Rechnungen änderbar?

[Linda Krause]

Hallo,

unter Globale Einstellungen\Vorgäng\Aufträge/Rechnungen gibt es die Option "Nach Rechnungsstellung Auftrag/Rechnung nicht änderbar" - heißt das, dass JTL die Möglichkeit bietet Rechnungen nach Abschluss zu ändern? Dies wäre nach unserem Kenntnisstand nicht legal und kann bei einer Steuerprüfung schlimme Folgen haben (ja, nur die Option, man muss es nicht nutzen um sich strafbar zu machen).

 

[Indy1]

AW: Rechnungen änderbar?

Wie es in DE ist kann ich nicht beurteilen.... in AT gibt es hier sicherlich Probleme.
Mit Belegserteilungspflicht und Datenerfassungsprotokoll darf es diese Funktion nicht geben, eigentlich ist dieser Punkt schon seit der Kassenrichtlinie 2012 nicht erlaubt.

Spätestens mit 01.01.2017 gibts für sowas 5.000 EUR Strafe beim ersten Besuch der Finanz !

 

[Linda Krause]

AW: Rechnungen änderbar?

Danke @Indy1! Wir gehen davon aus, dass es sich in Deutschland ähnlich/so verhält.

Liebe Mitarbeiter des Support Teams, ich bitte um verbindliche Rückmeldung zu der Frage, die sicherlich auch vom Urheber schon betrachtet wurde, da sich auch dieser strafbar machen würde, wenn er eine solche Software anbietet.

Ich hoffe das funktioniert jetzt so, ich weiß nicht wie ich sonst an den Support herantreten könnte!? Bin ganz neu dabei. Für Hinweise bin ich dankbar!

 

[Janusch]

AW: Rechnungen änderbar?

Hallo,

die wawi ist keine FiBu. Jedem steht die Wahl des Werkzeuges womit man seine Rechnung erstellt frei. Erstellt man die mit Word / Excel sind die nicht mehr änderbar?

 

[christian1701]

AW: Rechnungen änderbar?

Auch in österreich gibts damit keine probleme. Ich kann in jedem programm das ich nutze eine rechnung einfach durch neu schreiben und rechnungsnummer ändern überschreiben. Die kasse darf nicht manipulierbar sein, genauso wie die fibu.

 

[Janusch]

AW: Rechnungen änderbar?

Hier sollte jeder entscheiden wie er damit umgehen möchte. Bei dem einen ist es der Versand der Rechnung, bei den anderen nach Zahlungseingang oder auch komplett sperren.
Man findet auch einiges im Netz dazu z.B.: Rechnungen korrigieren | Rechnungskorrektur

 

[gre000]

AW: Rechnungen änderbar?

Mit Belegserteilungspflicht und Datenerfassungsprotokoll darf es diese Funktion nicht geben, eigentlich ist dieser Punkt schon seit der Kassenrichtlinie 2012 nicht erlaubt.

Spätestens mit 01.01.2017 gibts für sowas 5.000 EUR Strafe beim ersten Besuch der Finanz !

Wie die Richtlinie ja schon heißt bezieht sich das auf Kassensysteme!
Deshalb ist das der Job von LS POS! Die haben sich wohl auch schon darum gekümmert!
JTL BLog Eintrag: https://blog.jtl-software.de/ls-pos-registrierkassenrichtlinie-oesterreich-2016/

Dennoch muss man Vorsichtig mit Rechnungsänderungen sein, sobald die RG das eigene Unternehmen verlassen hat.
Deshalb würde ich mir von JTL eine deutlich feinere Einstellungsmöglichkeit wünschen.
z. B. Das nur bestimmte Mitarbeiter eine RG nach dem Druck/Mail/Fax Versand wieder zur Bearbeitung freigaben können und diese dann sobald die RG erneut versendet/ gedruckt wurde diese wieder für die Bearbeitung gesperrt wird.

Hoffe das so etwas in der Art beim Refactoring des Auftragsteils berücksichtigt wird....

 

[christian1701]

AW: Rechnungen änderbar?

Klar wenn die Rechnung das unternehmen verlassen hat darf nichts mehr geändert werden. Aber wenn ein Kunde vor dem Ausliefern noch was geändert haben möchte spricht nichts gegen eine Rechnungsänderung (zusatzbestellung z.b.)

 

[tanka]

AW: Rechnungen änderbar?

Ich bin mir ziemlich sicher das ich wärend dem Einarbeiten ins Wawi, "bin immer noch dabei" unter den Einstellbaren Rechte von verschiedenen Nutzern eine solche Einstellung gibt, die es ermöglicht verschiedenen Nutzern gewisse Rechte vorzuenthalten.

 

[TimmeyMaster]

AW: Rechnungen änderbar?

Ich mutmaße es ist so:

In JTL WAWI wird die Rechnung erstellt.

GEBUCHT wird ja aber meist wo anders (z.B Lexware)

In Lexware darf die Rechnung nicht mehr im Nachhinein geändert werden. Ist auch nicht möglich.
Das bedeutet das eigentliche buchen findet nicht in der WAWI statt.

Wobei, war es nicht mal angedacht das die WAWI so etwas mal können könnte ^^

 

[Verkäuferlein]

AW: Rechnungen änderbar?

Das sehe ich vom Prinzip her auch so (erst wenn gebucht wurde, ist die Rechnung fix). Dennoch würde ich zu Dokumentationszwecken immer die "alte" Rechnung mit abheften (bei Adressänderungen des Rechnungsempfängers).

Bei inhaltlichen Änderungen (Positionen, Beträge, etc.) würde ich dann aber immer über eine Storno-RE arbeiten.

Ggf. muss man den Steuerberater seines Vertrauens zu rate ziehen.

 

[Jörg Westmeier]

AW: Rechnungen änderbar?

Ich mutmaße es ist so:

In JTL WAWI wird die Rechnung erstellt.

GEBUCHT wird ja aber meist wo anders (z.B Lexware)

In Lexware darf die Rechnung nicht mehr im Nachhinein geändert werden. Ist auch nicht möglich.
Das bedeutet das eigentliche buchen findet nicht in der WAWI statt.

Wobei, war es nicht mal angedacht das die WAWI so etwas mal können könnte ^^

Guten Morgen!

ICH SCHREIB ES GROSS; WEIL ES WICHTIG IST:

LAUT FINANZAMT IST EINE RECHNUNGSÄNDERUNG NICHT KORREKT UND KANN UNTER UMSTÄNDEN ZU SCHÄTZUNGEN UND KLAGEN FÜHREN; DIE DURCH PRÜFER DES FINANZAMTES DURCHGEFÜHRT WERDEN KÖNNEN. Wir reden hier von einem Zeitraum von 10 Jahren. ich möchte den Inhaber einer Firma sehen, wen ein Prüfer eine Rechnung findet, die bei einem Kunden mit einem höheren Betrag in den Büchern steht als bei dem geprüften Unternehmen, weil irgend ein Depp irgend einen nicht dran zu denkenden Fehler gemacht hat. Und das ist dann noch eine Rechnung von vor 10 Jahren. Dem Inhaber stelle ich sofort einen Lottoschen aus, vieleicht hat er ja wieder 6 Richtige und diesmal welche, die Geld bringen.

ICH KANN ES NUR JEDEM ABRATEN.

mfg
Jörg Westmeier

 

[Linda Krause]

AW: Rechnungen änderbar?

Hallo Jörg, danke für Deine deutlichen Worte - wir wollen auf diesem Gebiet auch lieber dreifach sicher gehen! Darf ich fragen von was du abrätst? Vom Ändern von Rechnungen oder davon, dass die Wawi durch ein Buchungsprogramm erweitert wird? Oder etwas anderes?

Danke auch an alle anderen Nutzer für Eure Antworten, ihr habt mir sehr geholfen und ich bin zuversichtlich auch in Zukunft immer ein/zwei Antworten zu bekommen, wenn ich nicht weiter komme - das ist viel Wert!

Liebe Grüße
Linda

 

[HMS_IT]

AW: Rechnungen änderbar?

Jörg bezieht sich ganz klar auf die GoB, also die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (einfach mal googlen) und aus meiner beruflichen Erfahrung heraus lassen sich die Probleme mit den Finanzbehörden im Großteil auf 2 Themen herunterbrechen:

1. keine Buchung ohne Beleg und
2. Archivierungspflicht und Dokumentation (Historie).

Zusammengefasst: Für jede Buchung ist ein Beleg notwendig, der natürlich auch den Richtlinien entsprechen muss (hierzu zählen selbstverständlich korrekte Daten wie bspw. Rechnungsempfänger, ausgewiesene Steuersätze und auch -beträge, Steuernummern etc.). Diese Belege müssen buchhalterisch unveränderbar gebucht werden und sind 10 Jahre zu archivieren. Zur Archivierung gehört auch, dass die Lesbarkeit der Belege gewährleistet sein muss (Stichwort: Belege auf Thermopapier, wie bspw. Tankbelege --> die verblassen sehr schnell, weswegen diese ja kopiert werden sollten und der Beleg daneben geklebt...).

Egal ob ich nun nur mit Wawi oder auch Wawi in Kombinationen mit anderen Buchahltungsprogrammen arbeite, ich muss die Unveränderbarkeit der Belege garantieren und auch deren Historie sicherstellen!

Kleines Beispiel:
Kunde kauft 2 Artikel, die Lieferung wird angelegt und die Rechnung erstellt. Kunde erhält die Rechnung und ruft an, dass er gern Artikel 4711, gegen 0815 ersetzt haben möchte.

Nun sind 2 Szenarios denkbar...

1. Szenario:
MA storniert die Rechnung des Auftrages, kann dadurch den ursprünglichen Auftrag ändern und wickelt diesen neu ab inkl. auch neuer Rechnung. Und an die Archivierung der ersten Rechnung mit entsprechender Notiz zur Änderung auf Kundenwunsch gedacht?

2. und besseres Szenario:
Rechnungskorrektur der ersten Rechnung erstellen (entweder komplett oder auch nur die betreffende Position), neuen Auftrag anlegen mit den richtigen Kaufpositionen des Kunden und abwickeln (liefern und abrechnen). Ggf. kann hier die Rechnungskorrektur gleich mit dem Auftrag "verrechnet" werden, bspw. als Freiposition. Muss aber nicht...

Der Vorteil bei Szenario 2:
- ich habe eine Rechnung 1, welche neben dem Papier auch in der Wawi vorhanden bleibt,
- zu dieser gibt es eine Rechnungskorrektur
- und es gibt eine neue Rechnung.

Alle Belege bleiben in der Wawi aktiv gespeichert und auch die Bankbuchungen sind entsprechend zuordbar.

Im eigenen Interesse sollte hier mit Sorgfalt gehandelt werden. Wer schon einmal versucht hat, sich einen an einen Vorgang aus dem letzten Jahr zu erinnern, der kann sich bestimmt vorstellen, wie es ist, wenn das Finanzamt nach einer Ungereimtheit von vor 9 Jahren fragt. Und wenn ich bei den ersten paar Fragen des Finanzamtes ins "Straucheln" komme und die angefragten Belege nicht aus dem "Hut" ziehen kann, dann sind die Damen und Herren recht motiviert, eine Tiefenprüfung durchführen zu wollen...

Daniel

 

[christian1701]

AW: Rechnungen änderbar?

Darum geht's doch gar nicht. Klar darf ich eine rechnung nicht mehr ändern wenn sie das haus verlassen hat. Aber wenn ich beim erstellen er rechnung drauf komm dass sie einen fehler beinhaltet kann ich korrigieren so oft ich will.

 

[HMS_IT]

AW: Rechnungen änderbar?

Hallo Christian, Linda fragte

Hallo, unter Globale Einstellungen\Vorgäng\Aufträge/Rechnungen gibt es die Option "Nach Rechnungsstellung Auftrag/Rechnung nicht änderbar" - heißt das, dass JTL die Möglichkeit bietet Rechnungen nach Abschluss zu ändern? Dies wäre nach unserem Kenntnisstand nicht legal und kann bei einer Steuerprüfung schlimme Folgen haben (ja, nur die Option, man muss es nicht nutzen um sich strafbar zu machen).

und ich denke wir sind uns alle einig, dass dies nicht ganz eindeutig ist, abhängig davon, wie ich Rechnungen erstelle und verbuche...

Sicher darf der Auftrag / die Rechnung noch vor dem Versand der Rechnung bzw. der endgültigen Verbuchung geändert werden. Die "Teufel steckt jedoch im Detail", denn es gilt die jeweiligen Abläufe des einzelnen Unternehmens zu beachten... Interessant wird dies bspw. wenn die Rechnung im Rahmen der Auslieferung erstellt und per Mail an den Kunden versendet wird. Ich denke die meisten FBA Versender agieren so.

Das Stichwort Sorgfaltspflicht ist hier der wichtige Punkt. Solange jede Änderung an Rechnungen entsprechend protokolliert wird ist das kein Problem. Nicht für umsonst liefert die Wawi ja die Hinweismeldung, dass beim Löschen einer Rechnung diese möglichst mit der neuen Rechnung archiviert werden sollte...

Ich habe in meinem Hauptberuf als Berater / Auditor schon mehrfach Unternehmen, die allein aufgrund inkonsistenter Rechnungsnummern eine Tiefenprüfung vom Finanzamt hatten und die sind in 2 Fällen auch sehr teuer geworden. Insofern kann sicher etwas Sorgfalt nicht schaden.

 

[Jörg Westmeier]

AW: Rechnungen änderbar?

Darum geht's doch gar nicht. Klar darf ich eine rechnung nicht mehr ändern wenn sie das haus verlassen hat. Aber wenn ich beim erstellen er rechnung drauf komm dass sie einen fehler beinhaltet kann ich korrigieren so oft ich will.

Halo.

Deine Aussage ist, wen Du Dich mit einem Prüfer des NRW Finanzamtes unterhälst, einwandfrei falsch und veranlaßt diesen dazu, Deine Firma die letzten 10 Jahre betreffend Sorgfaltspflicht im Rechnungswesen und Buchhaltung zu prüfen. Die Aussage des Finanzamtes ist, das eine Rechnung bereits nach Ausdruck zu einem unveränderbaren Dokument wird, und das Finanzamt bereits nach dem Ausfruck das Anrecht auf die Umsatzsteuer hat. Wird dieses unveränderbare Dokument nun geändert, verhält man sich nach dem Grundsatz der Steuerhinterziehung, und dabei ist es egal, ob der Rechnungswert höher oder tiefer ausfällt.

Fragt doch einfach mal einen Steuerprüfer eures Landes, nur ohne Angabe eurer Steuernummer und Firmierung.

Hier zählt der Grundsatz, wo kein Kläger da kein Richter und solange ich nicht erwischt werde, ist alles gut.

Das Problem ist im Detail zu suchen. Es reicht ein einziger Fehler im Geschäftsverlauf von 1 Jahren den ein Prüfer finden muss, um euch eure Firma komplett auseinander zu nehmen und letztendlich eine Steuerschätzung durch zu führen. Die letzte Info eines meiner Handelskunden war, durch den ein oder anderen nicht ganz sauberen Beleg (laut seiner Aussage) gabs zur Belohnung eine Steuernachzahlung Umsatz und Einkommenssteuer von 34,000 Euro für 3 Jahre. Wer das riskieren möchte, bitte. Ich bleibe dabei, ich kann es nur jedem abraten, wen er schon mit einer WAWI arbeitet!

LG
Jörg Westmeier
Wesoldi

 

[christian1701]

AW: Rechnungen änderbar?

Wenn ich also eine Rechnung auf Papier schreibe und die am Ende zerknülle weil ein Fehler drinnen war muss ich die auch aufheben und dokumentieren?

 

[Linda Krause]

AW: Rechnungen änderbar?

Hallo ihr Lieben,

ich möchte nochmal herausstellen: meine Frage ist nicht ob und wann man Rechnungen ändern darf und was die Konsequenzen sein könnten. Meine Frage war ob es nicht schon zu Problemen führen könnte, dass die Wawi diese Möglichkeit bietet, auch wenn ich sie niemals nutze. (trotzdem kann es nicht schaden Eure Infos mal gelesen zu haben!)

Ich habe Eure Antworten jetzt so interpretiert/verstanden: Dass die Wawi diese Möglichkeit anbietet ist nicht bedenklich, solange das Buchungsprogramm dies nicht tut (wir buchen an anderer Stelle).

Ist das korrekt zusammengefasst?

Liebe Grüße
Linda

 

[3po]

AW: Rechnungen änderbar?

Rechnungen dürfen an der Stelle nicht mehr abänderbar sein, an der sie archiviert werden. Wenn Du also Deine Rechnungen nicht ausdruckst sondern dem Finanzamt bei einer Steuerprüfung Zugang zur Wawi gibst darf die Funktion nicht aktiviert sein. Wenn Du wo anderst archivierst, sei es durch Ausdruck oder DATEV Online oder andere Dienste darf sie aktiviert sein.