Gelöst Rechnungen des Vortags per PDF ausgeben

[sebogmbh97616]

Hallo liebe Mitstreiter

ich werde noch wahnsinnig mit meinem eigentlich noch so simplen Workflow...
Vorab möchte ich anmerken, dass ich bereits gegoogelt und eingehend das Forum studiert habe.

Hintergrundinformationen:
Wir haben die Jera JTL 2 Datev Unternehmen Online Schnittstelle, damit unser Steuerberater immer schön alle Buchungen aus der Wawi bekommt und auch gleichzeitig die verknüpften Belegbilder archivieren kann.
Klasse Sache, vor allem bei einer Buchprüfung, aber blöd wenn man den Export immer manuell anstoßen muss.
DATEV Unternehmen online löst täglich einen Task aus, in dem die überwachten Ordner ins DATEV Rechnenzentrum übertragen und anschließend geleert werden.

Wir fakturieren am Tag zwischen 400 - 500 Rechnungen, deshalb möchten wir den Rechnungsexport zeitversetzt in der Nacht stattfinden lassen, damit nicht unter dem Tag unnötige Performance abgezwackt wird.

Die besagte DATEV Schnittstelle löscht allerdings die PDFs nach dem Upload aus unserem Verzeichnis auf dem lokalen Server. Auf der einen Seite ist das gut, damit es keine Platznot gibt, auf der anderen Seite entsteht das Problem, dass die WAWI nachts anfängt, jede Rechnung seit Eintragung des Workflows wieder erneut abzuspeichern. So werden dann jedes mal alle Rechnungen gespeichert und wieder erneut in die Cloud hochgeladen. Dort liegt dann alles doppelt und hundertfach...

Meine Frage:
Gibt es eine Bedingung, welche nur die Rechnungen mit dem Erstellungsdatum vom Vortag speichert?


Meine bisherigen Anstrendungen:

Die Vorbereitung:
Admin > Druckvorlagen > Rechnung > Speichern

Ein abgespecktes Rechnungsdesign entworfen, damit in der Datev Cloud nicht unnötig Speicherplatz gemietet werden muss (GODB konforme Archivierung)

Einstellungen fürs Speichern:

Dateiformat: PDF Datei
Template für Dateiname: \\PFAD\{{Vorgang.Vorgangsid}}.pdf
Aktion bei vorhanden Datei: Überspringen.


Der Workflow:
Der Workflow soll immer nachts um 2 Uhr stattfinden und alle Rechnungen, die am Vortag erstellt wurden vom als PDFs in ein Verzeichnis speichern.

Der Workflow wurde wie Folgt erstellt:
Rechnungen > Erstellt
Ausgabe: Ausgabemodus: Speichern Formular: Rechnung

Dummerweise speichert mir die WAWI jetzt jede Nacht alle Rechnungen, seit Anlage des Workflows.
Also die neuen vom Tag und die ganzen alten davor.

Gibt es eine Bedingung, welche nur die Rechnungen mit dem Erstellungsdatum vom Vortag speichert?

Ich hoffe auf eine gute Idee und rege Beteiligung

Vielen Dank im Voraus

Gruß

Sebastian

 

[pawel.kesik]

Hallo Sebastian,

zu deiner Frage:

Meine Frage:
Gibt es eine Bedingung, welche nur die Rechnungen mit dem Erstellungsdatum vom Vortag speichert?

ja du könntest vorher das Aktuelle Datum - 1 Tag abfragen. Wenn dies zutrifft, dann soll der Workflow ausgelöst werden. Eine solche Abfrage könnte so aussehen:

{% assign meinDatum = Datum.Jetzt -%}
{% assign meinDatum = meinDatum | AddDays: -1 -%}
{{ meinDatum | Datum: 'yyyy-MM-dd' }}

 

[sebogmbh97616]

Hallo Pawel,

vielen Dank für den Tipp.
Ich habe das ganze mal so in den Workflow eingepflegt.

Als Bedingung habe ich jetzt:

- Alle Bedingungen erfüllt

- Das Script wurde unter "Erweiterte Eigenschaften" eingepflegt:

{% assign meinDatum = Datum.Jetzt -%}
{% assign meinDatum = meinDatum | AddDays: -1 -%}
{{ meinDatum | Datum: 'yyyy-MM-dd' }}

- Bedingung: Ist nicht leer

Allerdings erstellt die Wawi weiterhin fröhlich jede Nacht Dublikate von allen Rechnungen seit Eintragung des Workflows.

Habe ich wohl die Bedingung falsch gesetzt?

Vielen Dank noch mal.

Gruß

Sebastian

 

[pawel.kesik]

Hallo Sebastian,

ja da reicht die Bedingung nicht. Mit der Abfrage setzt du ja ein festes Datum. Heute -1 Tag. Somit kann die Bedingung niemals leer sein und wird jeden Tag erfüllt. Allerdings fehlt der Bedingung die Verbindung mit dem Auftrag. Geprüft werden soll ja, ob das Rechnungsdatum mit dem heutigen -1 zusammen passt.
Ich habe da mal was vorbereitet:

{% assign meinDatum = Datum.Jetzt -%}
{% assign meinDatum = meinDatum | AddDays: -1 -%}
{% assign meinDatum = meinDatum | Datum: 'yyyy-MM-dd'%}
{% capture sql %}Select dErstellt from trechnung where cRechnungsNr = '{{ Vorgang.Belegnummer }}'{% endcapture -%}
{% assign result = sql | DirectQueryScalar -%}
{% assign result = result | Datum: 'yyyy-MM-dd' -%}
{% if result == meinDatum -%}
1
{% else -%}
0
{% endif -%}

Der Anfang ist der Selbe. Wir erstellen uns ein Datum, ausgehend von heute -1 Tag.

Jetzt brauchen wir noch das zweite Datum von der Bereits erstellten Rechnung. Und zum Schluss werden beide miteinander verglichen. Wenn beide gleich sind, dann gibt die Abfrage eine 1 aus. Wenn diese ungleich sind, dann gibt's eine 0.

Die Bedingung ist also: ist gleich 1

Beste Grüße
Pawel

 

[sebogmbh97616]

Hallo Pawel,

vielen Dank für die schnelle Antwort

Leider endet das ganze aber immer in einer Fehlermeldung.

Ich habe anbei ein paar Screenshots gemacht.

Gruß

Sebastian

 

[pawel.kesik]

Grüße,

das liegt daran, dass der capture abschnitt nicht in einer Zeile steht.

Bitte Darauf achten dass,

{% capture sql %}Select dErstellt from trechnung where cRechnungsNr = '{{ Vorgang.Belegnummer }}'{% endcapture -%}

alles in einer Zeile steht.

Beste Grüße
Pawel

 

[sebogmbh97616]

Hallo Pawel,

vielen lieben Dank. Das funktioniert!!!

Sehr sehr geil!

Nur die Rechnungskorrekturen funktionieren damit nicht.
Ich habe das mal probiert umzudichten, klappt aber nicht ganz.

Hier mein Vorschlag:

{% capture sql %}Select dErstellt from trechnungskorrektur where cRechnungskorrekturNr = '{{ Vorgang.Belegnummer }}'{% endcapture -%}

Hast du da noch einen ganz heißen Tipp für mich?

Danke

Gruß

Sebastian

 

[pawel.kesik]

Hi,

ne das klappt leider so nicht Die Tabellen Namen aus der Datenbank müssen schon stimmen. Rechnungskorrekturen zählen zu den Gutschriften und werden dort in der Tabelle auch gespeichert. Die Tabelle heißt

tGutschrift

Am besten aber selbst in die Datenbank rein schauen und die richtigen Tabellen und Spalten Namen heraussuchen und anschließend im Code umschreiben.

Beste Grüße
Pawel

 

[sebogmbh97616]

Hi,

ok. Ich habe mich da mal ans Management Studio gesetzt und so ziemlich alle Tabellen durchgesucht bis ich endlich mal zu der richtigen gekommen bin.

Also, falls es jemanden interessiert, der Code für die Rechnungskorrekturen sieht so aus:

.fctbNone{ color:#000000; }
.fctbStyle1{ color:#0000ff; }
.fctbStyle0{ color:#d2691e; }
{% assign meinDatum = Datum.Jetzt -%}
{% assign meinDatum = meinDatum | AddDays: -1 -%}
{% assign meinDatum = meinDatum | Datum: 'yyyy-MM-dd'%}
{% capture sql %}Select dErstellt from tgutschrift where cGutschriftNr = '{{ Vorgang.Belegnummer}}'{% endcapture -%}
{% assign result = sql | DirectQueryScalar -%}
{% assign result = result | Datum: 'yyyy-MM-dd' -%}
{% if result == meinDatum -%}
1
{% else -%}
0
{% endif -%}

Bedingung wieder gleich 1

Vielen lieben Dank an Pawel!

JTL ROCKT!

Viele Grüße

Sebastian