Hallo,
beim versenden von elektronischen Rechnungen können die Mailanhänge signiert werden. Die elektronischen Rechnungen müssen ebenfalls auf dem Firmenserver gespeichert werden. Da es nicht nur Rechnungen per Mail sondern auch noch ausgedruckte Rechnungen gibt, müssen auch die gedruckten Rechnungen auf dem Server gespeichert werden. Nach gesetzlichen Anforderungen müssen die gespeicherten Dateien u. a. vor Änderungen geschützt werden. Das kann entweder durch Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem erfolgen oder aber durch Speicherung einer signierten Datei.
Da es beim Mailversand bereits die Möglichkeit zur Signierung des Mailanhangs gibt, sollte es möglich sein in den Vorlagensets unter "Speichern" ein Ankreuzfeld "Datei signieren" zu markieren. Wenn dies markiert wurde wird bei Speicherung dann aus den Maileinstellungen das externe Programm (oder Signaturportal) aufgerufen und die Datei signiert gespeichert.
Durch die beschriebene Lösung könnten dann neu erstellte Rechnungen auch direkt über einen Workflow bei Erstellung gespeichert werden.
PS: Die Erzeugung einer signierten Datei über einen PDF-Drucker und dem Vorlageset "Drucken" halte ich für umständlich wenn es bereits mehrere Kombinationen bzgl. Ausdruck gibt.
Ich hoffe das die Idee Zuspruch findet und umgesetzt wird.
Viele Grüße,
Thomas
beim versenden von elektronischen Rechnungen können die Mailanhänge signiert werden. Die elektronischen Rechnungen müssen ebenfalls auf dem Firmenserver gespeichert werden. Da es nicht nur Rechnungen per Mail sondern auch noch ausgedruckte Rechnungen gibt, müssen auch die gedruckten Rechnungen auf dem Server gespeichert werden. Nach gesetzlichen Anforderungen müssen die gespeicherten Dateien u. a. vor Änderungen geschützt werden. Das kann entweder durch Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem erfolgen oder aber durch Speicherung einer signierten Datei.
Da es beim Mailversand bereits die Möglichkeit zur Signierung des Mailanhangs gibt, sollte es möglich sein in den Vorlagensets unter "Speichern" ein Ankreuzfeld "Datei signieren" zu markieren. Wenn dies markiert wurde wird bei Speicherung dann aus den Maileinstellungen das externe Programm (oder Signaturportal) aufgerufen und die Datei signiert gespeichert.
Durch die beschriebene Lösung könnten dann neu erstellte Rechnungen auch direkt über einen Workflow bei Erstellung gespeichert werden.
PS: Die Erzeugung einer signierten Datei über einen PDF-Drucker und dem Vorlageset "Drucken" halte ich für umständlich wenn es bereits mehrere Kombinationen bzgl. Ausdruck gibt.
Ich hoffe das die Idee Zuspruch findet und umgesetzt wird.
Viele Grüße,
Thomas
