Gelöst Bei Rechnungsdruck Formular drucken

[steffen0377]

Hallo!

Ich versuche mich gerade an einem Workflow, für den ich keine Lösung finde.

Bei den Kunden habe ich ein paar eigene Felder eingefügt, unter anderem "Rechnung per E-Mail", "Rechnungs-E-Mail-Adresse" und "SEPA verschickt".
Ziel soll folgendes sein:
Allen Kunden, die die Rechnung noch in Papierform erhalten, soll ein Schreiben beigelegt werden, in dem die Möglichkeiten angeboten werden, Rechnungen in Zukunft per E-Mail zu verschicken und die Rechnungen per SEPA einzuziehen.

Was funktioniert?:
Ich habe einen Workflow erstellt: Rechnung erstellt wird, dann Wenn Haken "Kunde Rechnung per E-Mail" gesetzt, dann speichere Rechnung unter Pfad\Rechnungsnummer.pdf, sende E-Mail an "Kunde Rechnung-Mailadresse" + CC an uns mit Rechnungsdatei im Anhang, dann lösche Rechnungsdatei.
Ich habe in den Druck/.... vorlagen unter Kundennachricht eine Vorlage "Lastschrift-Einwilligung" angelegt, die ich dann händisch über Kunde -> Nachricht ausdrucken kann. Funktioniert.

Wo hakt es?
Wenn ich einen Workflow anlege, kann ich leider nicht auf Nachrichtenvorlagen zugreifen. Soll eigentlich so funktionieren:
Wenn Rechnung erstellt, dann wenn "Ausgabe=Druck" und "SEPA verschickt"=false, dann erstelle Lastschrift-Einwilligung, drucke diese, setzte Haken "SEPA-verschickt". Zusätzlich noch ein Anschreiben mit auszudrucken nach dem Motto "Sehr geehrter Kunde, ...möchten Sie auf die Möglichkeit...... füllen Sie aus und senden an...." sollte dann ja das kleinste Problem, weil das selbe Vorgehen wie bei der Lastschrift-Einwilligung. Nur wie realisieren?

Leider finde ich im Workflow "Rechnungen" keine Möglichkeit, auf Elemente von Nachrichten zuzugreifen.

Gruß
Steffen

 

[Thomas_T]

Das kann so gar nicht klappen, weil es ja nicht mal den Trigger gibt "wenn Rechnung gedruckt wird". Ich würde das ganze mit Textblöcken (z.B. inkl. Seitenumbruch) in der Rechnungsvorlage realisieren, die abhängig von den gesetzten Variablen angezeigt oder ausgeblendet werden.

 

[steffen0377]

Hallo Thomas,

es kann insofern klappen, das ich das Feld "Kunde Rechnung per Email" abfrage. Wir haben nur Kunden, die die Rechnung entweder per E-Mail oder per Post, also gedruckt bekommen (Fax ist ja fast ausgestorben). Also ist ein "Kunde Rechnung per E-Mail"=false einem "Kunde Rechnung gedruckt"=true gleichzusetzen. Jetzt fehlt also nur die Möglichkeit, aus dem Workflow heraus Briefe zu erstellen. Aber ich befürchte, ich muss mein Rechnungsformular umbauen, dass da noch eine Seite ohne Briefpapier gedruckt wird, auf der dann das SEPA-Mandat ist. Ich würde es nur gerne vermeiden, immer gleich das Rechnungsformular anzupassen, wenn ich dem Kunden zusammen mit der Rechnung automatisch eine Nachricht zukommen lassen möchte. Zumal diese zusätzliche Seite dann ja auch in der Seitenzählung mit berücksichtigt wird und dann unter anderem Die Rechnung aus Seite 1 von 3, Seite 2 von 3 besteht und dann das SEPA-Mandat (oder jede andere Nachricht, die man beilegen möchte, dann vielleicht auch mal per E-Mail) ist dann Seite 3 von 3. Ich denke mal, dann muss dieses Mandat mit den Rechnungen abgeheftet werden, da es dann ja laut Seitenzählung mit dazugehört und eine Buchprüfung über die fehlende Seite bei der Rechnung stolpern könnte (denke ich mal, stecke da nicht so tief drin).

Gruß
Steffen

 

[steffen0377]

So, hab es nach langem Testen (fast) zufriedenstellend hinbekommen

Ich habe jetzt einfach mal Rechnungsformulare dafür missbraucht. Soll heißen, ich habe 2 zusätzliche Rechnungsformulare angelegt. Wer sagt denn, das Rechnungsformulare nur für Rechnungen sein müssen?

Jetzt habe ich den Workflow so erstellt, dass nach dem Erstellen der Rechnung diese Rechnung auf den unterschiedlichen Vorlagen gedruckt werden (oder entsprechend die PDFs generiert und per E-Mail verschickt).

Der Workflow sieht zum Beispiel so aus:


Es funktioniert. Zumindest der Druck-Workflow, der Rest muss sich noch zeigen, wird aber bei Bedarf noch nachjustiert.

2 Dinge sind mir aber noch aufgefallen:

- Wenn ich die Bedingung setze "....Kunde Rechnung per Mail" Gleich false, dann sagt der Workflow-Simulant, das die Bedingung nicht zutrifft. So wie oben zu sehen ("....Kunde Rechnung per Mail" Ungleich true) führen aber zum gewünschten Ergebnis.

- Aktuell wird die Rechnung im Anschluss an den Workflow noch einmal gedruckt, obwohl die Rechnung definitiv nicht manuell gedruckt wurde (auch kein Haken bei "Ausgabe" beim erstellen der Rechnung). Werden die Workflows denn trotzdem weiter abgearbeitet? Bei diesem Workflow wird ja als letzte Aktion der Wert des Feldes gesetzt, um nicht jedes Mal das SEPA-Mandat mitzuschicken. Und dann scheinbar der Workflow "Rechnungen_Druck" auch noch mit abgearbeitet, weil die Bedingungen dort jetzt ja wahr sind...



Gruß
Steffen

 

[gnarx]

Hmmh warum so umständlich wir realisieren so etwas über Kundengruppen. Da kann man dann in den Vorlagen auswählen welche Gruppe welche Mail bzw. Vorlage erhalten soll,

 

[steffen0377]

Weil ich es nicht besser weiß
Ich bin Techniker und habe mich lange Zeit nicht so viel um diesen vertrieblichen Kram gekümmert. Jetzt arbeite ich mich gezwungenermaßen langsam in diese Materie ein (und finde sogar Gefallen an der Einrichtung ). Aber ich habe hier manchmal andere Herangehensweisen an die Probleme als von den Entwicklern vorgesehen...🤷‍♂️

Wie gruppierst du denn deine Kunden? Ich sortiere sie mir vielleicht noch nach "B2C", "Bildung", "B2B" usw. Vielleicht auch nach "Transportgewerbe", Handel", "Arzt" usw.
Eigentlich bekommen alle dieselben Vorlagen (ausser vielleicht "B2C" wegen Preise in Brutto), aber trotzdem sollen diese zum Beispiel das SEPA-Formular nur einmal unaufgefordert zugeschickt bekommen, deshalb das eigene Feld "SEPA verschickt". Ich kann es ja später noch einmal senden, wenn man im Gespräch darauf kommt. Aber bei einigen erledigt sich das ja durch das Zusenden schon. Um es nicht doppelt zu senden, müsste ich den Kunden dann ja im Anschluss in eine andere Kundenkategorie verschieben. Selbst die Versandart ist ja bei meiner Gruppierung innerhalb der Gruppen unterschiedlich. Arzt A möchte per Mail, Arzt B besteht auf Papier...

 

[gnarx]

Bei einem Kunden mache ich das so:



Um nicht zu viele Vorlagen zu haben haben ich in den Mailvorlagen if Abfragen nach der Kundengruppe drinne und gebe so verschiedene Texte usw. aus.