Neu Angebot > Ausgabe > mailen... wo ist die Vorlage dafür?

[Roelli]

Hallo.

Wenn ich beim Angebot unten auf AUSGABE > KUNDE > ANGEBOT > MAILEN klicke,
dann ist der HTML Text in der email schon richtig (hab ich auf englisch geändert)

ABER... das Angebot ist noch im Dateianhang. (mit der Bezeichnung "SalesQuotation 85.pdf")
Ich finde aber nicht wo ich diese Vorlage ändern kann? (die will ich auch auf englisch übersetzen)

(unter Druck / E-Mail /Exportvorlagen > Beleg Verkauf > Angebot > Angebot > Drucken ist sie nicht.
Wie finde ich sie dann?

Danke!
Roelli.

 

[sjk]

Welche Wawi-Version verwendest du?

 

[Roelli]

Welche Wawi-Version verwendest du?

Version 1.4.29.1

 

[Underbär]

Die Version ist eigentlich egal hat sich kaum was geändert

 

[Roelli]

Autsch! Ok, cool. D A N K E!
(sieht bei mir etwas anders aus - aber hab's gefunden) Bissken versteckt.

 

[sjk]

Die Version ist eigentlich egal hat sich kaum was geändert

Stimmt, außer Roelli verwendet schon die neuen globalen Vorlagensets. Dann kann er sich den Umweg sparen und und einfach die Drucken Vorlage ändern, weil die in diesem Fall für alle Ausgabewege gilt.

@Roelli Falls du keine globalen Vorlagensets hast: Schau dir das doch mal an, ob dir die globalen Vorlagensets Vorteile bringen würden. Ist zwar ein bisschen Aufwand (du musst alle Druckvorlagen exportieren und wieder im neuen Set importieren, die email Vorlagen musst du mit Copy Paste einfügen), aber in unserem Fall habe ich das gleich mitgemacht weil es imho deutlicher übersichtlicher und zeitsparender als das alte Prinzip mit einzelnen Vorlagen für alle Ausgabewege ist.

 

[Roelli]

Ok, ich hab nochmal 3h rumgefummelt... und dieses neue Vorlagenset benutzt.
Gut: Das PDF-Angebot was beim mailen angehangen wird schaltet nun zwichen englisch/deutsch um wenn man beim Angebot die Sprache ändert.

Aber der HTML Text der email - der ist nun wieder immer nur in deutscher Sprache angezeigt.
(beim neuen Vorlagenset ist nun nicht mehr der Reiter oben am Bildschirm sondern es gibt einen Button "Mailen Bearbeiten". Da hab ich auch mal draufgeklickt und diese Vorlage bearbeitet... es ändert sich aber nix. Es wird weiterhin die deutsche Vorlage als email geschickt)

 

[sjk]

In den Kundendaten kann man auch eine Sprache einstellen. Ich kann es leider nicht testen, weil wir nur deutsche Vorlagen haben aber kann es sein, dass sich die Wawi die Sprache für Mails aus den Kundendaten zieht?
Hast du den englischen HTML-Text aus deinem alten Vorlagenset mit Copy & Paste im neuen Vorlagenset bei deiner englischen Vorlage unter "Mailen Bearbeiten" eingefügt? (Bei den alten Vorlagensets wird beim exportieren der Druckvorlage auch nur diese exportiert, mit den neuen Globalen Vorlagensets werden beim Export automatisch alle Vorlagen in eine einzelne Datei gespeichert. Deshalb musst du da beim ersten Mal manuell einfügen.)

 

[Roelli]

Die Sprache habe ich (denke ich) richtig eingestellt.
Insgesamt scheint es ZWEI Orte zu geben wo man die Sprach einstellen kann.
1. Bei den Kundenstammdaten
2. Im Angebot

Um zu schauen welche Vorlage nun genommen wird habe ich einfach einen Text in der Vorlage hinzugefügt den ich sofort erkennen kann.
Der erscheint aber NIE.

Bei der neuen Vorlage (mit den Bausteinen)
habe ich 2 Vorlagen... eine in Deutsch, eine in Englisch.

Gehe ich auf die englische und auf "Mailen bearbeiten" und klicken dann rechts oben auf "Vorlage bearbeiten" (den Text vom Button kann man da nur halb lesen) dann kann ich DORT nochmal die Vorlage vom Angebot ändern. Das ist scheinbar das PDF was an der email angehangen wird. Aber ich verstehe schon nicht wie ich die von mir angepasste englische Vorlage speichern/exportieren kann und dann dort unter "Vorlage bearbeiten" wieder importieren kann!? (immer alles nochmal neu auf englisch überstzen dauert ewigkeiten)
Ich kann als Import nur eine "list" Datei importieren. Und exportieren kann ich PDF, XHTML, Word, Excel... ich glaube das ist alles nicht das richtige um eine Angebotsvorlage wieder woanders zu importieren?

 

[Jogi1962]

@Roelli,
wenn du anstatt oben auf exportieren unten mitte/rechts auf exportieren klickst dann werden die Vorlagen (vlg) exportiert. Die kannst du dann auch wieder importieren.
Funktioniert bei mir auf jeden Fall so.

 

[sjk]

Ich versuche mal etwas zu strukturieren und habe noch was in deinen Screenshot markiert:

• Vorlagen immer über die Vorlagenübersicht ex- und importieren, dann erhälst du eine .vlg Datei. Bei den Globalen Vorlagensets sind darin auch die Mailen (HTML Code) und Speichern Vorlagen enthalten.
• Bei den globalen Vorlagen wird für ALLE PDFs (Drucken, Speichern, Mailen) dieselbe Vorlage genutzt. Diese kannst du direkt über die Übersicht mit dem "Bearbeiten" Button verändern und diese Änderungen wirken sich auch auf den Mail Anhang aus. Der Umweg über "Mailen bearbeiten" und dann "Vorlage bearbeiten" ist also NICHT erforderlich. Das ist gerade der große Vorteil der globalen Vorlagensets, dass alle Änderungen an der Druckvorlage auch gleich zum Speichern und Mailen weitergegeben werden und du nicht mehr alles einzeln ändern musst.
• Die Mailvorlage (den HTML Code) aus dem alten Vorlagenset kannst du nicht direkt ins globale Vorlagenset importieren. Du musst deine alte HTML Vorlage öffnen (oben auf den Reiter Mailen und dann bearbeiten), den HTML Code mit STRG+C kopieren und danach im neuen Vorlagenset auf "Mailen bearbeiten", den HTML Code markieren und mit STRG+V durch deinen angepassten ersetzen.

 

[Roelli]

Ok, cool!
Ich hab's fast geschafft. Nur die Betreffzeile kann ich nicht von Deutsch nach Englisch ändern,
weil ich nicht weis wo man das ändert. Es steht auf "Benutzerdefiniert".

"Globale Vorlagen" bedeuted also... nur 1 x Vorlage für z.B. Angebot machen.
D.h. ich muss dann aber immernoch die Vorlagen für Rechnung und Auftrag auf Englisch übersetzen, richtig?

Inzwischen erkenne ich den Vorteil von JTL... man kann fast alles anpassen. Der Nachteil: Man MUSS alles anpassen.

 

[sjk]

Die Betreffzeile kannst du mit einem Klick auf das Feld mit "..." rechts neben "Benutzerdefiniert" ändern. Dann öffnet sich ein Fenster wo du im oberen Feld mit oder ohne Variablen etwas eingeben kannst.

"Globale Vorlagen" bedeuted also... nur 1 x Vorlage für z.B. Angebot machen.

Genau, du musst je Vorlagenart (Rechnung, Auftrag etc.) einmal ein Globales Vorlagenset erstellen und auf Englisch übersetzen, weil sich natürlich die Texte unterscheiden.

Jetzt mache ich noch ein Fass auf: Einen Teil, bei uns sind es Logo, Adressen und Footer (also Elemente, die auf jedem Dokument gleich sind), kannst du aber auch über Bausteine einfügen. Diese Bausteine kannst du dann in allen Vorlagen innerhalb eines Knotens, z. B. "Beleg Verkauf", einfügen. Auch hier werden Veränderungen immer an alle Vorlagen, die den Baustein verwenden, weitergegeben. Wenn du Zeit und Lust hast dich nochmal in etwas reinzufuchsen wäre hier der Guide. Übrigens musst du für Logo, Adressen und Footer nicht extra einen Baustein anlegen. Sobald du die erste Vorlage hinzufügst wird dafür automatisch ein Baustein erstellt. Bei weiteren Vorlagen wählst du diesen Baustein einfach aus statt einen neuen zu erstellen und musst die Elemente nicht mehr extra anpassen (siehe Bild). Nachträglich kannst du die Bausteine auch noch austauschen (siehe Guide).



Stimmt, am Anfang muss man sich erstmal reinfuchsen und sich an die Logik der Wawi gewöhnen und es dauert bis man einmal alles eingerichtet hat. Wenn es mal läuft findet man aber imho für fast alles eine Lösung und hat auch noch das tolle Forum.

 

[Jogi1962]

@sjk,
super erklärt, Daumen hoch .
Du kannst auch Bausteine im Root Knoten ablegen. Die kannst du dann in allen Unterknoten benutzen wenn du es brauchst, bei mir z.B. das Logo, müßte aber mit dem Footer auch gehen. Natürlich erst, wenn alle Vorlagen mal umgestellt sind.
Bei den Adressen gibt es kleine Unterschiede. Die Variablen für "Adress" sind zwar alle gleich, aber wenn du eine Lieferadresse angeben willst sind die Variablen im Lieferschein z.B. anders als im Auftragsformular. Die müssen angepasst werden.

 

[Roelli]

Yeah, finde ich auch... ECHT GUT ERKLÄRT. (genau richtig für mich) Ich will Dir ein Bier ausgeben. Schick mal Paypal Adresse rüber!

In wieweit kann man den ganzen Ablauf denn automatisieren?
Ich schreibe hier mal meinen Ablauf hin wie ich ihn mir wünschen würde: (die kursiven Texte habe ich glaube ich schon erledigt)

KUNDE KAUFT IM SHOP
Wawi fragt alle 10 Minuten ab ob jemand im Shop bestellt hat (Shopabgleich)
Hat jemand bestellt, dann wird eine Rechnung erstellt. (ich glaube ich muss noch einen Workflow anlegen der die Sprache bei allen Deutschen Kunden auf Deutsch einstellt und bei allen anderen Kunden auf Englisch)
Wenn eine neue Bestellung da ist, dann soll die Zahlung automatisch der Rechnung zugewiesen werden.
Die Zeile (in der Wawi Verkauf/Mit Rechnung) soll GRÜN werden. (damit ich die Übersicht behalte)
Enthält der Auftrag bestimmte Positionen die nicht im Lager sind, dann soll das vorraussichtliche Versanddatum 7 Werktage verlängert werden. Der Auftrag soll zurückgehalten werden.
Wenn die Rechnung erstellt wurde soll der Kunde eine email bekommen von wegen "Auftrag in Bearbeitung"...
Die zu verpackenden Teile werden am Packtisch+ PC angezeigt und werden verpackt. Der Kunde bekommt die Sendungsnummer und die Rechnung per mail.


KUNDE FRAGT PER EMAIL AN
Ich erstelle ein Angebot. Angebot geht per email (in englisch oder Deutsch) an den Kunden.
(Problem hier: Oft schickt der Kunde noch nicht seine gesamte Rechnungs/Lieferadresse mit. Wenn ich die neue Adresse im Angebot ändere tuts das irgendwie nicht - oder ich bin zu doof.
Ich muss scheinbar die Adressen unter "Kunden" ändern und DANACH nochmal auf dem Angebot "Neuer Kunde" anklicken, diesen Kunden suchen und dann die Adresse übernehmen und zusätzlich noch einen Haken machen das die Lieferadresse=Rechnungsadresse is)

Der Kunde überweist den Betrag. Die Wawi soll alle 10 Minuten PayPal und Bankkonto abgleichen und wenn jemand bezahlt hat dann soll nun dieser Betrag der Rechnung zugewiesen werden.
Problem: Die Rechnung ist noch nicht erstellt. Und leider kann man nicht manuell unter "Zahlungen" einfach einen Betrag einem Angebot zuweisen woraus dann automatisch eine Rechnung erstellt wird. (ich mache aber zu 90% vorher Angebote)
(viele vertreten den Standpunkt das ein Angebot noch keine Zahlungsaufforderung ist, so auch die Aussage vom Hersteller der Software die ich bisher immer benutze hatte)

Nun soll geprüft werden ob eine Freiposition enthalten ist. Wenn eine Freiposition vorhanden ist, dann soll ein Aufkleber gedruckt werden mit dem Namen der Freiposition und der Auftragnummer oder der Rechnungsadresse.
Das brauche ich quasi als "Laufzettel" und als Info WAS ich nun herstellen muss. Und diesen Zettel würde ich gerne auf die dann hergestellten Artikel kleben - damit man am Packtisch+ weis was man da verpackt und ob alles da ist.

Der Auftrag soll "zurückgehalten" werden, denn ich muss alle Artikel mit Freipositionen ersteinmal selber herstellen.
Wenn der Auftrag fertig ist dann mache ich nochmal Qualitätsprüfung und gebe den Auftrag frei.

Wenn alles verpackt ist dann bekommt der Kunde die Sendungsnummer und die Rechnung als pdf.

 

[sjk]

Wir haben die Wawi selber noch nicht lange, deshalb kann ich dir nicht im Detail helfen. Aber hier mal ein paar Ideen:

Shopbestellungen:

Wawi fragt alle 10 Minuten ab ob jemand im Shop bestellt hat (Shopabgleich)

Das machst du mit dem Worker, siehe hier.

Hat jemand bestellt, dann wird eine Rechnung erstellt.

Alle Shopbestellungen landen zunächst einmal als Auftrag in der Wawi. Damit kannst du natürlich auch Workflows triggern, z. B. unter "Auftrag erstellt" und mit der Bedingung, dass der Auftrag aus dem Shop kommt. Bei der Sprachsache habe ich keine Ahnung. Rein logisch müsste der Shop das aber direkt mit übergeben.

Wenn die Rechnung erstellt wurde soll der Kunde eine email bekommen von wegen "Auftrag in Bearbeitung"...

Das geht ziemlich einfach über Workflows. Trigger: Rechnung erstellt (wenn nötig auch mit Bedingung auf Shopkunden beschränken), Aktion: Option A: "E-Mail senden" (hier kannst du die emailvorlage direkt im Workflow erstellen, am besten wenn du nur eine einfache textmail willst) oder Option B: "Ausgabe" mit Ausgabemodus Mailen (hier musst du dir ein extra Vorlagenset in der Vorlagenverwaltung im Knoten Rechnungen anlegen und kannst HTML (und PDF) im Vorlageneditor bearbeiten.

Der Kunde bekommt die Sendungsnummer und die Rechnung per mail.

Ich benutze dafür die Versandbenachrichtigung aus der Packtisch+-Ausgabe. (Versand>>Packtisch+/ WMS-Ausgabe>>Versandbenachrichtigung Mailen) Da dann in der Vorlagenverwaltung die Vorlage für die Versandbenachrichtigung bearbeiten und bei Anhänge>>Anhang hinzufügen>> Anhang aus Ausgabeprozess>>Rechnung und schon hat die Versandbenachrichtigung eine PDF-Rechnung im Anhang.

Email-Bestellungen:

Problem: Die Rechnung ist noch nicht erstellt. Und leider kann man nicht manuell unter "Zahlungen" einfach einen Betrag einem Angebot zuweisen woraus dann automatisch eine Rechnung erstellt wird. (ich mache aber zu 90% vorher Angebote)

Benutzt du die Angebote aus einem funktionalen Grund oder nur wegen des Begriffs? Denn dann würde ich dir empfehlen deine Kunden auf Aufträge "umzuerziehen", die kannst du auch noch verändern aber kannst eben Zahlungen zuweisen.

Wenn eine Freiposition vorhanden ist, dann soll ein Aufkleber gedruckt werden

In diesem Fall würde ich mich mal an einen Servicepartner, der sich mit Vorlagen auskennt, wenden. Gut möglich, dass das über eine angepasste Picklisten-Vorlage geht aber da muss jemand mit Wissen ran (Filter nach Freipositionen, Layout für Labels, Auftragsnummer/Rechnungsadresse).

Wenn der Auftrag fertig ist dann mache ich nochmal Qualitätsprüfung und gebe den Auftrag frei.

Freigeben kannst du in der Auftragsliste mit Rechtsklick auf den Auftrag>>Auftrag>>Auftrag zurückhalten>>Auftrag freigegeben.

 

[Roelli]

Benutzt du die Angebote aus einem funktionalen Grund oder nur wegen des Begriffs? Denn dann würde ich dir empfehlen deine Kunden auf Aufträge "umzuerziehen", die kannst du auch noch verändern aber kannst eben Zahlungen zuweisen.

An dem Punkt hakts noch etwas. Weil:
Ich will die Übersicht nicht verlieren. Was bei Angebote steht interessiert mich nicht. (ich mache das Angebot... und dann vergessen - bis die Zahlung kommt)
Aber was bei Aufträge steht... das will ich am liebsten mit Farbmarkierungen so machen, dass "alles grün ist". D.h. wenn der Auftrag verschickt wurde, dann ist die Zeile grün.
Wenn alles grün ist, dann habe ich alles erledigt. Ist irgendwas in einer anderen Farbe dann "muss ich was tun".

Wenn ich Aufträge anstatt Angebote anlege (und die Auftrags-Vorlage vom "Auftrag" auf "Angebot" ändere, dann kann es sein das der Auftrag nie erteilt wird, und dann steht der für immer unter Aufträge und der Auftrag ist dann nicht fertig - und ich bin nervös.
Das nervt mich noch etwas. Bzw... wie macht Ihr das denn so...?

Danke,
Roelli.

 

[sjk]

Zu meinem Verständnis: Bei dir kommen Anfragen per mail rein und du schickst ein Angebot zurück. Dann wartest du einfach ab, ob der Kunde überweist (Angebot angenommen) oder nicht (abgelehnt). Die überwiesenen Angebote bearbeitest du und die nicht überwiesenen "vergisst" du einfach, richtig?

Ich weiss natürlich nicht ob das in deinen Workflow mit deinen Kunden reinpasst, aber ungefähr so sieht es bei uns aus wenn wir Angebote nutzen:

• Kunde fragt per mail an
• Angebot geht per mail an den Kunden. In der Mail fragen wir den Kunden, ob er den Auftrag erteilen möchte und bitten um Bestätigung. Die HTML Vorlage könntest du z. B. auch noch um einen Hinweis, dass die Kunden bitte die vollständige Rechnungs-/Lieferadresse mitschicken sollen erweitern.
• Wenn der Kunde kaufen möchte und geantwortet hat wandeln wir das Angebot in einen Auftrag. Dieser geht wieder per Mail an den Kunden mit Bitte um Überweisung. Vorteile: (1) Der Kunde überweist mit der Auftragsnummer (automatische Zuweisung mit Zahlungsabgleich). (2) Du hast nur Aufträge mit konkretem Kaufinteresse in der Auftragsübersicht. (3) Es ist imho deutlich übersichtlicher (und wie du ja auch von JTL schon gehört hast der gängige JTL-Workflow) den Auftrag schon vor dem Zahlungseingang erstellt zu haben. Sonst musst du zuerst das Angebot suchen, in einen Auftrag wandeln, diesen suchen und anschliessend die Zahlung zuweisen.
• Wenn der Kunde innerhalb ca. 1 Woche nicht überweist schreiben wir ihn nochmal an und fragen nach. Wenn der Kunde doch nicht kaufen will, wird der Auftrag ganz einfach gelöscht.

Die Rechnung erstellen wir erst bei Zahlungseingang/Verpacken. Diese kommt dann einmal gedruckt ins Paket und einmal als PDF in der Versandbestätigungsmail.
Bei Stammkunden oder wenn der Interessent eine konkrete Bestellung schickt, senden wir direkt einen Auftrag. Das sind bei uns glücklicherweise die meisten Fälle.

Anstatt oder zusätzlich zu den Farbmarkierungen kannst du in der Auftragsübersicht natürlich auch nach den verschiedenen Kriterien Filtern (mit den Unterkategorien links unter "Aufträge"):
z. B. :
"Nicht bezahlt" (alle nicht versandten, nicht bezahlten Aufträge) benutze ich zum manuellen Zuweisen von Zahlungen und zum prüfen der Zahlungsziele für die Erinnerungsmails.
"Nicht geliefert" listet alle noch nicht versandten Aufträge auf (bezahlt und noch nicht bezahlt).
"Zurückgehalten" ist für dich natürlich sehr praktisch um alle deine offenen Aufträge mit Freipositionen nach der Qualitätskontrolle wieder freizugeben.
So hast du gefilterte Listen, die dir nur die noch nicht abgeschlossenen Aufträge zum "abarbeiten" anzeigen. Imho ist das übersichtlicher als die Komplettansicht nach unterschiedlichen Farben zu durchsuchen, die grüne Markierung ist dann vor allem gegen die Nervosität wenn du dir die komplette Auftragsansicht anschaust

Weil du den Packtisch+ benutzt musst du auch nichts manuell in der Wawi ausliefern, da alle Aufträge, die (a) bezahlt und (b) nicht zurückgehalten sind, automatisch im Packtisch+ landen.

Die manuellen Schritte wären bei diesem Ablauf also:

• Angebot in Auftrag wandeln bei Interesse
• Falls die Zahlung nicht automatisch zugewiesen werden kann, die Zahlung zuweisen
• Nach Qualitätskontrolle Bestellungen mit Freipositionen freigeben