Best Practice für den Zahlungsabgleich?

[hhomann]

Hi Zusammen,

wir sind erst seit Anfang des Jahres JTL-User, daher sitzen bei uns noch nicht alle Prozesse zu 100%. Vom Großteil der Software sind wir nach wie vor begeistert, was mich aber extrem nervt, ist der Zahlungsabgleich von JTL. Ich weiß, hier soll Besserung kommen, aber mich würde interessieren, wie ihr das derzeit macht? Exportiert ihr manuell aus dem Bankingprogramm heraus eine CSV, lest die ein und weist die Zahlungen dann über die Zahlungszuordnung ein? Bei uns dauert das ca. 30 Minuten täglich für ca. 25-30 Zahlungen und kostet extrem viele nerven, da die Suche schlecht funktioniert und Zahlungen überhaupt nicht zugeordnet werden, wenn zuvor die Zahlung manuell gesetzt wurde, etwa, weil ein Kunde einen Zahlungsbeleg geschickt hat.

Oder gibt es hier ein besseres Verfahren? Überlege, ob es nicht sinnvoller ist, die Zahlungen alle manuell zu setzen (oder die Sendungen sonst irgendwie zum Versand freizugeben) und die Zahlungen im Banking-Programm (bin hier auch offen gegenüber Empfehlungen) entsprechend als "abgearbeitet" zu markieren bzw. zu kategorisieren.

Wie macht ihr das?

Danke schonmal für eure Meinungen =)
Hendrik

 

[MichaelH]

AW: Best Practice für den Zahlungsabgleich?

Wir machen alles manuell, nix automatisch, außer PayPal ... also ein Abgleich mit dem Kontoauszug der Banken.
Damit können wir dann die Daten aus der WAWI 1:1 für die FIBU verwenden.

 

[hhomann]

AW: Best Practice für den Zahlungsabgleich?

Was heißt denn da manuell? CSV Import? Welche Bankingsoftware verwendest du?

 

[MichaelH]

AW: Best Practice für den Zahlungsabgleich?

Wir liefern ca. 50% auf Rechnung.
PDF der Bank aufrufen und manuell in die WAWI einbuchen, Zeile für Zeile, nix CSV import.
Wir haben 3 Banken, jede ist anders mit CSV und Abgleichdaten sie sie liefern.

Massenabgleich hat auch seine Problemchen und die Suche braucht dann auch seine Zeit, also ich sehe nicht unbedingt einen Vorteil darin.

 

[XYZ]

AW: Best Practice für den Zahlungsabgleich?

aber mich würde interessieren, wie ihr das derzeit macht? Exportiert ihr manuell aus dem Bankingprogramm heraus eine CSV, lest die ein und weist die Zahlungen dann über die Zahlungszuordnung ein?

Nicht manuell, ich kann bei meiner Bankingsoftware ALF-BanCo einstellen, dass immer beim Schließen der Software eine oder mehrere fest vordefinierte Umsatzdateien in Ordner X exportiert werden, welche ich dann über den WaWi-Zahlungsabgleich verarbeite. Treffer grün, warscheinliche Treffer lila (Nachkontrolle nötig), lila auch bei Aufträgen mit bereits teilgesetzter Zahlung. Wichtig ist, dass Ihr wirklich einzigartige Verwendungszwecke angebt, also nicht etwa "Verwendungszweck: 12345", sondern "Verwendungszweck: XY-12345-2016"

Bei uns dauert das ca. 30 Minuten täglich für ca. 25-30 Zahlungen und kostet extrem viele nerven, da die Suche schlecht funktioniert und Zahlungen überhaupt nicht zugeordnet werden, wenn zuvor die Zahlung manuell gesetzt wurde, etwa, weil ein Kunde einen Zahlungsbeleg geschickt hat.

Dann macht Ihr irgendwas falsch. Bei mir dauert der Vorgang samt Login in die Bankingsoftware, Kontenabruf und einlesen der Exportdatei in die WaWi max. 2min, die sollte jeder auch noch so gestresste Shopbetreiber ein paar Mal am Tag haben. Wenn Kunden jedoch statt des extra explizit geforderten Verwendungszwecks lieber nochmal die komplette Bestellung oder ihren Lebenslauf in den Betreff schreiben, weil sie denken, dem Shopbetreiber damit etwas besonders Gutes zu tun und die Zuordnung zu erleichtern und/oder den Betrag auf-/abrunden und/oder eine ganz andere Person überwiesen hat, dann ist immer manuelle Zuordnung angesagt.

Oder gibt es hier ein besseres Verfahren? Überlege, ob es nicht sinnvoller ist, die Zahlungen alle manuell zu setzen (oder die Sendungen sonst irgendwie zum Versand freizugeben) und die Zahlungen im Banking-Programm (bin hier auch offen gegenüber Empfehlungen) entsprechend als "abgearbeitet" zu markieren bzw. zu kategorisieren.

Verbesserungswürdig wäre lediglich, dass endlich mal ein fester Pfad zur Umsatzdatei hinterlegt werden kann und eine feste Vorlage, so das man hier nicht jedes Mal erst alles neu anklickern muss.


Zahlungen manuell zu setzen, ist wesentlich fehleranfälliger, zumal man beim automatischen Abglöeich, mit geübtem Auge, sofort erkennt, wo es noch Probleme gibt, bspw. da ist ein Umsatz dazwischen, für den es keinen Treffer gibt und da muss man halt nochmal extra schauen, oftmals ist es dann ein Zahlendreher im VWZ oder ein Rechtschreibfehler im Namen, über die manuelle Suchfunktion im Zahlungsabgleich ist sowas dann auch schnell zugeordnet.