Neu Proformarechnung - fortlaufende Nummer

[tresor-online]

Hallo!

Wir müssen laut unserem Steuerberater unsere Auftragsbearbeitung im B2B Bereich etwas umbauen.
Dazu benötigen wir eine eigene Vorlage "Proformarechnung"
Das wäre ja soweit kein Problem, einfach eine "Auftrags Vorlage" verwenden und in "Proformarechnung" umbenennen.
ABER es gibt ein Problem, an dem ich gerade nage:
Diese Proformarechnungen müssen eine fortlaufende Nummer haben, dürfen also nicht einfach die Auftragsnummern sein mit einem "PF" oä davor.
Hat jemand eine Idee wie das zu bewerkstelligen sein könnte?
Ist es zB möglich, einen Counter nur für die entsprechende Vorlage einzubauen?

 

[mh1]

Die Auftragsnummer wird doch fortlaufend aus dem einzustellenden Nummernkreis vergeben.
Für einen neuen Auftrag Erzeugt die Wawi eine neue Nummer. Wieso willst du diese Nummer nicht einfach verwenden? Wozu "das Rad neu erfinden"?

 

[tresor-online]

Die Auftragsnummer wird doch fortlaufend aus dem einzustellenden Nummernkreis vergeben.
Für einen neuen Auftrag Erzeugt die Wawi eine neue Nummer. Wieso willst du diese Nummer nicht einfach verwenden? Wozu "das Rad neu erfinden"?

ich "möchte" gar nichts neu erfinden
Es geht um die Vorgaben von Steuerberater & Buchhaltung.

Das Problem ist, dass diese Proformarechnungen für B2B Kunden quasi einen eigenen Nummernkreis brauchen, die Auftragsnummer hilft mir da nicht.
Die ist ja zB
001
002
003
004
005

Angenommen, die Aufträge 002 und 004 wären B2B Kunden und ich bräuchte eine Proformarechnung, dann müssten die dann die Proforma-RE-Nr
001
002

haben.

 

[mh1]

Beziehst du dich da jetzt auf die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben einer Rechnung, die in §14 UStG genannt werden?
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html

Aber ist denn eine Proformarechnung nicht gerade eben keine Rechnung (und müsste dann ja auch keine der Pflichtangaben erfüllen)?
Vielleicht will dir auch dein Steuerberater einfach nur eine bestimmte Vorgehensweise diktieren... 🤔

 

[aaha]

Angenommen, die Aufträge 002 und 004 wären B2B Kunden und ich bräuchte eine Proformarechnung, dann müssten die dann die Proforma-RE-Nr
001
002

haben.

Das ist Unsinn, denn

Aber ist denn eine Proformarechnung nicht gerade eben keine Rechnung (und müsste dann ja auch keine der Pflichtangaben erfüllen)?

Exactement!
I. Ü. ausführlich besprochen im Thread "Proforma-Rechnung "

und

Vielleicht will dir auch dein Steuerberater einfach nur eine bestimmte Vorgehensweise diktieren... 🤔

(Meinungsmodus ein)
Wer solche Steuerberater hat, braucht keine Feinde Konkurrenten/Mitbewerber/Marktbegleiter mehr ...
(Meinungsmodus aus)

 

[mh1]

Wer solche Steuerberater hat, braucht keine Feinde Konkurrenten/Mitbewerber/Marktbegleiter mehr ...

Ich würde es nicht so hart formulieren.

vielleicht werden Belege beim Steuerberater in einem bestimmten Programm gebucht, das eine bestimmte Formatierung prüft oder einfach einen Nummernkreis verlangt.
Vielleicht hat sich dein Steuerberater auch einfach noch nicht damit auseinandergesetzt wie man mit Proformarechnungen umgehen könnte.
Ich meine damit nur, dass es ja wahrscheinlich eher an der Unwissenheit des Sachbearbeiters im Steuerberaterbüro liegt, als an einer böswilligen Vorgabe eines Konkurrenten/Mitbewerber/Marktbegleiter, der dir vielleicht eins reinwürgen will.....

Unser Steuerberater gibt uns auch grundsätzlich erstmal seine Arbeitsweise vor. Aber nach entsprechendem Einwurf größerer oder kleinerer Münzen, passt er sich dann auch gerne unserer Arbeitsweise an bzw. stellt Prozesse um

BTW
wobei du deinen Steuerberater ja schon auch berechtigterweise mal fragen könntest, was er mit der Proformarechnung eigenlich vorhat.
Denn dieser Beleg ist ja keine Rechnung und hat somit in deiner Buchhaltung eigentlich nichts zu suchen

 

[aaha]

Denn dieser Beleg ist ja keine Rechnung und hat somit in deiner Buchhaltung eigentlich nichts zu suchen

Wenn die Ware und die eigentliche Rechnung erst in einem späteren Monat kommen, brauchst du im Zahlungsmonat einen Beleg für die Abgrenzung.

 

[mh1]

Wenn die Ware und die eigentliche Rechnung erst in einem späteren Monat kommen, brauchst du im Zahlungsmonat einen Beleg für die Abgrenzung.

Ich nehme an, du denkst dabei an die Bewertung unfertiger Erzeugnisse. Hat aber mit einer Proformarechnung nichts zu tun (egal wie man den Beleg dann nennt).
Du musst aufpassen, dass dir dein Steuerberater kein System einrichtet, wo sogenannte Proformarechnungen umsatzsteuerpflichtig gebucht werden.

Aber wie auch immer... dein ursprüngliche Anfrage war ja wie es Andere lösen mit den Nummernkreisen bzw. Anzahlungen:
Also => unsere Kunden bekommen die Auftragsbestätigung und müssen dann z.b. 50% anzahlen. Diese hat dann die Auftragsnummer (bei uns AU-xxx).
Andere Kunden (anderer Betriebsteil, andere Software) kriegen einen Beleg, auf dem steht "Abschlagsrechnung". Dieser Beleg hat auch die jeweilige Auftragsnummer und es wird eine fortlaufende Nummer angehängt, weil es pro Auftrag mehrere geben kann (also xxx-1, xxx-2 usw.)
In beiden Fällen werden die Zahlungen dann in der Fibu als "erhaltene Anzahlung" gebucht und bei Abschluss der Arbeiten wird eine Rechnung mit einer Nummer aus unserem normalen Rechnungsnummernkreis erzeugt.

Natürlich brauchen die erhaltenen Anzahlungen eine eindeutige Nummer, damit sie EDV-technisch überhaupt verarbeitet werden können. Aber ob das jetzt Auftragsnummern oder zufällig erzeugte ID's sind ist nicht wichtig.
Auftragsnummern bieten sich aber an, wegen der späteren Zuordnung zur Rechnung.

 

[tresor-online]

Der Vollständigkeit halber: nach erneuter Rücksprache mit Steuerberater und Buchhaltung war der eigene Nummernkreis für die Proformarechnungen doch nicht mehr notwendig.