Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

[wawi-dl]

Hallo,

ist es auch möglich das "Archiv" selbst anzusprechen, damit es im passenden Archiv abgelegt wird?

Habe bislang das versucht, hatte aber nicht funktioniert (6 ist DB interne Nummer für Archiv):
<ecoDMSArchive>6<ecoDMSArchive/>
<ecoDMSArchives>6<ecoDMSArchives/>

Danke

 

[jensfalk]

"Hat hier einer Erfahrung mit bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement - Open Source DMS & ECM ?
Es ist ein Opensource System. Was man so liest soll es ziemlich gut sein."

Ja: http://www.jens-falk.de/#!/2014/12/10/einfuehrung-eines-revisionssicheren-digitalen-archivs/

Nutze es aber auch seit Jahren für meinen Handel. AR werden automatisch aus der Wawi archiviert. Läuft seit Jahren stabil ohne Probleme und wenig bis keine Wartung. Es läuft einfach.

 

[wawi-dl]

So langsam kann man dies als SPAM betrachten ... 3-4 Threads mit fast gleichen Antworten.

 

[SebiW]

Hi, wie zufrieden bist Du denn mit der Lösung? Ich bin gerade etwas überfordert vom Umfang der Auswahlmöglichkeiten auf der ecoDMS Seite und das einfache und unkomplizierte Lizenzmodel überfordert mich komplett

 

[deliman]

Kann den ecoDMS auch als vollwertiges Mailarchiv dienen oder muss man dafür das extra erhältliche ecoMailz oder andere Software wie Mailstore Server o.ä. dazukaufen?

Laut Funktionsbeschreibung ist eine Mailarchivierung enthalten. Lässt sich das auch einfach in Outlook/Thunderbird integrieren, einfach administrieren oder ist da eine spezielle Standaloen-Lösung doch komfortabler, das habe ich noch nicht ganz verstanden?

 

[ag-websolutions.de]

Laut Funktionsbeschreibung ist eine Mailarchivierung enthalten.

Die Mail-Archivierung erfolgt Clientseitig.
Wenn du eine "vollwertige" Mailarchivierung ansprichst, also eine, die direkt mit dem Mail-Server kommuniziert, solltst du auf ecoMailZ warten, was in Kürze erscheint

Lässt sich das auch einfach in Outlook/Thunderbird integrieren,

Ja, aber eben clientseitig

 

[Gast17652]

> Ja, aber eben clientseitig

Und langsam, oder? Es scheint mit ecoDMS unmöglich zu sein, seine gesammelten Mails komfortabel (ohne wochenlange Arbeit) GoBD-konform als PDF/A zu archivieren.

Lange Version:

- Man kann Mails im Side-Panel auf eine Klassifizierungsvorlage der Art "E-Mail-Eingang" ziehen, das geht schnell - aber dann landen die als .eml-Datei in ecoDMS. Ohne PDF-Version. Verlinkte Bilder, z.B. gekaufte Artikel, fehlen im Archiv. Wäre wohl nicht GoBD-konform.

- Das Thunderbird-Add-On, das über den PDF-Drucker archiviert, erzeugt zwar die erforderlichen PDF/A - aber das lässt sich jede (langsam ablaufende...) Klassifizierung manuell per Mausklick bestätigen - ein irrer Aufwand, damit wäre ich in sechs Monaten nicht fertig.

In der Anleitung und hier im Thread wird ein "Dunkelprozess" erwähnt, um manuelles Bestätigen loszuwerden (<ecoDMSForceArchive/> einfügen) - aber ich versteh nicht, wie/ob das in dem Kontext anwendbar sein könnte.

 

[ag-websolutions.de]

Zwischenzeitlich wurde ecoMailZ released, welches die komplette Mail-Archivierung übernehmen kann

 

[Gast17652]

> Zwischenzeitlich wurde ecoMailZ released, welches die komplette Mail-Archivierung übernehmen kann

Diese Information kam als einzige Antwort vom Hersteller auf die Frage, ob man mit ecoDMS 1000 Mails ohne 1000 Mausklicks und wochenlange Arbeit als PDF/A archivieren kann. Ich hatte ecoDMS erst 2017 gekauft - wegen der einsetzenden GoBD-Pflicht. Der Hersteller hatte kurz davor den ecoDMS-Preis um 40% erhöht. Es wurde zum Kaufzeitpunkt als "komfortable" GoBD-Lösung angeboten. Jetzt soll das Programm das aber auch leisten. Nur weil im Userinterface ein lausiges Häkchen fehlt ("Ohne manuelle Bestätigung klassifizieren"), was ein Programmierer in der Mittagspause einfügen können sollte, möchte ich kein weiteres Paket für den gleichen Zweck von der gleichen Firma kaufen. Hat jemand eine Idee ausser "Mausklicks automatisch generieren lassen"?

 

[Gast17652]

> Hat jemand eine Idee ausser "Mausklicks automatisch generieren lassen"?

A propos automatisches Bestätigen der Klassifizierung von E-Mails: Geht so

 

[M°M]

Ich wollte nochmals das Thema aufgreifen, da es viel einfacher geht, man auch keine DB Kenntnisse braucht

1.) Dokumentenarten & Klassifizierungsattribute ALLE in ecoDMS anlegen und Anzeigestatus definieren
2.) eine neue Vorlage zum Klassifizieren definieren (siehe Bild 1)
3.) Klassifizierungsvorlage übernehmen, Anzeige rechts wird dann angepasst (siehe Bild 2)
4.) STOP, dann im gleichen Fenster "rechte Maustaste", dann kann man die Werte kopieren (siehe Bild 3)

Auch wenn schon einige Jahre alt, das hat mich davor bewahrt, ein Utility für die DB zu suchen.

Ich habe übrigens gekämpft. bis ich meinen white text in der Rechnung hatte. Ein freies Textfeld hat in der Layout Vorschau eine Ausgabe gemacht aber im Layout ist der Text nicht erschienen (nein, nicht weil es weiße Schrift war )

Die Lösung lag darin in der Tabelle die die Positionen und sonstigen Rechnungstext füllt ein Objekt hinzuzufügen und dort dann die Textzeile mit dem white text ausgeben zu lassen. Ich habe mit unter Rechnungen dann noch eine Vorlage importiert damit ich eine Vorlage nur zum Ausdruck mit dem ecoDMS Printer habe. Die Rechnung wird gedruckt, der Printer startet und klassifiziert das Dokument und einen Augenblick später habe ich das im Archiv.

Ich denke ich werde über Auftragsattribute festlegen, welche Rechnung ich bereits archiviert habe und dann jeden Abend automatisch alle noch nicht archivierten Rechnungen "drucken" und damit archivieren. Falls in den 24 Std. etwas passiert habe ich die Ausgangsrechnungen durch den Versand an den Kunden in meinem MailStore.