099815: Kunde hat überzahlt und steht im Minus

[Umbra]

Moin.

Ich hatte heute, ähm gestern, eine Bestellung bei der der Kunde zu viel gezahlt hat.
In der Auftragsübersicht, in der Spalte Bezahlt, stand allerdings das er, mit dem zu viel gezahltem Betrag, im Minus ist.

Hab mir erstmal nichts dabei gedacht...
Hab ihm dann eine Gutschrift fertig gemacht und mußte dann feststellen das der Minusbetrag sich erhöht hatte, um das doppelt.

Der "Fehler" läßt sich reproduzieren. Habe bei anderen Aufträgen dann mal eine weitere Zahlung hinzugefügt und dieser Überzahlte Betrag wurde im Minus angezeigt.

Edit:
Anders herum ist es genau so...Kunde ist im Minus und der Betrag wird als Guthaben angezeigt.


MfG
Umbra

 

[KathiLe]

AW: 099815: Kunde hat überzahlt und steht im Minus

Ich glaube, da bist zu einem Irrtum erlegen . . .

Kunde hat noch nicht bezahlt - positiver Betrag
Kunde hat voll bezahlt - "Ja"
Kunde hat zuviel bezahlt oder eine Gutschrift erhalten - Negativer Betrag

In solchen Fällen erstellen wir keine Gutschriften, da diese sich ja auf die Rechnung beziehen und die in diesem Fall richtig ist. Erstellst du eine Gutschrift, hast du demzufolge den zu reduzierenden Betrag von einer völlig ordnungsgemäßen Rechnung abgezogen.

Hat ein Kunde zu viel bezahlt, einfach in "Zahlung ..." gehen und dann den überschüssigen Betrag als Negativbetrag buchen. Also bei 3,99 EUR, die zuviel bezahlt worden sind, oben "-3,99 EUR" eingeben und im Bemerkungsfeld vielleicht noch den Grund

 

[Nento]

AW: 099815: Kunde hat überzahlt und steht im Minus

So machen wir es auch immer

 

[Umbra]

AW: 099815: Kunde hat überzahlt und steht im Minus

Moin.

War das schon immer so?
Benutze die WaWi schon ein paar Jahre aber das ist mir so noch nicht aufgefallen.

Wir erstellen bei sowas immer eine, auf die Rechnung bezogene, Gutschrift, da bei der Rückbuchung eine Kontenbewegung entsteht die ja irgendwo belegt sein muß.

 

[KathiLe]

AW: 099815: Kunde hat überzahlt und steht im Minus

Ja, das war schon immer so. Nur das mit den Gutschriften ist so eine Sache.
Beispiel:
Du erstellst eine Rechnung über 100 EUR, der Kunde zahlt aber 111 EUR. Negativbetrag in der Artikelübersicht -11,00 EUR.
Jetzt machst du die Gutschrift in Höhe von 11,00 EUR und zahlst dem Kunden den Betrag zurück.
Da sich die Gutschrift jedoch auf die Rechnung bezieht, hast du jetzt offiziell und für's Finanzamt nur noch einen Betrag von 89,00 EUR eingenommen, was ja falsch ist.

Besser:
Wenn du dem Kunden wegen einer Überzahlung Geld zurück erstattest, schreibe einfach in den Verwendungszweck z. B. "Überzahlung zu Rechnung Nr. 99999", druck das aus und schon hast du deinen Beleg - ohne den Rechnungsbetrag zu reduzieren.

 

[hogge]

AW: 099815: Kunde hat überzahlt und steht im Minus

Genau so ist es. Du musst es einfach so verstehen:

Rechnung = Verbindlichkeit des Kunden ( Er muss Betrag X bezahlen, z.B. 100 Euro = 100 Euro auf Rechnung)
Gutschrift = Kunde hat Forderung an dich (Betrag X der Gutschrift, z.B. 11 Euro auf der Gutschrift = Der Kunde hat einen Anspruch auf 11 Euro)

Im konkreten Fall bedeutet es, dass der Kunde einfach zu viel bezahlt hast.

Wenn du etwas abrechnest über 100 Euro und Kunde zahlt auf seinem Kundenkonto aber mehr, gibt es zwei Möglichkeiten:

Du zahlst die 11 Euro zu viel gezahlten Euros mit dem Verwendungszweck von Kathi zurück. (Die Rückzahlung ist dein Beleg auch fürs Finanzamt, um zu dokumentieren, dass du nur die geforderten 100 Euro (Rechnungsbetrag) eingenommen hast.

Zweite Möglichkeit, der Kunde hat ein Guthaben von 11 Euro, welches mit der nächsten Rechnung verrechnet werden kann.

z.B. bestellt er für weiter 50 Euro, du erstellst jetzt eine Rechnung von 50 Euro (neue Bestellung)

Für das Kundenkonto bedeutet es:

2 Rechnungen: insgesamt eine Forderung an den Kunden oder Verbindlichkeit des Kunden 150 Euro zu zahlen.

Bei der ersten Überweisung bezahlt er 111 Euro für die erste Rechnung, aber für die zweite brauch er nun nur noch 39 Euro zu zahlen, um insgesamt 150 Euro gezahlt zu haben.

Wenn er nicht mehr bestellen möchte, dann brauchst du ihm nur den Betrag von 11 Euro auszuzahlen.

Bei einer Gutschrift reduzierst du den Betrag ja nur, weil du zuviel gefordert hast.

Wenn du also z.B. eine Rechnung über 120 Euro gestellt hast, der Kunde aber nur 100 Euro bezahlen muss, dann erstellst du dem Kunden eine Gutschrift über 20 Euro.

Damit hat der Kunde zwei Belege an sein Kundenkonto.

Rechnung 120 Euro + Gutschrift 20 Euro = Verbindlichkeit des Kunden 100 Euro zu zahlen.

Klingt komplizierter als es ist. Ist ja auch nur Buchhaltung von einem Laien erklärt.

Grüße
Holger

Ja, das war schon immer so. Nur das mit den Gutschriften ist so eine Sache.
Beispiel:
Du erstellst eine Rechnung über 100 EUR, der Kunde zahlt aber 111 EUR. Negativbetrag in der Artikelübersicht -11,00 EUR.
Jetzt machst du die Gutschrift in Höhe von 11,00 EUR und zahlst dem Kunden den Betrag zurück.
Da sich die Gutschrift jedoch auf die Rechnung bezieht, hast du jetzt offiziell und für's Finanzamt nur noch einen Betrag von 89,00 EUR eingenommen, was ja falsch ist.

Besser:
Wenn du dem Kunden wegen einer Überzahlung Geld zurück erstattest, schreibe einfach in den Verwendungszweck z. B. "Überzahlung zu Rechnung Nr. 99999", druck das aus und schon hast du deinen Beleg - ohne den Rechnungsbetrag zu reduzieren.

 

[Umbra]

AW: 099815: Kunde hat überzahlt und steht im Minus

Moin

Danke für die Erklärungen.

Lg
Umbra