Neu Wareneingang über elektronischen Lieferschein EDI abgleichen

[guidob]

Vielleicht hat ja jemand eine Idee zu dem Thema oder es ist eventuell sogar mit der WAWI oder WMS zu lösen. Wir müssen unseren Wareneingang dringend optimieren und würden gerne den gesamten Vorgang nur über Scan regeln

Aktueller Arbeitsablauf beim Wareneingang:
1. Der Lieferschein (Papier) wird beim Wareneingang per Hand mit der Bestellung (Papier) abgeglichen
2. Der Inhalt der Lieferung wird mit der Bestellung abgeglichen
3. Die Lieferung wird ins System gebucht

In diesem Ablauf müssen wir immer per Hand den Lieferschein mit der gelieferten Ware abgleichen. Auch wenn wir den Wareneingang per Scan machen. Aufgrund der immer größer werdenden Anzahl an Bestellungen und Artikel wird es einfach zu fehleranfällig.


Zielarbeitsablauf:

1. Der Lieferschein, den wir elektronisch per EDI übermittelt bekommen, wird per Scan mit dem Inhalt der Lieferung abgeglichen.
2. Die Lieferung wird auf Basis der gescannten Artikel ins System gebucht
3. Abweichungen vom Lieferschein werden vom System automatisch gekennzeichnet.

Hier wäre alles auf Basis von EAN's abzuwickeln und damit eigentlich sicher. Der Haken ist nur, ich habe keine Möglichkeit gefunden, wie ich das mit der WAWI oder WMS umsetzen kann.

Die EDI-Umwandlung in CSV ist nicht das Problem. Ich kann die Lieferscheine in eine importfähige Datei umwandeln.

Hat jemand dazu eventuell eine Idee?

Viele Grüße
Guido

 

[Shopworker.de]

Hallo Guido,

hast du dir schon einmal den Wareneingang über WMS angeschaut?

Punkt 1 fällt dabei weg, Punkt 2 muss natürlich manuell erledigt werden und Punkt 3 ist damit automatisch erledigt, kannst du in der Wawi sehen, was noch fehlt, zu viel geliefert worden etc ... der Lieferschein ist nicht zwingend nötig ...

 

[guidob]

Wenn ich es richtig verstanden habe, wird beim Wareneingangscan zwar mit der Bestellung abgeglichen, ich kann also sofort erkennen, ob etwas bestellt worden ist oder nicht, ich kann aber nicht einfach erkennen, wenn Artikel nach Lieferschein fehlen. Oder hab ich was übersehen?
Bei uns kommen sehr oft unvollständige Bestellungen an (da fehlen dann auch mal schnell 20 Positionen, weil sie aktuell nicht lieferbar sind). Die stehen dann natürlich auch nicht auf dem Lieferschein. Leider fehlen aber auch immer wieder Artikel, sodass wir diese dann nachfordern müssen.

 

[Shopworker.de]

wenn Artikel nach Lieferschein fehlen.

Du kannst nur erkennen, ob Artikel nach Bestellung fehlen.

Wenn auf dem Lieferschein nicht bestellte Positionen enthalten sind kannst du beim Wareneingang aktivieren, dass auch Artikel eingebucht werden, welche nicht zu der entsprechenden Bestellung gehören. Siehst du dann aber im Einkaufsmodul in der entsprechenden Bestellung.
Genau wie fehlende Artikel (sprich zu wenig gelieferte Positionen) ...

da fehlen dann auch mal schnell 20 Positionen, weil sie aktuell nicht lieferbar sind).

Genau, die können dann ja auch nicht eingebucht werden.
Du kannst dann in der Wawi im Nachgang festlegen, ob diese Artikel noch nachgeliefert werden oder neu in den Bestellvorschläge erscheinen sollen.

Leider fehlen aber auch immer wieder Artikel, sodass wir diese dann nachfordern müssen.

Das wäre nach meiner Erklärung dann die zweite Möglichkeit, diese Positionen "können" dann mit der nächsten Bestellung nachgeordert werden.

 

[guidob]

"Du kannst nur erkennen, ob Artikel nach Bestellung fehlen."

Und genau an diesem Punkt hänge ich. Mal an einem aktuellen Beispiel:

Wir bekommen eine Lieferung von 52 Positionen / 56 Artikel
Nach dem Abgleich stehen alle Artikel auch auf der Bestellung. Bestellt waren zwar 60 Positionen mit 66 Artikeln, aber die fehlenden Artikel werden automatisch nachgeliefert. Brauchen also nicht neu bestellt werden.

Nach der Wareneingangkontrolle sind auch 56 Artikel im Paket und auch auf 52 Positionen verteilt. Leider ist ein Artikel nur einmal anstatt zweimal und dafür der andere Artikel, der eigentlich einmal nachgeliefert werden soll, doch zweimal in der Lieferung. Es sind zwar 56 Artikel im Paket und auch die WAWI zeigt es mir an, den Fehler sehe ich aber erst dann, wenn ich den Wareneingang wieder per Hand mit dem Lieferschein abgleiche.

Könnte ich jetzt den elektronischen Lieferschein direkt per Scan abgleichen, würde es ja sofort auffallen.

Aber ich denke vielleicht auch gerade zu kompliziert bzw. von der falschen Seite.

Wenn ich den Wareneingang per Scan mache, müsste doch in der WAWI bzw. dem WMS der Wareneingang jedes Artikels mit der Lieferscheinnummer des Lieferanten, wenn sie eingegeben ist, abgespeichert sein. Könnte man dann eventuell nach dem Wareneingang mit einem externen Tool den Wareneingang des Lieferscheins abfragen und mit dem elektronischen Vergleichen? Mit der Ameise habe ich zwar keinen Weg gefunden, aber mit einer direkten SQL-Abfrage müsste es doch eigentlich möglich sein..

 

[Shopworker.de]

Hallo guido,

Es sind zwar 56 Artikel im Paket und auch die WAWI zeigt es mir an, den Fehler sehe ich aber erst dann, wenn ich den Wareneingang wieder per Hand mit dem Lieferschein abgleiche.

Wenn du das im WMS buchst siehst du genau, was geliefert worden ist, ob zuviel / zuwenig von einzelnen Positionen.

dem WMS der Wareneingang jedes Artikels mit der Lieferscheinnummer des Lieferanten, wenn sie eingegeben ist, abgespeichert sein

Genau, wenn die Lieferscheinnummer eingegeben wurde ist die auch in der Wawi verfügbar.

Könnte man dann eventuell nach dem Wareneingang mit einem externen Tool den Wareneingang des Lieferscheins abfragen und mit dem elektronischen Vergleichen?

Das geht mit Bordmitteln nicht, verstehe aber auch den Sinn dahinter nicht.

 

[guidob]

Wenn du das im WMS buchst siehst du genau, was geliefert worden ist, ob zuviel / zuwenig von einzelnen Positionen.

In diesem Fall ist ja bestellte Menge geliefert worden, sie stimmt nur nicht mit dem Lieferschein überein. Es taucht leider in der Praxis auf, dass beim Lieferanten der Verpacker einen Fehler macht und es falsch notiert.
Beispiel:
Artikel A und B sind 2 X bestellt
Artikel A laut Lieferschein 1 X und Artikel B laut Lieferschein 2 X geliefert. Im Paket sind aber 2 X Artikel A und 1 X Artikel B.
Der Lieferant liefert also A irgendwann nach, B aber nicht. B bleibt dadurch dauerhaft im Rückstand und wird nicht nachbestellt.

Das geht mit Bordmitteln nicht, verstehe aber auch den Sinn dahinter nicht.

Der Sinn liegt darin, dass ich weg will von der Situation, dass ich Lieferscheine händisch abgleichen muss. Es kommt einfach in der Praxis vor, dass der Lieferschein nicht mit der Lieferung übereinstimmt. Dadurch werden z.B. Artikel in Rechnung gestellt, die nicht angeliefert wurden und zusätzlich werden sie nie nachbestellt, da die in der WAWI ja auf Rückstand stehen, der Lieferant aber nicht nachliefert.

Unser Zeitaufwand liegt aktuell bei fast 2 Stunden pro Tag, aufgrund der Umsatzentwicklung steigend. Nur um zu prüfen, passen die Lieferscheine zum Wareneingang und dabei passieren natürlich auch Fehler. Kann ich den gescannten Eingang mit dem Lieferschein mit "einem Klick" abgleichen, spare ich nicht nur Arbeitszeit meiner Mitarbeiter, ich reduziere die Fehlerquelle auch auf fast Null (inkl. der Kettenreaktion, die aus falschen Rückständen entstehen).
Ich hab kein Problem mit externen Lösungen, setzen wir in einigen Bereichen (z.B. EDI-Bestellungen) ja schon ein.

 

[Shopworker.de]

da die in der WAWI ja auf Rückstand stehen, der Lieferant aber nicht nachliefert.

Diese "offenen" Rückstände stehen in der Wawi ja noch drin, und wie ich weiter oben schrieb könnt Ihr dann entscheiden, ob diese noch "offen" bleiben sollen oder eben auf die neuen Bestellvorschläge kommen.

Nur um zu prüfen, passen die Lieferscheine zum Wareneingang und dabei passieren natürlich auch Fehler.

Wie ich schon schrieb, diese Zeit ist meiner Meinung nach nicht nötig.

Am besten richtet ihr euch mal ein WMS zum Basteln ein und arbeitet mal mit den Prozessen in der Wawi ...

 

[NewBuy]

Ich glaube ihr schreibt aneinander vorbei

Bestellung:
3 Artikel A Kosten 10 EUR
3 Artikel B Kosten 99 EUR

Lieferung Laut Lieferschein

1 Artikel A
2 Artikel B

Tatsächlich geliefert

2 Artikel A
1 Artikel B

Nun wird ohne Kontrolle eingebucht... es kommt keine Fehlermeldung, da ja beide Artikel bestellt worden sind.
ABER in Offen sind für Lieferant und Händler nun:

2 Artikel A
1 Artikel B

Müsste aber genau umgekehrt sein.
Um diesen Fall zu umgehen wird es immer so sein, den Lieferschein mit der gelieferten Menge zu vergleichen und hier soll es nun nach mein Verständnis so sein:
Es soll der elektronische Lieferschein mit der tatsächlichen gelieferten Menge verglichen werden.

 

[ulio]

Hallo @guidob

hast du eine Lösung für deine Idee gefunden?

Vielen Dank schon mal für dein Antwort und noch einen schönen Sonntag Abend

Uli