Neu Verfahrensdokumentation / Steuerprüfung.

kartfan

Gut bekanntes Mitglied
24. Juni 2009
185
14
Hallo,

ich benötige eure Hilfe und Informationen zum Thema Verfahrensdokumentation bei einer Steuerprüfung. Ich hatte eine dazu die mittlerweile abgeschlossen ist. Der Prüfer vom FA wollte eine Verfahrensdokumentation "im Sinne des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 (BStBl I S. 1450)" für die zur Erstellung von Rechnungen benutzte Software der Firma JTL-Software-GmbH.

Es ging dabei also nicht um eine VD für die Betriebs internen Abläufe sondern explizit um die eingesetzte Software JTL-Wawi. Eine VD oder technische Dokumentation gibt es ja nicht von JTL. Diese konnten wir daher auch nicht vorlegen. Bei uns vor Ort oder im Steuerbüro konnte sich, aufgrund von Corona Beschränkungen, der Prüfer auch kein Bild über die Software machen.

Wie wäre eure Vorgehensweise in der Situation gewesen?

Gruss
 

SvenKemmerich

Aktives Mitglied
25. April 2020
4
1
Gummersbach
Könnte das Nachfolgende weiterhelfen?
Wahrscheinlich muss man das ganzheitlich selbst erstellen!

Auszug von:
Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage des AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Eschborn (www.awv-net.de)

"Zur Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage steht außerdem eine Vorlage im Word-Format zur Verfügung. Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben, Unternehmen können auf Grundlage der Vorlage eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten."

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
Ich denke, zu den letzten beiden Punkten, ist tatsächlich JTL gefordert.

Auszug der DATEV bzgl. Zugriffsmöglichkeiten des Betriebsprüfers nach GDPdU (soweit Ihr StB. mit DATEV arbeitet)

Die Finanzbehörden sind befugt, die betriebliche Außenprüfung eines Unternehmens zu veranlassen und seit Inkrafttreten der GDPdU auch auf die Firmen-EDV zuzugreifen. Dabei dürfen sie lediglich die steuerlich relevanten Daten einsehen. Grundsätzlich wird der Unternehmer über eine anstehende Prüfung vorab informiert. Er erhält eine Prüfungsanordnung sowie Fragebögen, die er ausfüllen und innerhalb von ein bis drei Wochen den Finanzbehörden zukommen lassen muss. Anhand dieser Fragebögen kann sich der Betriebsprüfer ein Bild von der unternehmensinternen IT machen, sich in die Buchhaltung und Archivierung der steuerrelevanten Daten einarbeiten und sich auf diese Weise auf die Betriebsprüfung vorbereiten. Anschließend stehen dem Betriebsprüfer laut § 147 Abs. 6 AO drei Wege zur Verfügung, um auf die archivierten Unternehmensdaten zuzugreifen:

  • Unmittelbarer Datenzugriff (Z1): Der Betriebsprüfer hat lediglich eine Leseberechtigung für die steuerrelevanten Unternehmensdaten. Dadurch ist er in der Lage, die Buchhaltung, Stammdaten sowie Verknüpfungen zu überprüfen. Dabei greift er direkt auf das DV-System des Unternehmens zu. Als Unterstützung bekommt er einen Mitarbeiter zur Seite gestellt, der mit dem System vertraut ist. Der Prüfer ist nicht befugt, Auswertungen mithilfe eigener Software durchzuführen.
  • Mittelbarer Datenzugriff (Z2): Der Betriebsprüfer greift nicht selbst auf das DV-System des Unternehmens zu, sondern ordnet die Auswertung der steuerrelevanten Daten durch den Steuerpflichtigen oder einen beauftragten Dritten an. Anschließend erhält der Betriebsprüfer einen Lesezugriff. Dafür kann er zusätzlich die Auswertungsmöglichkeiten des verwendeten DV-Systems anfordern.
  • Datenträgerüberlassung (Z3): Das Unternehmen muss den Finanzbehörden die prüfungsrelevanten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger wie einer CD oder DVD zur Verfügung stellen. In rund 80 Prozent aller Fälle einer digitalen Betriebsprüfung wählen Finanzbehörden diese Zugriffsmethode.
Für die Auswertung der Daten nutzen Betriebsprüfer das Programm IDEA in Verbindung mit AIS TaxAudit. Die Daten werden in das System importiert und anschließend Datenanalysen aufbereitet. Die von den Finanzbehörden eingesetzten Prüfroutinen sind nicht allgemein zugänglich. Wer seine Daten vorab prüfen lassen möchte, findet die dafür passende Software-Lösung bei DATEV. Die Programme DATEV Datenprüfung compact, classic und comfort unterstützen den Anwender bei allen Schritten der digitalen Datenanalyse von Anlagegütern, der Lohnbuchführung, der Buchführung und des Jahresabschlusses. Plausibilitätsprüfungen sowie diverse mathematisch-statistische Verfahren machen Auffälligkeiten in der Datensammlung sichtbar.

Um bestens auf eine anstehende digitale Betriebsprüfung vorbereitet zu sein, vertrauen Sie auf die Expertise Ihres Steuerberaters und die Kompetenz von DATEV.
Greifen Sie auf die bewährten DATEV-Lösungen wie die Rechnungswesen-Archiv-DVD oder Lohn-Archiv-DVD zurück.

Die DVDs enthalten zahlreiche Auswertungen Ihrer Buchführung. Eine Schnittstelle mit Beschreibungsstandard ermöglicht den Datenexport ins Prüfprogramm der Finanzbehörden. Zudem können Sie den Zugriff der Finanzverwaltung beschränken. Ein Kennwort schützt Ihre Daten zusätzlich. Rechnungen oder andere Belege enthalten oftmals ebenfalls Daten, die für eine digitale Betriebsprüfung relevant sind. Auf der Rechnungswesen-Archiv-DVD können die mit den Buchungen verbundenen Belege aus Belege online mit ausgegeben werden.

Die Archivierung der steuerrelevanten Daten im Rechenzentrum erfolgt über den gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. Selbst nach einem Systemwechsel, einer Software- oder Hardware-Umrüstung kann Ihr Steuerberater die steuerrelevanten Daten wiederherstellen. DATEV garantiert Ihnen dabei einen umfassenden Schutz Ihrer Daten sowie absolute Datensicherheit. Darüber hinaus ist die Archivierung im DATEV-Rechenzentrum nach den GoBD zertifiziert. Mit DATEV wird die digitale Betriebsführung nicht nur einfacher und sicherer, sondern Sie sparen darüber hinaus wertvolle Zeitkapazitäten.
 

Verkäuferlein

Sehr aktives Mitglied
29. April 2012
2.343
838
Was sagt denn der Steuerberater dazu und welche Unternehmensgröße bzw. Unternehmensform habt Ihr denn?

Wir wurden auch erst geprüft, bei uns hat der Prüfer sich aber mit den Daten aus Datev (Archiv-DVD) zufrieden gegeben, ein paar Ordner mitgenommen und ansonsten nur kurz den Betrieb "besichtigt" und ein paar Fragen gestellt.

Wenn die Prüfung abgeschlossen ist, hat sich der Prüfer ja scheinbar auch so zufrieden gegeben!?

Ansonsten hätte ich den Steuerberater gefragt, was genau er haben möchte und warum bzw. damit indirekt auch den Prüfer.
Ich glaube nicht, dass die meisten Kleinbetriebe so eine Verfahrensdokumentation in vollem Umfang vorliegen haben.
 
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Simone_die_Echte

Sehr aktives Mitglied
10. April 2014
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Fakt ist, so eine Verfahrensdokumentation muss man haben.

Ich vermute, die wenigsten der kleineren Betriebe haben es. Ich vermute aber auch, dass längst noch nicht alle Finanzämter / Steuerprüfer soweit sind, dass sie das Thema auf dem Schirm haben.

Fakt ist, das Thema sollte bei JTL auf die todo-Liste, am besten mit dem Status ""kurzfristig". Zur Zeit ist es einfach Glückssache an wen man bei der Prüfung gerät.

Das Programm mit dem wir die Daten aus JTL für die Buchhaltung auslesen hat so eine Dokumentation die ich einfach in meine Verfahrensdoku einbinden kann...
 

kartfan

Gut bekanntes Mitglied
24. Juni 2009
185
14
Die FA in NRW haben JTL auf der roten Liste. Einfacher geht es gar nicht für die Prüfer vom FA. Dazu noch eine andere Sache gefunden und schon ist ein "Unsicherheitszuschlag" fällig der richtig ins Geld gehen kann.
Das Thema sollte bei JTL ganz oben auf der toto-liste stehen. Mein SB macht sein Monaten nichts anderes als Buchprüfungen seiner Mandaten.
Wir müssen das Thema hier weiter verbreiten damit alle Nutzer auf die Problematik aufmerksam gemacht werden und JTL sich darum kümmert das die JTL Nutzer in dem Punkt auf der sicheren Seite sind.
Es gibt genug andere Bereiche um die wir uns kümmern müssen und wenn eine Buchführung wegen einer fehlenden Verfahrensdokumentation verworfen wird ist das mehr als ärgerlich.

@ Simone_die_Echte. Welches Programm benutzt du dafür?
 

kartfan

Gut bekanntes Mitglied
24. Juni 2009
185
14
Was sagt denn der Steuerberater dazu und welche Unternehmensgröße bzw. Unternehmensform habt Ihr denn?

Wir wurden auch erst geprüft, bei uns hat der Prüfer sich aber mit den Daten aus Datev (Archiv-DVD) zufrieden gegeben, ein paar Ordner mitgenommen und ansonsten nur kurz den Betrieb "besichtigt" und ein paar Fragen gestellt.

Wenn die Prüfung abgeschlossen ist, hat sich der Prüfer ja scheinbar auch so zufrieden gegeben!?

Ansonsten hätte ich den Steuerberater gefragt, was genau er haben möchte und warum bzw. damit indirekt auch den Prüfer.
Ich glaube nicht, dass die meisten Kleinbetriebe so eine Verfahrensdokumentation in vollem Umfang vorliegen haben.
Der Steuerprüfer war ein paar Monate beschäftigt. Mein SB war die ganze Zeit natürlich dabei. Der SP hat alles bekommen was er haben wollte, ausser eine Verfahrensdokumentation von JTL. Die konnten wir nicht vorlegen, dabei war es egal ob JTL eine zur Verfügung stellt oder nicht.
 

DaPole88

Gut bekanntes Mitglied
2. September 2015
211
24
Hallo,

ich habe da mal eine Frage ....

Wie lief das denn ab?? Wann wollte der Steuerprüfer die Verfahrensdokumentation sehen?

Meines Wissens nach, kündigen die sich ja schriftlich an. In diesem Schreiben steht ein Termin, wann es losgehen soll, und ich glaube auch der Zeitraum, der geprüft werden soll.

Stand in dem Schreiben schon, dass eine Verfahrensdokumentation zugeschickt werden soll oder ähnliches?? Oder wurde man direkt an dem ersten Tag des Termins damit konfrontiert???

Würde mich über Antworten freuen.

Freundliche Grüße
 

Verkäuferlein

Sehr aktives Mitglied
29. April 2012
2.343
838
Der Steuerprüfer war ein paar Monate beschäftigt. Mein SB war die ganze Zeit natürlich dabei. Der SP hat alles bekommen was er haben wollte, ausser eine Verfahrensdokumentation von JTL. Die konnten wir nicht vorlegen, dabei war es egal ob JTL eine zur Verfügung stellt oder nicht.
Welche Unternehmensgröße und Unternehmensform habt Ihr denn, wenn der Prüfer Monate beschäftigt ist?
Wenn der Steuerberater die ganze Zeit dabei ist, wird das ja auch nicht ganz günstig gewesen sein!?

Laut Google ist das benannte BMF-Schreiben auch überholt (was nichts an den Anforderungen der GoBD bzw. AO ändert).

Habt Ihr denn eine Verfahrensdokumentation ohne den JTL-Anteil vorlegen können?
Wie bekommt Ihr die Daten aus der Wawi zum Steuerberater und war dies auch ein Thema?

Ehrlich gesagt verstehe ich aber nicht, warum man immer mehr bürokratischen Blödsinn auf Kleinbetriebe schiebt, hier noch dokumentieren, dann aber bitte wöchentlich prüfen, bei jedem Pups anpassen und wenn dann ein Fehler in der Dokumentation ist, wird's teuer.

Wir arbeiten doch alle nicht mit Bargeld, sondern im hochtransparenten Digitalbereich.

In diesem Thread bzw. Post wird das Thema auch behandelt:
https://forum.jtl-software.de/threa...aftigkeit-v-nexus-und-jera.105436/post-583517

@dekodi schreibt da folgendes:
Hier noch ein paar Hinweise zur GoBD-Verfahrensdokumentation:
- eine Mustervorlage kann dir dein Steuerberater geben (gibt´s umsonst vom Verband)
- Die Doku muss alle Vorsysteme, aus denen buchungsrelevante Daten stammen, genau beschreiben (Hersteller, Version, Einstellungen usw.)
(z. B. die in JTL hinterlegten Erlöskonten)
- Sie muss beschreiben, wo welche Daten archiviert sind.
- Ausdrucken elektronischer Belege ist unzulässig. Diese müssen im Originalformat archiviert werden (DMS ist hier genau das Mittel der Wahl)
- Verprobungs- und Kontrollschritte müssen ebenfalls dokumentiert werden
- Am besten du fragst mal einen StB (aber einen der Ahnung von eCommerce hat!)

Das würde ja bedeuten, dass man nach jedem Wawi-Update und jedem Update von JTL2Datev, Dekodi, etc. eine neue Version der Verfahrensdokumentation anlegen muss und auch prüfen muss, ob sich die Verfahrensdokumentationen der beteiligten Software verändert hat...
 

kartfan

Gut bekanntes Mitglied
24. Juni 2009
185
14
Eine Verfahrensdokumentation zur benutzen Software konnten wir nicht vorlegen weil es keine gibt. Selber erstellen geht ja nicht. Solange da von JTL nichts passiert kann jede Buchprüfung richtig problematisch werden, obwohl das doch wohl für JTL nicht so schwer sein kann und alle Nutzer der Software im Falle einer BP dann ruhiger schlafen könnten.

Aber solange die 1.6 nicht verfügbar ist wird es auch keine Verfahrensdokumentation geben.

Das würde ja bedeuten, dass man nach jedem Wawi-Update und jedem Update von JTL2Datev, Dekodi, etc. eine neue Version der Verfahrensdokumentation anlegen muss und auch prüfen muss, ob sich die Verfahrensdokumentationen der beteiligten Software verändert hat...

so sieht es aus
 

Verkäuferlein

Sehr aktives Mitglied
29. April 2012
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Ich habe noch einmal versucht mich da ein wenig einzulesen und grundsätzlich gibt es ja scheinbar keine direkte Formvorgabe für eine Verfahrensdokumentation und es geht ja in erster Linie darum, darzustellen wie auf den jeweiligen Betrieb bezogen der buchhalterische Ablauf mit allen Vor- und Nebensystemen ist. Also quasi einen Leitfaden für einen Steuerprüfer damit er die Systematik erkennen und durchschauen kann, die im individuellen Betrieb zum tragen kommt.

Insofern weiß ich nicht, was genau der Prüfer dann von JTL bzw. der Wawi wissen möchte. Ggf. reicht es ja auf den Guide zu verweisen (um die Funktionsweise der Wawi darzulegen) und einfach zu beschreiben, dass in der JTL-Wawi die Aufträge von den verschiedenen Plattformen/Shops/etc. zusammenlaufen und dort die Rechnungen erstellt werden und ggf. die Lagerbewegungen erfasst werden. Eigentlich ist dann ja nur noch interessant, wie die Belege / Daten aus der Wawi in die eigentliche Buchhaltung gelangen bzw. archiviert werden. Wenn dann noch alle buchhaltungsrelevanten Einstellungen in der Wawi entsprechend erwähnt werden, sollte das doch eigentlich ausreichend sein!?

Im Endeffekt macht die Wawi ja erst mit der 1.6 Schritte in Richtung GoBD, dadurch das Belege festgeschrieben werden können und damit nachträglich nur noch eingeschränkt veränderbar sind.

Der eigentlich für die Buchhaltung / Steuerprüfung relevante Punkt ist ja, wie die Ausgangsbelege unveränderlich aufbewahrt werden - wenn ich das richtig verstehe - und nicht, wie Daten in der Wawi gespeichert oder verarbeitet werden.
Wenn Du Rechnungen mit Word schreibst, geht es ja auch nicht um das eigentliche Word-Dokument oder wie Word das abspeichert, sondern um den daraus resultierenden Beleg.

Wir haben unsere Ablage natürlich schon organisiert und auch zum Teil dokumentiert, aber keine entsprechend Umfangreiche Dokumentation, wie sie teilweise in Mustervorlagen dargestellt wird.

Insofern wäre wirklich interessant zu wissen, was genau der Prüfer haben wollte und mit welchem Hintergrund.
 
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McAvity

Sehr aktives Mitglied
7. September 2016
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kartfan

Gut bekanntes Mitglied
24. Juni 2009
185
14
Was der Prüfer wissen wollte steht doch im Anhang. Er hat unter anderem und ziemlich am Ende der Prüfung eine Verfahrensdokumentation angefordert. Warum sollte der Prüfer was begründen oder ankündigen?
 

McAvity

Sehr aktives Mitglied
7. September 2016
595
146
Die FA in NRW haben JTL auf der roten Liste. Einfacher geht es gar nicht für die Prüfer vom FA. Dazu noch eine andere Sache gefunden und schon ist ein "Unsicherheitszuschlag" fällig der richtig ins Geld gehen kann.

Zu dem Thema noch mal ein Ausschnitt aus einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums:

Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.
Quelle: https://www.bundesfinanzministerium...19-11-28-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=13

MfG

McAvity
 
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Verkäuferlein

Sehr aktives Mitglied
29. April 2012
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Was der Prüfer wissen wollte steht doch im Anhang. Er hat unter anderem und ziemlich am Ende der Prüfung eine Verfahrensdokumentation angefordert. Warum sollte der Prüfer was begründen oder ankündigen?
Weil es ja nicht nur für den Steuerzahler Pflichten gibt, sondern auch für die Finanzverwaltung. Er sitzt zwar am längeren Hebel, aber sollte ja schon präzise sagen, was er haben möchte und was genau daraus hervorgehen soll.
Aus dem Satz aus Deinem Screenshot lassen sich 2 Interpretationen ableiten:
a) Hättest Du irgendeine Verfahrensdokumentation vorgelegt, in der zumindest beschrieben wird, wie die Rechnungen erstellt werden, hätte das eventuell gereicht.
oder
b) Du hättest tatsächlich eine umfangreiche technische Dokumentation benötigt.

Wie archiviert Ihr denn die Rechnungen und wie kommen diese zum Steuerberater und was sagt der Steuerberater dazu und zu einem eventuellen Einspruch gegen den "Unsicherheitszuschlag"?
Und habt Ihr viele Bar-Geschäfte abgewickelt?

Im Endeffekt ist ja wirklich die Frage, ob aus dem "Rechnungsschreibungsprogramm" Unsicherheiten entstehen oder es anderweitige Probleme in der Ablage / Buchführung gab, weshalb der Steuerprüfer Grund zum Anzweifeln der Angaben hat.
 
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