Beantwortet Versandbenachrichtigung Tracking mit Anhang Rechnung

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jagdbenji

Mitglied
21. März 2022
51
7
Hallo,

ich habe erstmal eine Verständnisfrage.

Unter Versandarten kann ich eine Art anlegen und konfigurieren.
Hier kann ich auch Versandbenachrichtigungen (Email) aktivieren. Ist dieser Haken nur für JTL Wawi?
Denn schliesslich kann ich unter dem Reiter "Versand" ebenfalls eine Versandbenachrichtigung bei " Packtisch/ WMS Ausgabe" einstellen.
Da ich JTL WMS benutze, frage ich mich, wo ich die Einstellung der Versandbenachrichtigung treffen muss, und habe Sorge, beide Einstellungen können sich überschneiden und zu einer doppelten Versandbestätigung führen.

Die Rechnung hänge ich direkt unter den Vorlagen der Versandbenachrichtung an? Nehme ich hier die Speicher oder Export Variante?

Ausserdem frage ich mich wofür die Funktion "Tracking ID Einstellung für Packtisch/WMS" bei Versandarten denn ist?

Kann ich mich jemand freundlicherweise erleuchten. Danke!
 

Stephan Handke

Projektmanager
Mitarbeiter
2. Juli 2009
4.784
549
Essen
Ja, ja, ja und nein und vielleicht :D

Also, es ist wie so oft viel leichter als es den Anschein hat.
  • Die automatische Versandmail wird immer versendet, sobald ein Lieferschein den Status von Offen auf Versendet wechselt und in der Versandart der Haken für die Versandmail aktiviert ist
  • Die Mail wird aber nur einmal pro Lieferschein versendet. Bei der automatische Versandmail wird die Standardvorlage verwendet
  • Die Rechnung kann auch angehangen werden, ja
Über die WMS-/ Packtisch-Ausgabe
  • lassen sich auch andere / zusätzliche Versandbenachrichtigungen und Vorlagensets verwenden, die nicht der Standardvorlage entsprechen
  • der Versand über die WMS-/Packtischausgabe löst sofort beim Verpacken aus, schon bevor der Lieferschein den Status auf Versendet wechselt, also auch noch keine Tracking-Informationen vorhanden sind

Je nachdem welchen Zweck man verfolgt kann das eine oder andere sinnvoll sein.

  • Mit Filtern nach Versandart oder entsprechender Konfiguration unterschiedlicher Versandarten ist ein Parallelbetrieb natürlich möglich
  • Wurde bereits über die WMS-/Packtischausgabe die Versandmail gesendet, wird keine zweite automatische Versandbenachrichtigung versendet
  • Weitere zusätzliche Versandmails lassen sich über JTL-Wawi oder den Nachdruck in JTL-WMS / JTL-Packtisch+ jederzeit manuell versenden
 
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Verkäuferlein

Sehr aktives Mitglied
29. April 2012
1.281
380
@Stephan Handke
Sorry, wenn ich den Thread hier kapere, es passt aber gerade so gut dazu.

Wir sind gerade dabei den "digitalen Lieferschein" umzusetzen, also nicht mehr zu drucken und beizulegen, sondern mit der Versandbenachrichtigung zu mailen.

Konkret bedeutet das:
  • Beim Versand (WMS) eines Paketes soll eine Mail mit der Sendungsnummer und dem zugehörigen Lieferschein im Anhang an die Liefer-eMail-Adresse rausgehen
  • Zu einem späteren Zeitpunkt geht an die Rechnungs-eMail-Adresse per verzögertem Workflow dann die Rechnung per Mail raus
Deiner Schilderung nach macht es ja Sinn, dafür die Versandbenachrichtigung aus der Wawi zu nutzen, korrekt?
Allerdings lässt sich da kein Lieferschein als Anhang mitsenden, gibt es einen anderen Weg?

Gibt es eine einfache Möglichkeit, den Lieferschein im Lager auf dem Monitor aufzurufen, falls das Lager dann doch mal was im Lieferschein nachgucken möchte?
 

Stephan Handke

Projektmanager
Mitarbeiter
2. Juli 2009
4.784
549
Essen
@Stephan Handke
  • Beim Versand (WMS) eines Paketes soll eine Mail mit der Sendungsnummer und dem zugehörigen Lieferschein im Anhang an die Liefer-eMail-Adresse rausgehen
  • Zu einem späteren Zeitpunkt geht an die Rechnungs-eMail-Adresse per verzögertem Workflow dann die Rechnung per Mail raus
Deiner Schilderung nach macht es ja Sinn, dafür die Versandbenachrichtigung aus der Wawi zu nutzen, korrekt?
Allerdings lässt sich da kein Lieferschein als Anhang mitsenden, gibt es einen anderen Weg?
Ja, deine Vermutungen sind korrekt und würde ich genauso machen.

1.5 und 1.6 bestätigt. Versandbenachrichtigung unterstützt keine Lieferscheine. Das wird vermutlich an der 1:n-Beziehung liegen.

Grundsätzlich wird aber zu jeder Teillieferung (zu jedem Lieferschein also) immer eine einzelne Versandbenachrichtigung versendet.

Wie sich das nun in JTL-Wawi 1.6 mit den neu hinzugekommenen Teilrechnungen verhält, kann ich gar nicht genau sagen. @Manuel Pietzsch oder @SebastianB können das vielleicht beantworten. Wenn hier jeweils die korrekte Teilrechnung angehängt wird, oder die vollständige Rechnung, dürfte das doch eventuell um Lieferscheine erweiterbar sein. Das wäre dann ein Thema für JTL-Wawi Vorlagenverwaltung/ Druckvorlagen Forum =)



Noch ein Tipp: Den wenigsten Kunden ist es wichtig die Rechnungsmail (oder auch Versandbestätigung) in Echtzeit zu erhalten. Viele Kunden gehen dazu über diese E-Mail durch einen ~8 Std. zeitversetzten Workflow auszuführen. Die Versandbestätigungen für Lieferscheine, Rechnungen u.ä. werden dann also nachts versendet, wenn sich eure Server langweilien, weil keine Last auf der Datenbank liegt und alle Mitarbeiter seelig schlafen :) dadurch wird während der normalen Arbeitszeit Last vom Server genommen und die normalen Arbeiten im Tagesgeschäft beschleunigt.
 

jagdbenji

Mitglied
21. März 2022
51
7
"Also, es ist wie so oft viel leichter als es den Anschein hat.

  • Die automatische Versandmail wird immer versendet, sobald ein Lieferschein den Status von Offen auf Versendet wechselt und in der Versandart der Haken für die Versandmail aktiviert ist
  • Die Mail wird aber nur einmal pro Lieferschein versendet. Bei der automatische Versandmail wird die Standardvorlage verwendet
  • Die Rechnung kann auch angehangen werden, ja"
Dann kommt für mich nur diese Variante in Frage und keine Versandbenachrichtigung über die WMS Ausgabe (oder wo ist da ein Vorteil?)

Anhang Rechnung - muss ich hier die "Export" oder "Speicher" Variante in der Vorlange Versandbenachrichtigung für den Anhang nehmen?





Da ich noch kein DHL Geschäftskonto habe (zu wenig Pakete), löse ich alles über den Export gem. Exportvorlage. Export der Versanddaten über JTL, dann Import nach DHL, Label ausdrucken, WF erstellt bei Lieferschein erstellt zusätzlich eine CSV (hier trage ich die Tracking manuell ein), die vom WF erstellte CSV importiere nach JTL und habe die Trackingnummer zum Lieferschein.
a) geht das einfacher :)
b) wird so dann auch in der Versandbestätigungsnachricht die Trackingnummer ausgegeben? (https://nolp.dhl.de/nextt-online-public/set_identcodes.do?lang=de&idc=#IdentCode#) habe ich bei Versandarten hinzugefügt.

ODER:

"Versandart der Haken für die Versandmail aktiviert ist" - hier befinden sich ganz unten eine Tracking ID EInstellung für Packtisch und WMS. Was ist das genau? Über die Dokumentation werde ich nicht schlau. Hilft mir das weiter?
 

NewBuy

Sehr aktives Mitglied
29. August 2016
1.809
263
Um den Kunden nicht mit Mails das Postfach zu füllen haben wir es etwas anders gelöst.
Nach dem Versand wird die Rechnung mit AGB usw. und dem Trackincode versendet, so erhält der Kunde 1 Mail mit allen wichtigen Informationen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass der Kunde sich des öfteren aufregt, wenn dieser für alles und jedes eine Mail erhält.
Erweitert haben wir es mit Track&Trace wenn es Probleme mit der Zustellung gibt, oder das Pakt in einer Filiale nach X Tagen nicht abgeholt wurde erhält der Kunde noch eine Mail.
 

Stephan Handke

Projektmanager
Mitarbeiter
2. Juli 2009
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Essen
Um den Kunden nicht mit Mails das Postfach zu füllen haben wir es etwas anders gelöst.
Nach dem Versand wird die Rechnung mit AGB usw. und dem Trackincode versendet, so erhält der Kunde 1 Mail mit allen wichtigen Informationen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass der Kunde sich des öfteren aufregt, wenn dieser für alles und jedes eine Mail erhält.
Erweitert haben wir es mit Track&Trace wenn es Probleme mit der Zustellung gibt, oder das Pakt in einer Filiale nach X Tagen nicht abgeholt wurde erhält der Kunde noch eine Mail.
Dem kann ich zustimmen. Der Versand des Lieferscheins ist i. d. R. nur für B2B interessant. Zusätzlich versendet die meisten Logistiker nochmal eigene Sendungsbenachrichtigungen.
 

Stephan Handke

Projektmanager
Mitarbeiter
2. Juli 2009
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Essen
über die WMS Ausgabe (oder wo ist da ein Vorteil?)
Ein Parallelbetrieb ist möglich. WMS-/ Packtisch-Ausgabe eignet sich vor allem, wenn du über Nicht-Standard-Vorlagensets bspw. Infos zu Gefahrgut, Zollinformationen, Bauanleitungen o.ä. versenden musst. Bei dir ist 0-8-15, also auch der 0-8-15-Weg optimal.

Anhang Rechnung - muss ich hier die "Export" oder "Speicher" Variante in der Vorlange Versandbenachrichtigung für den Anhang nehmen?
Speichern. Damit sendest du ein PDF. Mit Export ist eine Rechnung bspw. als CSV oder XML möglich. Spannend für B2B-Kunden, die das digitale Dokument in eine andere Software einlesen wollen/müssen oder auch um selbst eine maschinenlesbare Kopie abzulegen, wenn man neben JTL-Wawi ggf. noch mit einer zweiten Wawi arbeitet.

hier befinden sich ganz unten eine Tracking ID EInstellung für Packtisch und WMS. Was ist das genau? Über die Dokumentation werde ich nicht schlau. Hilft mir das weiter?
Die Antwort darauf ist gleichzeitig die Antwort auf "Geht der Export/Import einfacher".

Let me google that for you 😄 https://letmegooglethat.com/?q=JTL-Guide+JTL-WMS+Import+Export

Bei mir ist es der dritte Suchtreffer. (Versandverwaltung JTL-WMS)
 

jagdbenji

Mitglied
21. März 2022
51
7
ok Super, Danke erstmal für die Antworten.

Ja, finde ebenfalls eine Versandbestätigung mit Rechnung optimal.


Die "let me google for you"-Einlage ist super :)

Diese Dokumentation habe ich ebenfalls ausführlich gelesen, gerade nochmal. Soweit habe ich auch alles eingestellt. Der Export der Versanddaten von JTL funktioniert. Der Import eher nicht so. Ich nutze das ganz normale DHL Portal (kein GK),und daher bekomme ich auch keine Datei mit Trackingnummer, die ich importieren kann. Ich lasse mir jetzt daher als Ersatz per WF eine Textdatei mit Lieferscheinnr und Versanddatum ausgeben, in die ich dann manuell die Trackingnummer eingebe und in JTL importiere. Jetzt die Frage:
Geht das einfacher? Da ist doch die Versandbestätigungsmail schon längst draussen???

In dem Guide wird auch nirgends die Frage beantwortet, was die WMS TrackingID Einstellung bei den Versandarten bedeutet.
Hier mal ein Bild was ich überhaupt meine.
 

Anhänge

  • Unbenannt.jpg
    Unbenannt.jpg
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Stephan Handke

Projektmanager
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2. Juli 2009
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549
Essen
Da ist doch die Versandbestätigungsmail schon längst draussen???
Nein, ist sie nicht. Weil der Lieferschein ohne Sendungsnummer noch im Status "Offen" ist. Erst wenn die Sendungsnummer importiert wird, wechselt der Status zu "Geliefert" und die Mail wird verschickt.

Einfacher wird es nur bspw. mir Easylog, welches nicht mehr vertrieben wird und mit geringen Sendungsmengen ist die Chance eh sehr klein, oder über JTL-ShippingLabels also mit dem Zugang zum DHL Geschäftskundenportal.

Ansonsten eignet sich für kleine Versender ggf. auh Parcel.one für den Paketversand oder ShipCloud (über Unicorn2).

Ansonsten hier die Einstellungen innerhalb von JTL- WMS:

Die Einstellung in deinem Screenshot sagt
  • Kein Sendungsdatenimport: Lieferschein geht sofort nach Erstellen auf Status "Geliefert", eine Sendungsnummer ist nicht erforderlich
  • Manuelle Erfassung: Beim Verpacken öffnet sich ein Fenster und fragt die Sendungsnummer ab, du kannst z. B. deine manuell online erstellte Paketmarke abscannen
  • Automatischer Import: Deine erstellte CSV Datei wird gemäß der Guide-Dokumentation automatisch importiert
 
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Verkäuferlein

Sehr aktives Mitglied
29. April 2012
1.281
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1.5 und 1.6 bestätigt. Versandbenachrichtigung unterstützt keine Lieferscheine. Das wird vermutlich an der 1:n-Beziehung liegen.

Grundsätzlich wird aber zu jeder Teillieferung (zu jedem Lieferschein also) immer eine einzelne Versandbenachrichtigung versendet.
Das verstehe ich nicht, es ist doch immer (wie Du ja im 2. Satz schreibst) 1 Paket = 1 Lieferschein = 1 Versandbenachrichtigung!?
Dann ist es doch unlogisch, dass ich der Versanbenachrichtigung die Rechnung anhängen kann, nicht aber den Lieferschein... 🤓

Ich poste das bei Gelegenheit nochmal im Vorlagen-Forum...

Den wenigsten Kunden ist es wichtig die Rechnungsmail (oder auch Versandbestätigung) in Echtzeit zu erhalten. Viele Kunden gehen dazu über diese E-Mail durch einen ~8 Std. zeitversetzten Workflow auszuführen.

Unserer Erfahrung nach ist es sinnvoll und akzeptiert, die Versandbenachrichtigung sofort zu senden und die Rechnung verzögert.
Wir versenden daher die Versandbenachrichtigung mit dem Abschluss des Packvorgangs des Paketes und die Rechnungen gesammelt am Nachmittag, nach Versandschluss.

Wir haben aktuell 0 Nachfragen nach "Wurde schon verschickt?" oder "Wo bleibt meine Rechnung?" und das war mal anders. Das einzige Problem ist, dass Rechnungen im Spam-Filter hängenbleiben bzw. von ebay aus irgendeinem Grund ausgefiltert werden, etc.

Wenn man den Kunden nicht gleich die Versandbenachrichtigung schickt, verstehen sie häufig nicht, warum eine Sendung nicht mehr storniert, umadressiert oder Positionen herausgenommen bzw. getauscht werden können oder fragen gerne nach, ob das Paket nicht schon verschickt wurde. Die Rechnung sollte im Idealfall nur vor dem Paket beim Kunden sein.

Um den Kunden nicht mit Mails das Postfach zu füllen haben wir es etwas anders gelöst.
Nach dem Versand wird die Rechnung mit AGB usw. und dem Trackincode versendet, so erhält der Kunde 1 Mail mit allen wichtigen Informationen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass der Kunde sich des öfteren aufregt, wenn dieser für alles und jedes eine Mail erhält.
Erweitert haben wir es mit Track&Trace wenn es Probleme mit der Zustellung gibt, oder das Pakt in einer Filiale nach X Tagen nicht abgeholt wurde erhält der Kunde noch eine Mail.
Wir planen, die Rechnung an die Mail-Adresse der Rechnungsadresse zu senden und die Versandbenachrichtigung (inkl. digitalem Lieferschein) an die Mail-Adresse der Lieferadresse. Vorher haben wir nur die Rechnung per Mail versandt und nicht beigelegt, da ja nicht immer der Paket-Empfänger auch der Rechnungs-Empfänger ist.

Häufig überfordert es Kunden aber auch, wenn zuviel Inhalt in einer Mail ist und nicht "Schritt für Schritt" vorgegangen wird. Insofern halte ich 1 Mail für Versand und 1 Mail für Rechnung für vollkommen in Ordnung.

Und klar im Falle von Problemen natürlich noch problembezogene Mails.
Was ich aber nicht machen würde, ist gleichzeitig eine eigene Versandbenachrichtigung und die direkte Mail des Paketversenders (natürlich nur mit Einwilligung) zu versenden.
 

Verkäuferlein

Sehr aktives Mitglied
29. April 2012
1.281
380
Dann ist das nur unser internes Vorgehen.

Bei uns ist das nämlich so, dass klar sein soll in welchem Packstück welche Artikel enthalten sind. Das macht dann die Wareneingangskontrolle beim Empfänger leichter und es ist auch einfacher bei Schaden-/Verlustfällen zu erkennen, welche Positionen betroffen sind.
 

Stephan Handke

Projektmanager
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2. Juli 2009
4.784
549
Essen
Dann ist das nur unser internes Vorgehen.

Bei uns ist das nämlich so, dass klar sein soll in welchem Packstück welche Artikel enthalten sind. Das macht dann die Wareneingangskontrolle beim Empfänger leichter und es ist auch einfacher bei Schaden-/Verlustfällen zu erkennen, welche Positionen betroffen sind.
Das entspricht auch meiner gebetsmühlenartigen Empfehlung an alle Händler 😄 Ein Lieferschein = 1 Paket

Technisch ist grundsätzlich aber etwas anderes möglich und das macht es eben an diversen Stellen etwas komplexer, weil es diese 1:n oder stellenweise ab 1.6 nun sogar eine n:n-Beziehung gibt.
 
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