Wie archiviert Ihr Eure Belege/Buchhaltung digital?

[nochecker01]

Hallo,
mich würd emal interessieren, wie Ihr die Belege für die Buchhaltung archiviert.
Wir machen das bisher in papierform, aber mit der Aufbewahrungsdauer fon 10 Jahren sammelt sich da ein schöner Berg an

Daher die Frage wie macht Ihr das digital, welche Tools, Software nutz ihr dabei und wie ist der Arbeitsablauf damit?

Würde mich sehr über Erfahrungen freuen.

Gruß
Tom

 

[multi-offer]

hallöchen,

ich habe mit Elo (Elektronischer Leitzordner) gearbeitet. Der Arbeitsaufwand ist derselbe wie bei der Papierablage. Das wiederfinden geht aber dann sehr schnell.
Man kann auch die die Unterlagen als PDF ablegen.

Problem ist allerdings die Software über 10 Jahre immer auf dem laufenden zu halten. Unter Umständen müssen dann Daten migriert werden das kann dann sehr arbeitsaufwendig werden.

Die Vorgaben des FA müssen beachtet werden. Da trennt sich dann bei der Software wahrscheinlich schon die Spreu vom Weizen!

 

[nochecker01]

Hi multioffer,
danke für die Antwort. Von ELO hatte ich auch mal was gelesen. Aber wie habt ihr Euch denn nun entschieden es zukünftig zu mache? Wieder au fPapier?

Zu Elo: Wie kann ich mir den Arbeitsablauf damit vorstellen? Ihr scannt jede Eingagnsrechnung die ncih tdigital ist, nehme ich an?
Was macht Ihr mit paypal zahlungen? Archiviert Ihr digital dann nur den Kontoauszug?
Mir fehlt so ein bischen das "Gespür" wie es digital vom Ablauf her ist.

Die Datenmigration könnte bei 10 Jahren ein tatsächliches Problem darstellen.

Grüße

 

[multi-offer]

Hallöchen,

wir machen es nach wie vor auf Papier. Das hat verschiedene Gründe und ist abhängig von der Betriebsgrösse.

Jede Abteilung, bzw. Arbeitsplatz muß technisch ausgerüstet werden mit Scanner, Software, etc. Das ist nicht zu unterschätzen, auch die damit verbundenen Kosten.

In meinem Betrieb wurden alle Belege aus der Wawi gleich in Elo gedruckt, vergleichbar wie beim PDF-Creator. Somit brauchte ich nur die Rechnung für den Kunden ausdrucken.
Kontoauszüge können aus dem Onlinebanking ebenso gleich in ELO gedruckt werden! Ebenso Emails, etc. also alle digitalen Dokumente.
Faxe und Mails können aus ELO verschickt werden.

Alle eingehende Papiervorlagen, wie Rechnungen, Briefe, Lieferscheine, etc. mussten natürlich eingescannt werden.

Die Struktur war wie bei der Papierablage.

Das Wiederfinden von Dokumenten ist mit ELO unschlagbar. Bevor man an dem Aktenschrank war, war das Dokument schon auf dem Bildschirm.
Ich arbeite seit über 10 Jahren mit ELO und habe bisher nur einmal migrieren müssen. Die Daten sind noch heute lesbar. Mit ELO sollte das auch in Zukunft kein Problem sein!

 

[rascob]

Hallo,

wir drucken alles aus (alle Belege der Wawi) und archivieren sie wie in alten Zeiten in Leitzordnern. Wir buchen die kontierten Belege manuell in unserem Buchhaltungsprogramm und scannen externe Belege die auf Thermopapier gedruckt sind ein (unter dem Buchungssatz der Buchhaltung).

Dann machen wir nach dem Jahresabschluß eine Jahresdatensicherung auch von den in dem Jahr verwendeten Programmen (Wawi hatte öfters gewechselt) und sichern dazu die Lizenzen, damit man das Gj wieder herstellen kann. Somit sind auch alle Belege etc. auch elektronisch archiviert und die Geschäftstransparenz ist durchgängig.

Die Papiermenge ist enorm groß und wenn man das Papier der Geschäftsjahre > 10 Jahren über dem G-Papier entsorgt, zahlt man noch einiges an Entsorgungsentgelt.

Gruß
rascob

 

[nochecker01]

Hallo,
ja das Thema sind über die Jahre die Mengen an papier, die Platz und Raum benötigen.
Daher ist eben die Frage ob es vom Aufwand her eine digitale praktikable Lösung, sowohl vom Arbeitsablauf her als auch von den Kosten gibt.

Grüße

 

[multi-offer]

um wieviel Arbeitsplätze handelt es sich?

Ich hatte 1996 den letzten Aktenschrank gekauft. Aus dem gleichen Jahr war die letzte Ordnerbestellung.

Festplatten kosten heute ja nicht mehr soviel. Vom Platzbedarf mal ganz zu schweigen!

Wenn mein Chef mitspielen würde, würde ich sofort loslegen!

 

[nochecker01]

Derzeit ist es ein Arbeitsplatz.
Gruß

 

[multi-offer]

dann hält es sich in Grenzen!

man muss ja nicht die aktuellste Version von ELO nehmen!
Kosten ca. 250,- EUR - ELO 7.0

Abhängig vom zu scannenden Papiervolumen, was bei einem Arbeitsplatz nicht die Menge sein dürfte, ein Multi-Drucker mit Einzelblatteinzug.
Kosten ca. 300,- EUR