Neu Reklamation einer Lieferantenbetellung

[JanaK]

Hallo Zusammen,
wie macht ihr das, wenn ihr aus einer eingetroffenen Lieferantenbestellung einen Artikel reklamieren müsst - also einen Transportschaden oder so etwas. Zum Zeitpunkt der Reklamation weiß ich noch nicht, ob mir der Lieferant am Ende eine Ersatzlieferung schickt oder eine Gutschrift erstellt. Der defekte Artikel gehört außerdem zu einer offenen Kundenbestellung.
Ich möchte den Ablauf gerne so regeln, dass möglichst nicht die Gefahr besteht, dass irgendein Arbeitsschritt vergessen wird. Wenn ich nämlich die betreffende Lieferantebestellung jetzt einfach als teilgeliefert so stehen lasse und am Ende bekomme ich keine Ersatzlieferung, sondern es taucht einfach nur in der Buchhaltung eine Gutschrift auf, dann bleibt die Bestellung womöglich ewig als teilgeliefert hängen. Beim Buchen der Eingangsrechnung gibt das bestimmt die gleiche Verwirrung, weil der defekte Artikel da auf jeden Fall mit drauf steht.
Hat sich da vielleicht schon mal jemand einen praktikablen Prozessablauf ausgedacht? Wenn ja, dann bitte her damit...😊
LG Jana

 

[Thomas_T]

Na ich schreibe meinem Lieferanten eine Mail oder rufe an und bespreche was wir machen. Nachdem ich weiß wie es weitergeht handle ich entsprechend in der Wawi

 

[JanaK]

Hm..., ich hatte irgendwie gehofft, dass sich da nach dem Feststellen des Schadens ein wenigstens halbwegs sauberer Prozess anstoßen lässt, wonach dann jeder involvierte Mitarbeiter (Wareneingang, Kundendienst (für den Lieferantenkontakt) und Buchhaltung) weiß, was er wann zu machen hat und dabei nichts vergisst - also quasi der Informationsfluss, möglichst ohne, dass wir uns dann hausintern Mails schreiben müssen. Da weiß ich jetzt schon, dass das im allgemeinen Alltagsstress dann hier und da vergessen wird...

 

[wawi-dl]

Unsere Vorgehensweise:

1.) Bestellungen werden angelegt und gemailt = "in Bearbeitung", sobald AB vorliegt und Preise stimmen, wird Bestellung als "bestätigt" gesetzt
2.) Lieferung trifft ein, alles mit OK wird verbucht, alles was NICHT OK ist bleibt offen!
3.) Bestellung markieren, alle betroffenen Artikel in Bestelllisten-Vorschau unten markieren, "Rückstandserinnerung" anklicken, Emailvorlagen für je Anwendungsfall auswählen (Rückstand / vergessen / defekt / ...)

Die Emailvorlagen muss man eben einmal anlegen als eigenes Set, diese kann man dann auswählen ... für uns somit nur wenige Klicks, Mails gehen dann automatisch mit jeweiligem Reklamationsgrund auf die Reise.

 

[MichaelH]

Wir schließen die Bestellung ab und erstellen eine Kopie mit der fraglichen Position (Rest wird gelöscht).
Im Zusatztext der neuen Bestellung steht die Info die man braucht.
Das machen wir spätestens dann, wenn die Lieferantenrechnung kommt und klar ist was wie verrechnet wurde.

 

[wawi-dl]

Wir schließen die Bestellung ab und erstellen eine Kopie mit der fraglichen Position (Rest wird gelöscht).
Im Zusatztext der neuen Bestellung steht die Info die man braucht.
Das machen wir spätestens dann, wenn die Lieferantenrechnung kommt und klar ist was wie verrechnet wurde.

Auch eine gute Variante, hängt dann wieder vom Einzelfall ab

Unsere Bestellungen haben 50-100 Positionen, da haben wir keine Lust zu selektieren, zudem verlieren wir den Bezug zur damaligen Bestellung, Querverweis somit zwingend notwendig.