglich wenn du der Kundin die Rechnungskorrektur noch nicht geschickt hast.
Hilft dir das weiter?

 

[Suelwie]

Hallo Maekaey,

ich bedanke mich schon mal für die schnelle Antwort, die auch sehr hilfreich klingt. Leider komme ich gerade nicht dazu, den Ratschlag anzuwenden, werde mich aber später noch einmal melden, um zu berichten, ob ich erfolgreich war.

Zum Versand der Rechnungskorrektur: Ich bin mir nicht sicher, ob die automatisch verschickt wird. Seither habe ich nur den Versand gemacht und habe die Lieferscheine und Rechnungen dafür per Mail geschickt bekommen. Nun habe ich die ganze Wawi übernommen und bin noch ein bisschen verwirrt, was da überhaupt alles (womöglich im Hintergrund) passiert ...
Ich hoffe, die Rechnungskorrektur ist nicht automatisch verschickt worden. Das würde bei der Kundin sicher seltsam wirken ...

Viele Grüße
Sylvia

 

[Maekaey]

Gerne.

Beim erstellen eines Auftrags oder einer Rechnungskorrektur musst du immer darauf achten was unten links angehakt ist bei Ausgabe.
Wenn bei Erstellung der Haken gesetzt ist, wird die Ausgabe bei dem Klick auf Fertigstellen automatisch ausgelöst.

Wenn du in eine bestehende Rechnungskorrektur oder einen bestehenden Auftrag gehst wird beim klick auf "Speichern" hingegen nichts automatisch ausgelöst.
Da hier Standardmäßig immer nur Drucken ausgewählt ist wird an deine Kundin nichts automatisch verschickt worden sein.

Automatisch kannst du sonst vielen über Workflows lösen, aber da gibt es keine, die von JTL autmatisch "schon dabei sind".

 

[Suelwie]

So, nun komme ich mal dazu, mir das Ganze in der Praxis anzuschauen.

Bevor ich wieder herumprobiere und am Ende doch wieder alles falsch ist, frage ich lieber nach:
Ich erstelle also einen Auftrag für diese Kundin. Klar soweit.
Wo gebe ich den Betrag an? Einfach bei "VK Brutto"?
Und was für einen Betrag gebe ich da an? Bitte entschuldige die dumme Frage, ich finde es nur irgendwie sehr abstrakt und möchte sichergehen, dass ich dieses Mal alles richtig mache ...
Der ursprüngliche Auftragswert betrug 18,50 Euro. Das schloss 3,90 Euro Versandkosten mit ein, die aber auf der Rechnung seltsamerweise nicht auftauchten und weswegen die Kunden nur 14,60 Euro bezahlte.
Nachdem ich zweimal (ja falsch) versucht hatte, eine Gutschrift zu erstellen, um den Auftragswert an die Zahlung anzupassen, habe ich nun einen Auftragswert von -10,70 Euro da stehen.
Das heißt, ich muss diesem neuen Auftrag mit dem Artikel "Neuberechnung aufgrund falsch ausgestellter Gutschrift/Rechnungskorrektur" also den Wert von 25,30 Euro geben? Dann hätte ich die gewünschten 14,60 Euro.
Und das bedeutet, dass ich dann für die Kundin zwei Aufträge (quasi Bestellungen) habe, der eine mit -10,70 Euro und der andere mit 25,30 Euro, und wenn man die beide zusammen nimmt, haben/hatten wir an die Kundin eine Forderung von 14,60 Euro (die sie ja schon bezahlt hat).
Sehe ich das so richtig?

 

[Maekaey]

Genau, so kannst du auf jeden Fall den offenen Betrag dann abgleichen.
Des Auftrag muss dein Kunde ja nie zu gesicht bekommen, der Kunde hat ja bereits die erste Rechnung mit 14,60€ oder? Und denkt daher dass alles soweit erledigt ist.
Alternative wäre eben die Rechnungskorrekturen zu löschen wenn diese noch nicht versendet wurden...

Du hast immer auf der einen Seite deine Rechnungen und auf der anderen Seite die Gutschriften.
Wenn du Rechnungen über 100Euro hast und Gutschriften über 50 Euro muss der Kunde dir eben 50 Euro überweisen dass dein Kundenkonto auf 0 ist.

Also kurz gesagt: Ja, so wie du es jetzt machen würdest sollte es funktionieren.

 

[Suelwie]

Oh, ich kann die Rechnungskorrekturen auch einfach löschen ... Wie simpel. Die Kundin kann gar nichts davon mitbekommen haben, weil sie per gutem, altem Postbrief bestellt hat und keine Mailadresse angegeben hatte (das hatte ich ganz vergessen). Somit hätte auch überhaupt nichts per Mail verschickt werden können. Und ich habe mit den Rechnungskorrekturen ja nichts weiter gemacht, als sie zu erstellen.
Ich habe sie also einfach gelöscht und ebenso den neuen Auftrag zur Korrektur der Rechnungskorrekturen.

Das mit dem "Betrag in der Rechnungskorrektur auch auf Null setzen" hatte ich wohl irgendwie überhaupt nicht für voll genommen und/oder die Bedeutung verstanden. Das ganze Zusammenspiel hab ich erst jetzt verinnerlicht ...
Auf jeden Fall waren Deine Ausführungen sehr hilf- und aufschlussreich und ich habe sie mir abgespeichert, damit ich sie bei Bedarf (hoffentlich nicht ...) wieder hervorzaubern kann, ohne lange zu suchen. Ich danke Dir ganz, ganz herzlich für die guten Erklärungen und die Hilfe!

 

[Maekaey]

Gern, viel Spaß noch mit der Einarbeitung in JTL.
In vieles muss man sich erst reindenken, aber wenn man es mal verstanden hat ies es ein geniales Tool mit dem du sehr viel bewerkstelligen kannst.

 

[Suelwie]

Danke schön!
So komplex, wie das Programm ist, kann ich mir das gut vorstellen, dass man damit sehr viel bewerkstelligen kann. Ich betreue noch einen Webshop bei 1 & 1; das ist grauenvoll, wie starr und unbeweglich da alles ist.

Noch eine letzte kurze Frage zu meinem Problem: Ich hab jetzt eine weitere Rechnungskorrektur über die Versandkosten (und dieses Mal nur über diese ) angelegt. Der Rechnungsbetrag der betreffenden Rechnung ändert sich da ja nicht. Die ist ja jetzt immer noch nicht "vollständig" beglichen ... Das macht nichts oder müsste ich noch irgendwo irgendwas machen?
Oder gebe ich dann einfach nur die Rechnung und die Gutschrift am Monatsende an unseren Buchhalter, und dann passt das so?

 

[Maekaey]

Also folgende Gleichung muss stimmen:

Summer Rechnungen = Summe Gutschriften + Summer Kundenzahlungen

Wenn die Gleichung nicht aufgeht und du noch die Versandkosten im Haben des Kunden hast, dann müsstest du Ihm entweder das Geld überweisen oder die Rechnungkorrektur löschen .
In jedem Fall muss die Gleichung (auch für deinen Buchhalter) aufgehen.

Für die Zukunft immer gut darauf achten was du berechnest und gutschreibst und wenn möglich nie eine Rechnung hinterher im Betrag ändern, das gibt immer Chaos und macht Steuerprüfer nervös
Also Idealerweise 1x eine Rechnung erstellen und wenn nötig eine zweite Rechnung mit einer Nachberechnung oder eine Rechnungskorrektur falls zu viel berechnet wurde.

 

[Suelwie]

Oh, jetzt ist mir gerade beim Klick auf "Zahlung" für den betreffenden Auftrag endlich aufgefallen, dass da drin nun tatsächlich Rechnung sowie Gutschrift zusammengeführt worden sind und als Betrag 0,00 da steht! Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht.

Ich weiß gar nicht, was ich eigentlich falsch gemacht habe, denn ich hatte gedacht, dass das Erstellen des Auftrags idiotensicher sei, aber ...: Das anfängliche Problem war ja gewesen, dass ich die Versandkosten zwar in den Auftrag mit aufgenommen hatte, diese aber auf der Rechnung nicht auftauchen. Ich hatte alle bestellten Artikel schön in den Auftrag gepackt, die Versandkosten ebenso, und am Ende erschienen die einfach nicht auf der Rechnung und ich weiß immer noch nicht, warum. Nur im Auftrag sind sie mit berechnet, was dann nach der Zahlung (und dadurch Entdeckung der Unterschlagung der Versandkosten) eine irgendwie geartete Korrektur notwendig machte.

 

[Suelwie]

Neue Unklarheit ... Ich schreibe einfach hier nochmal rein, weil es immer noch um Anfängerprobleme und Rechnungskorrektur geht:

Eine Kundin hat etwas bestellt und sofort bezahlt. Ich erstellte Rechnung und Lieferschein; jedoch bevor die Lieferung abgeschickt wurde, trat sie vom Kauf zurück.
Ich habe also eine Rechnungskorrektur angelegt.
Allerdings steht nun beim Auftrag in der Spalte "Offener Wert" genau der Auftragswert im Minus. Hat das etwas damit zu tun, dass es eine Paypal-Zahlung war? Bei meinem ersten Problem hier oben steht ja jetzt nach der Rechnungskorrektur "0,00" bei "Offener Wert", so wie ich es auch erwarten würde.
Habe ich etwas falsch gemacht? Übersehe ich etwas?

 

[Rico Giesler]

Du musst natürlich auch die Zahlung die du zurücksendest dort (unter Zahlung) eintragen. (mit - davor)

 

[Suelwie]

Bitte um Entschuldigung, aber nur um sicher zu gehen (mir sind schon genug Eseleien passiert ...):
Ich gehe also unter "Verkauf" auf den entsprechenden Auftrag, klicke "Zahlung ..." an, im sich öffnenden Fenster gebe ich im Feld "Betrag" den entsprechenden Betrag mit Minus davor ein und klicke anschließend auf "Anlegen"?
Irgendwie würde ich vermuten, dass der Betrag durch die Rechnungskorrektur automatisch abgezogen wird? Das passiert nicht im Hintergrund?

 

[Rico Giesler]

Ja das ist korrekt so.
"Zahlung" gibt in dem Fall an, dass Geld geflossen ist.

 

[Suelwie]

Vielen herzlichen Dank!