Rechnungen änderbar?

[gutberle]

AW: Rechnungen änderbar?

Die Frage, ab wann genau eine Rechnung ein Dokument ist, das unveränderlich abgelegt oder eben elektronisch gespeichert sein muß, ist wirklich spannend, ich kann hierzu aber auch nichts rechtsverbindliches beitragen. Worauf ich im direkten Zusammenhang mit Linda's Frage aber noch deutlich hinweisen möchte ist, dass der Button "veränderbar/nicht veränderbar" in den Globalen Einstellungen der Wawi hierfür auch insgesamt komplett untauglich ist.

Hier die Gründe:

1) Der Zustand des Buttons kann jederzeit verändert werden und auch im Zustand "unveränderbar" erstellte Aufträge mit Rechnung werden dadurch sofort wieder änderbar!
2) Logisch wäre, wenn zumindest die Aufträge/Rechnungen, die im Zustand "unveränderbar" erstellt wurden, auch unveränderbar bleiben. Das müsste auf DB Ebene mit entsprechender Security gemacht werden, wird es aber offenbar nicht.
3) Auch im Zustand "unveränderbar" ist der "Edit" Button unten recht im Bereich der Rechnungsadresse aktiv. Jede Änderung, die hierüber im Original-Kundendatensatz gemacht wird, wird auch in den "unveränderbaren" Datensatz übernommen.
4) Jegliche Änderungen an den Artikelbeschreibungen, die NACH der "Fixierung" des Auftrags/Rechnung gemacht wurden, finden sich bei nochmaligem Ausdruck 1:1 in den Texten des "unveränderbaren" Datensatzes wieder.
5) Jegliche Änderungen an den Layout Dateien für die Ausgabe von Aufträgen und Rechnungen, die NACH der "Fixierung" gemacht wurden, finden sich ebenfalls bei nochmaligem Ausdruck 1:1 in den Texten des "unveränderbaren" Datensatzes wieder.

In der Summe heißt das, dass die Aufträge und Rechnungen, die über diesen Button "unveränderbar" gemacht wurden, die Evolution Eurer Artikeldaten und Formulare und ggfls auch Eurer Kundendaten mitmachen und dass darüber also beim besten Willen keine Fixierung von irgendwelchen Angeboten oder Rechnungen auf den Zustand bei Rechnungserstellung bewirkt wird!

Aus den Punkte 1-5 von oben wird aber schnell klar, was für eine ungeheuerlicher Aufwand in der Wawi getrieben werden müsste, um auch tatsächlich eine Fixierung zu erreichen. Hierzu müssten...

a) Alle Felder im Auftrags- und Rechnungsformular effektiv gegen Veränderungen geschützt werden.
b) Diese Fixierung müsste dauerhaft und direkt auf DB Ebene mit entsprechender SQL Security gemacht werden, damit man auch nicht direkt in der DB rumschmieren kann.
c) Es müssten ALLE Felder des Kundendatensatzes mit abgespeichert werden, nichts dürfte beim nochmaligen Druck aus der DB gezogen werden müssen.
d) Die VLG Dateien müssten als Snapshot mit abgespeichert werden, damit auch beim nochmaligen Ausdruck exakt die gleiche PDF Datei entsteht.

Denkt man aber insbesondere Punkt d) noch weiter durch, dann fallen einem all die Freiheiten ein, die man in den Vorlagen hat, mit JTL_DirectQueries() Dinge abzufragen und einzufügen, Berechnungen durchzuführen, die einen aktuellen Bezug haben oder noch viel einfacher ganz simpel das aktuelle Druckdatum im Formular stehen zu haben. Auch das müsste alles unterbunden werden und damit wird dann ganz schnell klar, dass eine solche Unveränderlichkeit von Aufträgen/Rechnungen herzustellen ein absolutes Faß ohne Boden ist, es sei denn, man macht es ganz anders und ...

1. Unterbindet jedliches Editieren oder sonstiges Update von Feldern/Variablen im Auftrag/Rechnung. Das wäre nicht so schwer, denn den aktiven "Edit" Button halte ich eh für einen Bug...
2. Speichert den Auftrag als PDF/A und die Rechnung am Besten gleich als PDF/A 3 ZUGFeRD kompatible Datei direkt in der DB. Combit L&L kann PDF/A 1b erzeugen und hat eine Schnittstelle für die Erzeugung von PDF/A 3-ZUGFeRD Dateien.
3. Neue Ausdrucke des fixierten Auftrags sind dann natürlich ebenso möglich, wie Filesystem-Exporte, aber eben immer auf Basis der gespeicherten, also archivierten PDF Version.

Der Vorteil läge auf der Hand: Der Aufwand für die Fixierung ist minimal (zumindest verglichen mit meinem "Pflichtenheft" von oben) und man hätte gleichzeitig auch das lang ersehnte Minimal-DMS und das ohne großen Aufwand auch noch revisionssicher. Dann kann das Finanzamt ruhig kommen....

 

[christian1701]

AW: Rechnungen änderbar?

Zum unveränderbar archivieren gibt es eh diverse archivierungsprogramme, da braucht jtl nichts neu erfinden oder groß umbauen.

 

[gutberle]

AW: Rechnungen änderbar?

@christian1701

Ich denke, Du hast mich hier falsch verstanden. Ich plädiere nicht für die Implementierung eines DMS in der Wawi, sondern ich wollte nur aufzeigen, dass es praktisch unmöglich ist, das umzusetzen, was die Unveränderlichkeits-Option in den Einstellungen verspricht, es sei denn, man speichert einen PDF Snapshot des Auftrags und der Rechnung ab und macht den Auftrag und die Rechnung dann komplett und für immer dicht. Das entspricht dann eher einer Archivfunktion als einem DMS.

Die meisten Wawis, die ich kenne, machen das tatächlich genau so und ich habe noch keine gefunden, bei der die angepriesene DMS Funktionalität mehr als eine bloße Archivfunktion für die in der Wawi erzeugten Dokumente gewesen wäre - und der Grund für diese Archivfunktion ist .... siehe oben.

 

[Marc Völker]

AW: Rechnungen änderbar?

3) Auch im Zustand "unveränderbar" ist der "Edit" Button unten recht im Bereich der Rechnungsadresse aktiv. Jede Änderung, die hierüber im Original-Kundendatensatz gemacht wird, wird auch in den "unveränderbaren" Datensatz übernommen.

Damit werden die KUndendaten verändert, ist das gleiche als würdest du den Kundendatensatz direkt bearbeiten.
Unveränderlich ist hier /bzw müsste hier höchstens die Rechnungsadresse sein, und welcher Kunde es war. Und und und....

4) Jegliche Änderungen an den Artikelbeschreibungen, die NACH der "Fixierung" des Auftrags/Rechnung gemacht wurden, finden sich bei nochmaligem Ausdruck 1:1 in den Texten des "unveränderbaren" Datensatzes wieder.

Dann ist ein Fehler in der Vorlage, dort gibt es Praktisch 2 Variablen, eine welche die Artikelbezeichnung aus der Position wieder gibt, und eine welche direkt die Beschreibung aus dem Artikel wieder gibt. Standard ist hier die Positionsbeschreibung, wenn das bei dir anders ist, fehler in der Vorlage, oder die ist alt.

c) Es müssten ALLE Felder des Kundendatensatzes mit abgespeichert werden, nichts dürfte beim nochmaligen Druck aus der DB gezogen werden müssen.

Nur im Fall, dass man auch im Formular direkt auf Kundendaten und nicht nur auf Rechnungsdaten zugreift. Rechnungsadresse, Lieferadresse und einiges anderes wird ja zum Zeitpunkt der Erstellung bereits seperat persistiert.

5) Jegliche Änderungen an den Layout Dateien für die Ausgabe von Aufträgen und Rechnungen, die NACH der "Fixierung" gemacht wurden, finden sich ebenfalls bei nochmaligem Ausdruck 1:1 in den Texten des "unveränderbaren" Datensatzes wieder.

Gebe ich dir recht, und würde nur geregelt werden können, wenn bei erster Erzeugung eines drucks etc, dieser in der DB auch als PDF gespeichert werden würde. Ist denke ich mal ein Punkt fürs Refactoring.

b) Diese Fixierung müsste dauerhaft und direkt auf DB Ebene mit entsprechender SQL Security gemacht werden, damit man auch nicht direkt in der DB rumschmieren kann.

Wäre nur zu einer GDPU konforme Zertifizierung nötig, ist aktuell bei einer Warenwirtschaft noch nicht nötig. Grundsätzlich gibt es keine derartige SQL Security die das möglich macht. Man kann es nur erschweren. Unmöglich machen nicht.

d) Die VLG Dateien müssten als Snapshot mit abgespeichert werden, damit auch beim nochmaligen Ausdruck exakt die gleiche PDF Datei entsteht.

Wäre auch ne möglichkeit, würde aber dennoch bedeuten, dass der Druck eigentlich immer wieder neu Generiert wird, hier wäre es besser, wenn wirklich der Output mit Gespeichert würde, dann wäre es auch möglich einen Nachdruck kenntlich zu machen.

Bezüglich dem Rest gebe ich dir Recht, wie gesagt das Dokument müsste entsprechend gesichert werden. Und bei allen anderen sachen sollte zumindest Optisch ein Schreibschutz da sein. Der das ganze auf der DB Fixiert. Aber ohne die entsprechende PDF wirst du da nix endgültig Fixieren können.

Aber an sich macht es auf jeden fall Sinn. Ich guck mal, vielleicht kriege man ja jemand von JTL dazu, davon etwas zu lesen.

 

[gutberle]

AW: Rechnungen änderbar?

@Marc:

Danke für Deine Antworten. Alles, was ich unten als Antwort schreibe bezieht sich immer auf den gesetzten Zustand "Unveränderlich" in den Globalen Einstellungen...

Damit werden die KUndendaten verändert, ist das gleiche als würdest du den Kundendatensatz direkt bearbeiten.
Unveränderlich ist hier /bzw müsste hier höchstens die Rechnungsadresse sein, und welcher Kunde es war. Und und und....

Nein, das Verhalten ist hier anders: Wenn ich die Kundendaten direkt ändere, wird das nicht auf den Auftrag und damit auch nicht auf die Rechnung übertragen. Wenn ich die Kundendaten aber über den Edit Button aufrufe, dann werden alle dort gemachten Änderungen sowohl im Kundendatensatz gespeichert als auch in den "unveränderlichen" Auftrag>Rechnung übernommen.

Dann ist ein Fehler in der Vorlage, dort gibt es Praktisch 2 Variablen, eine welche die Artikelbezeichnung aus der Position wieder gibt, und eine welche direkt die Beschreibung aus dem Artikel wieder gibt. Standard ist hier die Positionsbeschreibung, wenn das bei dir anders ist, fehler in der Vorlage, oder die ist alt.

Das wäre natürlich möglich gewesen, aber ich habe mir vorsichtshalber direkt aus der Wawi eine neue "Professionell" Vorlage für Auftrag und Rechnung erstellen lassen, um sicherzugehen, dass der beobachtete Effekt nicht auf meiner Doofheit basiert.

Dort wird wie bei mir im Berichtscontainer die Tabelle Tabelle: Artikelbeschreibungen Auftragspositionen.ArtikelbeschreibungAlsTabelle und darin das Feld Artikelbeschreibungen.Artikelbeschreibung referenziert und das bildet alle Änderungen an der kurzen oder langen Artikelbeschreibung transparent im eigentlich "unveränderlichen" Dokument ab.

Kann natürlich sein, dass die Wawi hier auch selbst per default das falsche Feld greift, aber immerhin bezieht sich die Basistabelle auf die Auftragspositionen und außerdem macht das auch keinen Unterschied, denn selbst wenn es mein Fehler gewesen wäre, würde das nur das Problem illustrieren: Falsches Feld referenziert, "Unveränderlichkeit" perdu...

 

[worker9421]

Hallo an alle,
ich habe gerade einen Kunden, der seine Rechnungsadresse geändert haben möchte. Im alten Programm habe ich die Adresse geändert, es wurde automatisch eine Gutschrift erstellt und eine neue Rechnung generiert. Wie läuft das hier bei JTL ab?

Wenn ich unter Kunden, die Rechnung markiere und dann auf Rechnungskorrektur klicke - dann ist das Feld Rechnungsnummer ausgegraut. Die Gutschrift muss sich doch aber auf die "alte" Rechnung beziehen?

Müssen die Positionen jetzt einzeln storniert werden und danach manuell ein neuer Sofortauftrag generiert werden oder wie macht Ihr das genau?

Wäre froh über jeden Tipp.

Danke & Grüße
Bastian

Jeden Tag ein neuer Kampf mit der Wawi (-;

 

[Marc Völker]

1. Musst du die Rechnung direkt in der Rechnungsübersicht anklicken, und dort auf Re Korrektur.
Über den Kunden legst du nur eine dem Kunden zugeordnete an, aber eben nicht der Rechnung.

Die Positionen werden dann alle übernommen, die welche du nicht gut schreiben willst kickst du dann aus der Gutschrift.

 

[worker9421]

Vielen Dank Marc

 

[DASevents]

Da lt. meinem Steuerberater ab 01.2017 Rechnungen unabänderbar gespeichert werden müssen kommt das Problem, dass Kunden die mal wieder bei PayPal oder Amazon die Daten nicht ordentlich angegeben haben immer wieder vor das eben die Rechnungsadresse nachgebessert werden müßte.
es wäre theoretisch einfach wenn man eine Storno Rechnung erstellen könnte die an den Kunden mit der alten Adresse schickt.
jetzt noch die Möglichkeit hätte eine Auswahl anzuklicken "sofort neue gänderte Rechnung erstellen" die
zu dem alten Auftrag gehört also neue / zweite Rechnung mit neuer Rechnungsnummer also ohne die Ware wieder zuzubuchen und so das Seriennumern auch in der neuen Rechnung wieder übernommen werden und ohne das neu ausgeliefert werden muss da ja die Auswahl "sofort neue gänderte Rechnung erstellen" angeklickt wurde.
vielleicht ist das ja mal eine Idee .....

 

[Bikestyle B.S.]

Kann mir denn jemand mitteilen wie denn die Rechnungen nun zu löschen sind oder zu ändern. Denn trotz dass das Häckchen nicht gesetzt ist, ist es nicht möglich eine RG zu ändern. Ob Ihr das in AT, DE dürft oder nicht dürft, wollt oder nicht wollte ist mir egal.

danke

 

[worker9421]

Versuch mal den dazugehörigen Auftrag zu ändern. Dann ändert sich auch die bereits ausgestellte Rechnung.

 

[Bikestyle B.S.]

Versuch mal den dazugehörigen Auftrag zu ändern. Dann ändert sich auch die bereits ausgestellte Rechnung.

Dann erhalte ich die Meldung, löschen nicht möglich da Rechnung vorhanden ist. WAWI 1.2.03 hab ich drauf.

 

[gutberle]

Rechnungen und Rechnungskorrekturen sind in der Wawi Version 1.2.0.3 nicht mehr löschbar. Hierzu gab es eine ausführliche Diskussion hier im Forum und JTL hat sich bereit erklärt, dies rückgängig zu machen. In der kommenden 1.2.1.0 wird dies noch nicht wieder möglich sein, aber wohl in (einer) der nächstfolgenden Version(en).

 

[Bikestyle B.S.]

Rechnungen und Rechnungskorrekturen sind in der Wawi Version 1.2.0.3 nicht mehr löschbar. Hierzu gab es eine ausführliche Diskussion hier im Forum und JTL hat sich bereit erklärt, dies rückgängig zu machen. In der kommenden 1.2.1.0 wird dies noch nicht wieder möglich sein, aber wohl in (einer) der nächstfolgenden Version(en).

Danke für die Info. Aber Sorry, dies entscheide aber immer noch ich und doch nicht JTL ob ich meine RG ändere oder nicht. Es sind doch nicht nur Deutsche User welche JTL verwenden. Ich in ITA kann z.B. meine Rechnungen abändern wie lange und wie oft ich will insofern diese nicht länger als 6 Monate in der Buchhaltung verbucht worden sind!
Außerdem wenn ich in der JTL Testweisse eine RG erstelle, was man ja vor allem zu beginn machen muss, hängt mir diese RG nun im Wawi rum. Na sowas verrücktes muss man erst mal gesehen haben Aber zum Glück sind sie ja bereit und haben es eingesehen dass dies so nicht funktioniert.

 

[gutberle]

Nee, sorry, da verstehst Du was falsch. Es ist wirklich schön und löst bei mir große Freude aus, dass Du die JTL Wawi in Italien nutzt, schönes Land, gutes Essen und so, aber das hier IST Deutschland und die Wawi ist ein deutsches Warenwirtschaftsprogramm und muss sich für seine deutschen Kunden an deutsche Gesetze halten. Hier gilt seit dem 1.1.2017 aber die GoBD und die macht JTL klare Ansagen dazu, wie es mit Rechnungen und so weitergehen kann.

Dass JTL sich bereit erklärt hat, das Löschen von Rechnungen und Rechnungskorrekturen vorrübergehend wieder zu ermöglichen, ist ausschließlich dem Umstand geschuldet, dass die Konsequenzen im Moment noch gar zu arg für die Nutzer sind. Das erlebst Du ja im Moment am eigenen Leib. - Sobald das Problem gelöst ist, werden Rechnungen und Rechnungskorrekturen wieder "unlöschbar", der deutsche Gesetzgeber fordert das, Pech gehabt...

 

[Marc Völker]

Ich würde hier sogar noch einen Draufsetzen, es wird sicherlich auch auf EU Ebene über kurz oder lang so werden. Das Italien da noch was lockerer ist, find ich angenehm, aber mit der angleichung werden es die anderen Länder sicher auch machen. Und es wird wie gutberle darauf hinaus laufen, dass die Irgendwie anders das Thema angehen und das ganze unlöschbar machen. Sprich es wird höchstens noch als Gelöscht getaggt.