Rechnungen automatisch erstellen per Workflow in 1.6

[baumaschinenteile24]

Moin zusammen.

Wir haben gerade folgende Problemlage in Bearbeitung: aktuell erstellen wir, wenn ein Auftrag vollständig bezahlt ist, per Workflow auch gleich die Rechnung und mailen sie dem Kunden. Das führt nun aber zu dem Problem, dass der Kunde eventuell hinterher nochmal ankommt und die Rechnungsadresse bemängelt. Es ist erschreckend, aber wir haben fast jeden Tag einen Kunden dabei, der irgendwas falsch eingegeben hat oder vergessen hat uns zu sagen, dass er umgezogen ist oder oder oder...
Und nun kann man ja Rechnungen in der 1.6 nicht mehr ändern. Auch nicht, um eklatante Fehler zu beheben. Also sind wir am überlegen, was wir tun, um die Anzahl der Stornos, die ja erheblichen Mehraufwand darstellen würden, möglichst niedrig zu halten. Ich habe jetzt gesehen, dass man Rechnungen zunächst als Entwurf speichern kann, ohne Rechnungsnummer. Mir schwebt jetzt also folgender Vorgang vor:

• Kunde bestellt und bezahlt vollständig
• Workflow erzeugt auf den Zahlungseingang hin die Entwurfsrechnung und mailt sie dem Kunden, mit dem Vermerk, dass der Kunde bitte die Adresse binnen X Tagen prüfen möchte
• Nach X Tagen kommt der nächste Workflow daher, schreibt die Rechnung fest und sendet dem Kunden die endgültige Rechnung

Lässt sich das mit den Workflows technisch umsetzen? Falls der letzte Schritt nicht geht, wäre das halb so wild, weil wir dann eben manuell alle Rechnungen festschreiben, die X Tage alt sind und sie dann per Workflow nochmal mailen lassen. Rechnung->Festgeschrieben sollte es als Trigger in der 1.6 dann ja wohl geben.

MfG,
André
baumaschinenteile24

 

[Verkäuferlein]

Moin,

ohne jetzt Euren genauen Ablauf zu kennen und vor Allem wo Ihr die Kunden herbekommt, wie diese bestellen, bezahlen und beliefert werden, ist es relativ schwer, Dir da konkrete Tipps zu geben.
Wir haben im Prinzip ähnliche Probleme, weisen die Kunden aber in unseren (ebay-)Angeboten zum Beispiel darauf hin, dass eine nachträgliche Adressänderung in der Rechnungsadresse nicht möglich ist und von ebay immer die Account-Adresse als Rechnungsadresse übertragen wird und nicht die Auftragsadresse.

Und nun kann man ja Rechnungen in der 1.6 nicht mehr ändern. Auch nicht, um eklatante Fehler zu beheben.

Jein, man kann Sie nun nur noch auf dem steuerlich korrekten Weg ändern.

Also sind wir am überlegen, was wir tun, um die Anzahl der Stornos, die ja erheblichen Mehraufwand darstellen würden, möglichst niedrig zu halten.

Eigentlich bietet die 1.6 ja genau die Möglichkeit, diesen Vorgang zu vereinfachen, indem Du Rechnungen einfach neu ausstellen kannst und im Hintergrund alle dafür steuerlich relevanten Belege erzeugt werden. Du hast also am Ende eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer und die zugehörigen Storno-Belege zu der alten Rechnung und im Prinzip nur den Aufwand für das Neueintragen der Adresse.

Wir machen es so, dass der Kunde eine Versandbenachrichtigung erhält, in der auch die Rechnungsadresse benannt ist und die Rechnung erst verzögert erzeugt und versandt wird.
Da gibt es jetzt verschiedene Wege und der einfachste wäre vermutlich mit einer AB zu arbeiten und den Kunden hierin zu bitten seine Rechnungsadresse zu prüfen und ggf. Korrekturen mitzuteilen, da ansonsten die Rechnung mit der Adresse in x Tagen unveränderlich erzeugt wird.

Natürlich kannst Du das auch über Proforma-Rechnungen machen, aber ob das dann nicht eher zu Chaos als zu einer sauberen Dokumentation führt, wage ich zu bezweifeln. Ich bin eher ein Freund von einem geführten, strukturierten Prozess.

Gruß
Verkäuferlein

 

[baumaschinenteile24]

Moin,

ohne jetzt Euren genauen Ablauf zu kennen und vor Allem wo Ihr die Kunden herbekommt, wie diese bestellen, bezahlen und beliefert werden, ist es relativ schwer, Dir da konkrete Tipps zu geben.
Wir haben im Prinzip ähnliche Probleme, weisen die Kunden aber in unseren (ebay-)Angeboten zum Beispiel darauf hin, dass eine nachträgliche Adressänderung in der Rechnungsadresse nicht möglich ist und von ebay immer die Account-Adresse als Rechnungsadresse übertragen wird und nicht die Auftragsadresse.

Sollten wir vermutlich auch tun.

Jein, man kann Sie nun nur noch auf dem steuerlich korrekten Weg ändern.

Ja, aber der besteht nun mal in Stornieren und Neuausstellen.

Eigentlich bietet die 1.6 ja genau die Möglichkeit, diesen Vorgang zu vereinfachen, indem Du Rechnungen einfach neu ausstellen kannst und im Hintergrund alle dafür steuerlich relevanten Belege erzeugt werden. Du hast also am Ende eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer und die zugehörigen Storno-Belege zu der alten Rechnung und im Prinzip nur den Aufwand für das Neueintragen der Adresse.

Klar, aber das müssen ja auch erstmal alle Mitarbeiter verstehen und können.

Wir machen es so, dass der Kunde eine Versandbenachrichtigung erhält, in der auch die Rechnungsadresse benannt ist und die Rechnung erst verzögert erzeugt und versandt wird.
Da gibt es jetzt verschiedene Wege und der einfachste wäre vermutlich mit einer AB zu arbeiten und den Kunden hierin zu bitten seine Rechnungsadresse zu prüfen und ggf. Korrekturen mitzuteilen, da ansonsten die Rechnung mit der Adresse in x Tagen unveränderlich erzeugt wird.

Natürlich kannst Du das auch über Proforma-Rechnungen machen, aber ob das dann nicht eher zu Chaos als zu einer sauberen Dokumentation führt, vage ich zu bezweifeln. Ich bin eher ein Freund von einem geführten, strukturierten Prozess.

Gruß
Verkäuferlein

Das ist zumindest mal ein bedenkenswerter Vorschlag. Das würde dann auch die technische Frage lösen, dann mailen wir einfach die AB statt einer Rechnung, bitten um Prüfung der Daten, und erstellen die Rechnung mit Verzögerung. Müssen wir intern mal durchspielen, was da die bessere Lösung ist. Danke für die Tipps.