Neu Verkauf - Aufträge: Löschen vs. Stornieren

[Markus Hütz]

Hallo zusammen,

wie Ihr sicher wisst können Rechnungen ab JTL-Wawi 1.6 nicht mehr gelöscht werden. Diese müssen storniert werden.

Bei den ganzen Überlegungen zu den dafür notwendigen Prozessen und Vorgängen (Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Rechnungskorrektur, ...) hat sich mir folgende Frage gestellt:

Wieso will ich als Händler einen Auftrag löschen, wenn ich diesen stornieren kann?

Hab Ihr zu dem Thema Anwendungsfälle für mich? Ich wäre in der Tat eher derjenige der einen Auftrag storniert anstelle diesen zu löschen.

Danke schonmal für Eure Rückmeldungen.


Gruß,
Markus

 

[waagenwelt]

Testaufträge, die - aus welchem Grund auch immer - nicht in der Testumgebung getestet werden können.

 

[apalusa]

Persönlich bin ich absolut kein Fan davon etwas zu löschen das eine fortlaufende Nummer hat, also selbst wenn es einmal Testbestellungen oder sonstiges gibt, würden wir diese einfach stornieren und die Details dazu, was die Bestellung war bzw. wofür sie gedient hat werden unter "Sonstiges" hinterlegt. So ist die Bestellung effektiv trotzdem "gelöscht" bzw. aus dem Sinn und es kommt aber bei Missverständnissen oder sonstigem in der Zukunft nicht einmal zu der Frage "wieso fehlt hier eine Nummer? Was genau ist damals damit passiert?".

Zugegeben, bisher hatten wir einen solchen Fall im Bezug auf Bestellungen noch nie, aber solange man nicht hunderte Testbestellungen jeden Monat durchführt, sehe ich keinen Grund wieso das stornieren nicht ausreichen würde.
So zumindest meine persönliche Ansicht zu dem Thema.

 

[Markus Hütz]

Testaufträge, die - aus welchem Grund auch immer - nicht in der Testumgebung getestet werden können.

Danke. Was spricht denn in deinem Fall gegen ein Storno?

 

[waagenwelt]

Die Statistik. Ich ziehe übrigens Stornieren nach Möglichkeit auch vor.

 

[bigloopfan]

Die Statistik. Ich ziehe übrigens Stornieren nach Möglichkeit auch vor.

Wir auch

 

[MichaelH]

Ja, bei uns wird ein Testauftrag auch storniert und bekommt einen Text dazu damit klar ist warum der storniert wurde.

Du sprichst aber von Rechnungen ?

 

[NewBuy]

Ich sehe es auch so, ein Storno ist immer vorzuziehen.
Wichtig wäre mir aber dabei, dass es ein "muss" ist einen Stornogrund anzugeben, Ideal über eine Auswahlfenster, Ähnlich wie bei Amazon.

 

[Rektor]

Wieso will ich als Händler einen Auftrag löschen, wenn ich diesen stornieren kann?

Das eine Rechnung nicht gelöscht werden kann ist sicherlich der einzig richtige Weg.
Bei einem Auftrag allerdings, sollte das löschen oder stornieren in Abhängigkeit vom Zahlungseingang stehen.
Wenn der Auftrag bereits bezahlt ist, muss zwingend eine Rechnung erstellt werden, dann eine Rechnungskorrektur durchgeführt werden.
Bei einem unbezahlten Auftrag spricht wohl nichts gegen eine Löschung, wenn da nicht folgende Nachteile entstehen würden.

Allerdings hat man bei einer Löschung keine entsprechende Kundenhistorie.
Für uns stellte sich nie die Frage, ob gelöscht oder storniert wird, ganz klar stornieren.
Wir hatten es bereits öfter, das wochenlang nicht bezahlt wurde, also wird der Auftrag storniert. Dann zahlt der Kunde doch noch und wir heben die Stornierung einfach auf. Wenn der Auftrag vorher gelöscht wird, ist es mit Aufwand verbunden, die Bestellung nachzuvollziehen.

 

[SebiW]

Wieso will ich als Händler einen Auftrag löschen, wenn ich diesen stornieren kann?

Fehlerkorrektur. Bspw bei der Anbindung von Drittsystemen, insbesondere bei der Ersteinrichtung.
Beispiel aus der Praxis: Wir importieren Aufträge via csv, führend als Auftragsnummer ist diejenige des Drittsystems. Kommt es hier zu einem Fehler möchte ich den Auftrag löschen und erneut korrigiert mit gleicher Nummer importieren können. Fehlerquellen gibt es genug.

Anderes Beispiel sind Testaufträge, Platzhalteraufträge. Auch kann man Aufträge bequem nutzen um für eine gewisse Zeitspanne eine Menge X Ware intern zu reservieren.
Desweiteren nutzen wir das Drittanbietertool Victor zur Produktion. Hier werden Aufträge für die interne Produktion angelegt. Wir haben vieler solcher Aufträge ohne buchhalterische Relevanz.

Stornierte Aufträge dieser Art gehen dennoch in Suchen ein, vergrößern die DB unnötig und verschlechtern damit die Gesamtperformance der Wawi unnötig. Warum sollte man solchen Datenmüll aufheben?

 

[Markus Hütz]

Hallo zusammen,

klingt für mich so als wäre das "Löschen" überflüssig, sofern man Stornierungen ordentlich begründen, filtern und auswerten (bzw. bei Auswertungen nicht berücksichtigen) kann.

Danke schonmal

 

[SebiW]

Hallo zusammen,

klingt für mich so als wäre das "Löschen" überflüssig, sofern man Stornierungen ordentlich begründen, filtern und auswerten (bzw. bei Auswertungen nicht berücksichtigen) kann.

Danke schonmal

Wenn Ihr das Löschen entfernt ist die Anbindung unseres Shopsystems via Ameisenimport in Zukunft nicht mehr möglich.
Ihr nehmt damit jegliche Möglichkeit der einfachen Fehlerbehebung bei der Anbindung jedes Drittsystems.
Das Entfernen des Löschens wäre für uns eine absolute Katastrophe.

 

[BeniF]

Ich bin auch fürs Löschen - und wenn man sowas irgendwie freischalten muss - der Admin sollte löschen können.

 

[waagenwelt]

klingt für mich so als wäre das "Löschen" überflüssig, sofern man Stornierungen ordentlich begründen, filtern und auswerten (bzw. bei Auswertungen nicht berücksichtigen) kann.

Nein, siehe oben. Dass ich stornieren vorziehe heißt nicht, das es immer sinnvoll ist.

 

[MichaelH]

Stimmt, sofern stornierte Aufträge in keiner Statistik aufauchen, ausgenommen man hakt etwas an damit sie berücksichtigt werden, ist das OK.

 

[Rektor]

klingt für mich so als wäre das "Löschen" überflüssig, sofern man Stornierungen ordentlich begründen, filtern und auswerten (bzw. bei Auswertungen nicht berücksichtigen) kann.

Vielleicht mal den Hintergrund beschreiben, weshalb man bei JTL den Weg zum Wegfall der Auftragslöschung gehen möchte.
Wie man hier liest, benötigen einige User diese Funktion doch noch weiterhin, egal aus welchen Gründen auch immer.

 

[Naturkostbar Schweiz]

Bei uns gibt es doppelte/mehrfache Bestellungen über den Webshop, weil der Zahlungvorgang bei einem Zahlungsanbieter teilweise nicht funktioniert.
(Wir haben die Option "Zahlung nach Bestellabschluss" im Shop so gesetzt das wir die Bestellung vor der Zahlung ins WaWi kriegen. Wir wollen lieber die Bestellung dopplet als gar nicht - darauf haben wir auch einen Workflow Trigger mit einer Zahlungserinnerungs Mail gesetzt)

Wir haben einen Multishop für die Entwicklung des Webshops - dort eröffnen wir Testaufträge

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Wir stornieren fast nie - wir löschen fast alles - aber nur der Admin - geben den Löschgrund an -> im WaWi Logbuch ersichtlich
Das machen wir auch im physischen Ordner so. Dort schreddern wir das Papier. Dort gibt es aber keinen Löschgrund.
Vorteile:
- Kleinere DB (bei uns in einem Jahr 500MB weniger gross)
- Bessere Übersicht für unseren Verkauf / auch im Webshopkonto des Kunden
- Bessere WaWi Performance da beim Kunden weniger Aufträge aufgerufen werden
- Insgesamt in jedem Bereich (Tabs: Kunde, Versand, Verkauf) aufgeräumter und schneller aufrufbar (es geht um ~100 millisekunden aber in der Summe schon spürbar)
- Statistik/ Ameise Exporte für den Chef einfacher
Nachteile:
- nicht vollständig rechtskonform
- nur durch den Admin nachvollziehbar

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Löschen sollte über die Rechtevergabe/Userverwaltung pro Fall definiert werden können.
Stornieren sollte der Standard sein, löschen die Ausnahme, dafür ist aber in die DB Wartung zu investieren. Eventuell auch in eine Option "Stornierte ausblenden" / Anzeige auf Tage beschränken = das die DB Abfrage effizienter macht analog Versand wo die Aufträge auf einem bestimmten Zeitraum festgelegt werden kann.

 

[Markus Hütz]

Vielleicht mal den Hintergrund beschreiben, weshalb man bei JTL den Weg zum Wegfall der Auftragslöschung gehen möchte.
Wie man hier liest, benötigen einige User diese Funktion doch noch weiterhin, egal aus welchen Gründen auch immer.

Ja die Gründe für das Löschen häufen sich leider. Wäre jetzt ehrlich gesagt davon ausgegangen, dass man das Löschen durch ein durchgedachtes Storno ersetzen könnte.

Danke auf jeden Fall schonmal für die Rückmeldungen, damit kann ich erstmal arbeiten

Schönes Wochenende.

Gruß

 

[Kaffee4You]

Aus buchhalterischen Gründen sind Rechnungen und andere Belege für eine vorgeschriebene Zeit zu archivieren.
Danach können sie gelöscht werden. Und damit auch die Kundendaten, denn deren Speicherung wird ja auch im Datenschutz als befristet angegeben.

Ich ging davon aus, dass ich nun alte Aufträge und zugehörige Belege inkl. Kundendaten aus der Wawi löschen könnte.
Geht das so nicht mehr?

 

[Manuel Pietzsch]

Aus buchhalterischen Gründen sind Rechnungen und andere Belege für eine vorgeschriebene Zeit zu archivieren.
Danach können sie gelöscht werden. Und damit auch die Kundendaten, denn deren Speicherung wird ja auch im Datenschutz als befristet angegeben.

Ich ging davon aus, dass ich nun alte Aufträge und zugehörige Belege inkl. Kundendaten aus der Wawi löschen könnte.
Geht das so nicht mehr?

Hi,

löschen ist nicht möglich. Wir planen hier eine Anonymisierung zu implementieren (https://issues.jtl-software.de/issues/WAWI-41484) um die Kundendaten zu entfernen.
Wenn du Daten hast deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, gerne im Support melden.

Gruß

Manuel