ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Heinz Schrot

Gut bekanntes Mitglied
1. August 2009
205
3
AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

@Loads: deinen Server gibst du da an. Also deine virtuelle Maschine. Die hat, wenn du alles richtig gemacht hast eine IP, welche auch von außerhalb erreichbar ist. Innerhalb deiner Maschine auch via localhost erreichbar.
 

Loads

Gut bekanntes Mitglied
26. Februar 2013
467
7
AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Also bei Profilname und Server die IP der Virtuellen Maschine?
Und beim ganzen Rest?
Die Anleitung von ecoDMS ist echt bescheiden.
 

Loads

Gut bekanntes Mitglied
26. Februar 2013
467
7
AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Habe es nun zum Laufen bekommen.
Mich würde nun interessieren welche Ordnerstrukturen ihr so verwendet
die zweckvoll sind.
Ich würde gerne alle Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Gelangensbestätigungen (mit Verweis zur jeweiligen Ausgangrechnung bzw. umgekehrt möglich?) sowie sämtliche Verträge und andere Dokumente archivieren.
Benötigt man für so ein Vorhaben einen Paginierstempel oder wie verfahrt ihr?
 

Carsten3F

Aktives Mitglied
22. Juli 2016
85
2
Vielen Dank erstmal an alle die in diesen Thread Ihre Erfahrungen und Tipps zu ecoDMS beschrieben haben.

Da ich mich zur Zeit auch wieder mit dem Thema "Archivierung" in Zusammenhang mit JTL WAWI beschäftige habe ich auch noch ein paar Fragen:

- Hattet ihr bei der Einführung von ecoDMS Hilfe durch einen Service Partner ? Wenn ja, gibt es Empfehlungen?
- Welche Dinge funktionieren nicht / nicht wie erwartet? Worauf sollte ich beim Test achten?
- Welche Alternativen habt ihr vor ecoDMS genutzt / getestet?
- Wie erfolgt die Lizensierung bei Serverinstallation (Remote Server)
 
Zuletzt bearbeitet:

wawi-dl

Sehr aktives Mitglied
29. April 2008
4.932
312
Wir arbeiten nun seit diesem Jahr damit, seit Umstellung auf WIN10 funktioniert die TWAIN-Scanner Schnittstelle nicht mehr.
Aktuell werden wir das Problem aber nicht angehen, da wir nicht wissen ob wir bei ecoDMS bleiben werden.

Grundsätzlich ist das System an sich nicht schlecht, kauf man allerdings direkt bei denen eine Lizenz, ist man wie wir eigenwurschdler, Hilfe vom Support bekamen wir bislang nie, nicht EINE einzige Email! Bei dem Preis wohl normal ... auch wenn es ein Bug gewesen wäre.

Aber das ist palaber drum herum ... nochmals zu deinen Fragen:

1.) Frage hierzu mal Gerd an, als Reseller
2.) Wir wollen Emails archivieren, das Eingangsdatum automatisch mit an ecoDMS übergeben, bis heute keine Lösung gefunden (liegt angeblich an Ländereinstellung?!)
Wir haben uns daher in Outlook ein VBA gebastelt, das den Betreff dahingehend erweitert, alles Infos somit im Betreff stehen.
Automatischer Scan-Import funktioniert nicht, hier kommen immer weiße Blätter an, BUG aber keine Info von ecoDMS.
3.) Alternativen betrachten wir derzeit etwas in Richtung "Rundum-Lösung" von DATEV, sofern wir enger mit Steuerbüro zusammenarbeiten wollen, planen wir daher evtl. umzusteigen auf DATEV Unternehmen online, mit der DATEV DMS Lösung (hier Preis aber in Klärung, da evtl. sehr hoch).
4.) Lizenz einspielen/eingeben bei Installation, es gibt dazu einen Connection-Manager der alle aktiven Clients überwacht.


Nochmal, an sich ist das System nicht schlecht für den Preis, wir nutzen es als einfache Archivierung und erspart Zeit.
WICHTIG wenn ihr es einführt, testet VIEL am Anfang, wie groß eure PDF's beim scannen sind!
Macht diese nur so klein wie irgendwie möglich, so dass man die Scans gerade noch gut lesen kann.

Wir haben mit Graufstufen 200DPI ca. 150KB jetzt, somit wächst die Datenbank nicht zu schnell.
Daher werden wir Jahresende alles neu aufsetzen, da uns die Datenbank mit PDF je 2-4MB extrem explodiert ist.
Nach 150 Dokumenten waren wir bei über 1 GB Größe der Datenbank.

Achja, Hilfe zur automatisierten Backup-Scriptlösung bekamen wir auch nicht, haben wir auch alles selbst programmiert.
 

wawi-dl

Sehr aktives Mitglied
29. April 2008
4.932
312
Das System ist für das Geld wirklich nicht schlecht! Für eine revisionsichere Archivierung, schnelles auffinden von Rechnungen optimal!

Ja der Scanimport Ordner, habe mich damit jetzt auch nicht mehr befasst.
Aktuell mache ich PDF-Scans und importiere diese paar dann von Hand.
 

Shopsitters

Sehr aktives Mitglied
27. Juli 2011
1.352
70
Schleswig-Holstein
Hallo,

das Problem mit dem Scaninput kann ich nicht verstehen, wir arbeiten hier recht intensiv mit eco, aktuell habe ich hier 187.000 Dokumente schon im System und merke keine Probleme. as wir nicht mit eco machen ist die archivierung von Emails, das liegt aber auch an unserem Client (Tobit) und da habe ich mich noch nicht mit befasst. Also ich kann dem System, gerade auch wegen dem Preis, nichts absprechen.

Gruss
Lars
 

Shopsitters

Sehr aktives Mitglied
27. Juli 2011
1.352
70
Schleswig-Holstein
Ach ja, zum Thema Support. Ja, das ist eindeutig ein Manko, Jedoch wenn man auf deren Seite Supporteinheiten kauft wird einem schnell geholfen. Früher hatten die noch ein gutes Forum, jedoch ist das eingestellt worde (seitens des Herstellers) Es soll aber ein inoffizielles Forum geben was langsam wächst. War jedoch auch seit rund 3/4 Jahr nicht mehr dort.
 

Marc Völker

Moderator
Mitarbeiter
15. April 2014
1.776
140
Hürth
Hi,

beschäftige mich auch gerade ein bisschen mit dem thema, macht es nicht sinn, direkt die API anzusprechen, und darüber die Daten ins ecoDMS zu bekommen? Immerhin könnte mann dann auch ordner für Kunden und so weiter anlegen, und damit viel mehr ordnung schaffen?! Ein Outlook Plugin zu schreiben ist ja nun auch nicht wirklich was komplexes. Wobei es doch da sowas in der art auch gibt?!
 

wawi-dl

Sehr aktives Mitglied
29. April 2008
4.932
312
Da wir nicht wissen, ob wir bei ecoDMS bleiben, werden wir hier keine Zeit investieren.
Sofern jemand aber etwas hat, schauen wir dies gerne an zum Testen.
 

Marc Völker

Moderator
Mitarbeiter
15. April 2014
1.776
140
Hürth
Moin,

ja hab das schon gesehen, aber wenn man sich ein Packet mit 1000 API Connects hollt kostet es ja nur einmalig 370€, dafür stehen dann jeden Monat 1000 Connects zur verfügung.

Unterm Strich find ich, man kann mit dem Drucker schon eine menge machen. Mir fallen da aber genug Szenarios ein, wo man in verbindung der Wawi mit einem Richtigen API anbindung einfach mehr machen kann. Und irgendwie muss sich das Unternehmen das ja auch Lizensieren lassen, da über die Benutzer das ganze nicht wirklich zu handlen ist.
 

wawi-dl

Sehr aktives Mitglied
29. April 2008
4.932
312
Ich wollte nochmals das Thema "automatische Klassifizierung" aufgreifen, es gibt einen einfachen Weg, wie man diese auch ohne DB Kenntnisse einrichten kann :)

1.) Dokumentenarten & Klassifizierungsattribute ALLE in ecoDMS anlegen und Anzeigestatus definieren
2.) eine neue Vorlage zum Klassifizieren definieren (siehe Bild 1)
3.) Klassifizierungsvorlage übernehmen, Anzeige rechts wird dann angepasst (siehe Bild 2)
4.) STOP, dann im gleichen Fenster "rechte Maustaste", dann kann man die Werte kopieren (siehe Bild 3)

Anschließend erhällt man z.B. diesen Code, den man als blinden weißen Text mit in die PDFs einbauen kann:
Code:
"<ecoDMSDesc>" + Vorgang.Rechnungsnummer + "</ecoDMSDesc>
<ecoDMSStatus>3</ecoDMSStatus>
<ecoDMSFolder>3</ecoDMSFolder>
<ecoDMSDocType>91</ecoDMSDocType>
<ecoDMSDocDate>"+ Date$(Vorgang.Erstelldatum,"%y-%02m-%02d") + "</ecoDMSDocDate>
<ecoDMSDocRDate></ecoDMSDocRDate>
<ecoDMSDynAttr1></ecoDMSDynAttr1>
<ecoDMSDynAttr2>"+ Vorgang.Auftrag.Auftragsnummer + "</ecoDMSDynAttr2>
<ecoDMSDynAttr3>"+ Vorgang.Auftrag.Auftragsnummer + "</ecoDMSDynAttr3>
<ecoDMSDynAttr4>" +Fstr$(Vorgang.Auftrag.Positionen.BruttopreisGesamt,"?&.##")  + "</ecoDMSDynAttr4>
<ecoDMSDynAttr5></ecoDMSDynAttr5>
<ecoDMSDynAttr6></ecoDMSDynAttr6>
<ecoDMSForceArchive/>"
 

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peterwill

Gut bekanntes Mitglied
29. Oktober 2007
323
18
Hallo habe ein Problem beim installieren vom ecodms pdf drucker..
erst kommt DER Drucker kann nicht entfernt werden dann
Der Vorgang kann nicht abgeschlossen werden fehler 0x00000002
das System kann die angegebene Datei nicht finden.
Dann installation abgeschlossen siehe anhang
Was kann ich machen ?
system windows 8.1
 

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