Wie kann man eine Vorkasse-Rechnung / Proforma Rechnung nach Bezahlung als Rechnung ausweisen?

[hokosil]

Hallo, vielleicht kann jemand weiterhelfen?

Es gibt Kunden, die wir auf Vorkasse beliefern. Wir erstellen einen Auftrag mit Vorkasse-Rechnung und stellen diese dann dem Kunden, der die auch dann bezahlt. Viele Kunden wünschen dann aber im Nachgang eine Rechnung ohne den Zusatz "Vorkasse".
Früher konnte man den Auftrag einfach anpassen, von Vorkasse auf Rechnung. Da aber ja mittlerweile jegliche Änderungen gesperrt sind (wie auch idiotischerweise z.B. das Zahlungsziel, was sich im Nachgang nicht anpassen lässt), können wir den Auftrag nicht
auf Rechnung stellen und auch die Rechnung ohne den Zusatz "Vorkasse" nicht erstellen und verschicken / ausdrucken.

Wie geht Ihr damit um?

 

[Morimus]

Wenn du mit Vorkasse einen Rechnungsentwurf meinst, dann musst du die Rechnung einfach Festschreiben.
Rechnungen -> Entwürfe -> Rechnung heraussuchen -> Rechtsklick und Festschreiben.

Du solltest aber auch gefragt werden, ob du die Rechnung festschreiben willst, sobald du die Zahlung verbuchst.

 

[hokosil]

Nein, ich meine eine Vorkasse-Rechnung. Die kann ich nicht als Entwurf erstellen...

 

[sjk]

Warum verschickt ihr nicht einfach den Auftrag für die Vorkasse, und erstellt die Rechnung bei Versand?

 

[hokosil]

Weil gewerbliche Kunden oftmals darauf bestehen, dass die nicht nur eine Auftragsbestätigung erhalten, sondern eben eine Vorkasse-Rechnung, die auch genauso benannt ist. Das ist vor allem auch bei Kunden aus der Schweiz oftmals der Fall.
Die gesetzlichen Vorschriften zu Rechnungen haben sich einfach nur noch verschlimmert in den letzten Jahren...

 

[FOC Solutions]

In einem solchen Fall kann man die Druckvorlage Auftrag nehmen und kopieren, danach das Wort Auftrag durch (Proforma-Rechnung oder Vorkasse Rechnung) ersetzen und gut ist. Das funktioniert bei allen unseren Kunden mit Exporten in Drittländer.

 

[hokosil]

In einem solchen Fall kann man die Druckvorlage Auftrag nehmen und kopieren, danach das Wort Auftrag durch (Proforma-Rechnung oder Vorkasse Rechnung) ersetzen und gut ist. Das funktioniert bei allen unseren Kunden mit Exporten in Drittländer.

Wie genau kann ich mir das vorstellen? Was ist, wenn in dieser Zeit weitere Aufträge erstellt werden? Ist ja irgendwie auch aufwändig...

 

[FOC Solutions]

Im Bereich Auftrag legt Du ein neues Druckvorlagenset an und benennst es in Proforma u.ä. um. Dort hinein importiert Du die Standdarddruckvorlage Auftrag. Jetzt noch die kurze Modifikation bzgl. des Wortes Auftrag in Proforma Rechnung o.ä.

Jetzt könnt ihr diese über Ausgabe/Erweitert ausgeben.

 

[frankell]

Hallo @hokosil,

Nein, ich meine eine Vorkasse-Rechnung. Die kann ich nicht als Entwurf erstellen...

wieso kannst Du das nicht? Der Entwurfsfunktion ist die Zahlungsart doch schnuppe.

Wie genau kann ich mir das vorstellen? Was ist, wenn in dieser Zeit weitere Aufträge erstellt werden? Ist ja irgendwie auch aufwändig...

Du exportierst die aktuelle Auftragsvorlage, importierst sie in ein neues Vorlagenset und änderst dort einfach das Wort "Auftrag" in "Proforma-Rechnung". Wenn Du das Dokument dem Kunden mailen willst, musst Du bei der Ausgabe halt darauf achten, das richtige Vorlagenset zu nutzen.

 

[hokosil]

Ah okay, verstehe. Danke. Teste ich mal.

 

[elcheffe]

geht im Grunde noch einen Tick einfacher. Suche mal was ich in der Vergangenheit im Forum dazu geschrieben habe.

 

[mckey]

man kann einen manuellen Workflow dafür erstellen in den Aufträgen, dann läuft es noch schneller bzw. einfacher.