E-Mail Archivierung gesetzeskonform ... MailStore oder Alternativen

[wawi-dl]

Hallo zusammen,

auf der Suche nach einem E-Mail Archivierungssystem, stellt man schnell fest, dass es viele Anbieter dafür gibt, die teils sehr schnell viel Geld kosten.

Ein Tipp von "ag-websolutions.de" lautete MailStore zu verwenden!
Die Mindestabnahme von 5 Arbeitsplätzen lässt die Einzelplatzlizenz von 59 EUR somit auf 295 EUR in die Höhe schrauben, mit jährlichen Updatekosten.

Bislang fand ich nichts besseres, auch für diesen Preisrahmen, möchte dennoch in die Runde fragen.
Vor allem möchte ich evtl. auch andere wach rütteln, dass eine E-Mail Archivierung gesetzlich Pflicht ist, sofern es sich um Geschäftskorrespondenz handelt.


Mir stellen sich nun paar Fragen zu MailStore:
1.) Das Setup bringt die Archivierungstechnologie mit, keine externe DB wird benötigt, bedeutet es wird lokal auf dem Rechner eine Sicherung angelegt?
Dann sollte man aber diese Sicherung sichern, denn bei Plattenschaden wäre diese ja futsch ... sprich zB hochladen auf einen Server? Platzbedarf???
2.) Bleiben Emails dann komplett alle in Outlook bestehen? Wie werden diese dann auf dem Server von meinem Anbieter gelöscht? Postfach läuft voll.
3.) Alle Emails auch gleich evtl. mit ecoDMS archivieren???


Danke

 

[Neodym]

AW: E-Mail Archivierung gesetzeskonform ... MailStore oder Alternativen

Kurze Frage dazu: Wir benutzen Thunderbird und haben bald 1 Million Emails. Die Datenbank ist natürlich entsprechend groß. Aber es lässt sich damit problemlos arbeiten. Warum also irgendwo teuer archivieren?
Und selbst wenn es zu groß wird: Warum nicht die Backup - Datei 2 oder 3fach sichern, z.b. Festplatte im Tresor und zusätzlich in der Cloud?

 

[deepblue]

AW: E-Mail Archivierung gesetzeskonform ... MailStore oder Alternativen

Wir nutzen auch Thunderbird in der aktuellen Version. Eine richtige gute Lösung zur Archivierung der E-Mails in Thunderbird
haben wir auch noch nicht gefunden.

Wir haben sehr viele Dateianhänge und da wird der Thunderbird schon manchmal etwas langsam.

 

[wawi-dl]

AW: E-Mail Archivierung gesetzeskonform ... MailStore oder Alternativen

Ich spreche genau DARUM das Thema mal öffentlich an, wenn ich richtig informiert bin, ist man seit 01/2015 dazu verpflichtet, Emails 6-10 Jahre zu archivieren.
Ganz im ernst, was das bedeutet weis jeder, ob man es macht oder nicht, wird erst ein Thema, wenn Prüfer im Haus stehen und Emails sehen wollen.

Was viele nicht wissen, diese Punkte sind ALLE NICHT gesetzeskonform:
- PDF-Rechnungen ausdrucken und abheften
- Email-Rechnungen ausdrucken und abheften
- Email-Rechnungen als PDF drucken und ablegen
- Postfach aufräumen bzw. Emails löschen (gesendete / empfangene Emails zu Geschäftsprozessen)
- Archivierung von Outlook PST-Dateien


Es sind noch einige andere Punkte, die im Falle eines Falles dann nicht annerkannt werden.

Es heißt gesetzlich klipp und klar, die Emails müssen sozusagen vor dem "Empfang" archiviert / revisioniert werden,
um Manipulationen ausschließen zu können, darum sind archivierte PST Dateien ebenfalls unzulässig.


Darum ernsthaft Gedanken machen, ob archivieren oder nicht?! Es gibt heutzutage auch viele Versicherungen, die man für unnütz bezahlt, nie braucht usw.
Sollte man also heute nach dem Motto "No Risk No Fun" leben?

ICH WEIS ES NICHT!

Ich weis nur, wenn ich mit ecoDMS meine Eingangsrechnungen archivieren will, alles in PDF ... wird evtl. bei einer Prüfung gefragt, wo ist das Original! UND DANN?
"Rechnung habe ich per Email erhalten" ... "Sind diese Emails archiviert? Zeigen Sie mal bitte!" ...

 

[Jana008]

AW: E-Mail Archivierung gesetzeskonform ... MailStore oder Alternativen

Handelsbriefe, auch E-Mail, 6 Jahre, aufbewahren.
Aber wie sollte man mir eine Manipulation nachweisen? Werden die Archive signiert? Wer fragt überhaupt danach?

Ich weis nur, wenn ich mit ecoDMS meine Eingangsrechnungen archivieren will, alles in PDF ... wird evtl. bei einer Prüfung gefragt, wo ist das Original! UND DANN?
"Rechnung habe ich per Email erhalten" ... "Sind diese Emails archiviert? Zeigen Sie mal bitte!" ...

Rechnungen 10 Jahre aufbewahren. Du solltest dir bei rein elektronischer Rechnungsverwaltung vorher eine schriftliche Bestätigung des FA einholen. Sonst geht nichts ohne Papier.

Was viele nicht wissen, diese Punkte sind ALLE NICHT gesetzeskonform:
- PDF-Rechnungen ausdrucken und abheften
- Email-Rechnungen ausdrucken und abheften
- Email-Rechnungen als PDF drucken und ablegen

Einer ausgedruckten Rechnung sieht man kaum an, ob sie per E-Mail oder Brief verschickt wurde.

 

[ag-websolutions.de]

AW: E-Mail Archivierung gesetzeskonform ... MailStore oder Alternativen

Hallo

1.) Das Setup bringt die Archivierungstechnologie mit, keine externe DB wird benötigt, bedeutet es wird lokal auf dem Rechner eine Sicherung angelegt?
Dann sollte man aber diese Sicherung sichern, denn bei Plattenschaden wäre diese ja futsch ... sprich zB hochladen auf einen Server? Platzbedarf???

Nein, die eMails werden selbstverständlich in einer DB archiviert. MailStore nutzt hierfür Firebird embedded.

2.) Bleiben Emails dann komplett alle in Outlook bestehen? Wie werden diese dann auf dem Server von meinem Anbieter gelöscht? Postfach läuft voll.

Ja, MailStore arbeitet quasi wie ein IMAP-Client. Wie löschst du denn bisher?

3.) Alle Emails auch gleich evtl. mit ecoDMS archivieren???

Gleich im Sinne von automatisch .. nein. Ich würde in ecoDMS auch nur die relevanten Mails archivieren, damit man seine Dokumente in Gänze in einem System hat.

Es heißt gesetzlich klipp und klar, die Emails müssen sozusagen vor dem "Empfang" archiviert / revisioniert werden,
um Manipulationen ausschließen zu können, darum sind archivierte PST Dateien ebenfalls unzulässig.

korrekt; daher kannst du MailStore auch als Mail-Proxy einrichten/konfigurieren.
Der MailStore-Proxy klemmt sich dabei quasi zwischen deinen Mailserver und den Mail-Clients (Thunderbird, Outlook, Smartphone-Mail, etc.) Alle ein- und ausgehenden Mails laufen dabei über Mailstore-Proxy und werden dabei rechtskonform archiviert.

 

[wawi-dl]

AW: E-Mail Archivierung gesetzeskonform ... MailStore oder Alternativen

Nach ein paar Ratschlägen, Telefonaten gestern ... sind wir aktuell auf dem Standpunkt, dass wir ecoDMS lediglich für unseren SB einführen, hier sämtliche Eingangs- & Ausgangsrechnungen ablegen werden. Eingangsrechnung per Papier werden dann eben eingescannt, aber zusätzlich auch abgeheftet. Email Rechnungen werden zudem ausgedruckt und abgeheftet, sprich wie gehabt.

Einzig und allein Email-Archivierung ist nun noch ein Thema, auch dazu hatte ich gestern ein langes Gespräch. Grundsätzlich ist es Pflicht, das ist richtig, kann auch sehr nützlich sein. Mein Gesprächspartner berichtete von einem Rechtsstreit, den Sie gewonnen hatten, NUR weil Sie eine Archivierung hatten.
Hier habe aber auch ich mitgeteilt, dass es stets die Frage ist, wann kommt denn mal solch ein Fall vor und wie teuer kann dies werden
Mein Gesprächspartner teilte mir zudem mit, dass die Email Archivierung ein großes Thema ist, das bis heute viele nicht wissen oder besser nicht wissen wollen.

Wir arbeiten aktuell komplett mit POP3, heißt also MailStore Proxy auf Server laufen lassen und auf den Clients (2 Stück) dann eben den MailStore Server.
Gelöscht wurde stets direkt in Outlook, alles was unrelevant war, wurde somit auch vom Server gelöscht.

Auch hier die Frage, wie schnell solch eine Datenbank wächst, ich möchte keine 10.000e Emails im Postfach "sehen".

 

[casim]

AW: E-Mail Archivierung gesetzeskonform ... MailStore oder Alternativen

POP3 und 2 Clients ist aber widersprüchlich.

Wenn bei POP3 der Client-1 eine Mail abholt, dann wird die auf dem Mailserver gelöscht und existiert nur noch bei Client-1.
Client-2 kann dann an diese (abgeholten) Mails nicht mehr dran. Umgekehrt genau so.

Sicher dass es POP3 und nicht IMAP ist?

 

[mitlaser]

AW: E-Mail Archivierung gesetzeskonform ... MailStore oder Alternativen

@casim
kapier ich nicht, ich nutze auch POP für alle Accounts.
einerseits rufe ich alles über Outlook auf meinen Rechner.
Parallel bekomme ich alles auf mein Handy.
Es gibt beim anlegen eines POP Kontos die Option, alle Mails (z.B. für 14 Tage) auf dem Server zu belassen.
Funktioniert bei mir einwandfrei.

 

[casim]

AW: E-Mail Archivierung gesetzeskonform ... MailStore oder Alternativen

Hi

die Option, alle Mails (z.B. für 14 Tage) auf dem Server zu belassen.

ja ok, das entspricht aber nicht dem POP3-Standard nach RFC1939.

Zwischen den Clients findet aber keine Synchronisation statt, oder?
Warum dann überhaupt POP3??

 

[mitlaser]

AW: E-Mail Archivierung gesetzeskonform ... MailStore oder Alternativen

ok, von dem Standard hab ich keine Ahnung
Zwischen den Clients soll nix abgeglichen werden. Ich kontrolliere nur von unterwegs, was reinkommt um reagieren zu können.
Bearbeitung findet immer auf dem stationären Rechner statt.

 

[casim]

AW: E-Mail Archivierung gesetzeskonform ... MailStore oder Alternativen

heißt also MailStore Proxy auf Server laufen lassen und auf den Clients (2 Stück) dann eben den MailStore Server.

Du kannst auch MailStore-Proxy UND MailStore-Server auf deinem Windows-Server laufen lassen.

guckst du ...

MailStore Proxy ? MailStore Server Hilfe


Exemplarisch:

- MailStore-Proxy holt mit POP3 die Mails beim ISP-Mailserver ab (damit wird der immer wieder geleert)

- MailStoreProxy gibt Kopie jeder Mail an MailStore-Server (alle Mails werden archiviert)

- MailStoreProxy gibt mit IMAP die Mails an die verbundenen Clients (alle Clients haben immer aktuellen Stand)

- wird auf einem Client eine Mail gelöscht (da unwichtig), wird diese auch auf dem MailStore-Proxy und allen anderen Clients gelöscht (aber nicht auf dem MailStore-Server, da dort nicht erlaubt)

 

[wawi-dl]

AW: E-Mail Archivierung gesetzeskonform ... MailStore oder Alternativen

@casim
POP3 klappt ohne Probleme, es ist aber Fakt, dass man für jedes Konto einstellen kann, ob und wann eine Mail gelöscht wird!

IMAP hatte ich bislang noch nicht, die Vorteile sind mir aber bewusst.

Ich lese mich bei MailStore erst ein, aber deine Ausführung ist klasse, danke ... so würde das auch Sinn machen.


Einzig und allein stellt sich noch immer die Frage, WER archiviert denn bereits heutzutage denn schon?
Ich denke für Unternehmen mit mehr als 2-3 MA, sollte das schon Sinn machen?!


P.S. aso zu guter letzt nicht vergessen, auch die MailServer DB muss ja dann wieder gesichert werden