Inaktiv Rechnungsadresse änderbar, durch Edit Button im Auftrag, obwohl Rechnung bereits erstellt

[Burschi]

Hierzu mal eine Frage. Wir nutzen VCS und es melden sich vermehrt Kunden, die die Rechnungsanschrift geändert haben möchten.

Wie stelle ich das an? Amazon hat bereits eine Rechnung ausgestellt.

Das ist doch Käse.

 

[Verkäuferlein]

Na ja, die Kirche musst du schon auch im Dorf lassen.

Ob und wie viele Rechnungen du erstellst und diese ggf. hier oder dort manipulierst (PDF Editor ?), dass kann dir wohl niemand abnehmen.
Dann müsstest du letztlich auch die PDF so schützen dass diese unveränderbar sind, denn ansonsten wäre es in deinen Augen doch fahrlässig dem Kunden überhaupt ein PDF zu überlassen ?

????

Sorry, aber ich glaube Du hast das Problem nicht verstanden. Das Grundproblem ist nicht, dass wir ein organisatorisches Problem haben oder der Kunde an seiner Rechnung bastelt, sondern dass es prinzipiell möglich ist, ungewollt und unbemerkt Rechnungen mit unterschiedlichem Inhalt aus dem selben Auftrag aus der Wawi heraus zu erzeugen. Und damit meine ich nicht eine geänderte Vorlage (was unter Umständen auch problematisch sein kann), sondern den Inhalt des Auftrages / der Rechnung. Und das trotz gesetztem Haken bei "Nach Rechnungserstellung Auftrag/Rechnung nicht änderbar"

Wir drucken im WMS einen Lieferschein, erzeugen die Rechnung, mailen diese und erzeugen ein Paketlabel. Parallel wird die Rechnung als PDF-A archiviert. (Alles automatisch.)

Es gibt verschiedene Konstellationen in denen ein Nachdruck erforderlich wird, wird dieser Nachdruck über das WMS (Nachdruck -> Dokumente) ausgelöst, wird auch eine neue Rechnungsmail gesendet.

Wurde zwischenzeitlich aber die Lieferadresse geändert, weil z.B. wegen Nicht-Leitcodierbarkeit kein Druck möglich war, erscheint in der 2. Rechnungsmail die neue Lieferadresse, die Rechnung ist also nicht inhaltsgleich. Gleiches gilt im Übrigen auch für die Daten in der Warenwirtschaft im Auftrag, die - selbst wenn der Kunde keine 2. Rechnungsmail erhält - nicht identisch mit dem Rechnungsinhalt der ursprünglich an den Kunden gesendeten Mail sind.

Das widerspricht dem Grundsatz der progressiven und retrograden Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen. Wenn ein Prüfer soetwas entdeckt und einen schlechten Tag hat, macht er sich gar nicht mehr die Mühe und guckt sich irgendwelche Lieferbelege an, sondern verwirft die Buchhaltung. Nicht der Prüfer muss Dir beweisen, dass Du Mist gebaut hast, sondern im Zweifelsfall musst Du beweisen, dass alles korrekt gelaufen ist.

Und zum Thema Erneuerung der Wawi:
Es geht ja darum, dass viel (wieviel?) in der Wawi noch in C++ programmiert ist/war und deshalb vieles neu programmiert werden muss. Mich interessiert daher, welche Bestandteile der Wawi noch neu programmiert werden müssen, bis die Wawi komplett auf neueren Technologien aufsetzt und damit leichter für die Programmierung und Weiterentwicklung durch JTL zu handeln ist und damit Kapazitäten aus der Neuentwicklung eigentlich bereits vorhandener Funktionen in Detailverbesserungen fließen können.

 

[MichaelH]

Nein, ich sehe schon Äpfel und Birnen bei dir.

Wenn du eine Rechnung 2 x erstellt, dann müsste eine davon eine Kopie / Duplikat sein und entsprechend gekennzeichnet sein ? Machst du das ?
Wenn du ein PDF erstellst, das änderbar ist, dann ist das rechtlich fraglich, weil hier jedermann alles manipulieren kann. Sind deine PDF geschützt ?
Oder anders gesagt: Ein Original gibt es nur einmal.

Wenn du dann sogar noch 2 x ein PDF mailst in deinen Prozessen mit unterschiedlichem Inhalt und gleicher Nummer, na, dann ist das sehr wohl ein organisatorisches Problem in deinem Hause, oder nicht ?

Und wenn sich eine Lieferadresse ändert, dann ist das nur relevant, wenn es die Verbringung ändert und somit primär auch ein organisatorisches Problem (die Lösung dazu hatte ich dir ja schon geschrieben). Also wenn jeder der so in deinem Lager arbeitet einfach mal alles ändern kann und Dokumente neu erstellt und mailt - na schön - das ist dann eben bei dir so, aber sicherlich nicht normal.

Und wenn du dich durch die Software knebeln lassen willst, dann ist das auch OK, ich will das nicht, denn diese Fälle gab es immer schon - auch ohne Software - und mussten mit Verstand gelöst werden und auch durch ein Ablage-, Änderungs-, Storno-Ablagesystem was Geschäftsfälle nachvollziehbar macht(e).
Oder durfte früher einfach jeder zur Schreibmaschine gehen und eine Rechnung umtippen oder zerreißen und neu schreiben, obwohl der Kunde das Original schon mitgenommen (in deinem Falle gemailt erhalten) hatte ?
Oder diese neu schreibt ( wie in deinem Falle), aber dem Kunden nie eine Korrektur oder neue Rechnung zusendet ?

Neue WAWI:
Wenn du die WAWI kennst, dir die Fenster und Übersichten ansiehst, dann erkennst du was schon neu ist und was nicht.
So einfach ist das.

Kritik ist immer gut und regt zum Nachdenken an, aber deiner Denkensweise möchte ich nicht folgen (müssen).
Software ist ein Hilfsmittel und soll kein Gängelband sein.

 

[Verkäuferlein]

Ok, ich merke schon, Du möchtest das Problem nicht verstehen bzw. siehst nur das übergeordnete Problem (welches sich organisatorisch vermeiden ließe) aber nicht das untergeordnete Problem, welches sich eben organisatorisch nicht vermeiden lässt, sondern nur technisch. Des Weiteren stellst Du Fragen, die im vorherigen Post schon beantwortet sind.

Oder anders ausgedrückt, wenn Du gerne alles selber und analog machen (organisieren) möchtest, kannst Du auf eine (korrekt arbeitende) Software verzichten, wenn es aber darum geht digital und arbeitsteilig zu arbeiten, muss die Software korrekt arbeiten, darum und um nichts anderes geht es hier. Im Übrigen lebt eine Software ja nunmal davon, dass man entsprechende Problemstellungen aufzeigt und damit ermöglicht, diese an entsprechenden organisatorischen Anforderungen auszurichten bzw. entsprechende Fehlfunktionen zu korrigieren.

Hast Du auch eine Bar-Kasse (Registrierkasse, PC-Kasse, etc.)? Gehst Du da auch so vor? Dann wünsche ich Dir viel Spaß mit der neuen Kassensicherungs-Verordnung, da wird nämlich genau das unter Strafe gestellt, wenn eine technische Manipulationsmöglichkeit besteht, selbst wenn diese nicht genutzt wird oder auch gar nicht versucht wird diese zu nutzen.

Oder durfte früher einfach jeder zur Schreibmaschine gehen und eine Rechnung umtippen oder zerreißen und neu schreiben, obwohl der Kunde das Original schon mitgenommen (in deinem Falle gemailt erhalten) hatte ?
Oder diese neu schreibt ( wie in deinem Falle), aber dem Kunden nie eine Korrektur oder neue Rechnung zusendet ?

Und hier machst Du dann tatsächlich den Ansatz das Problem zu verstehen. Genau das (die Veränderung der Rechnungsdaten) geht nämlich in der Software, in der meine Auftragsdaten verarbeitet und gespeichert werden ( JTL-Wawi / WMS), ohne dass dies in irgendeiner Weise dokumentiert wird oder verhindert werden kann. Das heißt ich habe ein Rechnungsoriginal erstellt und danach kann dennoch an den eigentlichen Auftragsdaten (Lieferadresse) manipuliert werden. Jetzt kann man sich natürlich darüber streiten, ob das Original die PDF-Datei oder die Auftragsdaten im System sind, aber das bringt keinen von uns weiter und das Problem besteht für uns beide weiter, auch wenn Du vielleicht einen Ablauf gefunden hast, der dafür sorgt, dass Dein Finanzamt damit (derzeit) kein Problem hat.

 

[MichaelH]

Wenn ich deine Vorstellungen zusammenfasse, dann folgt daraus:

Du brauchst superdringend eine andere Software !
Wenn du die für dich passende gefunden hast gibst mir Bescheid.

 

[Verkäuferlein]

Hm, irgendwie liest Du scheinbar andere Buchstaben als ich schreibe. Aber gut belassen wir es dabei....