Neu Verfahrensdokumentation / Steuerprüfung.

[Janusch]

Hallo zusammen,

das ist ein Thema wo wie immer viele versch. Meinungen kursieren.
Für eine Verfahrensdokumentation ist jeder Unternehmer selber verantwortlich. Diese kann man auch mit der Unterstützung seines SB erstellen.
In die Verfahrensdokumentation sollte das Handbuch der genutzten Software aufgenommen werden. Seit Jahren gehen die Hersteller aber weg von gedruckten Handbüchern in digitale/online Varianten über. Es ist uns kein Fall bekannt wo ein Link in der Verfahrensdokumentation zu einer online Dokumentation nicht akzeptiert wurde und der Händler diesbezüglich abgestraft wurde. Das fehlen der Verfahrensdokumentation selbst führt auch zur keiner Strafe.

Hier wurde das Thema Verfahrensdokumentation sehr gut und einfach mit Vor- und Nachteilen beschrieben: https://steuerimgriff.de/hub/gobd/verfahrensdokumentation/

Im Netz gibt es viele Muster Vorlagen, Software die einen bei der Erstellung unterstützen kann. Es ist falsch zu denken das jmd. anderes die Aufgabe für einen übernimmt.

Edit: Wir arbeiten aktuell an der techn. Dokumentation für unsere Verfahrensdokumentation. Sofern diese fertig ist, werden wir diese allen Nutzern auch für ihre Verfahrensdokumentation bereit stellen.

 

[kartfan]

Edit: Wir arbeiten aktuell an der techn. Dokumentation für unsere Verfahrensdokumentation. Sofern diese fertig ist, werden wir diese allen Nutzern auch für ihre Verfahrensdokumentation bereit stellen.

Super!

 

[Simone_die_Echte]

@Janusch

In der Regel werden ja zurückliegende Jahre geprüft. Da nutzt der aktuelle Guide in der Onlineversion recht wenig.

Es wäre zumindest ein erster Schritt wenn der Guide auch als Download zur Verfügung stehen würde (oder habe ich das einfach nur nicht gesehen?).

Meiner Meinung nach ist der Guide, selbst wenn die aktuell zur Verfügung stehende Version keine Fehler enthielte und selbst wenn man mit jedem Update die aktuelle Version downloaden und abspeichern könnte, letztendlich nicht ausreichend. Denn er beschreibt ja nicht die Logik in der Datenbank sondern gibt lediglich Anwenderhilfen. Doch es ist die Logik hinter der Wawi, die in meine Verfahrensdoku mit eingebunden werden muss.

Ich denke, dem Steuerprüfer den Wind aus den Segeln zu nehmen wäre es wünschenswert wenn JTL für seine Systeme ein Software-Testat hätte (von einem Wirtschaftsprüfer) das bestätigt, dass bei sachgerechter Anwendung die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

 

[Janusch]

Meiner Meinung nach ist der Guide, selbst wenn die aktuell zur Verfügung stehende Version keine Fehler enthielte und selbst wenn man mit jedem Update die aktuelle Version downloaden und abspeichern könnte, letztendlich nicht ausreichend.

Hallo @Simone,
Der Fokus der Verfahrensdokumentation liegt nicht am Handbuch der eingesetzten Software. Ihr könnt die Rechnungen auch mit Word erstellen, müsst aber dokumentieren wie der Prozess ausschaut, wie wird sichergestellt das diese nicht manipuliert wird bzw. jede Veränderung dokumentiert wird und wie der Weg zum SB ist usw.. Ob da jetzt neue Funktionen im Word dazu kommen, welche keinen Einfluss auf die Rechnung nehmen, oder wie das Format der Word Speicherdatei aufgebaut ist, sind irrelevant.
Man könnte sogar mit Word GoDB konform arbeiten, es kommt drauf an was man selber bereit ist zu tun um dies zu erreichen, siehe: https://www.haufe.de/finance/buchfu...-word-oder-excel-gobd-konform_186_391028.html

Ob in der Doku Link zum PDF oder zum online Guide ist, es ist ein Link. Sollte es beanstandet werden, generieren wir für euch ein PDF aus dem Guide.

Die Software erfüllt alle Anforderungen damit ihr GodB konform arbeiten könnt. In der 1.6. wurde die "Versteckte" Option rausgenommen womit eine Rechnung nachträglich bearbeitet werden konnte. Man sieht was für Wellen es wieder schlägt, das wir so etwas rausnehmen, gibt auch Nutzer denen das nicht so wichtig ist, usability geht da vor. In dem Fall der 1.5. sollte dokumentiert werden wer die Rechnungen erstellt, das er nicht das Recht besitzt diese Option zu aktivieren und nutzen, wo und wie dies protokolliert wird usw. Sollte bei der Prüfung jedoch auffallen das man sich nicht an den Prozess gehalten hat und im log ersichtlich ist das der Benutzer Rechnungen verändert hat, wird es schwer.

Ich denke, dem Steuerprüfer den Wind aus den Segeln zu nehmen wäre es wünschenswert wenn JTL für seine Systeme ein Software-Testat hätte (von einem Wirtschaftsprüfer) das bestätigt, dass bei sachgerechter Anwendung die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Im Kassenbereich wurde dies durch die KassenSichV und DsFinVk2 erreicht. So hat der Prüfer die Möglichkeit alle relevanten Daten aus einem elektronischen Aufzeichnungssystem zu bekommen. Im ERP Bereich ist so etwas noch Fehlanzeige. Die Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfer hat keinen Einfluss auf den Prüfer, es kann sogar kontraproduktiv werden wenn man sich auf so etwas verlässt und Prozesse übersehen werden können, siehe z.B. https://www.handwerk.com/wie-verlaesslich-ist-ein-gobd-zertifikat-fuer-software

Auch hier der allg. Rat, eigene Prozesse analysieren, eine Verfahrensdokumentation erstellen, mit SB durchgehen, und sollte irgendwo Gefahr sein, das GoDB nicht gesichert ist durch die Software, kommt auf uns zu da werden wir eine Lösung finden.

 

[Simone_die_Echte]

Hallo @Janusch

Lieben Dank für deine ausführliche Antwort!

Die Software erfüllt alle Anforderungen damit ihr GodB konform arbeiten könnt.

Sollte es beanstandet werden, generieren wir für euch ein PDF aus dem Guide.

kommt auf uns zu da werden wir eine Lösung finden.

Vor allen Dingen diese Passagen haben bewirkt, dass ich nun gedanklich einen Haken an das Thema JTL als Bestandteil meiner Verfahrensdoku mache.
Ich werde diesen Thread nun zum Anlass nehmen, mir unsere Verfahrensdoku noch mal vor zu knöpfen und auf Aktualität zu prüfen.

 

[tbrenner]

@Janusch
Kannst Du uns bitte mal in der 1.5 die "versteckte Option" erklären, damit wir da auch sauber für das FA sind.
Wußte bisher gar nicht, daß es sowas gibt
LG
Tom

 

[Janusch]

Unter Globalen Einstellungen unter Vorgang findet man diese - Aufträge ändern. Die sollte der "Admin" deaktiviert lassen.
In der 1.6. ist diese Option komplett raus.

 

[tbrenner]

@Janusch
Alles klar. Danke Ist bei uns eh auf deaktiviert gestanden.

 

[Verkäuferlein]

Das fehlen der Verfahrensdokumentation selbst führt auch zur keiner Strafe.

Die Aussage ist aber auch gewagt. Sicherlich gibt es dafür keine direkte Strafe, in der Folge können aber andere Fehler in der Buchhaltung dann erheblichere Konsequenzen haben.

Das Beste ist immer der Prüfer ist zufrieden und sieht keinen Ansatz da ein großes Fass aufzumachen und alles ist plausibel. Dann wird er im Regelfall auch nicht alles bis ins kleinste Detail durchleuchten.

Alles andere hilft dann nur im Einspruchsverfahren bzw. vor Gericht darzulegen, weshalb die Buchhaltung doch beweiskräftig ist

@Janusch
Ist es denn korrekt, dass die Abläufe in der Wawi mittlerweile mit Wirtschaftsprüfern abgestimmt werden und ist mit der 1.6 eine grundlegende (vollständige) Konformität mit den GoBD auf technischer Seite gegeben?
Was ist z.B. mit dem direkten Datenbankzugriff?

 

[Janusch]

Die Aussage ist aber auch gewagt.

Warum gewagt, das ist eine Tatsache, keine Empfehlung. Dazu gibt es auch die von mir verlinkten Inhalte wo es genauer beschrieben ist mit Vor- und Nachteilen für den Unternehmer. Die Strafe wird auch nicht höher ausfallen wenn diese fehlt.

Ist es denn korrekt, dass die Abläufe in der Wawi mittlerweile mit Wirtschaftsprüfern abgestimmt werden und ist mit der 1.6 eine grundlegende (vollständige) Konformität mit den GoBD auf technischer Seite gegeben?
Was ist z.B. mit dem direkten Datenbankzugriff?

Ja wir arbeiten mit mehreren versch. um die Prozesse weiter anzupassen und sicher zu machen.
Wir arbeiten aktuell noch an der erweiterten Protokollierung für die 1.6. Da wird man u.a. nach Rechnungs-Datensätzen direkt filtern können, welche über externen Zugriff verändert wurden.

 

[Somanches]

Hallo,

welche 'Unsicherheiten' gibt es denn genau? Und was wird dann m mit der 1.6 behoben?

Gruß
Sonja

 

[Naehgedoens.de]

Hallo @Simone,
Der Fokus der Verfahrensdokumentation liegt nicht am Handbuch der eingesetzten Software. Ihr könnt die Rechnungen auch mit Word erstellen, müsst aber dokumentieren wie der Prozess ausschaut, wie wird sichergestellt das diese nicht manipuliert wird bzw. jede Veränderung dokumentiert wird und wie der Weg zum SB ist usw.. Ob da jetzt neue Funktionen im Word dazu kommen, welche keinen Einfluss auf die Rechnung nehmen, oder wie das Format der Word Speicherdatei aufgebaut ist, sind irrelevant.
Man könnte sogar mit Word GoDB konform arbeiten, es kommt drauf an was man selber bereit ist zu tun um dies zu erreichen, siehe: https://www.haufe.de/finance/buchfu...-word-oder-excel-gobd-konform_186_391028.html

Ob in der Doku Link zum PDF oder zum online Guide ist, es ist ein Link. Sollte es beanstandet werden, generieren wir für euch ein PDF aus dem Guide.

Die Software erfüllt alle Anforderungen damit ihr GodB konform arbeiten könnt. In der 1.6. wurde die "Versteckte" Option rausgenommen womit eine Rechnung nachträglich bearbeitet werden konnte. Man sieht was für Wellen es wieder schlägt, das wir so etwas rausnehmen, gibt auch Nutzer denen das nicht so wichtig ist, usability geht da vor. In dem Fall der 1.5. sollte dokumentiert werden wer die Rechnungen erstellt, das er nicht das Recht besitzt diese Option zu aktivieren und nutzen, wo und wie dies protokolliert wird usw. Sollte bei der Prüfung jedoch auffallen das man sich nicht an den Prozess gehalten hat und im log ersichtlich ist das der Benutzer Rechnungen verändert hat, wird es schwer.


Im Kassenbereich wurde dies durch die KassenSichV und DsFinVk2 erreicht. So hat der Prüfer die Möglichkeit alle relevanten Daten aus einem elektronischen Aufzeichnungssystem zu bekommen. Im ERP Bereich ist so etwas noch Fehlanzeige. Die Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfer hat keinen Einfluss auf den Prüfer, es kann sogar kontraproduktiv werden wenn man sich auf so etwas verlässt und Prozesse übersehen werden können, siehe z.B. https://www.handwerk.com/wie-verlaesslich-ist-ein-gobd-zertifikat-fuer-software

Auch hier der allg. Rat, eigene Prozesse analysieren, eine Verfahrensdokumentation erstellen, mit SB durchgehen, und sollte irgendwo Gefahr sein, das GoDB nicht gesichert ist durch die Software, kommt auf uns zu da werden wir eine Lösung finden.

Hallo Janusch,

vielen Dank für deine ausführlichen Infos zu diesem Thema. Allerdings hat der SP nun zum Ende unserer Steuerprüfung explizit die technische Systemdokumentation von JTL Wawi angefordert. Eine Verlinkung zum Guide reicht dem FA bei uns nicht aus. Um noch weiter ins Detail zugehen: Hier ein kurzer Auszug aus der "Anforderung von Unterlagen und Auskünften im Rahmen der Betriebsprüfung"

"Am XX.XX.XX wurden Daten zu den Ausgangsrechnungen in Form der xxxxxxxx.csv zur Verfügung gestellt. (Wir haben dem Prüfer einen Rechnungs-Datenexport aus JTL zur Verfügung gestellt). Bitte erläutern Sie den Dateninhalt (Datenherkunft, Datenentstehung, Bedeutung des Inhaltes etc. ) der folgenden Spalten:

1. Interner Schlüssel
2. Betrag Brutto 2 Nachkommastellen
3. Gesamtbetrag Brutto alle USt
4. Bezahlt
5. Typ

Bitte legen Sie hierzu insbesondere die Technische Systemdokumentation, sowie die Anwenderdokumentation vor. "

Danach folgte mehr oder weniger der gleiche Text zu dem Punkt Aufträge statt Ausgangsrechnungen und auch zum Logbuch.

Nach mündlicher Aussage des SP werden aktuell sehr viele Online-Händler die bei Amazon und Ebay verkaufen geprüft und auch die vorgelagerten Systeme wie JTL haben die Finanzämter auf dem Schirm. Sie schauen aktuell sehr genau hin......

Daher nun zu meiner Frage: Kannst du mir bitte die PDF aus dem Guide sehr kurzfristig generieren und zukommen lassen? (sowie oben beschrieben.....) Dem Prüfer reichte der Verweis auf den Guide nicht aus.

Danke......

 

[kartfan]

Nach mündlicher Aussage des SP werden aktuell sehr viele Online-Händler die bei Amazon und Ebay verkaufen geprüft und auch die vorgelagerten Systeme wie JTL haben die Finanzämter auf dem Schirm. Sie schauen aktuell sehr genau hin......

Ist schon seit Monaten mein Reden....

 

[Verkäuferlein]

Nach mündlicher Aussage des SP werden aktuell sehr viele Online-Händler die bei Amazon und Ebay verkaufen geprüft und auch die vorgelagerten Systeme wie JTL haben die Finanzämter auf dem Schirm. Sie schauen aktuell sehr genau hin.....

Das ist ja auch das einfachste, die kleinen Fische in der Kette angehen, jeden Cent rausquetschen und bis in den kleinsten Winkel prüfen und die großen kommen weiterhin mit "Steuerspar-Modellen" durch. Gepaart mit den ganzen sonstigen aktuellen Gesetzgebungen hat man wirklich den Eindruck, dass kleine Gewerbebetriebe absolut nicht mehr erwünscht sind oder nur noch als Geldquelle für Plattformen, Berater und Staat dienen.

Wobei die Anforderung bei Euch natürlich seitens des SP verständlich ist. Wenn Ihr ihm die Rechnungsdaten lediglich tabellarisch aus der Wawi zur Verfügung stellt, will er natürlich wissen, wie diese zustandekommen und wo diese (manipulationssicher) gespeichert sind.

Wie ist es denn bei Euch ausgegangen?
Magst Du auch was zu Eurer Unternehmensgröße und Unternehmensform sagen?
Habt Ihr einen Steuerberater und welches Buchhaltungsprogramm (Archiv) kommt zum Einsatz?

Macht Ihr auch viel Auslandsgeschäft oder sonstige steuerliche Besonderheiten?

 

[DITH-Shop]

Ich hänge mich wegen aktuell laufender Betriebsprüfung dran - wenn auch andere Daten angefordert wurden.

Angefragt wurden nun bei mir Nachweise über die Ausfuhr.
Ich habe nur Auftragswerte zwischen 15 und 50 Euro, daher keine elektronische Ausfuhranmeldung. (die ist laut sämtlicher Steuer-Auskünfte im INet erst ab 1000 Euro notwendig)

Was ich versucht habe war die Versandliste mit den Trackingdaten.
Wären von der Mitarbeitern des FA auch akzeptiert worden WENN denn die DHL bzw. Deutsche Post 4 Jahre lang die Tracking-Möglichkeit bieten würde.
Da nun aber "Status momentan nicht verfügbar. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.“ angezeigt wird, nehmen die beim FA pauschal einfach mal, an die Ware wäre NICHT verschickt worden.

Bietet die WAWI irgendeine Möglichkeit des Nachweises?
Oder wie macht Ihr das für solche "Mini-Aufträge" aus dem Ausland?

 

[OPUS]

Servus,

m.E. wäre es ideal wenn JTL die Möglichkeit bieten würde Anhänge (PDF, JPG usw.) an Aufträge anzuhängen, dann könnte man zumindest den Einlieferbeleg scanne und da hinterlegen.

 

[sjk]

Um die Ausfuhr zu belegen könnt Ihr euch im GKP den 'Versendungsnachweis' als 'Proactive Report' einrichten. Da bekommt ihr monatlich ein Dokument mit allen internationalen Sendungen zum Download im GKP bereitgestellt.
@OPUS Das Finanzamt will in der Regel einen Nachweis, dass das Paket in einem Drittland ausgeliefert wurde. Da würde ich mich nicht bloß auf die Sendungsnummer auf dem Einlieferungsbeleg verlassen.

 

[JPPloetz]

Hallo zusammen,

wir haben ein ähnliches Problem. Der Steuerprüfer möchte von uns eine Verfahrensdokumentation des benutzten Kassensystems sehen. Wir nutzen auch die JTL Pos. Gibt es hierzu mittlerweile eine Verfahrensdokumentation? Ich habe gesehen, dass die LS POS so was anbietet: https://app.box.com/s/u1x30fvugxz7u8k72ttf6i1bohutl8o0
Natürlich muss jede Verfahrensdokumentation noch auf den eigenen Betrieb angepasst werden, aber eine vorhandene Verfahrensdokumentation für die JTL Pos wäre schon mal sehr hilfreich.

@kartfan bist du hier mit der Verfahrensdokumentation weitergekommen? Wie habt ihr das gelöst?

Danke!

 

[recent.digital]

Hallo zusammen,

wir haben ein ähnliches Problem. Der Steuerprüfer möchte von uns eine Verfahrensdokumentation des benutzten Kassensystems sehen. Wir nutzen auch die JTL Pos. Gibt es hierzu mittlerweile eine Verfahrensdokumentation? Ich habe gesehen, dass die LS POS so was anbietet: https://app.box.com/s/u1x30fvugxz7u8k72ttf6i1bohutl8o0
Natürlich muss jede Verfahrensdokumentation noch auf den eigenen Betrieb angepasst werden, aber eine vorhandene Verfahrensdokumentation für die JTL Pos wäre schon mal sehr hilfreich.

@kartfan bist du hier mit der Verfahrensdokumentation weitergekommen? Wie habt ihr das gelöst?

Danke!

Die Verfahrensdokumentation gibt es nach unseren Infos noch nicht für JTL POS.

Es ist aber auch anzufragen ob es sich nicht eher um die betriebliche Dokumentation handelt, wo deine Prozesse beschrieben sind, die Geräte festgehalten werden (Seriennummer etc.).

Wenn du magst kannst du uns eine PN schreiben, wir haben die ein oder andere Prüfung schon begleiten dürfen und können dir vielleicht einen Tipp (oder zwei) geben.
Urlaubsbedingt sind wir aktuell etwas dünn besetzt, das als kleine Vorwarnung.

 

[Merlin84]

Gibt es denn für die JTL WAWI mittlerweile eine Verfahrensdokumentation?