Neu Grundsätzliches - was läuft automatisch, wofür benötigt man Workflow?

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CGellert

Neues Mitglied
9. Mai 2022
5
0
Hallo zusammen,

ich bin neu hier im Forum. Habe mich schon ganz gut in JTL Wawi 1.6 eingearbeitet. Aber ich habe jetzt noch grundsätzliche Fragen, leider habe ich bisher nichts dazu gefunden.
Welche Dinge laufen standardmäßig bereits automatisch in JTL Wawi und wofür muss ich Workflows anlegen?
Beispiele:
- Auftragsbestätigung geht nach Auftragseingang automatisch (am besten per Mail) an Kunden raus
- wie ist das bei Onlineshop-Bestellungen? Stellt man das im Shop Backend ein oder geht das auch über die Wawi?
- bezahlte Aufträge auf Pickliste setzen
- Lieferschein wird beim Versand (z.B. am Packtisch) ausgedruckt
- Rechnung wird nach Versand automatisch per Mail verschickt

Ich liste jetzt nicht alles auf. Mir geht es halt um diese grundsätzlichen Standardvorgänge - ich hoffe ihr wisst, was ich meine. Muss ich dafür immer einen eigenen Workflow anlegen oder gibt es das bereits als Standardeinstellung in JTL und man muss vielleicht nur noch irgendwo einen Haken setzen?

Danke schonmal für eure Hilfe.
 

apalusa

Sehr aktives Mitglied
22. Oktober 2018
208
42
Vorab, meine Infos sind alle aus der 1.5 da wir das Update noch nicht auf die 1.6 durchgeführt haben. Die meisten der folgenden Infos sollten aber mehr oder weniger identisch in der 1.6 sein (so mein Wissensstand).
- Auftragsbestätigung geht nach Auftragseingang automatisch (am besten per Mail) an Kunden raus
- wie ist das bei Onlineshop-Bestellungen? Stellt man das im Shop Backend ein oder geht das auch über die Wawi?
Es gibt für Bestellungen aus dem JTL Shop zwei Möglichkeiten. Zum einen kann man im Shop Backend selbst eine Auftragsbestätigung aktivieren, die Vorlage dafür findet sich ebenfalls im Backend unter den E-Mail Vorlagen.
Man kann aber für diesen Fall auch die Mail von der Wawi versenden lassen. In unserem Fall arbeiten wir nicht nur mit dem JTL Shop sondern auch mit (Amazon), eBay, Kaufland, Otto, etc. und wir wollen unseren Kunden immer eine visuell identische Mail senden, unabhängig von der Plattform. Daher läuft das alles über die Wawi bei uns.

Nun zur Umsetzung: In der Wawi gibt es unter "Admin -> Globale Einstellungen -> E-Mail" Optionen sowohl für Bestellbestätigungen als auch führ Zahlungsbestätigungen (letztere können ebenfalls im JTL Shop direkt versendet werden). Hier kann man spezifisch die Einstellungen für JTL-Shop, Fremdshops, eBay und Amazon festlegen. Amazon selbst haben bei uns inaktiv da eine Bestätigung per Mail dort ja seit einiger Zeit nicht mehr gewünscht wird.
Wenn man hier die Mail aktiviert hat, muss man nur noch die richtige Vorlage anpassen. Die findet man unter "Admin -> Druck- / E-Mail- / Exportvorlagen" und dort ist es "Beleg Verkauf -> Auftrag -> Auftrag (*)" im Standard. Einmal ausgewählt gilt es nun auf den Tab "Mailen" zu wechseln und dort kann man entsprechend nach Bedarf eine oder mehrere Vorlagen anlegen/anpassen die dann bei Bestelleingang je nach Einstellung versendet werden.

- bezahlte Aufträge auf Pickliste setzen
Da wir nicht mit Picklisten arbeiten kann ich hierzu nichts sagen. Ich meine zwar mal irgendwo Einstellungen gesehen zu haben, die im Bezug auf Picklisten etwas automatisieren, aber worum es da ging und wo die Einstellungen waren ist mit nicht mehr bekannt.

- Lieferschein wird beim Versand (z.B. am Packtisch) ausgedruckt
Wie es am Packtisch abläuft weiß ich direkt nicht, allerdings vermute ich, dass es hier mehr oder weniger das selbe Menü gibt wir für das manuelle Ausliefern aus der Wawi. Dabei kann man einen Haken setzen um erweiterte Optionen anzeigen zu lassen und in den erweiterten Optionen kann man zum Thema Rechnung, Lieferschein, Etiketten und noch mehr alles wie gewünscht einstellen. Das ganze bleibt dann für diesen Nutzer auch gespeichert und sofern man nichts ändern möchte, kann man die erweiterten Einstellungen nicht mehr aufrufen indem man den Haken das nächste mal entfernt und man spart sich diesen Schritt beim Versand.
(Beim Ausliefer-Prozess kam es mit der 1.6 eventuell zu größeren Veränderungen, eventuell sieht der Ablauf nun etwas anders aus aber das Grundprinzip sollte weiterhin bestehen)

- Rechnung wird nach Versand automatisch per Mail verschickt
Hier verweise ich auf die Option mit dem Lieferschein, wie schon erwähnt kann man hier auch für die Rechnung Einstellungen treffen. Bei uns wird die Rechnung beim Versand erst erstellt und gleichzeitig gedruckt da wir diese anstatt eines Lieferscheins verwenden. Man könnte aber auch noch aktivieren, dass die Rechnung per Mail versendet wird, zusätzlich oder ausschließlich.
In unserem Fall haben wir die Rechnung aber als Anhang an die Versandbestätigung hinzugefügt, so dass der Kunde nur eine Mail bekommt die den Versand bestätigt und die Sendungsdaten mitteilt, und trotzdem die Rechnung in elektronischer Form erhält, ohne dass es eine extra Rechnungsmail gibt.


Weitere Prozesse die unter "Standardvorgänge" zählen fallen mir gerade spontan nicht ein, grundsätzlich sollte das aber glaube ich bereits zeigen, dass man nicht für alles auf Workflows zurückgreifen muss. Es gibt doch einige Punkte die anderweitig abgedeckt werden wobei natürlich auch nichts dagegen spricht, das trotzdem zentral per Workflow zu managed um alles dieser Art an einem Ort zu haben.
 

CGellert

Neues Mitglied
9. Mai 2022
5
0
Vielen Dank schonmal für die schnelle und ausführliche Antwort. Ich werde mir deine Umsetzungen anschauen. Das klingt ja zumindest so, als wenn diese Standardsachen alle ohne Workflows realisiert werden können.

Falls noch jemand andere Vorgehensweisen hat, gerne her damit ;).
Ich versuche mir einen Überblick zu verschaffen, was ich dann noch alles als Workflow gebrauchen könnte.
 

apalusa

Sehr aktives Mitglied
22. Oktober 2018
208
42
Vielen Dank schonmal für die schnelle und ausführliche Antwort. Ich werde mir deine Umsetzungen anschauen. Das klingt ja zumindest so, als wenn diese Standardsachen alle ohne Workflows realisiert werden können.

Falls noch jemand andere Vorgehensweisen hat, gerne her damit ;).
Ich versuche mir einen Überblick zu verschaffen, was ich dann noch alles als Workflow gebrauchen könnte.
Grundsätzlich würde ich die Vorgehensweise empfehlen wie wir es auch damals gemacht haben. Erstmal die Wawi installieren mit einer lokalen Datenbank und einige Testdaten hinterlegen. Danach verschiedenste Situation die täglich im Live Betrieb auftauchen in die Wawi kopieren bzw. da nachbauen und prüfen welche Optionen man hat. So stellt man am einfachsten fest, was man noch alles benötigt.

Ich habe auch mal noch unsere Workflows durchgeschaut, aber das ist alles so speziell auf uns abgestimmt, dass ich keine Allgemeinen Ideen oder Vorschläge anbieten kann.
 
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