Neu ECO DMS - Ordner trennen für 2. Firma

mesh

Gut bekanntes Mitglied
30. Dezember 2017
242
13
Hallo,

wir nutzen Eco DMS für die Archivierung unserer Rechnungen.

Die Firma hat jetzt einen neuen Inhaber und wird möchten einen zweiten Hauptordner anlegen, bzw. den gesamten "alten" Inhalt verschieben um so eine korrekte Trennung zu haben.

Kann da jemand helfen ?
 

Verkäuferlein

Sehr aktives Mitglied
29. April 2012
1.683
537
Schau doch mal im ecoDMS-Handbuch nach.

Meines Wissens kannst Du mehrere Archive anlegen und so für die saubere Trennung sorgen, indem Du ein "neues" Archiv anlegst.
 

mesh

Gut bekanntes Mitglied
30. Dezember 2017
242
13
Schau doch mal im ecoDMS-Handbuch nach.

Meines Wissens kannst Du mehrere Archive anlegen und so für die saubere Trennung sorgen, indem Du ein "neues" Archiv anlegst.
Uns hat ein EcoDMS Mitarbeiter angerufen und sagte es gäbe keine Möglichkeit eines zweiten Archivs. Man soll mit Hauptordner und Unterordnern arbeiten. Er hatte aber auch unsere Logik nicht verstanden - Firma "alt" und Firma "neu" zu trennen.

Gibt es da eine Herangehensweise die jemand schon umgesetzt hat ?
 

Raymond67

Aktives Mitglied
16. Februar 2020
14
1
Moin....

ich versuche das mal aus den Informationen zusammen zufassen:
Ihr habt momentan einen Mandanten mit einem Hauptordner. Unter diesem Hauptordner liegen alle anderen Ordner die zu dem alten Inhaber gehören.
Jetzt hat es einen Inhaberwechsel gewesen, und ihr möchtet ab jetzt in einem zweiten Hauptordner die aktuellen Dokument ablegen, bzw. die Dokumente des Altinhabers in einen anderen Hauptordner verschieben.

Wenn aber doch schon alle Dokumente unter einem Hauptordner liegen, was hindert euch daran einfach für den neuen Inhaber einen zweiten Hauptordner mit frei wählbaren Unterordnern anzulegen?
Oder existieren neben dem einen Hauptordner noch weitere Ordner aus denen Dokumente verschoben werden müssen?

Die Ordner könnt ihr einfach in den Einstellungen umbenennen, das ist kein Problem. Dort könnte dann der momentan vorhandene Hauptordner als z. B. "Mandant1_alt" benannt werden.

Oder habe ich da noch etwas falsch verstanden?

Grüße
Ray.
 

mesh

Gut bekanntes Mitglied
30. Dezember 2017
242
13
Moin....

ich versuche das mal aus den Informationen zusammen zufassen:
Ihr habt momentan einen Mandanten mit einem Hauptordner. Unter diesem Hauptordner liegen alle anderen Ordner die zu dem alten Inhaber gehören.
Jetzt hat es einen Inhaberwechsel gewesen, und ihr möchtet ab jetzt in einem zweiten Hauptordner die aktuellen Dokument ablegen, bzw. die Dokumente des Altinhabers in einen anderen Hauptordner verschieben.

Wenn aber doch schon alle Dokumente unter einem Hauptordner liegen, was hindert euch daran einfach für den neuen Inhaber einen zweiten Hauptordner mit frei wählbaren Unterordnern anzulegen?
Oder existieren neben dem einen Hauptordner noch weitere Ordner aus denen Dokumente verschoben werden müssen?

Die Ordner könnt ihr einfach in den Einstellungen umbenennen, das ist kein Problem. Dort könnte dann der momentan vorhandene Hauptordner als z. B. "Mandant1_alt" benannt werden.

Oder habe ich da noch etwas falsch verstanden?

Grüße
Ray.
bisher hatten wir keinen "Hauptordner" sondern nur strukturierte Ordner.

Jetzt haben wir, auch wegen des Hinweises des EcoDMS Mitarbeiters, 2 Hauptordner erstellt - Firma "alt" und Firma "neu" und erstellen darunter dann einen Unterorderbaum.

Wir hatten gedacht das es möglich ist die bisherige Struktur zu belassen und dann einen neuen "Mandanten" anzulegen. Aber das geht wohl nicht.
 

Raymond67

Aktives Mitglied
16. Februar 2020
14
1
Hallo,

wie du ja bereits festgestellt hast ist ecoDMS nicht mandantenfähig, wie z.B. d.3
Da bleibt dir wohl nur die Variante der Hauptordner. Allerdings kannst du über die Benutzersteuerung mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Zugriffrechten anlegen.
Wenn das benötigt wird kann einem Benutzer alle Ordner zugewiesen werden, dem zweiten nur Hauptordner 1 und dem dritten nur Hauptordner 2 usw......

Wobei ich meine Archive im Docker auf einer Synology NAS laufen habe. Da ist es durchaus möglich mehrere Container mit Archiven laufen zu lassen.
Ich habe dort z. B. ein QM Archiv laufen, daneben das QM_Testarchiv um Funktionen zuerst zu testen bevor diese ins Echtarchiv übernommen werden.

Vorteil: Getrennte Archive und somit keine Vermischung der Dateien.
Nachteil: Beim Update von ecoDMS müssen alle Container upgedated werden. (Naja, kein wirklicher Nachteil, muss aus Kompatibilitätsgründen eh gemacht werden)

Mir fehlen allerdings häufig Funktionen im ecoDMS die ich gerne hätte wie z. B.: E-mail Benachrichtigung beim Import neuer Dokumente in bestimmten Dokumentarten, eigenes scripting als groovy oder jpl oder was auch immer.
Oder auch die Anzeige von Dokumenten nur eines Ordners, auch wenn Unterordner vorhanden sind, automatische Aktenbildung über mehrere Dokumentarten anhand von bestimmten Attributen der Dokumentarten (Auftragsakte mit Anfrage, Bestellung AB, Rechnung und Lieferschein anhand der Auftragsnummer) und noch einiges mehr.

Wo läuft denn bei dir das ecoDMS und kannst du evt. ein neues Archiv parallel anlegen?
 
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