Neu Buchhaltungssoftware Fibuscan an Wawi anbinden

[JTL4Tom]

Hallo Zusammen,
Kann mich ganz der Meinung von kiids anschließen. Ist wirklich eine geniale Lösung, die einem viel Arbeit abnimmt und somit Kosten spart.
Herausforderung ist die Änderung des Prozesses in allen Köpfen umzusetzen. (ROC!)
na und leider kämpfe ich noch mit ein paar technischen Unzulänglichkeiten, doch mit Hartnäckigkeit wird das sicherlich auch bald gelöst sein, dann gehen alle Daumen hoch.
Inzwischen hat sich auch eine facebook-Gruppe für den Erfahrungsaustausch zwischen Anwendern gebildet:
"Fibuscan Usergruppe Helpdesk" https://www.facebook.com/groups/272922497913098
Das wird auch eine gute Sache.

 

[wawi-dl]

Wir sind aktuell bei der Einführung und buchen das komplette Jahr 2021 auf.

Grundsätzlich was StB-Digital hier bereitstellt ist für den Onlinehandel MEGA, alles dabei was man eigentlich braucht, aus einer Hand!
Wir haben lange gesucht und wollten den Weg mit JTL2DATEV einfach nicht machen, sah uns zu kompliziert und umständlich aus.
Was hier FIBUdata + FIBUscan bereitstellt ist wirklich genial, vieles durchdacht, ABER auch viel potential noch nach oben.

Es läuft bei uns noch recht holprig, der OCR-Erfassungsdienst (je Seite eine Gebühr) klappt nicht so wirklich, oftmals super gut (man weis nicht wie er es macht, aber es stimmt),
auf der anderen Seite 30% der Fälle die einen nur ausbremsen, da OCR falsch erkannt wird, falsche Felder gezogen werden, der Lieferant 100mal neu angelernt wird und es dennoch nicht klappt.

Amazon Belege erfassen ist zudem grauenhaft, da Amazon bei Lastschrift keine Rechnungsnummer angibt, sondern nur Bestellnummer oder Zahlungsreferenz, somit kein Matching möglich.
Das anlernen klappt bislang nicht.

Viele Rechnung werden zudem mit einem Sufix/Präfix versehen, der OCR erkennt aber immer nur die Nummer, wirft Leerzeichen dazu obwohl es keine gibt, joa...
Würde man solche Punkte softwaretechnisch noch optimieren, wäre der Zeitaufwand nochmals deutlich geringer.

OCR ist aktuell unser Hauptproblem, viele Punkte haben wir notiert und werden nächste Woche alle durchgehen um Verbesserungsvorschläge zu äußern.

Im großen und ganzen dennoch TOP, wir warten jetzt Anbindung an eBay, PayPal noch ab und vor allem was die Kosten am Jahresende zum ehemaligen StB sagen.

 

[JTL4Tom]

Wir sind aktuell bei der Einführung und buchen das komplette Jahr 2021 auf.

Grundsätzlich was StB-Digital hier bereitstellt ist für den Onlinehandel MEGA, alles dabei was man eigentlich braucht, aus einer Hand!
Wir haben lange gesucht und wollten den Weg mit JTL2DATEV einfach nicht machen, sah uns zu kompliziert und umständlich aus.
Was hier FIBUdata + FIBUscan bereitstellt ist wirklich genial, vieles durchdacht, ABER auch viel potential noch nach oben.

Es läuft bei uns noch recht holprig, der OCR-Erfassungsdienst (je Seite eine Gebühr) klappt nicht so wirklich, oftmals super gut (man weis nicht wie er es macht, aber es stimmt),
auf der anderen Seite 30% der Fälle die einen nur ausbremsen, da OCR falsch erkannt wird, falsche Felder gezogen werden, der Lieferant 100mal neu angelernt wird und es dennoch nicht klappt.

Hi Timo,
hast du dein OCR-thema schon im helpdesk (facebook-gruppe) gepostet?
Ich scanne auch viel, muss aber sagen, dass das in 90% der Fälle sehr gut klappt. Hab aber auch immer wiederkehrende Rechnungen gleicher Lieferanten. So nutze ich die Lernfunktion und dann ist. Allerdings in der Tat gibt es zwei Lieferanten, da muss ich immer eingreifen. Bekomme das nicht hin.
vg Tom

 

[wawi-dl]

Nein, wir sammeln unsere Themen und sprechen diese direkt mit unserem Ansprechpartner und Entwicklern durch.

 

[wawi-dl]

Der erste Monat wurde nun erfasst, JTL Daten hochgeladen und abgeglichen mit eBay Payments / PayPal und Co.

Hier zeigt sich aktuell ein Problem, dass das automatisierte Matching bei eBay-Bestellung noch nicht rund läuft, sofern Bestellungen zusammengefasst und teilweise erstattet wurden.
Die IT wurde angehalten zu prüfen, ob man die Trefferquote / das Matching optimieren kann, da je Buchungssatz der eBay-Käufername ja bekannt ist.

Bedeutet, aktuell muss ein Sachbearbeiter alle offenen Buchungssätze manuell nachbuchen und wir bezahlen den zeitlichen Aufwand (diesen müssen wir schlucken, auf Grund Zeitdruck).
Hier wird aber im Vorfeld offen miteinander alles besprochen und vereinbart, wer macht was und was es kostet, das kann ich an dieser Stelle nur loben!

Der Anwender kann natürlich die Fleißarbeit selbst übernehmen, auf Grund des Zeitdrucks haben wir dies aber abgegeben, zudem fehlt uns noch die Schulung für den Webclient.

 

[John]

@wawi-dl benutzt ihr das JTL2Fibu Tool, welches die relevanten Daten automatisch aus der Wawi zieht? Damit sollte das Matching besser funktionieren.

 

[wawi-dl]

Das Tool sagt mir leider nichts, ich kenne nur JTL2FIBUscan für StB-Digital, das ja von FIBUdata entwickelt wird.

 

[John]

@wawi-dl ja, genau das meine ich.

 

[wawi-dl]

Diese verwenden, aber das interne Matching-Tool der Buchhalter kann mit den speziellen eBay-Bestellungen noch nicht so gut umgehen, wir fassen leider täglich viele Bestellungen zusammen und ist ein MUSS.
Wir sehen es eigentlich nicht ein dafür Geld zu zahlen, dass man jetzt selbst Hand anlegen muss, aber die Zeit drückt.

 

[JTL4Tom]

Als meine Erfahrung mit JTL2Fibuscan. Dies ist ein kleines Program im Fibuscan Verzeichnis, welches mir nach Konfiguration die Ausgangsrechnungsdaten aus JTL-Wawi in den Webclient (OHS) bringt. Leider gab es da in der Vergangenheit einige kleine Fehler insbesondere mit dem Übertrag der Ust-IDs.
Das ganzen habe ich in dieser Facebook-Gruppe auch nochmal kommuniziert Fibuscan Usergruppe Helpdesk
Da dort auch MA von Fibudata mitlesen, wurde das dann tatsächlich priorisiert und soll wohl nun seit einem UPdate letzter Woche gefixt sein.
Sind aber immer wieder kleine Fehler, und ich bin froh, dass wir diese Gruppe dort haben.
Wäre neugierig welche Reaktionen bei den letzten genannten Items kommen würden.
Grundsätzlich hab ich auch das Problem, dass wir durch Systemfehler eigenen Mehraufwand haben und ich habe mir angewöhnt das zu notieren. Am ende bekommt ich den Support noch in Rechnung gestellt.

 

[wawi-dl]

Wir haben jetzt fast das ganze Jahr 2021 aufgebucht und haben viele kleine Bugs gemeldet (bestimmt 6-7 Stück), sowie viele Verbesserungsvorschläge.
Wir warten aktuell ab, wie schnell und vor allem ob diese Punkte zügig bearbeitet werden, da die IT angeblich sehr ausgelastet ist.

Die Software nimmt sehr viel Arbeit ab, da gibt es überhaupt nichts zu meckern, wie warten vor allem die Kosten am Jahresende ab und können dann vergleichen.
Selbst wenn es unterm Strich teurer wäre, ist es eine geniale Lösung, da kann ich auf JTL2DATEV und die ganzen anderen Zusatztools für PayPal und Co alle komplett verzichten, weil eben fast alles angeboten wird.

Sofern jetzt unsere ganzen Punkte noch gefixt werden, können wir im Bereich ER nochmal deutlich effektiver buchen.

Jetzt warten wir noch die Aufbuchung der AR ab, da gab es aber Probleme die unbedingt behoben werden MÜSSEN.

 

[Verkäuferlein]

Klingt ja soweit spannend, was hier berichtet wird.

Wie sieht es denn mit der Archivierung der erfassten Belege aus?
Habe bei Fibudata gelesen, dass es da auch die Möglichkeit gibt, diese mit zu archivieren und damit ein zusätzliches DMS mehr oder weniger überflüssig zu machen!?

Was passiert, wenn sich die Wege doch mal trennen, muss man dann Lizenzgebühren für FibuScan weiter bezahlen, um Zugriff auf die Daten zu haben?

Und wie sieht es im Falle einer Steuerprüfung aus, wenn Ihr direkt mit StB-Digital arbeitet, der Steuerberater ist dann ja wahrscheinlich etwas weiter entfernt!?

 

[wawi-dl]

Was passiert, wenn sich die Wege doch mal trennen, muss man dann Lizenzgebühren für FibuScan weiter bezahlen, um Zugriff auf die Daten zu haben?

Und wie sieht es im Falle einer Steuerprüfung aus, wenn Ihr direkt mit StB-Digital arbeitet, der Steuerberater ist dann ja wahrscheinlich etwas weiter entfernt!?

ER werden bereits GobD konform gesichert, für die AR "soll" wohl noch etwas kommen, zumindest haben wir unseren Wunsch danach deutlich geäußert

Deine Fragen sind gut, diese haben wir noch offen.
Ich sag mal so, wenn der StB 2021-2023 für uns tätig war und es zu einer Prüfung kommt, wird dieser ja auch herangezogen und muss die Daten auch Preis geben, egal ob du die Kanzlei schon gewechselt hast oder nicht, also so wäre mein Verständnis (klären wir).

Wir haben erst eine Prüfung hinter uns, damals hatte das FA alles bei uns abgeholt und wieder gebracht, denke daher es spielt keine Rolle vom Ablauf.

 

[Verkäuferlein]

FibuScan und alles drumherum habe ich mir gestern noch einmal genauer angeschaut und die Youtube-Videos dazu durchgesehen.

Im Endeffekt scheint der Unterschied zur Kombination Datev UO + JTL2Datev UO nicht allzugroß zu sein.
Vorteil ist natürlich, dass man einen tagesaktuellen Überblick über alle Konten hat und Klärposten minimiert werden können und damit der Abstimmungsaufwand sinkt.

 

[wawi-dl]

Mein Gedanke, ich habe bereits alles direkt beim StB, wenn es fragen gibt, gibt es Mandantentalk, ich brauche keine zusätzlichen Schnittstellen (jährliche Lizenzkosten), Software zur Archivierung, keine Datensicherung, etc.

Unterm Strich passt für uns das Gesamtpaket, man braucht auch kaum Buchhaltungswissen, außer man bucht selbst und spart nochmals etwas Geld ein.

Und ja, alles auf Knopfdruck tagesaktuell, was ich mega fand!

Viele andere Dinge wie Zeiterfassung/Urlaubsplanung usw. gibt es auch, was wir aber noch klären müssen.

 

[Verkäuferlein]

Mein Gedanke, ich habe bereits alles direkt beim StB, wenn es fragen gibt, gibt es Mandantentalk, ich brauche keine zusätzlichen Schnittstellen (jährliche Lizenzkosten), Software zur Archivierung, keine Datensicherung, etc.

Unterm Strich passt für uns das Gesamtpaket, man braucht auch kaum Buchhaltungswissen, außer man bucht selbst und spart nochmals etwas Geld ein.

Und ja, alles auf Knopfdruck tagesaktuell, was ich mega fand!

Viele andere Dinge wie Zeiterfassung/Urlaubsplanung usw. gibt es auch, was wir aber noch klären müssen.

Wieso brauchst du keine Archivierungsoftware und Datensicherung?
Du musst doch die Belege (wenn auch digital) trotzdem vorhalten / archivieren.

Der Steuerberater speichert und archiviert ja im Normalfall nur die Buchhaltungsdaten. Bei Datev UO werden dann zwar auch die Belege mit gespeichert und archiviert, aber das macht der Steuerberater ja nur solange das Mandat aktiv ist!?
Gleiches dürfte doch auch für FibuScan / Stb-Digital gelten!?

Euer FA scheint ja auch sehr service-orientiert zu sein, bei uns kam zwar der Prüfer vorbei und hat dann die Ordner mitgenommen, die er haben wollte, aber abholen durfte ich diese beim FA selber.

 

[wawi-dl]

Ich werde das Thema noch klären, aktuell werden die Belege ja zu den Zahlungsvorgängen eingescannt und sind gesicht.
Ich hab darauf jederzeit Zugriff, auch wenn ein Prüfer da wäre, diese wollten wir aktuell nicht doppelt archivieren.
Ich spreche hier jetzt ausschließlich von den ER, daher brauche ich dafür nichts mehr selbst verwalten (AR muss ich noch selbst verwalten).

Die OCR Suche ist zumindest ebenfalls sehr gut, wir finden relativ schnell unsere Belege.

 

[wawi-dl]

@Verkäuferlein
Wir haben nächste Woche nochmals einen Termin mit FIBUdata in der Sache Archivierung ER und was nach Vertragsbeendigung dann passiert.

Die erste Aussage war, man muss mit Vertragsbeendigung einen Datenexport beantragen, bedeutet FIBUdata erstellt dann in einer CLOUD einen Export aller archivierten Dokumente, die man sich sichern muss.
Während der Vertragslaufzeit ist natürlich alles GoBD konform gesichert und auch von einem Wirtschaftsprüfer abgenommen.

Bis dato würde das aber bedeuten, wenn man wechseln wollte, müsste man alle Jahre nachholen und die ER z.b. in ecoDMS nochmals erfassen.

Zitat:

Eingangsrechnungen archivieren
Um die Vorschriften der GoBD einzuhalten müssen Unternehmen auch darauf achten, wie sie ihre Eingangsrechnungen archivieren. Eingangsrechnungen vom Lieferanten können sowohl in digitaler als auch in Papierform beim Empfänger eingehen. Gehen Eingangsrechnungen in digitaler Form beim Empfänger ein, dann werden diese auch digital archiviert. Um Eingangsrechnungen archivieren zu können, müssen Unternehmen diese im Ursprungsformat aufbewahren. Die Originaldatei darf nicht in ein anderes Dateiformat überführt werden. Zugleich muss dir Datei Eigenschaften aufweisen, die die Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleisten. Papierrechnungen dürfen im Original konventionell aufbewahrt werden. Sie können aber auch eingescannt und elektronisch abgelegt werden. Sind sie digital erfasst, gelten für sie dieselben Regeln der GoBD wie für die elektronische Rechnung.

 

[led-profi]

Während der Vertragslaufzeit ist natürlich alles GoBD konform gesichert und auch von einem Wirtschaftsprüfer abgenommen.

Hast du hier einen Nachweis erhalten bezüglich der GoBD-Konformität? Ich habe nichts, was ich einem Prüfer diesbezüglich zeigen könnte. Wollte mein Stb auch schon sehen.

 

[Verkäuferlein]

Hast du hier einen Nachweis erhalten bezüglich der GoBD-Konformität? Ich habe nichts, was ich einem Prüfer diesbezüglich zeigen könnte. Wollte mein Stb auch schon sehen.

Was genau hast Du denn vor, dass Dein Steuerberater das sehen möchte?

Da steht was dazu:
http://fibuscan.de/sicherheit/

Ansonsten mal anfragen, gibt ja sicherlich ein Zertifikat dazu.