ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

[wawi-dl]

Hallo zusamen,

der Einsatz eines revisionssicheren DMS System (Dokumentenmanagement System) sollte nicht nur Pflicht für ein Unternehmen sein,
es sollte auch richtig installiert, konfiguriert und genutzt werden.

Nach langem Suchen bin ich über das JTL-Forum auf das ecoDMS gestoßen, eine durchaus sehr gute und vor allem preiswerte Lösung!
https://www.ecodms.de

Da Hilfestellungen oft mager zu finden sind, es wohl auch kein offizielles Forum mehr gibt (außer inoffizielles Forum https://forum.ecohilfe.de/index.php),
dachte ich mir einen Thread zu öffnen, der sich mit Fragen zu Installation / Konfiguration und sonstigen Themen befasst, vor allem auch in Bezug auf JTL!

Ich würde mich über eine rege Beteiligung freuen, das uns die Handhabung von diesem DMS System erleichtert.

 

[wawi-dl]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Ich arbeite mich noch immer in das Thema ein, um von Grund auf ein sauberes System hochzuziehen.

Ich treffe immer wieder auf neue offene Fragen, über Infos wäre ich dankbar.



1.) Archivierung von Emails mit Anhang: Wie kann bei Klassifizierung das Email-Eingangsdatum automatisch übernommen werden?

2.) Datensicherung: Wie kann ich bestmöglichst ein automatisiertes Backup durchführen? Hat jemand ein fertiges Script dafür?

3.) Konfiguration: Besteht die Möglichkeit, sämtliche Einstellungen (Ordnerstruktur, Benutzer, Rollen, ...) zu sichern?

4.) Datenbank: Besteht die Möglichkeit, nach meinen Tests die Datenbankinhalte komplett zu löschen? Lediglich Dokumente, keine Einstellungen?
Einfach um das System vielseitig im Vorfeld zu testen, bevor man dies produktiv dann einsetzt ... virtuelle Maschine stellt leider nicht alle alltäglichen Arbeitsmittel zur Verfügung.

5.) Archivierung von Ausgangsrechnungen: Zur automatischen Klassifizierung wird eine Art "Blindtext" in den Druckvorlagen hinterlegt, geht dies auch ohne?
Im Grunde wird ja ein weißer Text im PDF eingebettet, den man sehen würde, wenn man den kompletten Text im PDF markiert ... nur daher diese Frage

 

[wawi-dl]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Das Problem scheine wohl nur ich zu haben, der das System sauber aufbauen will?

 

[Shopsitters]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Nur kurz übers Handy geantwortet ... Bei 5. kannst Du die Rechnungen auch in den scaninput Ordner exportieren und dann mittels Vorlage automatisch klasdifizieren und archivieren lassen.

 

[fav-hosting.online]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Hi,

wir benutzen ECODms schon eine weile, nun zu deinen Fragen.

Zu 2: Hier wäre es wichtig zu wissen welches Betriebssystem (Windows oder Linux) verwendet wird.
Zu 3: Ja das geht da ECODms alle seine Konfigs und auch die Dokumenteninfos in einer Postgredatenbank ablegt.
Zu 4. Ja auch das geht indem die Dokumente und die entsprechenden Einträge in der Datenbank gelöscht werden, ich würde jedoch davon abraten, wir haben mal ein paar Einträge entfernt und wohl teile in einer anderen Tabelle übersehen was das System ausser Betrieb gesetzt hat.
Zu 5. Hier kann ich mit Shopsitters bedingt anschliessen. Bei der beschriebenen Methode musst du jedes Dokument einzeln Archivieren mit einer Vorlage musst du zwar jede Rechnung nur mit OK bestätigen aber nach 50sten machsts keinen Spass mehr.
Wir haben bei unseren Rechnungen oben links (da war noch Platz frei) den unten stehenden Code eingebaut. Wichtig hierbei war die Schriftgöße größer als 6 zu wählen weil ECODms das sonst einfach nicht erkennen wollte.

Noch eine Frage nebenbei, welche "alltäglichen Mittel" vermisst du den bei der VM?

"<ecoDMSDesc>" + Vorgang.Rechnungsnummer + "</ecoDMSDesc>
<ecoDMSStatus>3</ecoDMSStatus>
<ecoDMSFolder>3</ecoDMSFolder>
<ecoDMSDocType>91</ecoDMSDocType>
<ecoDMSDocDate>"+ Date$(Vorgang.Erstelldatum,"%y-%02m-%02d") + "</ecoDMSDocDate>
<ecoDMSDocRDate></ecoDMSDocRDate>
<ecoDMSDynAttr1></ecoDMSDynAttr1>
<ecoDMSDynAttr2>"+ Vorgang.Auftrag.Auftragsnummer + "</ecoDMSDynAttr2>
<ecoDMSDynAttr3>"+ Vorgang.Auftrag.Auftragsnummer + "</ecoDMSDynAttr3>
<ecoDMSDynAttr4>" +Fstr$(Vorgang.Auftrag.Positionen.BruttopreisGesamt,"?&.##")  + "</ecoDMSDynAttr4>
<ecoDMSDynAttr5></ecoDMSDynAttr5>
<ecoDMSDynAttr6></ecoDMSDynAttr6>
<ecoDMSForceArchive/>"

Gruß Michael

 

[wawi-dl]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

zu 2.) ich nutze lediglich Windows, aktuell noch WIN7

zu 3.) naja, ich wollte diese Infos exportieren, bezieht sich daher auch auf Punkt 4

zu 4.) ich möchte evtl. eben jetzt testen, dann aber alles zurücksetzen, dann zB Punkt 3 meine Konfigurationen zurückspielen um bei Null mit Dokumenten anzufangen.

zu 5.) ja, dachte ich mir, dass hier die Archivierung mit einem Klick quittiert werden muss. Allerdings wollte ich eben den Bindtext vermeiden, falls doch mal jemand den Text markiert.
Mich selbst würde es nicht stören, es war daher einfach nur die Frage, ob es eine einfache Alternative mit optimalen Automatismus gibt.


Ich möchte beim jetzigen Aufsetzen den Systems eben alle Konstellationen testen, JTL-Wawi, Scans, Emails etc. ... das kann ich in einer VM nur mit Aufwand ermöglichen, will ich aber nicht.

 

[Shopsitters]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Das automatische Archivieren kann man seit der 14er Version in der Klassifizierungsvorlage aktivieren - da braucht man nicht einen einzigen Klick mehr - machen wir täglich mit 150-200 Packlisten - geht auch bei PDF Rechnungen, sofern dieses in der Klassifizierungsvorlage so eingestellt ist.

 

[wawi-dl]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Ich meine aber gelesen zu haben, dass hierbei OCR nicht sauber läuft oder wurde das gefixt?

 

[Shopsitters]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Naja ich kann nur sagen das es bei uns ohne Probleme läuft.

 

[wawi-dl]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

zu 1.) leider kann wohl bis heute NICHT das Email-Eingangsdatum automatisch als Datum verarbeitet werden.
Oder hat jemand doch eine Lösung?

Ich habe mir nun im Outlook 2010 ein VBA geschnitzt, das mir im Betreff das Eingangsdatum voranstellt!
Nun sehe ich genau wann die Email eingegangen ist, das Datum selbst zeigt mir an, wann ich es archiviert habe.

 

[IchBinEs]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Das automatische Archivieren kann man seit der 14er Version in der Klassifizierungsvorlage aktivieren - da braucht man nicht einen einzigen Klick mehr - machen wir täglich mit 150-200 Packlisten - geht auch bei PDF Rechnungen, sofern dieses in der Klassifizierungsvorlage so eingestellt ist.

Wie bekommt man es hin, dass die Rechnungen nach dem Speichern Automatisch Klassifiziert wird, wo müssen die Rechnungen aus der Wawi gespeichert werden?

 

[Shopsitters]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Hmm ich bin jetzt nicht im Büro (erst Montag wieder) deshalb bin ich jetzt an Handy, also ist das jetzt in Kurzfassung

- Du hast einen <scaninput> Ordner.
Dort speicherst Du eine einzelne Rechnung ab.

- Nachdem ecoICE das Dokument dort ausgelesen hat ist der Ordner wieder leer.

- Du geht's jetzt in ecoICE suchst Dir Deine eben eingelesene Rechnung.

- Auf Basis dieser Rechnung legst Du eine neue Klassifizierungsvorlage an.

- Jetzt legst Du mit der Funktion <Formularvorlage> die Felder auf zB Rechnungsnummer / Datum / Kundennummer etc. (was Du halt brauchst).

- In dieser Klassifizierungsvorlage kannst Du auch festlegen das das Dokument automatisch archiviert werden soll wenn es erkannt wurde.

Teste jetzt eine weitere Rechnung indem Du wieder in den Scaninput Ordner schiebst ... Wenn alles richtig gelaufen ist sollte kurz danach der Ordner leer sein und das Dokument automatisch aus den ecoICE auch raus sein. Du müsstest jetzt die Rechnung im DMS finden.

....

Was Du jetzt machen kannst ist eine weitere Rechnungsvorlage als Vorlagenset anlegen und dort unter speichern den scaninput Ordner angeben.

Ich werde mal wenn ich daran denke ein Tutorial schreiben ...

Ansonsten kann ich Dir - sofern gewünscht morgen Vormittag kurz per TV helfen - da ich kurz nochmal ins Büro möchte. Sende mir dann gerne eine PM.

Gruß
Lars

 

[wawi-dl]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

...
- Jetzt legst Du mit der Funktion <Formularvorlage> die Felder auf zB Rechnungsnummer / Datum / Kundennummer etc. (was Du halt brauchst).
- In dieser Klassifizierungsvorlage kannst Du auch festlegen das das Dokument automatisch archiviert werden soll wenn es erkannt wurde.
...

Eine kleine Anleitung dazu, wäre klasse Lars!

Ich habe aktuell mehrere Klassifizierungsvorlagen, um den Rest manuell immer zu setzen, mir fehlt einfach der restliche Automatismus!

 

[IchBinEs]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Danke Im Grunde klappt es so... nur mit der Klassifizierung habe ich Probleme.

Ich habe eine Vorlage zur "MassenK.." auswählen wird immer nur das Datum übernommen was in der Vorlage steht, genauso mit der Rechnung, aller Dokumente haben ein Darum und eine Rechnungsnummer, mache ich da etwas falsch?

 

[IchBinEs]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Ja, ich habe was Falsch gemacht "nicht richtig gelesen"

Klappt so Super

 

[wawi-dl]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Habe eben festgestellt, dass alles als TIFF archiviert wird, obwohl das PDF Zeichen erscheint.

Kann mir jemand verraten, wie ich das umstelle auf PDF?

Den Support kann man absolut in die Tonne treten, sofern es dort überhaupt Mitarbeiter gibt.

 

[cmogmbh]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

PDFs sind ja im Grundsatz veränderbar. Da wäre die Wandlung in TIFF ja nachvollziehbar

 

[wawi-dl]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Prinzipiell hast du Recht ... wozu aber denn dann die Revisionierung und Versionierung?

Ich lese nur in den Dokus, dass man dies einstellen kann, also ich meine das so gelesen zu haben.

Aber die Dokus sind allesamt mangelhaft, es wird IMMER an den entscheidenden Punkten ausgewichen und nur erwähnt.
Support meldet sich dazu ebenfalls nicht, somit werden für mich hier Funktionen versprochen, die ich aber nicht nutzen kann.

Betrifft aktuell:
- Emaildatum übernehmen
- Einstellung Archivierungsformat TIFF/PDF

 

[Heinz Schrot]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Hi,
ich kann ja Dokumente mit Vorlagen klassifizieren. Kann ich das für mehrere gleichzeitig machen? Wenn ich es einzeln mache, schreibt mir die Vorlage schön Rechnungsnummer und Auftragsnummer und Datum in die Klassifizierung. Kann ich auch automatisch klassifizieren anhand meiner Vorlage?
Danke!

 

[Loads]

AW: ecoDMS ... Installation / Konfiguration / Hilfestellungen / allgemeine Fragen

Hallo,

ich habe mir ecodms jetzt auch mal herunter geladen.
Macht auf den ersten Blcik einen guten Eindruck.
Jetzt meine Frage:
Ich arbeite hauptsächlich auf dem Mac; ecodms habe ich unter einer virtuellen Windows 7 Maschine installiert.
Was muss man denn nun bei diesem Server connector eingeben um hier eine Verbindung zu bekommen?
Das geht aus dem Handbuch irgendwie nicht hervor.