Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

Christian|PCE

Gut bekanntes Mitglied
31. August 2014
111
7
Hallo zusammen,

ich hoffe das passt in diesen Bereich des Forums. Ich nutze JTL seit Ende 2014 und komme damit bestens klar, seit Mai 2015 nutze ich auch die Möglichkeit mit JTL bei eBay zu verkaufen.
Eine kurze Vorstellung:

Ich bin 31 Jahre alt und habe mich im März 2012 auf die Bühne der selbstständigen gewagt. Ich bin gelernter Bürokaufmann, habe aber in dem Autohaus wo ich meine Ausbildung machte schon ab dem 2. Lehrjahr einen Großteil der EDV für den Stammsitz und die sieben Zweigstellen übernommen, später dann noch "nebenher" die Organisation einer neu gebauten Lackiererei mit Karosserie. Leider wollte mich dann der Bund noch haben, obwohl ich fast 25 war, also machte ich Zivildienst, verlor danach aber meine Stelle weil das was ich machte natürlich jemand fortführen musste (ein sehr ungutes Gefühl seinen eigenen Nachfolger auch noch anlernen zu müssen...). Lange Rede kurzer Sinn, es folgte nach dem Zivildienst eine kurze Zeit in der ich leider keinen Job hatte, und dann eine Tätigkeit in einem örtlichen Mineralölunternehmen. Dort sagte ich dann 2012 auf wiedersehen, und machte mich selbstständig mit der Idee, Computer/Laptops von Firmen- und Privatleuten vor Ort zu reparieren bzw. deren Probleme zu lösen. In unserem Ort gibt es zwar einen PC-Service, dessen Ruf ist jedoch eher schlecht und in einem Ort mit nur knapp 14.000 Einwohnern spricht sich sowas schneller rum als man denkt. Um auch hier ein wenig abzukürzen: Der Anfang war okay, aber es ging merklich bergauf als ich erste Firmenkunden begrüßen durfte, die hier im Ort gut vernetzt sind und es sich dann rumsprach. Mittlerweile lebe ich davon ganz gut, verkaufe zusätzlich noch auf eBay und habe ein paar andere Schwerpunkte neben dem eigentlichen PC Geschäft aufbauen können.

Ganz zu Beginn setzte ich auf eine kostenlose Warenwirtschaft, mir fällt der Name gerade nicht ein, es war ein blaues Icon unterteilt in vier Bereiche, ich glaube ein Stift o. ä. war abgebildet. Das war okay, aber nicht sehr flexibel. Dann habe ich, im Nachhinein betrachtet, den größten Fehler gemacht: Lexware. Heute kann man mich damit wirklich jagen. Zu JTL kam ich dann durch Zufall, ich hatte einen Onlineshop der auf ModifiedShop aufgebaut war, und mir ging es auf den Keks das ich im Grunde alle Artikel per Hand anlegen musste, weil ich keine vernünftigen Exports hinbekam. Also suchte ich dort im Forum, und wurde auf JTL aufmerksam. Seitdem bin ich was die Warenwirtschaft und vor allem die Anbindung an eBay betrifft, ein sorgloser und glücklicher Mensch.

Da ich ständig versuche Abläufe zu optimieren und als noch junger Unternehmer viel lernen muss, interessiert mich immer wie andere arbeiten. Ich bin wie folgt aufgestellt:

- Microsoft Business Premium mit Sharepoint, darin verwalte ich alles was täglich anfällt, habe Dokumentenbibliotheken für Kunden etc. angelegt und kann auch von überall darauf zugreifen, da ich die Sachen bei Microsoft hosten lasse. Ich glaube das kostet im Jahr ca. 160 Euro inkl. 5 Lizenzen für das Office Paket, deutlich günstiger jedenfalls als einen eigenen Server zu betreiben.

- Ein kleiner vServer mit einer 125 GB SSD und ebenso viel Backup Platz, 2 GB RAM garantiert, 4 GB zusätzlich dynamisch, 500 MBit Anbindung und 2 vCores von einem AMD schlagmichtot. Nichts atemberaubendes, aber ausreichend, kostet auch nciht die Welt, die ersten 5 Monate 3,99 und danach 7,99 oder 8,99 Euro. Es läuft Windows 2012 Server darauf, und dort "hoste" ich mein JTL. Zusätzlich liegt dort auch mein ecoDMS Dokumentensystem und ich betreibe von dort meinen Mailserver (hMailserver).

- Eine OwnCloud mit 75 GB Platz, diese wird genutzt für die täglichen Backups die der vServer anlegt von JTL, dem Mailserver und dem ecoDMS.

- Ein kleines NAS System mit zwei Festplatten, auf die ich eben jene Backups noch mal spiegle und ein paar private Daten ablege

- Zwei externe Festplatten die wechselweise ebenfalls die ganzen Backups und privaten Daten mitsichern und dann entsprechend verwahrt werden

- Für die Buchhaltung nutze ich die freie Version von MonkeyOffice, falls es jemandem ein Begriff ist hier

Das wären so die Rahmenbedingungen wie ich mich aufgestellt habe. Der Vorteil ist, ich benötige um arbeiten zu können nur einen Internetzugang und bin ansonsten unabhängig. Zusätzlich halten sich meine laufenden Kosten in einem gut überschaubaren Rahmen und fressen mich nicht auf. Dennoch gibt es ein paar Punkte, an denen ich mich noch schwer tue. Ich strebe ein papierloses Büro an, allerdings hält mich die Buchhaltung davon ab. Ich archiviere durch die Bank weg erst einmal alles in meinem ecoDMS, die Rechnungen die ich schreibe hefte ich aber noch mal zusätzlich in Ordnern ab (genau wie die Eingangsrechnungen), da ich immer fünf Meinungen bekomme wenn ich vier Leute frage, ob ich die Dokumente nach dem archivieren nun vernichten darf oder nicht. Wie handhabt ihr das?

Ein weiterer Punkt, bei dem ich einfach noch keine gescheite Lösung gefunden habe betrifft den Artikeleinkauf, bzw. eher die Pflege von Artikeln. Ich habe drei Großhändler an der Hand, wo ich PCs, Notebooks, etc. so konfigurieren kann, wie ich sie brauche. Die Endmontage findet dann hier bei mir statt (Ausnahme Notebooks), also ich kaufe sehr viele Einzelteile ein, die ich vielleicht im Jahr auch nur 2-3 mal benötige da viele Leute andere Anforderungen haben und die PCs somit immer variieren. Ich setze immer jeden Artikel einzeln auf die Rechnung, dazu die Seriennummer, damit ich bei Reklamationen feststellen kann, ob das Teil nicht einfach getauscht wurde. Ich muss nun also für jeden Klimbim einen Artikel einpflegen, klar, so Dinge wie Festplatten oder RAM braucht man oft und dann auch die selben Modelle, aber gerade Sachen wie Grafikkarten, Mainboards, CPUs etc. wo einfach viel Bewegung auf dem Markt ist, lege ich an, und brauche sie teilweise nur für eine einzige Rechnung. Ich könnte jetzt Excel Listen bekommen von meinen Großhändlern, allerdings ist da immer deren kompletter Bestand drin, und da es sich um sehr große Händler handelt, würde dies meine Artikeldatenbank ins unermessliche aufblähen.
Schreibt ihr die Artikel einfach als Freiposition auf die Rechnungen, oder wie geht ihr vor? Ich suche einfach nach Ideen und Möglichkeiten, weil mir diese Sache wirklich Kopfschmerzen bereitet und ich entweder den Wald vor lauter Bäumen nicht sehe, oder mich einfach zu kompliziert anstelle :)

eBay hingegen läuft fantastisch, einfach auf ausliefern klicken, dann fliegt das frankierte Adressetikett aus dem Labeldrucker, aus dem Laserdrucker die Rechnung mit AGB und der Lieferschein - perfekter dürfte es kaum möglich sein. Die Kunden freuts, der schnelle Versand wird immer wieder hervorgehoben in den Bewertungen.

So, also wer bis hier hin durchgehalten hat, vielen Dank :) Vielleicht mag ja der ein oder andere was dazu schreiben, ich möchte jetzt keine Anleitungen in Form von du musst das so oder so machen, aber vielleicht einfach ein paar Anregungen oder Tipps. Wie gesagt, ich muss noch immer viel lernen und werde sicher auch noch Fehler machen, aber ich glaube ich bin ganz okay unterwegs und habe nun sogar schon zwei von meinen Kunden von JTL überzeugen können. Dadurch lerne ich auch Punkte im Programm kennen, mit denen ich persönlich zum Beispiel gar nicht arbeite. Man wird nicht dümmer :)

Viele Grüße & danke fürs lesen

Christian
 

KathiLe

Sehr aktives Mitglied
31. August 2009
2.899
8
AW: Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

die Rechnungen die ich schreibe hefte ich aber noch mal zusätzlich in Ordnern ab (genau wie die Eingangsrechnungen), da ich immer fünf Meinungen bekomme wenn ich vier Leute frage, ob ich die Dokumente nach dem archivieren nun vernichten darf oder nicht.
Zumindest zu diesem Punkt kann ich Hilfestellung leisten: Gedruckte Ausgangsrechnungen habe ich bereits vor ca. 10 Jahren abgeschafft: Ich habe damals mein Finanzamt angeschrieben und um Bestätigung gebeten, Rechnungen als PDF abgespeichert archivieren zu können. Genehmigung kam und ich war jährlich 15-20 Ordner los ;)
Seitdem versende ich nur noch die Rechnung per Email gemeinsam mit der Versandbestätigung.
 
  • Gefällt mir
Reaktionen: zhelyde

Christian|PCE

Gut bekanntes Mitglied
31. August 2014
111
7
AW: Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

Hallo KathiLe,

manchmal können Sachen so einfach sein :) Danke für die Idee, einfach mal das Finanzamt anzuschreiben und es sich schriftlich geben zu lassen - hätte ich auch mal drauf kommen können! Ist notiert und wird im Laufe der Woche erledigt, danke dir! Hat sich schon gelohnt das Thema zu schreiben :)
 

ekpegleg

Gut bekanntes Mitglied
20. April 2016
108
10
Berlin
AW: Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

Hi ,

ich bin relativ neu im Bereich von JTL unterwegs und bräuchte ein paar Infos zum vServer wo Windows Server 2012 drauf läuft.
Wie zufrieden bist du mit dem Hoster und welcher ist es?

Gruss Enrico
 

Christian|PCE

Gut bekanntes Mitglied
31. August 2014
111
7
AW: Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

Hi Enrico,

sofern man das hier erwähnen darf: Ich habe den von Webtropia, den vServer S mit SSD Option, siehe: https://www.webtropia.com/de/vserver/vergleich.html
Reicht für JTL locker aus, sofern man keine riesen Onlineshops betreibt mit tausenden von Artikeln. Die Windows Lizenz ist mit dabei, es gab einen Ausfall bislang, der ging eine ganze Nacht durch, weil die Server-Cluster evakuiert werden mussten, da war wohl was größeres im Rechenzentrum im Eimer, aber ansonsten macht das Ding was es soll: Laufen. Kann nichts schlechts berichten. Man muss halt sehen das es einfach ein kleiner vServer ist, für größere Dinge sind die sicherlich ungeeignet.

Gruß, Christian
 

wawi-dl

Sehr aktives Mitglied
29. April 2008
6.296
691
AW: Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

Zumindest zu diesem Punkt kann ich Hilfestellung leisten: Gedruckte Ausgangsrechnungen habe ich bereits vor ca. 10 Jahren abgeschafft: Ich habe damals mein Finanzamt angeschrieben und um Bestätigung gebeten, Rechnungen als PDF abgespeichert archivieren zu können. Genehmigung kam und ich war jährlich 15-20 Ordner los ;)
Seitdem versende ich nur noch die Rechnung per Email gemeinsam mit der Versandbestätigung.

Ist hier eine schriftliche Genehmigung eigentlich zwingend erforderlich?
 

Christian|PCE

Gut bekanntes Mitglied
31. August 2014
111
7
AW: Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

Das Finanzamt hat sich gemeldet, es gibt keine Möglichkeit die Sachen abzulegen die bislang 100%ig ist, habe ein ca. 25-seitiges Rückschreiben bekommen. Das Anschreiben mit der kurzen Erklärung dazu, kann ich gerne mal einscannen.

EDIT:
Hier sind die Seiten:
http://www.pc-exakt.de/files/seite1.jpg
http://www.pc-exakt.de/files/seite2.jpg
 

KathiLe

Sehr aktives Mitglied
31. August 2009
2.899
8
AW: Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

Aber jetzt mal ehrlich:
WENN es zu einer Betriebsprüfung kommt und der Prüfer dann AUSGEDRUCKTE Rechnungen sehen will, dann muss man das halt nachholen. Du kannst dann deinen PDF-Ordner rauskramen und den guten Mann/Frau fragen, ob du tatsächlich jetzt Tausende Rechnungen drucken sollst ...

Letzten Endes ist es ja egal, ob du die Rechnungen jetzt ausdruckst oder 3 Jahre später ;)
 

KathiLe

Sehr aktives Mitglied
31. August 2009
2.899
8
AW: Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

EDIT:
Außerdem können die doch viel eher abgespeicherte PDF's durchsuchen als Papierstapel ;)
 

Christian|PCE

Gut bekanntes Mitglied
31. August 2014
111
7
AW: Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

Es geht ja vorrangig um die Ablage der originalen Eingangsrechnungen ;) Ich habe keine Lust mich mit dem FA anzulegen so lange es keine passende Regelung gibt und alles auf hätte, wäre und könnte basiert ;)
 

Christian|PCE

Gut bekanntes Mitglied
31. August 2014
111
7
AW: Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

Bei denen stehts nicht wirklich zur Debatte...
 

MichaelH

Sehr aktives Mitglied
17. November 2008
14.242
1.810
AW: Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

Bei denen stehts nicht wirklich zur Debatte...

So hatte die Debatte aber begonnen ... bei ER hast DU das Original in Händen und solltest es nicht vernichten, ganz einfach, daher auch die Stellungnahme vom FA dazu.
Bei AR hast du selber nur eine Kopie und dein Kunde das Original.
 
  • Gefällt mir
Reaktionen: freshmint

Christian|PCE

Gut bekanntes Mitglied
31. August 2014
111
7
AW: Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

So hatte die Debatte aber begonnen ... bei ER hast DU das Original in Händen und solltest es nicht vernichten, ganz einfach, daher auch die Stellungnahme vom FA dazu.
Bei AR hast du selber nur eine Kopie und dein Kunde das Original.
Dann hast du es nicht verstanden, ich habe gefragt was nach dem Archivieren passiert, und damit meine ich die Eingangsrechnungen. Die Stellungnnahme bezieht sich sowohl auf das eine, als auch das andere. Also immer ganz ruhig bleiben. Ich wollte bei Eingangsrechnungen das Original vernichten nachdem es archiviert wurde, bei Ausgangsrechnungen sehe ich nicht das große Problem aus bereits erwähnten Gründen. Steht ja in der Antwort vom FA auch noch explizit drin, dass ein ok zur "Vernichtung sämtlicher Originale" nicht erteilt werden kann. Somit sollte klar sein wonach ich gefragt habe, oder?
 

MichaelH

Sehr aktives Mitglied
17. November 2008
14.242
1.810
AW: Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

Na denn, ist ja alles wunderbar.
 

Christian|PCE

Gut bekanntes Mitglied
31. August 2014
111
7
AW: Wie arbeitet ihr? / Kurze Vorstellung von mir / Anregungen zu Abläufen gesucht

Leider nicht, man muss den Krempel ja wieter aufbewahren weil sie wieder keiner einig wird :D
 
Ähnliche Themen
Titel Forum Antworten Datum
Produktdaten sind online - Wie jetzt aus JTL Angebotsdaten erstellen? kaufland.de - Anbindung (SCX) 0
Neu Wie Auftragsstatus ändern von "ohne Versand abgeschlossen" auf "Abgeschlossen"? Arbeitsabläufe in JTL-Wawi 1
Neu Wie rufe ich Artikelbilder aus der Wawi im PowerBI Report Builder ab? User helfen Usern - Fragen zu JTL-Wawi 2
Neu Google-Export: wie Artikel als Kind- oder Vaterartikel markieren? Plugins für JTL-Shop 0
Neu Wie Attribute/Merkmale eines Artikels abfragen? Schnittstellen Import / Export 0
Neu Datev Debitoren Export - Wie export man Stammdaten zu den Bewegungsdaten User helfen Usern - Fragen zu JTL-Wawi 0
Wichtig! Wie kann ich bei ABOs die VKs und EKs überwachen / aktualisieren? JTL-Wawi 1.9 9
Neu Wie kann man Produkte im Woocommerce über JTL auf "Entwurf" setzen? User helfen Usern - Fragen zu JTL-Wawi 1
Neu Wie Amazon FBA Businesspreise via eA übertragen Amazon-Anbindung - Fehler und Bugs 1
Wie wird der Sonderpreis auf die Kindartikel übertragen? JTL-Wawi 1.9 4
Neu Dot Liquid -wie 2 Befehle verknüpfen- User helfen Usern - Fragen zu JTL-Wawi 8
In Diskussion Wie lässt sich ein Freiposition im Auftrag per Workflow löschen? JTL-Workflows - Fehler und Bugs 4
Beantwortet "PDFs direkt an Rechnung speichern" . .. kann mir hier jemand sagen wo, oder wie die abgelegt werden? User helfen Usern - Fragen zu JTL-Wawi 2
Neu Wie benutzt man einen Artikelzustand ohne Bestandsführung? Arbeitsabläufe in JTL-Wawi 2
Wawi-Version wurde geändert, sollte nicht sein... Wie komme ich zurück? JTL-Wawi 1.9 1
Rechnungsformular wie USt.ID.Nr. des Kunden mit einbinden JTL-Wawi 1.9 1
Artikel bekommt neue EAN - Wie mit Produktgenerationen umgehen? JTL-Wawi 1.9 0
Neu Wie legt man eine Freiposition in den Warenkorb? Technische Fragen zu Plugins und Templates 13
Neu Wie kann man den Preis eines Artikels beim in den Warenkorb legen verändern? Technische Fragen zu Plugins und Templates 3
Neu Paket ins Ausland kommt zurück - wie macht Ihr das denn mit den zweiten Versandkosten? User helfen Usern - Fragen zu JTL-Wawi 3
Gelöst Umstieg von LS-POS auf JTL-POS wie TSE übernehmen? Einrichtung / Updates von JTL-POS 0
Neu Kauf Ihres Lagerbestands durch Amazon für den weltweiten Verkauf - Wie Abbildung in JTL? Betrieb / Pflege von JTL-Shop 0
Neu Ebay hat alle Artikel beendet --> wie & wo Wiedereinstellen? eBay-Anbindung - Fehler und Bugs 0
Neu UK, USA, FR, CA Adressen. hausnummer vor dem Straßennamen. Wie einrichten? Allgemeine Fragen zu JTL-Shop 0
Neu Die wichtigsten Shopify/JTL-Wawi Tipps für Anfänger (wie mich) Shopify-Connector 11
Neu GPSR Adressdaten: Warum wie löscht man das Bundesland? JTL-Wawi - Fehler und Bugs 1
Neu Preise der Variationen über Ameise anpassen, aber wie ? JTL-Ameise - Ideen, Lob und Kritik 3
Greyhound Anbindung, wie? JTL-Wawi 1.9 1
Kanalspezifischer Beschreibungsupload via Ameise, aber wie? JTL-Wawi 1.9 1
Neu Umsatzsteuer ID's - wie in JTL zu integrieren? User helfen Usern - Fragen zu JTL-Wawi 0
Neu Wie Kunden löschen, der noch nie bestellt hat? User helfen Usern - Fragen zu JTL-Wawi 2
Abholung / Pickup Wie in WMS umsetzen? JTL-Wawi 1.9 2
Neu Spam Neukundenanmeldungen. Wie dagegen vorgehen? Allgemeine Fragen zu JTL-Shop 22
Wie Skonto nachträglich berücksichtigen? JTL-Wawi 1.9 4
Neu Neuen ähnlichen Artikel direkt aus Auftrag - wie erstellen? User helfen Usern - Fragen zu JTL-Wawi 3
Neu Skonto-Abzug trotz PayPal-Zahlung – Wie können wir das verhindern? User helfen Usern - Fragen zu JTL-Wawi 0
Neu Neues Lager, Artikel sind angelegt, Bestände auf 0, wie pflege ich jetzt die Bestände korrekt ein ? User helfen Usern - Fragen zu JTL-Wawi 6
Neu JTL Connector erzeugt auf diversen Seiten wie etwa dem Warenkorb einen Bad Gateway 502 nach Update zu Woocommerce Version 9.4.3 WooCommerce-Connector 0
Wie überträgt man final die GPSR Daten an Kaufland? kaufland.de - Anbindung (SCX) 4
Neu Ab gewisser Bon-Summe einen Artikel kostenfrei dazu. Wie? Fragen rund um LS-POS 0
Neu Kennt ihr gute IPTV Anbieter ? Ausland Anbieter ? Smalltalk 2

Ähnliche Themen