Neu Statistik: Auswertung zeigt bei erneuter Abfrage und identischer Einstellung andere Summen

[Eldra H.]

Moin ihr Lieben.

Ich habe ein kleines Problem. Die Buchhaltung schrieb mich an mit der Bitte um Klärung.
Es geht darum ,dass die Statistik nach einem Gewissen Zeitraum andere Summen ausspuckt.
Der Januar ist an beiden Abfragetagen nicht mehr der aktive Monat gewesen und damit abgeschlossen.

Als Beispiel ->
Statistik vom 02.02.2022 für den Januar 2022 -> RE Positionen (Betrag) -> mtl/netto -> Optional aktiv: Rabatte beachten und RE-Korrekturen beachten = Summe 600.000€
Statistik vom 14.02.2022 für den Januar 2022 -> identische Einstellungen = Summe 592.000€

Jetzt würde ich schon gerne wissen, wo die fehlende Summe ist. Wir haben u.a. folgende Gegebenheiten die uns alltäglich und monatsübergreifend begleiten:
- Kunden kaufen einen Vorbestellartikel und zahlen instand (Paypal, Amazon Pay etc.) -> Kunde storniert den Auftrag nach Tagen/Wochen von X und kriegt Geld zurück. (voll bezahlter Auftrag / keine RE generiert)
- Kunde kauft Vorbestellartikel und tätigt eine Anzahlung per Vorkasse -> Kunde storniert den Auftrag nach Tagen/Wochen von X und kriegt Geld zurück. (teilbezahlter Auftrag)
- Kunde hat Artikel bekommen und tritt vom Kauf zurück -> komplett Geld zurück über RE-Korrektur ( WaWi zeigt an : Lieferstatus-> komplett gutgeschrieben)
- Kunde hat einen Mangel an der Sache und bekommt über RE-Korrektur einen Betrag X gutgeschrieben

Selbst unsere Jahresstatistik hat so für 2021 einmal Anfang Januar 2022 Summe x ausgegeben und jetzt aktuell (heute früh), bin ich weit über 30K € unter der damaligen Summe. Es wird nie mehr in der Summe, wenn es zu Änderungen kommt, dann immer ins Minus.

Wir haben Taxdoo, ein Steuerprogram an die JTL-WaWi angebunden, was Leserechte in der DB hat und sich die Zahlen zieht für die automatisierte Umsatzsteuer. Und jetzt grübeln die in der Buchhaltung, ob das alles so stimmig ist...

 

[MichaelH]

Wie Taxdoo arbeitet weiß ich nicht.
Aber über die Statistik Daten für die FIBU zu ziehen ist sicherlich falsch.
Die JTL-Statistik würde ich generell als unscharfe Datenquelle bezeichnen, denn es gibt keinerlei Info wie die Daten genau ermittelt werden.

-> Über die Ameise kannst du Rechnungsdaten und Zahlungsdaten exportieren, dies sind die verlässlichen Daten.

 

[Eldra H.]

Hi Michael,

das war missverständlich von mir. Taxdoo zieht die Daten aus der JTL-WaWi Datenbank. Wir haben über einen Authentification Key die Schnittstelle eingerichtet. Die Daten sind nicht speziell aus einer Statistik Abfrage, die wir abrufen. Das macht Taxdoo ohne unseren Eingriff immer automatisch.

Die JTL-Statistik würde ich generell als unscharfe Datenquelle bezeichnen, denn es gibt keinerlei Info wie die Daten genau ermittelt werden.

Ja leider. Es bleibt trotzdem das Fragezeichen, wie bei einem Monat der in der Vergangenheit liegt solche Differenzen kommen, wenn es ein abgeschlossener Zeitraum ist und die Abfrage identisch bleibt. Das kann ja nur passieren, wenn Re-Korrekturen nicht Tagaktuell verbucht werden (und ggf. in den laufenden Monat gehen), sondern sich auf das eigentliche RE-Datum beziehen und damit den Umsatz in der Vergangenheit beeinflussen.

 

[MichaelH]

Wie gesagt "... denn es gibt keinerlei Info wie die Daten genau ermittelt werden." und bin mir auch nicht sicher ob dies je irgendjemand bei JTL komplett durchdacht hat(te).

Daher, nimm es als grobe Datenbasis die Tendenz anzeigen kann, aber nicht auf den Euro genau.

 

[Eldra H.]

Du gehst dann über:
Ameise Export -> Buchungsdaten -> Rechnungen (Neu) ?

Weißt du wo ich Anzahlungen und voll bezahlte, aber nicht ausgelieferte Aufträge herbekomme? Rechnungen sind in dem Fall nicht geschrieben.

 

[MichaelH]

Ja, für die FIBU. Alles andere ist Mist.
Rechnungen
Zahlungen
Gutschriften
Kunden
werden über CSV exportiert und importiert in die FIBU.

- - -

Tja, die nächste Baustelle die du eröffnest, berechtigterweise.

Nein, ich weiß nicht woher man diese Information bekommen könnte ...
... alles schon uralte und mehrfach diskutierte Probleme.

Lösung: hausintern, organisatorisch, ohne Kontrolle über die WAWI - zum Glück haben wir keine Vorkassen die relevant wären.

Krückenlösung:
In der Auftragsübersicht kannst du das einstellen, dann werden nur diese angezeigt.
Nicht gelieferte, Differenz zwischen Wert und Zahlung anzeigen lassen.
Oben über den Spaltenkopft kannst du die Daten "exportieren", die Spalten entsprechend einstellen, damit du die Daten hast welche die FIBU braucht.

 

[Eldra H.]

Puhhh...

Exporte über die Listenansichten habe ich auch schon hinter mir. Das kam, als die Buchhaltung das erste Mal auf mich zu kam und fragte wie JTL "rechnet".
Die Befürchtung ist halt die, dass diese Differenzen nicht nur in der Statistik sind, sondern sich ggf. auch auf die RE beziehen. Dazu habe ich aber aktuell keine Vergleichsmöglichkeit, da ich eben zum 1. mal Buchungsdaten über die Ameise gezogen habe. Kommt bei mir auf die "Dringend" Liste, dass ich das in 3-4 Wochen nochmal identisch exportiere, wenn wir Widerrufe, Korrekturen etc. aus Aufträge in den Januar gesetzt haben.

 

[MichaelH]

Ameisen-Exporte sind korrekt, wenn:
Du nie eine Rechnung löscht (oder änderst), immer über GU arbeitest.
Du nie eine Zahlung löscht oder änderst, sondern immer mit +/- buchst in der Zahlungsmaske, auch wenn eine Zahlung einer anderen Rechnung zugeordnet wird (jeweils mit Tagesdatum, also wie ein Bankkonto).
Heißt - du musst periodengerecht arbeiten, auch in der WAWI.

Kontrolle:
Summe der monatlichen CSVs muss mit einem Jahres-Export im Jänner des Folgejahres übereinstimmen.

Hast du alles richtig gemacht, dann stimmt's oder hat nur minimalste Differenzen.