Neu HowTo: Dokumente aus JTL GoBD-Konform und revisionssicher ablegen (CenterDevice)

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stahlfaust

Neues Mitglied
31. Dezember 2020
7
0
Hallo zusammen,

da ich selber nach einer Möglichkeit gesucht habe, Dokumente aus der JTL-WaWi sicher in der Cloud abzulegen, möchte ich euch heute meine Lösung präsentieren.
Es gibt bis dato nur Tutorials wie das ganze mit ecoDMS funktioniert. ecoDMS ist jedoch self-hosted und ich kenne viele, die in der Cloud hosten wollen, daher greife ich in diesem HowTo auf CenterDevice zurück.

Voraussetzungen:
1 x PC/Server welcher 24/7 online ist, auf dem auch die WaWi läuft
1 x den CenterDevice Client (DOWNLOAD)
1 x 30 Minuten Zeit das ganze einzurichten

Schritt 1: Account bei CenterDevice anlegen (30-tägige Testversion, danach 10€ netto p.M.)
Schritt 2: CD Client installieren
Schritt 3: Client konfigurieren und am besten als eigenes Laufwerk (Laufwerksbuchstabe ist euch überlassen) einhängen
Schritt 4: PC/Server neustarten
Schritt 5: JTL Workflows für alle rechtlich relevanten Ausgangsdokumente (Rechnung, Angebot, Lieferschein etc) erstellen
Schritt 6: Diese Workflows unter Dokument(z.B. Rechnung)-> Erstellt erstellen
Schritt 7: Aktion beim Workflow -> Ausgabe -> Ausgabemodus: Speichern
Schritt 8: Bei den Druck- / E-Mail- und Exportvorlagen bei den jeweiligen Dokumenten dann auf "Speichern bearbeiten"
Schritt 9: Dort dann die aktuelle Pfadvariable durch die entsprechenden Pfade zu den erstellen Ordnern im CenterDrive Laufwerk ersetzen
Schritt 10: DONE! Eure Dokumente werden mit Erstellung vollautomatisch in dem Ordner abgelegt und in die Cloud hochgeladen. Je nach persönliche Einstellung, werden die Dokumente dann z.B. nach einem Tag aus dem lokalen Ordner gelöscht.

Ihr könnte ebenfalls eure ein- und ausgehenden E-Mails in der CenterDevice Cloud sichern. Für eingehende einen Filter im Postfach am Mailserver erstellen, der automatisch eine Kopie an die CD Cloud E-Mail schickt. (lässt sich unter dem Punkt "Import" zuweisen.)
Für ausgehende müsst ihr Firmenweit an den entsprechenden PCs die CD Cloud E-Mail dann bei jedem Mail-Client als BCC hinterlegen oder mit eurem Mail-Provider sprechen, ob dieser euch einen Serverseitigen BCC einrichten kann auf die entsprechende Mail.

Ich hoffe, ich konnte damit hier einigen helfen! :)

Liebe Grüße
Simon
 
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