Neu Mehrere Rechnungen wurden gelöscht oder existieren nicht - aber wie?

[Sweetstore]

Hallo liebe JTL-Community,

wir arbeiten schon seit 2014 mit JTL und sind echt zufrieden. Heute habe ich bemerkt das sämtliche Rechnungen aus den vergangenen Jahren gelöscht wurden.

Die erste fehlende Rechnung ist vom Januar 2016 und die letzte die mir aufgefallen ist, ist vom September 2018.

Ingesamt sind es 29 fehlende Rechnungen. Über dem JTL- Logbuch kann ich einsehen das 12 Rechnungen komischerweise gelöscht wurden und 17 Rechnungen existieren erst garnicht.

Zu de RE-Nr. 111129 gibt es auch eine Rechnungen. Nach 111129 wurde direkt 111136 als RE-Nr. vergeben. Im Logbuch gibt es auch keine Einträge dazu.

Ich weiß echt nicht woran es liegen könnte. Ich muss es sofort klären bevor das Finanzamt drauf aufmerksam wird. Ich freue mich auf jede Hilfe!

Vielen Dank.

 

[fibergirl]

Ja, hast Du die ganzen Rechnungen denn nicht irgendwo abgelegt, als Papier, als PDF, im DMS?
So dass Du nachvollziehen kannst, welche fehlen und welche es nie gab?

 

[Condorraptor]

Hast du nur in der WaWi nach den Rechnungsnummern gesucht oder auch auf dem SQL Server direkt? Hast du auch geprüft ob ein Filter aktiv ist/war?

 

[jtldudel]

Es ist nicht unmöglich das diese Rechnungen "rausgeflogen" sind, heißt in der Datenbank gab es einen Fehler beim Speichern oder ähnliches und die ID wurde angelegt aber der Datensatz nicht richtig geschrieben. Da kann man in der DB tatsächlich mal schauen wie die internen IDs aussehen, ob dort Lücken existieren oder z.B. leere Datensätze zu den IDs stehen.
Wenn aber im Logbuch steht das eine Rechnung gelöscht wurde, dann hat die auch jemand gelöscht. Im Logbuch sollte auch stehen welcher Benutzer das war meine ich.

 

[Sweetstore]

Ja, hast Du die ganzen Rechnungen denn nicht irgendwo abgelegt, als Papier, als PDF, im DMS?
So dass Du nachvollziehen kannst, welche fehlen und welche es nie gab?

Die gelöschten Rechnungen sind tatsächlich auch nicht in den Akten hinterlegt. Ich kann einsehen das die von meinem Admin Login gelöscht wurden, wo ich mir die Frage stelle, ob es einer der Azubis war... die 17 fehlenden Rechnungen sind auch nicht in den Akten. Ich weiß echt nicht warum und wie es passiert ist.

 

[MichaelH]

Es dürfte sich also nicht um ein JTL-Problem/-Bug handeln ...

 

[Sweetstore]

Hast du nur in der WaWi nach den Rechnungsnummern gesucht oder auch auf dem SQL Server direkt? Hast du auch geprüft ob ein Filter aktiv ist/war?

Hab alles abgecheckt und konnte nur feststellen das 12 Rechnungen, darunter 3 vom selben Kunden gelöscht wurden. Zu den 17 fehlenden Rechnungen gibt es keine Einträge. Auf dem SQL Server auch nichts zu finden.

 

[Sweetstore]

Es ist nicht unmöglich das diese Rechnungen "rausgeflogen" sind, heißt in der Datenbank gab es einen Fehler beim Speichern oder ähnliches und die ID wurde angelegt aber der Datensatz nicht richtig geschrieben. Da kann man in der DB tatsächlich mal schauen wie die internen IDs aussehen, ob dort Lücken existieren oder z.B. leere Datensätze zu den IDs stehen.
Wenn aber im Logbuch steht das eine Rechnung gelöscht wurde, dann hat die auch jemand gelöscht. Im Logbuch sollte auch stehen welcher Benutzer das war meine ich.

Weißt du ob ich gelöschte Rechnungen einsehen kann bzw. wiederherstellen kann? Ich schaue mir mal in der DB die ID's an. Anders kann ich es mir nicht erklären.

Vielen Dank.

 

[Sweetstore]

Es dürfte sich also nicht um ein JTL-Problem/-Bug handeln ...

Bei den gelöschten Rechnungen nicht, aber bei den fehlenden Rechnungen handelt es sich höchstwahrscheinlich um ein Bug.

 

[MichaelH]

Bei den gelöschten Rechnungen nicht, aber bei den fehlenden Rechnungen handelt es sich höchstwahrscheinlich um ein Bug.

Wenn es ein Bug wäre, dann wird der nie korrigiert werden, da die neue WAWI 1.6 fast fertig ist.

Hast du denn Aufträge ohne Rechnungen, Filter auf "Alle" mal gesetzt ?
Gibt es Aufträge ohne Lieferschein ?
Wurden Aufträge ohne Versand abgeschlossen ?

Vielleicht kommst du einer falschen Arbeitsweise auf die Spur, denn die fehlenden Nummern deuten schon etwas darauf hin.

 

[wawi-dl]

Also das ist alles etwas supekt!

Du hast ja eine Archivierungspflicht, die Rechnungen müssen also bei Erstellung auch irgendwo gesichert werden, die kann dann auch NIEMAND einfach so löschen!
Bei uns wird eine erstellte Rechnung sofort auf einer Platte (für schnellzugriff) und zusätzlich auf DMS abgelegt, darauf hat nicht jeder Zugriff (aus gutem Grund).

Was heißt bei dir also in den "Akten"? Das heißt du hast kein DMS, sonst könntest du die Rechnung ja raussuchen.

Rechnung wurden per Admin gelöscht, soll aber ein Azubi gewesen? Wie wat?
Vor allem wenn es ein Log dazu gibt, dann kann es kein Bug sein.

Rechnungen suchen, nachträglich nochmals anlegen in JTL (damit man danach mal suchen kann), für eine Betriebsprüfung brauchst du diese aber so oder so GoBD konform archiviert.

 

[fibergirl]

Es gibt, glaube ich, immer noch viel zu viele, die die Wawi-Datenbank für ein vollwertiges DMS halten und sich blind darauf verlassen, dass da niiie etwas passieren kann.

Selbst von den gesetzlichen GOBD mal abgesehen:
Das darf man nie tun! Immer alle wichtigen Belege an einem zweiten Ort archivieren! Regelmäßig, automatisch! Morgen raucht die Wawi ab oder jemand spinnt rum, und alles ist unwiederbringlich weg!
Manchmal fasse ich es echt nicht...

 

[Sweetstore]

Also das ist alles etwas supekt!

Du hast ja eine Archivierungspflicht, die Rechnungen müssen also bei Erstellung auch irgendwo gesichert werden, die kann dann auch NIEMAND einfach so löschen!
Bei uns wird eine erstellte Rechnung sofort auf einer Platte (für schnellzugriff) und zusätzlich auf DMS abgelegt, darauf hat nicht jeder Zugriff (aus gutem Grund).

Was heißt bei dir also in den "Akten"? Das heißt du hast kein DMS, sonst könntest du die Rechnung ja raussuchen.

Rechnung wurden per Admin gelöscht, soll aber ein Azubi gewesen? Wie wat?
Vor allem wenn es ein Log dazu gibt, dann kann es kein Bug sein.

Rechnungen suchen, nachträglich nochmals anlegen in JTL (damit man danach mal suchen kann), für eine Betriebsprüfung brauchst du diese aber so oder so GoBD konform archiviert.

Zu den gelöschten Rechnungen kann ich nur sagen, eigene dummheit. Waren damals noch unsere ersten Jahre wo noch alles etwas chaotisch war. Ich muss wohl bei einer Betriebsprüfung dafür geradestehen...

Aber wie kann ich mir erklären das 17 Rechnungen erst garnicht erstellen worden sind und auch im Log nicht zu finden sind. Aktuell werden alle Rechnungen jeden Tag natürlich nochmal separat abgesichert, es sind auch alle Rechnungen dabei aber 17 Rechnungen fehlen.

 

[Sweetstore]

Es gibt, glaube ich, immer noch viel zu viele, die die Wawi-Datenbank für ein vollwertiges DMS halten und sich blind darauf verlassen, dass da niiie etwas passieren kann.

Selbst von den gesetzlichen GOBD mal abgesehen:
Das darf man nie tun! Immer alle wichtigen Belege an einem zweiten Ort archivieren! Regelmäßig, automatisch! Morgen raucht die Wawi ab oder jemand spinnt rum, und alles ist unwiederbringlich weg!
Manchmal fasse ich es echt nicht...

Oh ja, das stimmt leider... Ich hoffe das ich das irgendwie noch rückgängig machen kann, drück mir die Daumen!

 

[wawi-dl]

Alles gut, es ist aufgefallen und man kann jetzt daraus LERNEN!

Aufstehen, Datensicherungen einrichten, DMS GobD einrichten.

Bei einer Prüfung am besten DIREKT SOFORT darauf hinweisen (vorher evtl. mal die Konzequenzen mit StB besprechen), was Prüfer garnicht leiden können ist, wenn man versucht etwas zu verheimlichen!
Mit offenen Karten spielen, versuchen die Rechnungen zu rekonstruieren oder etwas festhalten, über welchen Umsatz man hier spricht, dann kann der Prüfer es evtl. besser bewerten.

Übrigens stand bei uns der Prüfer exakt nach 10 Jahren auf der Matte, als hätten die Ihre Uhr danach gestellt ...

 

[recent.digital]

Oh ja, das stimmt leider... Ich hoffe das ich das irgendwie noch rückgängig machen kann, drück mir die Daumen!

unbedingt Ticket bei JTL aufmachen.

Wir holen regelmäßig plötzlich verschwundene Rechnungen wieder in die Datenbank zurück.