Könnte das Nachfolgende weiterhelfen?
Wahrscheinlich muss man das ganzheitlich
selbst erstellen!
Auszug von:
Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage des AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Eschborn (
www.awv-net.de)
"Zur Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage steht außerdem eine
Vorlage im Word-Format zur Verfügung. Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben, Unternehmen können auf Grundlage der Vorlage eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten."
Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer
technischen Systemdokumentation und einer
Betriebsdokumentation.
Ich denke, zu den letzten beiden Punkten, ist tatsächlich JTL gefordert.
Auszug der DATEV bzgl. Zugriffsmöglichkeiten des Betriebsprüfers nach GDPdU (soweit Ihr StB. mit DATEV arbeitet)
Die Finanzbehörden sind befugt, die betriebliche Außenprüfung eines Unternehmens zu veranlassen und seit Inkrafttreten der GDPdU auch auf die Firmen-EDV zuzugreifen. Dabei dürfen sie lediglich die steuerlich relevanten Daten einsehen. Grundsätzlich wird der Unternehmer über eine anstehende Prüfung vorab informiert. Er erhält eine
Prüfungsanordnung sowie Fragebögen, die er ausfüllen und innerhalb von ein bis drei Wochen den Finanzbehörden zukommen lassen muss. Anhand dieser Fragebögen kann sich der Betriebsprüfer ein Bild von der unternehmensinternen IT machen, sich in die Buchhaltung und Archivierung der steuerrelevanten Daten einarbeiten und sich auf diese Weise auf die Betriebsprüfung vorbereiten. Anschließend stehen dem Betriebsprüfer laut § 147 Abs. 6 AO
drei Wege zur Verfügung, um auf die archivierten Unternehmensdaten zuzugreifen:
- Unmittelbarer Datenzugriff (Z1): Der Betriebsprüfer hat lediglich eine Leseberechtigung für die steuerrelevanten Unternehmensdaten. Dadurch ist er in der Lage, die Buchhaltung, Stammdaten sowie Verknüpfungen zu überprüfen. Dabei greift er direkt auf das DV-System des Unternehmens zu. Als Unterstützung bekommt er einen Mitarbeiter zur Seite gestellt, der mit dem System vertraut ist. Der Prüfer ist nicht befugt, Auswertungen mithilfe eigener Software durchzuführen.
- Mittelbarer Datenzugriff (Z2): Der Betriebsprüfer greift nicht selbst auf das DV-System des Unternehmens zu, sondern ordnet die Auswertung der steuerrelevanten Daten durch den Steuerpflichtigen oder einen beauftragten Dritten an. Anschließend erhält der Betriebsprüfer einen Lesezugriff. Dafür kann er zusätzlich die Auswertungsmöglichkeiten des verwendeten DV-Systems anfordern.
- Datenträgerüberlassung (Z3): Das Unternehmen muss den Finanzbehörden die prüfungsrelevanten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger wie einer CD oder DVD zur Verfügung stellen. In rund 80 Prozent aller Fälle einer digitalen Betriebsprüfung wählen Finanzbehörden diese Zugriffsmethode.
Für die Auswertung der Daten nutzen Betriebsprüfer das
Programm IDEA in Verbindung mit AIS TaxAudit. Die Daten werden in das System importiert und anschließend Datenanalysen aufbereitet. Die von den Finanzbehörden eingesetzten Prüfroutinen sind nicht allgemein zugänglich. Wer seine Daten vorab prüfen lassen möchte, findet die dafür passende Software-Lösung bei
DATEV. Die Programme
DATEV Datenprüfung compact,
classic und
comfort unterstützen den Anwender bei allen Schritten der digitalen Datenanalyse von Anlagegütern, der Lohnbuchführung, der Buchführung und des Jahresabschlusses. Plausibilitätsprüfungen sowie diverse mathematisch-statistische Verfahren machen Auffälligkeiten in der Datensammlung sichtbar.
Um bestens auf eine anstehende digitale Betriebsprüfung vorbereitet zu sein, vertrauen Sie auf die Expertise Ihres Steuerberaters und die Kompetenz von DATEV.
Greifen Sie auf die bewährten DATEV-Lösungen wie die Rechnungswesen-Archiv-DVD oder Lohn-Archiv-DVD zurück.
Die DVDs enthalten zahlreiche Auswertungen Ihrer Buchführung. Eine Schnittstelle mit Beschreibungsstandard ermöglicht den Datenexport ins Prüfprogramm der Finanzbehörden. Zudem können Sie den Zugriff der Finanzverwaltung beschränken. Ein Kennwort schützt Ihre Daten zusätzlich. Rechnungen oder andere Belege enthalten oftmals ebenfalls Daten, die für eine digitale Betriebsprüfung relevant sind. Auf der
Rechnungswesen-Archiv-DVD können die mit den Buchungen verbundenen Belege aus Belege online mit ausgegeben werden.
Die Archivierung der steuerrelevanten Daten im Rechenzentrum erfolgt über den gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. Selbst nach einem Systemwechsel, einer Software- oder Hardware-Umrüstung kann Ihr Steuerberater die steuerrelevanten Daten wiederherstellen. DATEV garantiert Ihnen dabei einen umfassenden Schutz Ihrer Daten sowie absolute
Datensicherheit. Darüber hinaus ist die Archivierung im DATEV-Rechenzentrum nach den GoBD zertifiziert. Mit DATEV wird die digitale Betriebsführung nicht nur einfacher und sicherer, sondern Sie sparen darüber hinaus wertvolle Zeitkapazitäten.