Verwendete Buchhaltungssoftware (FiBu)

Just1978

Gut bekanntes Mitglied
1. November 2007
393
17
Bremen
AW: Verwendete Buchhaltungssoftware (FiBu)

Also wir sind mit 2.000 Aufträgen pro Monat recht exessive Nutzer von JTL.
Unser Buha muss daher einen schnellen Workflow ermöglichen und die WAWI Daten müssen leicht importiert werden.

Wir haben jetzt mit DATEV unser ideales System gefunden, die Vorteile:

- Einfacher Import der Daten (auch der Gutschriften) dank JTL Datev - XTC - Finanzbuchhaltung - Schnittstelle
- Integriertes Bankingmodul welches Zahlungen weitestgehend automatisiert zuordnet.
- Vorkassen, PayPal und Factoring importieren wir in die WAWI und übergeben die Zahlungsdatei an DATEV
bis hierhin eigentlich Funktionen die nahezu alle System können.

Unheimlich Zeit (und damit Geld) spart aber:
- Eingangsrechnungen werden über OCR erkannt und Debitorennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag werden im Idealfall ausgelesen und müssen nur bestätigt werden
- Durch das Bankingmodul werden direkt Zahlungsvorschläge der gebuchten Eingangsrechnungen vorgeschlagen so dass keine Überweisungen mehr manuell eingegeben werden müssen.

DATEV benötigt zwar für ein Buchhaltungsprogramm eine unverschämt leistungsintensive Hardware aber dafür können wir viele Vorgänge automatisieren.
Zudem war die Einrichtung sehr aufwendig und wurde von einem DATEV Partner vorgenommen was 3 Tage á 1.000 EUR gekostet hat. Aber durch die eingesparten Personalkosten amotisiert sich die Investition mittelfristig.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass der Steuerberater ebenfalls mit dem Produkt arbeitet und dass Personal in der Buchhaltung leichter und reibungsloser ausgetauscht werden kann.

Wir haben im Vorfeld testweise mit Taxpool gearbeitet, hier war uns der Funktionsumfang zu gering und haben dann E-conomic genutzt. E-Conomic war der größte Fehler den wir machen konnten!
Totales Chaos, der Support hat unter aller Sau gearbeitet - wir können da nur jedem von E-Conomic abraten und empfehlen gleich in eine zukunftsföhige Software zu investieren.
Wenn man das ganze über Grenke finanziert leigen die Kosten dann auch nicht relevant höher...

Ich kann nur jedem Shopbetreiber empfehlen selber zu buchen!
Wenn das ganze gut geplant und durchdacht ist, dann ist dieses nicht schwer und der Zeitaufwand ist minimal. Die Kostenersparnis gegenüber einem Steuerberater der bucht ist hingegen immens.
Bei wohl jedem wird hier mindestens ein komfortabler Jahresurlaub mit der Familie rauskommen!

So etwas abgeschweift, ich hoffe trotzdem geholfen zu haben.

Gruß Just
 
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cashregisterstore

Gut bekanntes Mitglied
29. September 2012
211
8
AW: Verwendete Buchhaltungssoftware (FiBu)

Damit das System die Eingangsrechnungen erkennen kann müssen diese in elektronischer Form vorliegen. Wie digitalisiert ihr die und wie zeitintensiv ist das?
 

Just1978

Gut bekanntes Mitglied
1. November 2007
393
17
Bremen
AW: Verwendete Buchhaltungssoftware (FiBu)

Den Großteil unserer Lieferanten konnten wir dahingehend erziehen, dass er uns pdf Rechnungen zusendet. Rechnungen die per Brief kommen packen wir in einen Einzugsscanner mit Funktionstaste (ein richtiges Gerät, kein Kinderkram) und drücken den Funktionsknopf.
Die Rechnung wird dann direkt an Datev übertragen, die Papierrechnung legen wir einfach der Reihe nach ab (wegen Aufbewahrungspflicht).

Gruß
Just
 

Naiharn

Aktives Mitglied
22. April 2013
3
0
AW: Verwendete Buchhaltungssoftware (FiBu)

Guten Morgen,

nutzt denn hier ggf. einer solche online Buchhaltungsdienste, die einem quasi die Buchhaltung abnehmen. Ich gehöre zu der Delegation, die das nicht selber können und möchten. Im Moment reiche ich jeden Monat meinen Kontoauszug mit angehefteten Belegen meinem Steuerberater ein und dieser bucht dann quasi die Belege durch. Ist aber recht kostenintensiv. Ich arbeite (im Moment) nur mit Amazon und habe auch dort meine Ware eingelagert. Somit fallen im Monat ca. 30 Buchungsposten an. Händlerrechnungen und 2 Auszahlungen von Amazon. Dafür zahle ich im Monat 80 EUR bei ca. 25-35 Belegen zzgl. der Meldungen an das FA und den Jahresabschluss die gesondert berechnet werden. Rechne ich das um komme ich pro Beleg auf 6-7 EUR was ich persönlich recht viel finde. Ein weiterer Nachteil ist auch, dass ich quasi mein Ergebnis des Monats nie aktuell sehe sondern immer zeitverzögert. Gerade im Dezember immer schwierig ob man ggf. noch etwas investiert nach Weihnachten oder nicht da Hauptsaison unter anderem Weihnachten ist. Ich mache EÜR.

Ich würde es halt gerne wöchentlich oder 2-wöchentlich machen. Einfach etwas flexibler. Man hat ja immer mal etwas Leerlauf und könnte dann ein paar Belege abarbeiten. Ich hatte mal gesehen es gibt Onlineanbieter die lesen quasi das Konto ein und man kann zu jeder Buchung dann den Beleg hochladen. Gibt es bei meinem Steuerberater und DATEV auch, aber mit sehr hoher Grundgebühr was es noch uninteressanter macht.

Selber machen will ich es auf keinen Fall. Ist sicher total easy, weil es immer die gleichen Buchungen sind und ich es auch in Schule und Studium hatte, aber ich sehe meine Kernkompetenz wo anders.

In diesem Sinne ein schönes Wochenende.

Ich hoffe es war in Ordnung, dass ich mal solche Online-Buchhaltungsdiest/Software in den Raum geworfen habe.

Sollte der Beitrag nicht passen, darf er gerne gelöscht werden. Dann entschuldige ich mich im Voraus.

Naiharn
 

Aphax

Gut bekanntes Mitglied
31. Juli 2010
142
3
AW: Verwendete Buchhaltungssoftware (FiBu)

Ich halte von den Onlineanbietern nichts. Es sind immerhin sensible Daten die man da irgendeinem Anbieter übermittelt.
Günstiger bekommst des es nur bei einem Buchhaltungsbüro statt Steuerberater oder eben doch selber machen. Bei den Angaben die du oben gemacht hast, sind das keine 30Minuten Arbeit pro Monat, wenn du es richtig anstellst. Im Jahr fast 1000Euro...ein schöner Kurzurlaub.
 

3po

Sehr aktives Mitglied
30. August 2011
2.527
78
AW: Verwendete Buchhaltungssoftware (FiBu)

Wir verwenden Datev-Online. Da wir probleme mit dem Datev Export hatten speichern wir alle Rechnungen und Gutschriften in einem ordner und senden diese vollautomatisch direkt zu Datev-Online. Unser Steuerberater hat Kontoeinblick und kann so die Zahlungseingänge zuweisen. Für Paypal haben verwenden wir ebenfalls DATEV E-Zahlungstransfer, somit auch sehr einfach für den Steuerberater zu händeln. Eingangsrechnungen kommen auf den Scanner und werden per 1 Klick ebenfalls direkt zu DATEV übermittelt. Ich denke viel einfacher gehts nicht mehr.

@Naiharn: Die Einrichtung von allem (DATEV-Online, Belegtransfer, E-Zahlungstransfer) hat uns ca. 5h gekostet und wurde kostenfrei von unserem Steuerbüro getätigt.
 

deliman

Sehr aktives Mitglied
13. Februar 2016
736
54
Wir verwenden DATEV Unternehmen Online und das Tool JTL2DATEV UO. Dieses importiert alle Rechnungen direkt aus der Wawi inkl. Der PDF-Belege, die Amazon Abrechnungen und die Paypal Kontoauszüge, gleicht diese Buchungen mit den Rechnungen ab und erstellt die Importdateien für Datev. Die Ersteinrichtung hat etwas Zeit in Anspruch genommen und die Jena Leute mussten da einige Male das Tool etwas anpassen aber jetzt funzt es. Es werden dabei nur die Ausgangsrechnungen berücksichtigt! Einen Monat hat man damit im Besten Fall (alle Buchungen wurden fehlerfrei erkannt und abgeglichen) in 20-30min erledigt.

Für den Rechnungseingang (wie schon mal beschrieben) werden die PDF Rechnungen unserer Lieferanten auch direkt in DATEV UO importiert. Papierrechnungen werden direkt zu DATEV UO gescannt und gesendet. In UO müssen diese dann allerdings noch mal per Hand "bestätigt und eingebucht" werden. In der Regel sind die Eingangsrechnungen aber deutlich weniger als die Ausgangsrechnungen. Der Steuerberater kann dann praktisch sofort alle Belege/Buchungen einsehen inkl. der zugeordneten Kunden- und Rechnungsnummern.

Für uns ist das schon eine große Zeitersparnis, gerade was den Abgleich von Ama und Paypal betrifft. Wie schnell der Steuerberater damit jetzt ist, kann ich noch nicht sagen, da der erste komplette Monat mit dem neuen System gerade erst verbucht wurde.
 

zhelyde

Gut bekanntes Mitglied
26. Februar 2013
196
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Was kostet das ca. so im Monat inkl. Steuerberater?

Gesendet von meinem GEM-701L mit Tapatalk
 

deliman

Sehr aktives Mitglied
13. Februar 2016
736
54
DATEV UO kostet so um die 15,00 - 20,00€ p.M. glaube ich. Das ist aber auch abhängig davon, welches Paket man nimmt. Wir haben nur das Nötigste ohne Lohnbuchhaltung und Zahlungsverkehr und sowas. Das JTL2DATEV UO Extended (inkl. Paypal und Ama) kostet einmalig 1200,00€ brutto inkl. Updates für 12 Monate und Einrichtung/Anpassungen.

Der Steuerberater rechnet ja nach Aufwand, pauschal oder nach seiner Tabelle laut Umsatz ab. Das kann je nach Verhandlungsposition und -Spielraum sehr unterschiedlich sein. Für das letzte Jahr haben wir nur für die laufende Buchhaltung inkl Lohnbuchhaltung ca. 5000,-€ bezahlt - ohne Jahresabschluss. Da haben wir aber noch alles per Hand gemacht und oft haben Dinge gefehlt oder waren nicht richtig zugeordnet, was jedesmal Nachtarbeit bedeutete.
 
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mls123

Aktives Mitglied
31. Oktober 2012
49
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@deliman

Ich liebäugel gerade auch mit dem System. Dazu noch ein paar Fragen an dich:

- Warum schickt ihr die Ausgangsrechnungen auch an UO? Jede AR hat doch ca. 250kb, was sehr viel Speicher & Kosten nach sich zieht. Warum archiviert ihr die Rechnungen bei euch und schickt nach UO nur die Eingangsbelege?

- Kann man mit UO auch Stapel selbst einspielen / Belege selbst verbuchen oder kann das nur die Kanzlei?

- Bei den 5k ohne Abschluss: Hat euer StB noch jede Rechnung einzeln verbucht? War das noch vor UO? Bei derartig optimierten Prozessen scheint mir der Betrag verdammt hoch.

Freue mich von dir zu hören, da ich mich in der kommenden Woche für oder gegen UO entscheiden will.
 

deliman

Sehr aktives Mitglied
13. Februar 2016
736
54
@mls123

Wir laden die PDF Rechnungen mit hoch, damit der "Originalbeleg" 1. für den Steuerberater sichtbar ist und 2. damit er rechtssicher archiviert wird, was ja letztlich auch ein wichtiger Punkt für UO darstellt. Richtig ist, das die PDFs recht groß sind (wir haben auch ein extra Beleg-Templatesatz) und man irgendwann für den Speicherplatz bezahlen muss. Hier ist bei DATEV allerdings auch recht wenig Inklusivspeicher vorgesehen. Da sollten die schnell nachbessern. Speicherplatz ist heutzutage eigentlich nicht das Problem.

Ich bin auch am überlegen, ob wir nicht mal html-Rechnungen testen. Schöne Vorlagen kann man sich ja auch kaufen/erstellen lassen. Was da an kB zusammenkommen, weis ich nicht. Ein Freund von mir macht das so. Der STB meinte zwar, das die rechnungen dann "komisch" aussehen, hat sie aber akzeptiert, wenn sie soch auch an die Kunden rausgehen.

Soweit ich weis, kann dann nur das Steuerbüro verbuchen, da wir die Buchungssätze bereitstellen und dann keinen Zugriff mehr darauf haben (nur noch Leserechte). Das solltes Du bei Deinem Steuerberater nachfragen, ob man das bei den Rechten auch anders einstellen kann und er nur noch den Jahresabschluss macht.

Ja, die 5k € waren noch vor dem neuen System (Jera JTL2DATEV UO) aber schon mit UO. Aus unserem alten Shop konnte man keinen Paypal/Amazon Abgleich machen (oder nur über Umwege via anderer Software), sodass wir auf die Buchungslisten per Hand unsere Rechnungsnummern geschrieben haben. Da es durch eBay und Amazon deutlich mehr Buchungsvorgänge (wenn auch viele Kleinbeträge) gibt und so die Rechnungs/Kundennummer nicht mit an UO übergeben wurde, musste der Buchhalter diese Daten in UO immer per Hand nachtragen. Ein ernormer Aufwand für alle Beteiligten. Meine Frau hatte da manche Nacht gesessen um die Daten händisch abzugleichen und den Ordner für das Steuerbüro fertig zu machen.

Jetzt wird das Alles automatisch mit Kunden- und Rechnungs/Gutschriftnummer an UO hochgeladen und zumindest die Ausgangsrechnungen eines Monats sind innerhalb 20-30 min erledigt (wenn es keine Fehlermeldungen wegen nicht zuordbaren Belegen gibt). Wie sich das zeitlich und damit auch finanziell auf Seiten des Steuerbüros auswirkt, kann ich noch nicht sagen, da erst ein Monat vollständig verbucht wurde und da noch einige "Voreinstellungen" nach Wunsch des Steuerbüros eingeplegt wurden. Z.B. sind jetzt bei Amazon alle Gebühren einzeln aufgeführt, was so vorher nicht gebucht wurde. Damit ist die Anzahl der Buchungssätze gleich 3x so hoch. Was auch "problematisch" ist, sind die Rundungsdifferenzen, die beim Rechnungsendbetrag von der Wawi generiert werden. Wenn die Nettobeträge stimmen, steht auf der Rechnung oft z.B. 23,85€ statt 23,83€ (korrekter Zahlbetrag bei Paypal oder Überweisung), die dann händisch als "Skonto" ausgebucht werden müssen. Sonst hat man irgendwann ein ganzen Haufen an offenen (Mini)Posten.
 
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wasweisdenich

Aktives Mitglied
18. Juni 2015
9
2
Ich hatte auch die Datev im Einsatz. Wenn man sich an die anfänglich etwas merkwürdig und umständlich wirkende Buchhalter logik gewöhnt hat ist es auch für "normale" Menschen kein Problem.

Aber da wir keine großen Sonderfälle haben und ich ja 15Jahre "Nachhilfe" vom Finanzamt hatte (die nannten es Betriebsprüfung ;) und ja die hatten mich so lieb das die immer wieder kamen) wollte ich alles selber machen inkl. Jahresabschluß und Steuererklärung (4 Firmen- über 7000€ Steuerberater inkl. rund 550€ für die Datev).
Hab nun ein Steuerberaterprogramm (gegenstück zur Datev aber ich brauche keinen Steuerberater um es zu bekommen) gemietet für rund 130€ im Monat, und spare mir knapp 6000€ im Jahr.

Und dinge wie Umsatzsteuer beim Inkasso, Einfuhrumsatzsteuer, Abschreibungen... sind auch nicht so wild (hab mir ein paar Youtube Prüfungsvorbereitungsvideo für Steuerfachgehilfen zu allen für mich relevanten Themen angeschaut und gut war.

Für die Einrichtung der neuen Buchhaltungssoftware, Umstieg von der Datev, Import aller Daten, Probeweise Jahresabschluß/Steuererklärung des letzten Jahres das der Steuerberater gemacht hat (und kontrolle ob meine genauso ausschauen), Buchaltung/Jahresabschlüße/Steuererklärungen fürs erste eigene Jahr für 1 Einzelunternehmen und 3UG´s hat 5-6 Wochen gedauert (einarbeiten,einrichten und Import war die meiste arbeit aber ist ja einmalig)...
Positiver Nebeneffekt, nun kann ich mir meine Zahlen anschauen und weis was dahinter steckt und kann aus der Buchhaltung und Auswertungen wesentlich mehr Informationen und Überblick rausholen..

Das soll nicht heissen das jeder alles machen soll, aber soviel wie er kann. Den ein Steuerbrater kann auch "irgendwas" auch keine ordentliche und korrekte Buchhaltung machen. Beispiel: Der Steuerberater bekommt eine Rechnung von euch für einen Computer, entweder er verbucht es z.B. auf 3400 Wareneinkauf 19% oder aber als Anlagegut das er abschreibt (über x Jahre). War der Computer zum verkaufen wäre die erste Möglichkeit richtig, ist er für eueren Betrieb die zweite. Wäre er für euch privat wäre es eine Privatentnahme. Wofür er war weis er aber nicht immer! Oder erklärt Ihr Ihm jeden Beleg? Steuerlich sind die drei Möglichkeiten aber sehr unterschiedlich (1Möglichkeit zählt direkt als Kosten, 2Möglichkeit zählt über Jahre als Kosten,3Möglichkeit zählt weder als Kosten noch bekomt Ihr die UST wieder).
Buche ich zumindest alle Belege halbwegs vernünftig kann auch der Steuerberater schon viel mehr rausholen. Und ich erspare ihm ne Menge teure Fleißarbeit, von dem Überblick den ich dadurch bekomme (was ist wo offen, welche summen sind wofür gezahlt usw) ganz zu schweigen

Grüße Robin
 
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cashew

Aktives Mitglied
21. Oktober 2018
16
3
Ich hänge mich hier mal dran.

Wir haben einen Magento 1.9.x shop und buchen manuell händisch alle Rechnungen in Taxpool ein. Nun sind wir auf der Suche nach einer WaWi und scheinen bei JTL hängen geblieben zu sein. Bevor wir es installieren, haben wir noch paar Sachen zu klären.

Integration / Zusammenspiel mit Taxpool ist eine Sache. Ich habe hier gelesen, einige buchen manuel, andere spielen es ein.

Ich habe mir das JTL Handbuch bzw Taxpool mal näher diesbezüglich angeschaut
Wenn es eingespielt wird, dann gibts doch verschiedene Felder. Ich verstehe es so, dass dann bei Taxpool für jeden Kunden eine neue ( DATEV System ) Kundennummer erstellt wird. Ist das so oder habe ich was falsch verstanden ? Es geht hier nicht über den Import von paypal Buchungen zu Taxpool wie es wohl einige machen.

Die Systematik JTL > Taxpool habe ich nicht richtig verstanden und möchte eben vermeiden dass x Tsd Kunden am Ende des Tages es bei taxpool gibt.

Würde mich freuen über einen kurzen Erfahrungsaustausch.
 

Rico Giesler

Offizieller Servicepartner
SPBanner
10. Mai 2017
13.229
1.425
Hallo @cashew .
Das beste wird wahrscheinlich sein, dass du dazu einen neuen Thread auf machst.
Dann bleibt es übersichtlich und aus dem Titel geht hervor was du möchtest. :)
 

aektschen

Gut bekanntes Mitglied
9. Dezember 2010
234
7
Hallo,
dann gebe ich meinen Senf auch mal dazu. Wir nutzen derzeit Collmex als Buchhaltungsprogramm. Dazu kamen wir, weil collmex eine (quasi kostenlose) Archivirung der Eingangsrechnungen bietet. Diese verschiebt man einfach in ein eigenes BuHa Postfach. Dort werden sie dann von Collmex gespeichert und man muss keinen zusätzlichen Speicherplatz mieten. Auch ist es vom Handling her sehr einfach. Die OCR Software von Collmex erkennt die Rechnungen gut und man kann die Eingangsrechnungen leicht verbuchen.
Die Kundendaten und die Kundenrechnungen exportieren wir durch die Ameise. Das ist dann schon etwas schwieriger, da alle Dateien noch mal nachgearbeitet werden müssen. So haben z.B. Kunden in der WaWi ein Suffix KD, das muss raus. Auch sollen im Belegtext mehrere Felder zusammengefasst werden (Kundenname, Auftragsnummer, Transaktionsnummer etc.), auch das geht nur manuell. Wir hatten uns dafür mal ein Tool schreiben lassen, aber das hing dann auch wieder.
Die Zahlungen auf der Bank holt sich Collmex über HBCI. Das klappt, aber die Zuordnung der Zahlungen anhand der Auftragsnummer müsste runder laufen. PayPal und zukünftig auch Mollie holen wir über Payjoe. Das geht bei der Zuordnung auch nur so leitlich.
Vermutlich könnte man durch Investitionen die ganze Sache runder machen. Auch wenn wir Collmex grundsätzlich gut finden, werden wir wahrscheinlich wechseln, da die Anbindungen erheblich zu viel gefrickel sind.
Wir werden wahrscheinlich auf ein System mit DATEV Import wechseln. Das fehlt bei Collmex, ist aber hoffentlich ein besserer Standard.

Schöne Grüsse
Wolfgang