Neu Problem: Mitarbeiter wissen nicht, was sie tun sollen.

[ichliebedieAmeise]

Problem: bei uns ist ehrlich gesagt sehr oft Chaos und die Mitarbeiter wissen nicht, was sie tun sollen.

Wir sind eine kleinere Firma. D.h. die Mitarbeiter müssen auch ein bisschen "springen" und andere Aufgaben übernehmen. z.B. wenn wenig zu packen ist.
Die Tage sind also nicht immer gleich. Dazu kommt, dass dann jeder immer fragen kommt, was jetzt zu tun ist.
Es ist unglaublich viel Zeit, was verloren geht UND im Büro kommt man immer wieder aus seiner Arbeit raus.

Wie macht ihr das so ?




Meine Idee:

ich würde gern am Mitarbeiter - Zeiterfassungsgerät in der Nähe einen Bildschirm plazieren.

Dort sollen dann die Aufgaben für den jeweiligen Tag und Infos angezeigt werden.
Also eigentlich nur 1 Seite für jeden Tag.

Das sollte dann wenn möglich von "Büro" PC angelegt werden können.

das wäre so ein Wunschtraum... oder habt ihr andere tolle Ideen ?



Danke Fiona

 

[bbfdesign]

Moin
Ich denke, dass eine ganz einfache Lösung für den Anfang reichen könnte:

ToDo-Liste: https://todoist.com/de/home
Dann das ganze mit dem TimeDoctor https://www.timedoctor.com/ verknüpfen https://todoist.com/de/help/articles/use-time-doctor-with-todoist

Schau es dir mal an, vielleicht reicht sowas euch schon?

 

[recent.digital]

Hey Fiona,

spannende Thematik, die du ansprichst.

Wir haben seit 10 Jahren mit hunderten Firmen zu tun, und ein gewisses Maß an Chaos ist überall vorhanden, schließlich arbeiten Menschen. Das ist völlig normal.

Es gibt jedoch verschiedene Ansätze, die je nach Unternehmen und Situation viel bewirken können.

Zum Beispiel könnten regelmäßige Meetings eine Möglichkeit sein, um das Chaos zu reduzieren. In diesen Meetings können die aktuellen Aufgaben und Prioritäten besprochen werden. Dies schafft Klarheit und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter wissen, was sie tun sollen.

Ein weiterer Ansatz könnte die Einführung eines Vorgangssystems sein, wie zum Beispiel Trello in einer einfachen Ausbaustufe. Mit einem solchen System können die Aufgaben nachverfolgt und organisiert werden. Jeder Mitarbeiter kann sehen, welche Aufgaben anstehen und welche bereits erledigt sind. Dies kann die Effizienz steigern und die Mitarbeiter entlasten.

Die Idee mit dem Mitarbeiter-Zeiterfassungsgerät und einem Bildschirm in der Nähe klingt ebenfalls interessant. Es könnte eine Möglichkeit sein, die Aufgaben für den jeweiligen Tag anzuzeigen und wichtige Informationen bereitzustellen. Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass dies nicht zu komplex wird und die Mitarbeiter nicht zusätzlich belastet.

Letztendlich hängt die beste Lösung von den spezifischen Anforderungen und der Kultur deines Unternehmens ab. Es könnte auch sinnvoll sein, die Mitarbeiter in die Diskussion einzubeziehen und ihre Ideen und Vorschläge anzuhören. Gemeinsam könnt ihr herausfinden, welche Maßnahmen am besten zu eurer Situation passen.

Ich hoffe, diese Anregungen helfen dir weiter, und ich bin gespannt darauf, weitere Ideen und Erfahrungen von anderen Mitgliedern im Forum zu hören.

 

[wawi-dl]

Kennen das Thema bei uns auch, versuchen hierbe zum Beispiel, dass sich die Leute selbst organisieren können.

Wir haben viele Kleinstteile die abverpackt werden müssen, bevor also jemand zu uns rennt, haben die Leute jetzt beim Kommissionieren ein HandyApp, da tragen Sie ein was fehlt.
Der nächste der nichts zu tun hat, kann sich offene Punkte aus der App entnehmen.

Ein kleines Tool wie von BBF oder Recent wie Trello ist dafür ideal.

Wichtig dabei ist nur, das App muss einfach bedienbar sein, für alle verständlich sein (oft das größte Problem), ein paar Arbeitsanweisungen dazu, dann sollte das eine hohe Akzeptanz kriegen.

 

[bbfdesign]

Genau - Einfach muss es sein. Da der Wunsch ja explizit nach einer Zeiterfassung war, finde ich die genannte Variante Todoist mit dem TimeDocotor sehr gut.

Am Ende ist die Frage, welches Tool übersichtlicher ist. Trello verfolgt eher den Ansatz von einem Kanban Board, was bei größeren Projekten / in der Entwicklung sehr hilfreich sind. In dem benannten Fall befürchte ich fast, dass die Darstellung für die MA verwirrend sein könnte. Eine Todoliste ist sehr kompakt und einfach anzuhaken.

Es gibt noch andere Lösungen, aber die sind alle durchaus mächtiger ... Man könnte sich ja auch ein CRM System mit Zeiterfassung installieren, aber das wird alles sehr komplex.

 

[ichliebedieAmeise]

wegen der Zeiterfassung... das war anders gemeint. Ich dachte nur, es wäre der beste Platz in der Firma, weil da jeder mal hin muss.
z.B. bei den Pausen.

Meine Idee war halt ein Extra Bildschirm irgendwie einzurichten. Denn nicht jeder hat einen eigenen PC, Mobile .. oder anderes Gerät. Wir haben viele Mitarbeiter, die wirklich offline arbeiten . Dazu kommt, mehrere Sprachen... und viele für die es einfach EINFACH sein muss, da das ganze Thema PC u.s.w. für diese ein rotes Tuch ist. Leider

 

[_simone_]

@ichliebedieAmeise
Teammeetings, regelmäßige Einzelmeetings und evt. (interne) Schulungen. Kommt halt drauf an, ob die Fragestellung in Richung "...wie rum muß ich den Besen halten..." oder "...ich komme mit dem Formulardesigner nicht klar...." geht.

So pauschal wird sich das nicht beantworten lassen und in einer kleinen Firma bleibt halt viel an "Cheffe/in" hängen. :/

 

[ichliebedieAmeise]

@ichliebedieAmeise
Teammeetings, regelmäßige Einzelmeetings und evt. (interne) Schulungen. Kommt halt drauf an, ob die Fragestellung in Richung "...wie rum muß ich den Besen halten..." oder "...ich komme mit dem Formulardesigner nicht klar...." geht.

So pauschal wird sich das nicht beantworten lassen und in einer kleinen Firma bleibt halt viel an "Cheffe/in" hängen. :/

So pauschal wird sich das nicht beantworten lassen und in einer kleinen Firma bleibt halt viel an "Cheffe/in" hängen. :/

GENAU.. aber bei uns ist das mitlerweile bei uns so, dass die Cheffe/ in zu NICHTS anderem mehr kommt.


An sich weiß jeder Mitarbeiter, wie es läuft, aber wenn z.B. jemand krank wird, Urlaub, da beginnt immer wieder von neuem das Chaos. Wer macht jetzt was... u.s.w. Wir haben sehr viele unterschiedliche Aufgaben.

Es sind halt immer neue Konstellationen, die zusammentreffen. Das kann man nicht pauschal regeln.


Es muss sich einfach etwas ändern. Daher hatte ich das hier als Ideenfindung gestartet.

 

[_simone_]

@ichliebedieAmeise
Geht es denn um Angestellte, die IT-Kartoffeln sind und ein Ordner nicht von einer Datei unterscheiden können? Dann würde ich eher mit todo-Zetteln arbeiten.

 

[bbfdesign]

Eigentlich braucht Ihr klar strukturierte Ablaufpläne, die klar und einfach gegliedert mit den Aufgaben sind. Die bkommt dann der jeweilige MA in die Hand gedrückt und muss die Schritte abarbeiten, ggf. mit setzten eines Hakens.

 

[recent.digital]

Eigentlich braucht Ihr klar strukturierte Ablaufpläne, die klar und einfach gegliedert mit den Aufgaben sind. Die bkommt dann der jeweilige MA in die Hand gedrückt und muss die Schritte abarbeiten, ggf. mit setzten eines Hakens.

Soweit die Theorie.

 

[Verkäuferlein]

Leider ist es auch bei uns nicht anders und man fragt sich teilweise, wie die Leute eigentlich im "normalen Leben" zurecht kommen.

Kommt halt drauf an, ob die Fragestellung in Richung "...wie rum muß ich den Besen halten..." oder "...ich komme mit dem Formulardesigner nicht klar...." geht.

Sehr treffendes "Schmunzel-Beispiel", aber leider nahe an der Realität... 😁

Wir haben da auch schon so einiges versucht, manches hilft, anderes macht die Fehler, die passieren, wiederum einfach nur schlauer.

Wir haben z.B. einen Tages-Ablaufplan. Da stehen Aufgaben drauf, die auf jeden Fall zu erledigen sind, mit dem "Zeitpunkt" und den "Bedingungen" und dann Aufgaben, die für "Leerlaufzeiten" vorgesehen sind. Gleiches gilt für "Zielvorgaben", wie z.B. Wie schnell sollen e-Mails beantwortet sein,...

Wir unterteilen dabei hauptsächlich nach "Lager" und "Büro" als (Primär-)Zuständigkeiten.

Dann haben wir noch verschiedene Caldav-Kalender im Einsatz, die teilweise für Termine/Aufgaben dienen und teilweise für die Ablauforganisation (z.B. wann die Müllabfuhr kommt und die Tonnen rausmüssen).

Darüber hinaus setzen wir aktuell auf OpenTimetool als (Projekt-)Zeiterfassung.

Auch ein internes Wiki haben wir im Einsatz und für bestimmte Aufgaben entsprechende Vorlagen mit Erklärungen (Word- und Excel).

Und für Textvorlagen dann noch Textbausteine+.

Das ist so das, was wir grob organisatorisch haben und mal besser, mal schlechter funktioniert. Grundsätzlich lassen wir Mitarbeiter sich auch eher selber organisieren und definieren mehr die Ziele der Aufgaben und ein paar Grundlagen.

Überlegt hatten wir auch mal mit Techniken wie Kaizen (ist eine Art kontinuierlicher Verbesserungsprozess) und Kanban (Laufkarten) zu arbeiten, aber noch nicht zu 100% umgesetzt.
Bei Kaizen geht es halt darum, dass die Mitarbeiter Ihre Arbeit beobachten und Vereinfachungen oder Verbesserungen erkennen, vorschlagen oder gar direkt selber umsetzen. Das Ziel ist also nicht einfach nur die starre Erledigung einer Aufgabe, sondern die optimale Erledigung unter verschiedenen Gesichtspunkten.
Bei Kanban würden wir es so machen, dass es in erster Linie eine Tafel mit Aufgabenkarten gibt, die Karten die Aufgabe beschreiben und dann nach Prioritäten sortiert sind. Ein Mitarbeiter ohne Aufgabe kann sich dann so eine Karte holen und die Aufgabe konzentriert erledigen und wenn er fertig ist, gibt/legt er die Karte ab und nimmt sich die nächste.

Checklisten sind auch so ähnlich. Z.B. "Was ist vor den Betriebsferien zu erledigen."

Vor einiger Zeit habe ich mal das hier entdeckt:
https://www.buero-kaizen.de/

Da sind ein paar interessante Ansätze dabei, wie man auch die Motivation der Mitarbeiter steigert, indem dann auch Aufgaben zur eigenen und zur Zufriedenheit des Chefs erledigt werden können, ohne dass dabei übermäßiger Stress entsteht.

Was allerdings auch cool wäre, wäre wenn JTL solche Dinge auch verstärkt in die Wawi einfließen lassen würde und ein interaktiveres Dashboard ermöglichen würde (also eine Art Kanban-Dashboard oder ToDo-Dashboard). Dann könnte man auch noch stärker nach dem Getting Things Done Prinzip arbeiten und jeder Mitarbeiter würde auf dem Dashboard sehen, was an dem Tag oder allgemein noch zu erledigen ist. Aktuell ist das eher eingeschränkt möglich. Aber Greyhound als CRM z.B. arbeitet nach dem Prinzip.

 

[bbfdesign]

Darüber hinaus setzen wir aktuell auf OpenTimetool als (Projekt-)Zeiterfassung.

Schaut euch mal https://www.kimai.org/ an. Das hatte ich früher viel im Einsatz und das fand ich sehr gut, zumal auch gut auf Mobilgeräten nutzbar.

 

[Verkäuferlein]

Schaut euch mal https://www.kimai.org/ an. Das hatte ich früher viel im Einsatz und das fand ich sehr gut, zumal auch gut auf Mobilgeräten nutzbar.

Danke für den Tipp, hatte ich auch schonmal angesehen, war da aber zu mächtig für das was wir brauchten. Bietet aber auch echt viele Möglichkeiten und Erweiterungen.

Wir werden aber wahrscheinlich eher auf ReinerSCT timecard umstellen, klingt für mich aktuell am besten.

 

[sebjo82]

Mitarbeiter im gleichen Büro haben ist für uns eine gute Lösung. Sobald eine Aufgabe abgearbeitet ist, kommt man ins Gespräch und so kommt man zur nächsten Aufgabe. Könnte man Meeting nennen, nur halt in produktiv

 

[Verkäuferlein]

Mitarbeiter im gleichen Büro haben ist für uns eine gute Lösung. Sobald eine Aufgabe abgearbeitet ist, kommt man ins Gespräch und so kommt man zur nächsten Aufgabe. Könnte man Meeting nennen, nur halt in produktiv

Ja, wie das halt bei so Meetings ist, 10 Leute besprechen sich um irgendwann zwischendrin die Arbeit zu erledigen, die normalerweise 2 schaffen würden. 😁

 

[recent.digital]

Eine Timebox im Meeting kann helfen. Damit wird eine festgelegte Zeit z. B. 30 Minuten definitiv eingehalten - egal wie fortgeschritten das Meeting inhaltlich ist.

 

[keinbenutzername]

wir haben im büro über teams die aufgabenverteilung und wöchentliche teammeetings, im lager haben wir einen monitor im eingangsbereich worauf ein stets aktuelles trelloboard ist welcher mitarbeiter an welcher station/ packtisch arbeitet + ebenfalls regelmäßige meetings mit allen - bei paketspitzen oder krankheitsbedingtem ausfall wird kurzfristig umgeplant und zur not direkt zum mitarbeiter gegangen welcher die station wechseln soll, wenn neue MA bei uns anfangen durchlaufen sie normalerweise alle stationen begleitend, wobei wir auch eine konfektion haben welche nicht für alle geeignet ist, da muss dann entsprechend spezialisiert besetzt werden und wenns hart auf hart kommt gehen auch MA aus dem büro mit verpacken, die kennen die produkte und abläufe sowieso durchs tagesgeschäft, verpacken zwar langsamer aber besser als wenns garnich gemacht wird.