Das leidige Thema Gutschriften ohne Shop, wie ist der genaue Ablauf?

[ram1]

Ahoi,

Gutschriften bei Shopbestellungen zu verrechnen scheint ja gut zu funktionieren, auch wenn wir selber diesen Fall noch nie hatten. Womit wir uns aber seit Jahren einen abwürgen ist das Handling der Gutschriften im lokalen Verkauf. Um mal ein gerade bei mir aktuelles Beispiel zu schildern, bei dem ich nicht wirklich weiss, wie ich das handhaben soll (der ganze Vorgang ist ohne JTL- Shop sondern nur in der Wawi!):

- Stammkunde bestellt Artikel mit Kauf auf Rechnung (Bankeinzug) und Lieferung durch uns
- Kunde gibt Artikel bei uns im Lager zurück da keine Verwendung

Bis hierhin kein Problem, Gutschrift (die ja jetzt Rechnungskorrektur heisst) erstellt und Artikel zurückgebucht.

Aber jetzt komme ich ins schleudern:

Kunde erteilt uns neuen Auftrag, wieder zur Lieferung, wieder auf Rechnung Bankeinzug

- Wie weiss ich nun grundsätzlich, das es zu diesem Kunden eine Gutschrift gibt?
- Wie arbeite ich eine Gutschrift nun in die Rechnung ein? Der Kunde hätte bei Lieferung gerne die Rechnung auf Papier. Ich würde jetzt eine Freiposition erstellen mit Text "Gutschrift zu Rechnung xyz" mit negativem Betrag. Oder doch besser, vor Druck der Rechnung das ganze via "Zahlung" machen mit Zahlungstext wie vorher und neg. Betrag?

Das das alles nicht das gelbe vom Ei ist wissen wir wohl alle und würde, soweit ich mich über die Jahre mit JTL erinnere, schon mehrmals kritisiert bzw. einfachere Abläufe angeregt. Daher auch noch meine abschliessende Frage, ob seitens JTL da irgendwas geplant ist? Gehört das evtl. mit zum Thema Workflow?

Das ganze Thema wird nun schon seit Versionsgenerationen äusserst stiefmütterlich behandelt, würde mich freuen da mal eine positive Meldung zu bekommen, zumal LSPOS als auch der Shop das Thema beherrschen, nur die Kernkomponente nicht

 

[XYZ]

AW: Das leidige Thema Gutschriften ohne Shop, wie ist der genaue Ablauf?

Kunde erteilt uns neuen Auftrag, wieder zur Lieferung, wieder auf Rechnung Bankeinzug

- Wie weiss ich nun grundsätzlich, das es zu diesem Kunden eine Gutschrift gibt?
- Wie arbeite ich eine Gutschrift nun in die Rechnung ein? Der Kunde hätte bei Lieferung gerne die Rechnung auf Papier. Ich würde jetzt eine Freiposition erstellen mit Text "Gutschrift zu Rechnung xyz" mit negativem Betrag. Oder doch besser, vor Druck der Rechnung das ganze via "Zahlung" machen mit Zahlungstext wie vorher und neg. Betrag?

So handhabe ich es auch, die Gutschrift als Negativposition bzw. als Position mit negativem Betrag, somit mindert sich der Rechnungsbetrag. Eventuelle Anmerkungen dann noch in die Auftragsanmerkung und die Rechnung wird dann mit angehefteter Gutschrift beim Steuerberater eingereicht.

Anders kann man auch den Gutschriftbetrag im neuen Auftrag als Anzahlung hinterlegen (Das entspr. Häkchen setzen bei der Zahlung), dann wird dies auf der Rechnung so ausgewiesen und der noch offene Restbetrag genannt. So ist der buchhalterisch korrekteste Weg. Eventuelle weitere Anmerkungen auch wieder in die Auftragsanmerkung.

Aber Achtung, wurde die Rechnung, zu welcher die Gutschrift existiert, bereits bezahlt, muss auch bei dieser der durch die Gutschrift entstandene Negativbetrag verrechnet werden. Unter "Zahlung..." Setzte ich dort dann den entspr. Betrag und schreibe in die Zahlungsanmerkung "Aus Verrechnung mit Rechnung XYZ".

Das das alles nicht das gelbe vom Ei ist wissen wir wohl alle und würde, soweit ich mich über die Jahre mit JTL erinnere, schon mehrmals kritisiert bzw. einfachere Abläufe angeregt. Daher auch noch meine abschliessende Frage, ob seitens JTL da irgendwas geplant ist? Gehört das evtl. mit zum Thema Workflow?

Das ganze Thema wird nun schon seit Versionsgenerationen äusserst stiefmütterlich behandelt, würde mich freuen da mal eine positive Meldung zu bekommen, zumal LSPOS als auch der Shop das Thema beherrschen, nur die Kernkomponente nicht

Leider wird die Gutschriftensektion seit Jahren sehr stiefmütterlich behandelt, ich hatte das vor langer Zeit auch schonmal angemerkt, während die Auftrags- und Rechnungssektionen immer wieder angepasst und verbessert werden.

Zudem sieht man im Kundenkonto leider nie, wieviel Guthaben der Kunde (im Shop) noch hat und kann hier weder etwas bearbeiten, noch löschen, falls nötig.

 

[boaa-group]

AW: Das leidige Thema Gutschriften ohne Shop, wie ist der genaue Ablauf?

1. Rechnung durch Rechnungskorrektur (keine negativ Beträge) stornieren
2. Neue Zahlungsart "Guthaben" anlegen.
3. Bei Originalrechnung auf "Zahlung setzen" und Betrag negativ mit Zahlungsart "Guthaben" verbuchen
4. Rechnungskorrektur in Kopie in seperaten Ordner sortiert nach Kundennummer oder Name ablegen
5. Neuen Auftrag erstellen -> in Ordner nachsehen ob es für besagten Kunden eine "offene Rechnungskorrektur" gibt
6. Betrag aus Rechnungskorrektur mit Zahlungsart "Guthaben" auf neuen Auftrag buchen
7. bei Bedarf offenes Restguthaben auf Auftrag vermerken.

 

[ram1]

AW: Das leidige Thema Gutschriften ohne Shop, wie ist der genaue Ablauf?

Klingt alles gut, machen wir im Groben auch genau so.

Und der nächste Schritt ist dann aber auch, die Wawi über Bord zu schmeissen, die PCs zu entsorgen und wieder Karteikarten einzuführen. Wir haben bei uns im Grosshandel über 400 Stammkunden, die teils täglich, teils alle paar Tage oder Wochen bestellen. Da kann ich doch eigentlich von einer Wawi erwarten, das diese mir anzeigt das ein Guthaben vorhanden ist ohne das ich erst bei jedem Auftrag in irgendwelchen Papierordnern nachgucken muss.

In Konsequenz, da eine ordentliche Guthabenverwaltung in der Wawi de fakto nicht vorhanden ist, werden bei uns jegliche Gutschriften an den Kunden rücküberwiesen. Zusätzlicher Arbeitsaufwand für uns, viele Kunden wollen das auch gar nicht aber anders geht es hier nicht ohne den Übersicht zu verlieren.

 

[boaa-group]

AW: Das leidige Thema Gutschriften ohne Shop, wie ist der genaue Ablauf?

Auch wenn mir klar ist das ich als Antwort "das sollte die Wawi können" erhalte ->

Warum nicht zB ein Plugin im Shop verwenden, dass bei Eingabe der Kundenemail das aktuelle Guthaben anzeigt? Ist zwar immer noch nicht optimal, aber vom Zeitaufwand her natürlich besser als oben genannte Methode.
Im Plugin gibt es dann noch eine Möglichkeit um Buchungen vorzunehmen also zB "-112,14 € Auftrag XYZ"

Natürlich hilft das nur bei Kunden mit Kundenkonto im Shop. Bei anderen kann Guthaben aktuell ja ohnehin nicht verwendet werden.

Sollte die Lösung in Frage kommen -> schreib mir doch eine kurze Mail.

 

[ram1]

AW: Das leidige Thema Gutschriften ohne Shop, wie ist der genaue Ablauf?

Shop-Plugin fällt flach, da die hauptsächlich betroffene Kundengruppe bei uns andere Vetriebskanäle nutzt... siehe auch mein Eingangsposting

 

[XYZ]

AW: Das leidige Thema Gutschriften ohne Shop, wie ist der genaue Ablauf?

Die Anzeige MUSS in der WaWi im entsprechenden Kundenkonto angezeigt werden! Warum?

Ich hatte mal einen Kunden, der hatte Ware lange nach Widerruf zurückgeschickt. Aus Kulanz habe ich ihm den entspr. Betrag per Shopguthaben erstattet (29,90€).

Lange später bekomme ich eine Mail von dem Kunden, das er gern bestellen würde, aber bei Zahlungsart "Sofortüberweisung" sein Guthaben nicht verrechnen kann. Ich ihm geantwortet, er solle bitte mit einer anderen Zahlungsart bestellen, ich schicke ihm dann eine sepaparte Auftragsbestätigung mit abgezogenem Guthaben. Das abgezogene Guthaben musste ich manuell in der Shopdatenbank löschen!

Gemacht, getan, Bestellung verschickt, Kunde widerruft, ein Teil der Bestellsumme zurücküberweisen, das ursprüngliche Shopguthaben wieder als Shopguthaben erstattet.

Kürzlich bestellt der Kunde erneut und von seiner Bestellung sind plötzlich 59,80€ Shopguthaben abgezogen! Also hatte meine damalige Löschaktion in der Shopdatenbank wohl nichts gebracht und der Kunde hatte doppeltes Guthaben. Situation geklärt, der Kunde musste 29,90€ nochmal nachüberweisen, ok, er hat vielleicht auch gehofft, dass ich den Fehler nach so langer Zeit nicht bemerke, aber da ich nicht so viel mit Shopguthaben arbeite, kann ich mir Kunden noch einigermaßen merken, welche mal Shopguthaben erhalten haben. Wenn dies nicht so wäre, Katastrophe!

Deshalb ist es ungemein wichtig, das man Shopguthaben in der WaWi einsehen und editieren kann!

 

[bella]

AW: Das leidige Thema Gutschriften ohne Shop, wie ist der genaue Ablauf?

Hallo,
mir würde es ggf. schon ausreichen, wenn man dem Ladenkunden das Guthaben über das Kundenkonto ->Webshop Kundengruppe Gutschein/Guthaben zuweisen könnte. Schön wäre wenn das Guthaben dann in der Kunden- Auftragsliste aufgelistet würde. Bei der Erfassung eines neuen Auftrages sollte dann auf das Guthaben hingewiesen werden. Guthaben verrechen? ja/ nein

 

[ram1]

AW: Das leidige Thema Gutschriften ohne Shop, wie ist der genaue Ablauf?

Bei der Erfassung eines neuen Auftrages sollte dann auf das Guthaben hingewiesen werden. Guthaben verrechen? ja/ nein

Schon alleine das würde uns reichen, egal woher das Guthaben kommt