In Bearbeitung Verwaltung von Ebay Managed Payments - Aschenputtel wird müde

[TDS2018]

Bei einem meiner Ebay-Accounts werden alle Bestellungen seit dem 18. September 2020 über Ebay Managed Payments abgewickelt. Am Ende September habe ich alle Rechnungen mit dieser neuen Bezahlart überprüft.

In JTL Wawi bei "Ebay Managed Payments" steht in der Transaktions-ID eine 10-stellige Zahl. Im Verkäufer-Cockpit Pro auf Ebay steht unter Zahlungen eine 12-stellige Bestellnummer im Format 12-34567-89012. Bei einigen Verkäufen steht auf Ebay in der Beschreibung die Transaktions-ID, die identisch ist mit der in JTL stehenden Angabe.

Nun kommt Aschenputtel ans Werk: Bei JTL in der Ansicht Rechnungen-Bezahlt findet sich weder eine Transaktions-ID noch eine Bestellnummer. Diese sind notwendig, um die spätere Einzahlung von Ebay Maneged Payments aufs Bankkonto einer Rechnung zuzuordnen und die Beträge zu überprüfen.

Frage 1: Wie zeige ich mir in der Übersicht diese beiden Felder an?

Frage 2: Wie kann ich bei JTL nach Transaktions-ID und Bestellnummer suchen?

Frage 3: Wie kann ich bei JTL in der Übersicht Aufträge - Bezahlt den Gesamtbetrag der Rechnung anzeigen lassen? In der Übersicht wird mir zwar die Rechungsnummer angezeigt, aber um den Rechnungsbetrag zu sehen, muß ich auf jede Rechnung klicken. Dort werden mir dann unten die einzelnen Artikel mit den Beträgen und die Versandkosten aufgeführt. Da die Gesamtsumme fehlt, wird man schnell müde, wenn man jede Rechnungssumme erst zusammenrechnen muß.*

Ich möchte gerne wissen, wie Ihr vorgeht und damit zurechtkommt, wenn Ihr auf die schnelle prüft, ob Eure Kasse stimmt.

* Diese Frage habe ich gelöst: Rechtsklick auf den Spaltenkopf und "Auftragswert Brutto" wählen.

 

[wortek]

Die Bestellnummer die du meinst findest du ja unter der Ext. Auftragsnummer. Nach der kannst du sowohl unter Aufträge, als auch unter Rechnungen suchen. Das die Nummer bei dir nicht angezeigt wird liegt wahrscheinlich einfach an deinen Spalteneinstellungen.
Rechklick auf Spaltenname - Weitere
Füge hier den Wert "Ext. Auftr. Nr." hinzu.
Suchen kannst du danach unter "Vorgang", sofern "Auftragnummer" in der Suche aktiviert ist.

Das funktioniert auch unter Rechungen - Bezahlt

 

[TDS2018]

@wortek
Besten Dank für die Auskunft. Das sollte man anheften, denn unter "Ex. Auft. Nr." hätte ich es nicht vermutet. Vielleicht ist aber das Thema "Ebay Managed Payments" schon woanders behandelt worden und wenn nicht, wird es höchste Zeit. Ich habe zwar nicht viele Buchungen, aber durch die heute abgegebene UST-Voranmeldung bin ich darauf aufmerksam worden und fand es mühsam, das soll mit dem ist zu vergleichen. Wie machen das erst diejenigen, die täglich hunderte von Bestellungen erhalten. Die Problematik gegenüber früher ist nämlich die: Man hat erst abgewartet, bis der Käufer mit PayPal oder IBAN bezahlt hat und dann hat man ausgeliefert. Heute schreib Ebay, es wurde bezahlt aber die Bezahlung trudelt tatsächlich per IBAN erst Tage später ein. Zudem vermute ich, daß Ebay auch mehrere Zahlungen zusammenbündelt und überweist. Die dann Tage später zu überprüfen ist nun der zusätzliche Aufwand. Oder sehe ich es falsch?

 

[TDS2018]

Um eine bessere Übersicht bei der neuen Zahlart "Ebay Managed Payments" zu bekommen, habe ich in JTL, überall wo man Informationen über die Zahlungsart "ebay Managed Payments" erhalten will, in der Spaltenansicht die Spalten "Ext. Auftr. Nr." und auch "Zahlungsart" angewählt.

Das gibt mir die 12-stellige Bestellnummer im Format 12-34567-89012.

Merke Feldbezeichnung JTL "Ext. Auftr. Nr." = Feldbezeichnung Ebay "Bestellnummer".

Nächstes Problem:
Auf dem Bankauszug steht bei einer Ebay-Gutschrift im Verwendungszweck die Angabe "eBay P.1234567890 TX1234567890XT"

Die Suche nach "1234567890" in JTL führt zu keinem Ergebnis. Also muß man sich in Ebay auf "Zahlungen" gehen, dort im Suchfenster "1234567890" eingeben, den Eintrag finden, öffnen und dann erhält man die Information, für welchen Auftrag Ebay überweisen hat und nur dort findet man die "Bestellnummer" bzw. "Ext. Auftr. Nr.", mit der man dann die Zahlung in JTL zuordnen kann.
Nachdem man den betreffenden Auftrag findet, kann man unten im Fenster auf "Zahlung" gehen und dort steht im "Transaktions-ID" eine 10-stellige Nummer. 5339048718. Diese Nummer unterscheidet sich von der "Bestellnummer" bzw. "Ext. Auftr. Nr." und ist nirgendwo auf Ebay zu finden.
Auch die Angabe "TX1234567890XT" sucht man auf JTL vergeblich. Aber auch auf Ebay konnte ich diese Information nicht finden.

Frage:
1) Um welche Information handelt es sich bei der "Transaktions-ID"? Ist diese auf Ebay zu finden und wenn ja, wo?

2) Um welche Information handelt es sich bei der zweiten durch Ebay im Verwendungszweck verwendeten Information "TX1234567890XT" und ist diese in JTL zu finden?

Dann gibt es m.E. nach noch ein grundsätzliches Problem. Solange die Buchhaltung nicht bestätigt hat, daß Ebay einen Auftrag überwiesen hat, solange ist aus Sicht des Buchhalters die Rechnung nicht bezahlt. Da können Ebay und JTL in noch so vielen Feldern die Zahlung als erfolgt markieren, für mich ist die Rechnung erst mit dem Geldeingang vollzogen. Prüfe ich nun sagen wir am Monatsende, ob alle Rechnungen tatsächlich bezahlt wurden, sehe ich in JTL keine Möglichkeit, die eingegangene Überweisung zu bestätigen. Das bedeutet, wenn der Buchhalter am Monatsende alle bis dahin eingegangenen Überweisungen, die Ebay mit IBAN durchführt mit Hilfe von JTL überprüft, hat er keine Möglichkeit in JTL zu setzen, ob das Geld tatsächlich bei uns gutgeschrieben wurde oder nicht. Bislang, da wir nach vereinnahmten Entgelten buchten, war es einfach, denn in unserem Buchhaltungsprogramm (das nicht mit JTL verbunden ist), wurde erst dann gebucht, wenn bezahlt wurde. Wurde aus irgendeinem Grund nicht bezahlt (weil storniert wurde etc.), hatten wir keinen Schaden und kein Problem. Nun zwingt uns die neue Bezahlmethode entweder die Buchung im Buchhaltungsprogramm schon dann vorzunehmen, wenn JTL den Zahlungseingang setzt aber das Geld noch nicht bei uns auf der Bank ist, um dann bei einer Banküberweisung das Buchungsdatum zu korrigieren, denn wir buchen nach vereinnahmten Entgelten. Somit ist die Information durch JTL "Zahlung erfolgt" gut für diejenigen, die nach vereinbarten Entgelten aber kompliziert für den, der nach vereinnahmten Entgelten bucht.

Nun könnte man meinen, daß "Ebay Managed Payments" so eine Bezahlart sei, aber aus Sicht des Buchhalters ist diese anders zu behandeln, als PayPal oder IBAN, denn bei letzterem kann ich sofort über das Guthaben verfügen und bei "Ebay Managed Payments" eben nicht. Außerdem bietet PayPal / IBAN die Möglichkeit, einen Bankauszug auszudrucken, der dann vom Finanzamt akzeptiert wird.

Ebay verschickt nach der Bestellung und vor der Überweisung Emails, die folgende Information (Beispiel) enthalten:

Ihre Auszahlung wurde gesendet
EUR 99,99 gesendet am 02. Okt. 2020
Auszahlungsnr.: 1234567890

Fazit:
JTL kennt die "Auszahlungsnummer" von Ebay nicht, sondern nur die "Bestellnummer". Dadurch ist eine schnelle und effiziente Überprüfung nicht möglich. Wir sehen einen erhöhten buchhalterischen Aufwand auf uns kommen und durch die nicht konsistente bzw. unterschiedliche Feldbezeichnung bei Ebay und JTL eine Schwachstelle, bei der es zu vermehrten Fehlern kommen kann.

Jetzt kommt es aber ganz dick, was am folgenden Beispiel deutlich wird:
JTL setzt bei einem Auftrag die Zahlung als "ebay Managed Payments" als erfolgt, z.B. am "15.09.2020 EUR 47,40".
Ebay überweist am 20.09.2020 EUR 40,94, da vom Betrag EUR 47,40 Gebühren in Höhe von EUR 6,46 gesezt wurden.

Der Buchhalter bucht die Rechnung in Höhe von EUR 47,40 und dagegen eine Bezahlung von EUR 40,94 und hat einen Fehlbetrag von EUR 6,46.

Tatsache ist, daß der Buchhaltung erstmal EUR 6,46 fehlen. Zur gleichen Zeit bestätigt aber JTL, daß der Betrieb bereits eine Zahlung von EUR 47,40 erhalten hat und damit die Rechnung zu 100% beglichen ist. Und das ist definitiv falsch!
Richtig ist hingegen, daß JTL mit der Setzung der Zahlung in Wirklichkeit erst eine Ankündugung einer Teilzahlung durch Ebay macht, Ebay (vielleicht) nach einer Woche eine Teilzahlung eines Auftrags leistet und 1x pro Monat in seiner Gebührenübersicht den Fehlbetrag durch "Provision" zusammen mit Hunderten anderen Fehlbeträgen ausbügelt. Dieses Dreiecksgeschäft muß man erstmal verstehen. Wir brauchen an dieser Stelle nicht zu diskutieren, daß dies mit Ebay geklärt werden muß.

Aber ich sehe JTL an einer anderen Stelle gefordert, sich dem entgegenzustellen:
Wenn man in JTL eine Statistik aufruft, werden die geschätzt 10% an Ebay-Provisionen enthaltenen "Fehlbeträge" in JTL als Gewinn angezeigt, obwohl diese erst mit der Ebay-Rechnung abgezogen werden. Daß dies in der Statistik von JTL nicht erscheint, ist allein dadurch erklärt, daß JTL keine Schnittstelle zu der Ebay-Rechnung hat und in Zukunft bei "ebay Managed Payments" immer einen um 10% höheren Gewinn ausweisen wird als tatsächlich erfolgt.

Das ist in meinen Augen ein Wermutstropfen, für deren Ursache ich JTL nicht verantwortlich mache aber zugleich eine Abhilfe erwarte, wenn 10% Ebay-Gebühren in JTL als vermeintlicher Gewinn erscheinen.

 

[trennscheibenwelt]

Nachdem man den betreffenden Auftrag findet, kann man unten im Fenster auf "Zahlung" gehen und dort steht im "Transaktions-ID" eine 10-stellige Nummer. 5339048718. Diese Nummer unterscheidet sich von der "Bestellnummer" bzw. "Ext. Auftr. Nr." und ist nirgendwo auf Ebay zu finden.

Doch man findet diese nummer auf eBay. Das ist die Auszahlungsnummer auf eBay. Das findest du auf eBay bei "Zahlungen" -> "Auszahlungen"
Das Problem hier jedoch du wirst da nicht immer mit einem Ergebniss belohnt da eBay Sammelüberweisungen macht. Womit du an der Stelle aber immer ein Ergbniss erhälst ist wenn du dort nach der Bestellnummer/ Ext. Auftr. Nr. suchst.
Die suche spuckt dir dann die Richtige auszahlungsnummer aus bzw die über welche du das Geld erhalten hast.

Öffnest du nun die Passende Auszahlungsnummer auf eBay siehst du den Betrag der dein Kunde bezahlt hat dazu werden die Gebühren aufgeführt und am ende wird dir gezeigt was du abzüglich der Gebühren erhalten hast.
Diese berichte werden von uns ausgedruckt und der Buchhaltung mit übergeben. (oder Digital als CSV auch möglich)
Meine Buchhaltung kommt damit super zurecht.

Der Buchhalter bucht die Rechnung in Höhe von EUR 47,40 und dagegen eine Bezahlung von EUR 40,94 und hat einen Fehlbetrag von EUR 6,46.

Eigentlich sollte dein Buchhalter die eBay Bestellung ganz normal verbuchen mit 47,40 und am ende des Monats wo auch die Rechnung von eBay kommt in der auch nochmal alle deine Gebühren aufgeführt sind verbucht er die 6,46 gebühr und der Fehlbetrag ist weg. Auf der Rechnung siehst du ja wie hoch sie ist, was davon schon einbehalten worden ist, und was du noch zu zahlen hast.

Würde eBay bis Monatsende warten mit dem berechnen der Verkaufsprovision dann wäre dieser Punkt:

Tatsache ist, daß der Buchhaltung erstmal EUR 6,46 fehlen. Zur gleichen Zeit bestätigt aber JTL, daß der Betrieb bereits eine Zahlung von EUR 47,40 erhalten hat und damit die Rechnung zu 100% beglichen ist. Und das ist definitiv falsch! Richtig ist hingegen, daß JTL mit der Setzung der Zahlung in Wirklichkeit erst eine Ankündugung einer Teilzahlung durch Ebay macht, Ebay (vielleicht) nach einer Woche eine Teilzahlung eines Auftrags leistet und 1x pro Monat in seiner Gebührenübersicht den Fehlbetrag durch "Provision" zusammen mit Hunderten anderen Fehlbeträgen ausbügelt. Dieses Dreiecksgeschäft muß man erstmal verstehen. Wir brauchen an dieser Stelle nicht zu diskutieren, daß dies mit Ebay geklärt werden muß.

vom Tisch. Und so wie ich es oben beschrieben habe arbeiten wir bei uns und es klappt ganz gut.

Und zwecks tatsächlicher gewinnberechnung traue ich nur meiner Buchhaltung und dem Steuerberater und mir selber alles andere sind für mich nur anhaltspunkte wie es sein könnte.

 

[kartfan]

Das ist für uns und unseren SB ein Riesen Aufwand geworden. Schlimmer noch als bei Amazon.

 

[TDS2018]

@trennscheibenwelt

Dus sprichst mir aus dem Herzen, wobei ich traue schon bald nicht mal meinem Buchhalter ))

Ich habe zwischenzeitlich mit Ebay gesprochen und von einem ausnahmsweise offenen Mitarbeiter erfahren, daß das Problem ziemlich weitläufig ist. In der Auszahlungsübersicht findet sich die Möglichkeit, den Beleg als Excel-Tabelle herunterzuladen. Was soll ich sagen, wenn man diesen Beleg ausdruckt, geht die eine (oder mehrere) Zeile über 5 Blätter. Sortiert man die Angaben um, verbraucht man Zeit. Und das pro Auszahlungsbeleg. Also ein No-Go. Das hat auch Ebay verstanden und man will statt der Tabelle ein PDF zur Verfügung stellen. Das wäre zumindest wie früher auf Ebay, da konnten wir pro Zahlung uns einen Beleg ausdrucken.

Aber das Problem mit der wie von Dir vorgeschlagenen Buchung des Gesamtbetrags und am Monatsende die Buchung aller Ebay-Provisionen ist aus Sicht der Buchhaltung nicht erlaubt.

Der § 140 AO sagt zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung:
Belegprinzip
Keine Buchung ohne Beleg! Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen.
Für Geschäftsvorfälle, für die keine Fremdbelege vorliegen, sind Eigenbelege zu erstellen.

D.h. hier kommt der Eigenbeleg in Frage. Ich muß wie folgt buchen:
Rechnung 100 Euro auf Forderung.
Zahlung Bank 90 Euro an Forderung.
Ausgabe an Ebay 10 Euro für Provisionen (Eigenbeleg).

1x im Monat kommt dann die Ebay-Abrechnung und da müßte man korrekterweise auch alle einzelnen Positionen für die bereits abgezogenen Provisionen mit den Eigenbelegen überprüfen, damit die Summe stimmt. Viel Spaß, vor allem, wenn in einer Zahlung von Ebay Hundert einzelne Rechnungen beglichen werden und man für jede Rechnung einen Eigenbeleg anfertigen muß.

Wenn es uns zu gut geht, was machen wir? Wählen Politiker wie Trump. Wenn es uns dann immer noch zu gut geht, lassen wir Corona frei. Wenn das immer noch nicht reicht, lassen wir über uns so was ergehen, wie gerade mit Ebay. Wenn man dann immer noch nicht genug geschafft hat, na ich lasse mich überraschen...
Ach ja, auch ich habe mehr Steuern bezahlt, wie Donald ))

 

[trennscheibenwelt]

Ich habe zwischenzeitlich mit Ebay gesprochen und von einem ausnahmsweise offenen Mitarbeiter erfahren, daß das Problem ziemlich weitläufig ist. In der Auszahlungsübersicht findet sich die Möglichkeit, den Beleg als Excel-Tabelle herunterzuladen. Was soll ich sagen, wenn man diesen Beleg ausdruckt, geht die eine (oder mehrere) Zeile über 5 Blätter. Sortiert man die Angaben um, verbraucht man Zeit. Und das pro Auszahlungsbeleg. Also ein No-Go. Das hat auch Ebay verstanden und man will statt der Tabelle ein PDF zur Verfügung stellen. Das wäre zumindest wie früher auf Ebay, da konnten wir pro Zahlung uns einen Beleg ausdrucken.

eBay stellt hier aktuell nur csv zur verfügung. Hat man jetzt ein kluges Buchhaltungsprogram kann man diese bequem einlesen und das Program verbucht alles selber.(Nicht getestet da ich sowas nicht nutze aber in der Theorie sollte das so machbar sein)

Der § 140 AO sagt zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung:
Belegprinzip
Keine Buchung ohne Beleg! Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen.
Für Geschäftsvorfälle, für die keine Fremdbelege vorliegen, sind Eigenbelege zu erstellen.

Da muss ich tatsächlich mal selber unseren SB fragen wie die das Buchen den von mir wollen sie auser den eBay Berichten und Rechnungen nichts haben.
Wie meine Interne Buchhaltung damit umgeht ist ja auch nochmal ein anderes Paar Schuhe.
Zu dm sind wir grade dabei auf die Digitale Buchhaltung zu wechseln und da wird das meiste eh über csv Dateien passieren.

Keine Buchung ohne Beleg! Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen.

Das verstehe ich wohl aber ist dan nicht grade die Monatsabrechnung von eBay da dein Beleg für alle Provisionen?
Denn wen du am Monatsende alle Verküfe minus der eBay rechnung rechnest kommst du ja auf das selbe ergebniss.

Wenn es uns zu gut geht, was machen wir? Wählen Politiker wie Trump. Wenn es uns dann immer noch zu gut geht, lassen wir Corona frei. Wenn das immer noch nicht reicht, lassen wir über uns so was ergehen, wie gerade mit Ebay. Wenn man dann immer noch nicht genug geschafft hat, na ich lasse mich überraschen...
Ach ja, auch ich habe mehr Steuern bezahlt, wie Donald ))

🤣🤣🤣🤣

 

[TDS2018]

@trennscheibenwelt

Wenn man einmal im Monat / Quartal bucht, dann vielleicht. Nicht wenn man täglich/wöchentlich bucht; da liegt die monatliche Abrechnung von Ebay noch nicht vor. Wie auch immer, ein Buchhalter wird sich mit einem Eigenbeleg helfen. Fakt ist, daß ihn diese neue Zahlungsmethode viel mehr Zeit kostet als vorher und diese Zeit können die meisten nicht verkürzen. Wer will schon mitten im Jahr die Systeme Ändern/wechseln (don't change horses in midstream). Ich kann mir nicht vorstellen, daß ein Betrieb, der die JTL-Tageslisten sagen über Datev o.ä. Schnittstelle an seinen Buchhalter weiterleitet, diesem zusätzlich die Zugangsdaten für seinen Ebay-Account geben wird, wo der Buchhalter sich zusätzlich die aktuellen Provisionen notiert bzw. als CSV herunterlädt. 99% der Buchhalter würden diese Zusatarbeit ablehnen, da sie in ihrem "Hamsterrad" nur das eine Buchhaltungsprogramm kennen und nichts anderes benutzen wollen. Die werden zu ihrem Auftraggeber sagen: geben Sie uns die Belege und die - und nur die - werden wir buchen.

Das Problem ist, daß Ebay sich überlegt hat, wenn sie am Tag x-Millionen Umsatz machen, dann sind 10% an Gebühren bares Geld, das bislang bei den Händlern verblieb. Das mal 30 Tage macht schon einige mehr Mellonen. Da wird einer gesagt haben, den Kuchen wollen wir nicht mehr mit den Händlern und PayPal teilen, also holen wir uns das gleich. Das ist auch Ebays gutes Recht, nur die Frage ist die Umsetzung und die daraus für den Markt folgende Konsequenz bzw. Zeitaufwand. Dann haben sie die Order an die Softwareabteilung rausgegeben, die wiederum vom Tagesablauf eines Händlers wenig Ahnung haben, geschweige denn von der eines Buchhalters. Am Ende wurden Buchhalter erst gar nicht gefragt, denn welchen Stellenwert hat in der heutigen e-commerce bitte noch ein Buchhalter?

Als ich gerade bei Ebay anrief und mit der Buchhaltung verbunden werden wollte, bekam ich zunächst die Antwort: Buchhalter haben wir hier nicht.

Ebay war somit das erste Unternehmen, das mir am Telefon sagte, keine Buchhaltung zu haben. Ich habe in den vielen Jahren meiner Selbständigkeit immer wieder Fragen an die Buchhaltung meiner Lieferanten am Telefon gehabt und das hat bislang funktioniert. Vielleicht schaffen es Ebay & Co die deutsche AO zu novellieren, in der Buchhalter obsolete und von CSV-Listen und HTML-Berichten ersetzt werden.