Neu Wie verarbeitet ihr B2B-Bestellungen aus E-Mail oder PDF in JTL-Wawi?

[enes_erdem]

Hallo zusammen,

mich würde interessieren, wie ihr Bestellungen verarbeitet, die nicht über einen Shop oder Marktplatz eingehen, sondern per E-Mail, PDF oder Excel.

- Werden diese Aufträge bei euch vollständig manuell in JTL-Wawi erfasst?
- Nutzt ihr dafür die Ameise, einen XML-Import oder eine andere Schnittstelle?
- Wie prüft ihr Artikelnummern, Mengen, Preise und Lieferadressen?
- An welcher Stelle entstehen die meisten Rückfragen oder Fehler?
- Ab welchem Auftragsvolumen wird dieser Ablauf bei euch zum echten Zeitfresser?

Zur Transparenz: Ich beschäftige mich aktuell intensiv mit der Automatisierung solcher Auftragseingänge und möchte zunächst verstehen, wie der Prozess bei JTL-Nutzern in der Praxis aussieht. Es geht mir hier um eure Erfahrungen und nicht um einen Werbepost.

Mich würden besonders eure Branche, das ungefähre Auftragsvolumen und der heutige Ablauf interessieren.

 

[Morimus]

Ein großer Konzern sendet mehrmals täglich Bestellungen per E-Mail.
Die Bestellungen landen in einem separaten Postfach.

OpenClaw überwacht dieses Postfach.
Sobald eine E-Mail eingeht, prüft er die angehängte PDF anhand der Vorgaben, die ich ihm gegeben habe.

Anschließend legt er den Auftrag zunächst virtuell an und meldet sich per WhatsApp bei mir mit den wichtigsten Informationen.
Sollte es meinerseits Rückfragen geben, stelle ich diese direkt über WhatsApp.

Nach meiner Freigabe legt OpenClaw den Auftrag in der Wawi an und versendet die Auftragsbestätigung an die in der PDF hinterlegte E-Mail-Adresse.

 

[FOC Solutions]

Warum benutzt ihr dafür kein EDI? Das ist ein klassisches EDI Szenario.

 

[enes_erdem]

Ein großer Konzern sendet mehrmals täglich Bestellungen per E-Mail.
Die Bestellungen landen in einem separaten Postfach.

OpenClaw überwacht dieses Postfach.
Sobald eine E-Mail eingeht, prüft er die angehängte PDF anhand der Vorgaben, die ich ihm gegeben habe.

Anschließend legt er den Auftrag zunächst virtuell an und meldet sich per WhatsApp bei mir mit den wichtigsten Informationen.
Sollte es meinerseits Rückfragen geben, stelle ich diese direkt über WhatsApp.

Nach meiner Freigabe legt OpenClaw den Auftrag in der Wawi an und versendet die Auftragsbestätigung an die in der PDF hinterlegte E-Mail-Adresse.

Danke dir, das ist genau die Art Antwort, auf
die ich gehofft hatte. Die WhatsApp-Freigabe finde ich clever gelöst, damit liegt der Prüfschritt dort, wo du ohnehin bist.


Drei Fragen, wenn du magst:


Wie oft steckt in so einer PDF etwas Unklares oder Widersprüchliches, und was passiert dann? Fragst du beim Kunden zurück oder legst du nach bestem Wissen an?


Wie viel Pflege braucht das Regelwerk, wenn der Konzern sein Format ändert?


Und läuft das nur für diesen einen Großkunden mit sauberem Format, oder auch für die kleineren, die formlos per Mail bestellen?

 

[enes_erdem]

Warum benutzt ihr dafür kein EDI? Das ist ein klassisches EDI Szenario.

Deshalb zielt meine Ausgangsfrage auch weniger auf die Technik als darauf, wo die Handarbeit tatsächlich herkommt. Wie ist das bei euch: Sind eure großen Besteller sauber angebunden, und wer erfasst die Bestellungen der kleinen?

 

[FOC Solutions]

Deshalb zielt meine Ausgangsfrage auch weniger auf die Technik als darauf, wo die Handarbeit tatsächlich herkommt. Wie ist das bei euch: Sind eure großen Besteller sauber angebunden, und wer erfasst die Bestellungen der kleinen?

Auch die Kleinen machen EDI, das rechnet sich i.d.R. bereits ab einer Transaktion in der Woche. Wir haben viele kleine Kunden mit nur einer Anbindung zu einem Partner. So eine Schnittstelle läuft einfach, arbeitet 24/7, hat nie Urlaub und ist so gut wie nie krank.

 

[enes_erdem]

Auch die Kleinen machen EDI, das rechnet sich i.d.R. bereits ab einer Transaktion in der Woche. Wir haben viele kleine Kunden mit nur einer Anbindung zu einem Partner. So eine Schnittstelle läuft einfach, arbeitet 24/7, hat nie Urlaub und ist so gut wie nie krank.

Fairer Punkt. Bei einer Anbindung an einen großen Partner gebe ich dir recht, über einen Dienstleister ist das heute günstig zu haben, und dann läuft es so, wie du schreibst.

Der Fall aus meiner Ausgangsfrage ist der umgekehrte: nicht ein Lieferant, der an einen Konzern anbindet, sondern ein Betrieb, bei dem viele kleine Besteller reinkommen. Ein Sportverein, eine Praxis, eine Werkstatt, die für 16 Leute Arbeitskleidung bestellt. Auf der anderen Seite gibt es kein System, an das man andocken könnte. Da sitzt jemand abends mit einer Excel-Liste oder schreibt formlos per Mail.

Und die Betriebe, mit denen ich spreche, sagen übereinstimmend: Selbst wo sauber übertragen wird, bleibt der Teil, der die Zeit frisst. Der Kunde schreibt Konfektionsgrößen und Buchstabengrößen gemischt, das Logo soll auf die Brust, aber die Positionsnummer fehlt. Die Übertragung ist dann nicht das Problem, die Klärung ist es.

Weil du offenbar beide Welten kennst, interessiert mich: Was machen eure kleinen Kunden mit Bestellungen von Absendern, die gar kein System haben? Abtippen, oder gibt es dafür bei euch einen Weg?

 

[Morimus]

Warum benutzt ihr dafür kein EDI? Das ist ein klassisches EDI Szenario.

Wir haben sie erst Ende letzten Jahres dazu bekommen, auf Faxbestellungen zu verzichten und stattdessen per E-Mail zu bestellen. 😄

Das Ganze sollte für mich auch eher ein Machbarkeitstest sein.
Für einen komplett autonomen Produktivbetrieb gibt es noch genug Punkte, die mir ehrlich gesagt etwas Bauchschmerzen machen.

Wie oft steckt in so einer PDF etwas Unklares oder Widersprüchliches, und was passiert dann? Fragst du beim Kunden zurück oder legst du nach bestem Wissen an?

Oft.
Wir kennen den Kunden und seine Bestellungen inzwischen allerdings ziemlich gut und wissen meistens, was gemeint ist.
Wenn etwas tatsächlich unklar oder widersprüchlich ist, soll die KI aber nicht einfach nach bestem Wissen entscheiden, sondern sich bei mir per WhatsApp melden. Dann kann ich eingreifen bzw. beim Kunden nachfragen.

Wie viel Pflege braucht das Regelwerk, wenn der Konzern sein Format ändert?

Der konkrete Aufbau der PDF ist für die KI weitgehend egal.
Wenn der Kunde sein Layout ändert, muss ich also nicht erst irgendwelche festen Positionen oder Felder neu mappen.

Solange die Informationen für einen Menschen noch verständlich im Dokument stehen, kommt die KI damit normalerweise ebenfalls zurecht.

Und läuft das nur für diesen einen Großkunden mit sauberem Format, oder auch für die kleineren, die formlos per Mail bestellen?

Bislang ist das bewusst auf diesen einen Kunden beschränkt.

Prinzipiell kann die KI aber jede Anfrage in diesem Postfach verarbeiten und meldet sich anschließend per WhatsApp bei mir.
Wenn es keine Bestellung ist oder die Anfrage anders behandelt werden muss, kann sie entsprechend in die richtige Richtung delegiert werden.

 

[FOC Solutions]

Fairer Punkt. Bei einer Anbindung an einen großen Partner gebe ich dir recht, über einen Dienstleister ist das heute günstig zu haben, und dann läuft es so, wie du schreibst.

Der Fall aus meiner Ausgangsfrage ist der umgekehrte: nicht ein Lieferant, der an einen Konzern anbindet, sondern ein Betrieb, bei dem viele kleine Besteller reinkommen. Ein Sportverein, eine Praxis, eine Werkstatt, die für 16 Leute Arbeitskleidung bestellt. Auf der anderen Seite gibt es kein System, an das man andocken könnte. Da sitzt jemand abends mit einer Excel-Liste oder schreibt formlos per Mail.

Und die Betriebe, mit denen ich spreche, sagen übereinstimmend: Selbst wo sauber übertragen wird, bleibt der Teil, der die Zeit frisst. Der Kunde schreibt Konfektionsgrößen und Buchstabengrößen gemischt, das Logo soll auf die Brust, aber die Positionsnummer fehlt. Die Übertragung ist dann nicht das Problem, die Klärung ist es.

Weil du offenbar beide Welten kennst, interessiert mich: Was machen eure kleinen Kunden mit Bestellungen von Absendern, die gar kein System haben? Abtippen, oder gibt es dafür bei euch einen Weg?

Wir haben auch Szenarien in den wir Excellisten oder CSVs verarbeiten, PDF auslesen uvm.

 

[enes_erdem]

Wir haben sie erst Ende letzten Jahres dazu bekommen, auf Faxbestellungen zu verzichten und stattdessen per E-Mail zu bestellen. 😄

Das Ganze sollte für mich auch eher ein Machbarkeitstest sein.
Für einen komplett autonomen Produktivbetrieb gibt es noch genug Punkte, die mir ehrlich gesagt etwas Bauchschmerzen machen.


Oft.
Wir kennen den Kunden und seine Bestellungen inzwischen allerdings ziemlich gut und wissen meistens, was gemeint ist.
Wenn etwas tatsächlich unklar oder widersprüchlich ist, soll die KI aber nicht einfach nach bestem Wissen entscheiden, sondern sich bei mir per WhatsApp melden. Dann kann ich eingreifen bzw. beim Kunden nachfragen.


Der konkrete Aufbau der PDF ist für die KI weitgehend egal.
Wenn der Kunde sein Layout ändert, muss ich also nicht erst irgendwelche festen Positionen oder Felder neu mappen.

Solange die Informationen für einen Menschen noch verständlich im Dokument stehen, kommt die KI damit normalerweise ebenfalls zurecht.


Bislang ist das bewusst auf diesen einen Kunden beschränkt.

Prinzipiell kann die KI aber jede Anfrage in diesem Postfach verarbeiten und meldet sich anschließend per WhatsApp bei mir.
Wenn es keine Bestellung ist oder die Anfrage anders behandelt werden muss, kann sie entsprechend in die richtige Richtung delegiert werden.

Danke für die offenen Antworten, so konkret liest man das selten.

Zwei Dinge nehme ich mit. Das "Oft", ausgerechnet bei einem einzigen, gut bekannten Kunden mit festem Ablauf.

Und dein Satz, dass ihr den Kunden kennt und meistens wisst, was gemeint ist. Ein Teil der Auftragserfassung steckt also gar nicht im Dokument, sondern im Kopf. Das Dokument kann jede KI lesen, den Kopf

Die Fax-Anekdote beantwortet die EDI-Frage übrigens ehrlicher als jede Grundsatzdiskussion. Den Kanal bestimmt am Ende der Kunde.

Eine Frage noch, weil du schreibst, dass dir beim komplett autonomen Produktivbetrieb einige Punkte Bauchschmerzen machen: Welche sind das konkret? Mich interessiert, wo für dich die Grenze zwischen KI schlägt vor und KI macht verläuft.

 

[enes_erdem]

Wir haben auch Szenarien in den wir Excellisten oder CSVs verarbeiten, PDF auslesen uvm.

Klingt nach einem breiten Setup. Eine Frage, weil das für mich der interessanteste Teil ist: Was passiert bei euch, wenn die Excel oder das PDF inhaltlich unklar ist, also gemischte Größenangaben oder eine fehlende Positionsnummer? Läuft das dann durch, wird es markiert, oder geht eine Rückfrage an den Besteller?

 

[FOC Solutions]

Klingt nach einem breiten Setup. Eine Frage, weil das für mich der interessanteste Teil ist: Was passiert bei euch, wenn die Excel oder das PDF inhaltlich unklar ist, also gemischte Größenangaben oder eine fehlende Positionsnummer? Läuft das dann durch, wird es markiert, oder geht eine Rückfrage an den Besteller?

Letztendlich kann es nur mit Disziplin laufen, sprich klare Definitionen. Wenn man nur Mischmasch bekommt kann es nicht funktionieren.

Alte IT Regel: Shit In in -> Shit Out

Hier muss man den Kunden erziehen, im Zweifel über den Abrechnungsbetrag.

 

[enes_erdem]

Letztendlich kann es nur mit Disziplin laufen, sprich klare Definitionen. Wenn man nur Mischmasch bekommt kann es nicht funktionieren.

Alte IT Regel: Shit In in -> Shit Out

Hier muss man den Kunden erziehen, im Zweifel über den Abrechnungsbetrag.

Shit in, shit out kenne ich, und in der Theorie stimmt es. In der Praxis hängt es davon ab, ob man am längeren Hebel sitzt. Wer für einen Konzern liefert, kann keine Disziplin einfordern, da kommt, was kommt, siehe die Faxbestellungen bis letztes Jahr. Und wer viele kleine Kunden hat, kann es theoretisch, riskiert aber die Beziehung. Ich kenne eine Textilveredlerin, die inzwischen genau das macht und die Aufbereitung berechnet. Für die meisten ist das keine Option, deshalb interessiert mich das Feld dazwischen: nicht erziehen und nicht raten, sondern die Unklarheit sichtbar machen und in einem Rutsch klären. Danke jedenfalls für die Einblicke, das war lehrreich.

 

[Morimus]

Eine Frage noch, weil du schreibst, dass dir beim komplett autonomen Produktivbetrieb einige Punkte Bauchschmerzen machen: Welche sind das konkret? Mich interessiert, wo für dich die Grenze zwischen KI schlägt vor und KI macht verläuft.

Die KI wird grundsätzlich versuchen, irgendwie zum gewünschten Ergebnis zu kommen.

Wenn eine Einschränkung nur über Anweisungen bzw. Leitplanken erfolgt, kann es durchaus passieren, dass die KI einen anderen verfügbaren Weg zum Ziel findet.
Eine etwas unglücklich formulierte Aufgabe kann dann beispielsweise dazu führen, dass sie statt der vorgesehenen API plötzlich eine ebenfalls verfügbare CLI oder Bash verwendet.

Natürlich gilt das nicht für technisch tatsächlich eingeschränkte Berechtigungen.
Wenn ein API-Zugang wirklich nur Read-only darf, kann die KI darüber auch nichts schreiben.

Die eigentliche Schwierigkeit besteht für mich darin, die Berechtigungen und Leitplanken so eng zu setzen, dass die KI nichts Unerwünschtes tun kann, ihr dabei aber nicht genau die Werkzeuge wegzunehmen, die sie produktiv machen.

Deshalb liegt meine Grenze aktuell ungefähr bei, Lesen, prüfen, zuordnen und Vorschläge erstellen darf sie sehr weitgehend selbstständig.
Sobald sie produktive Daten verändert oder etwas nach außen verschickt, möchte ich entweder eine Freigabe oder sehr klar definierte technische Grenzen haben.

 

[enes_erdem]

Die KI wird grundsätzlich versuchen, irgendwie zum gewünschten Ergebnis zu kommen.

Wenn eine Einschränkung nur über Anweisungen bzw. Leitplanken erfolgt, kann es durchaus passieren, dass die KI einen anderen verfügbaren Weg zum Ziel findet.
Eine etwas unglücklich formulierte Aufgabe kann dann beispielsweise dazu führen, dass sie statt der vorgesehenen API plötzlich eine ebenfalls verfügbare CLI oder Bash verwendet.

Natürlich gilt das nicht für technisch tatsächlich eingeschränkte Berechtigungen.
Wenn ein API-Zugang wirklich nur Read-only darf, kann die KI darüber auch nichts schreiben.

Die eigentliche Schwierigkeit besteht für mich darin, die Berechtigungen und Leitplanken so eng zu setzen, dass die KI nichts Unerwünschtes tun kann, ihr dabei aber nicht genau die Werkzeuge wegzunehmen, die sie produktiv machen.

Deshalb liegt meine Grenze aktuell ungefähr bei, Lesen, prüfen, zuordnen und Vorschläge erstellen darf sie sehr weitgehend selbstständig.
Sobald sie produktive Daten verändert oder etwas nach außen verschickt, möchte ich entweder eine Freigabe oder sehr klar definierte technische Grenzen haben.

Das ist die klarste Formulierung der Grenze, die ich bisher gelesen habe, und der Punkt mit den Leitplanken sitzt: Wenn die Einschränkung nur in der Anweisung steht, findet das Modell irgendwann den Umweg. Technisch harte Berechtigungen sind etwas anderes als eine gut gemeinte Regel im Prompt. Deine Linie zwischen vorschlagen und ausführen deckt sich mit dem, was ich in Gesprächen auch von Betrieben höre, die nichts mit KI zu tun haben: Vorschlag ja, eigenmächtig nach außen nein. Danke, dass du das so offen aufgeschrieben hast, das war der lehrreichste Thread seit Langem für mich.

 

[FOC Solutions]

Shit in, shit out kenne ich, und in der Theorie stimmt es. In der Praxis hängt es davon ab, ob man am längeren Hebel sitzt. Wer für einen Konzern liefert, kann keine Disziplin einfordern, da kommt, was kommt, siehe die Faxbestellungen bis letztes Jahr. Und wer viele kleine Kunden hat, kann es theoretisch, riskiert aber die Beziehung. Ich kenne eine Textilveredlerin, die inzwischen genau das macht und die Aufbereitung berechnet. Für die meisten ist das keine Option, deshalb interessiert mich das Feld dazwischen: nicht erziehen und nicht raten, sondern die Unklarheit sichtbar machen und in einem Rutsch klären. Danke jedenfalls für die Einblicke, das war lehrreich.

Es ist wie bei den Steuerberatern, ein Karton mit Bons und Rechnungen nimmt heute (fast) keine Steuerberater mehr an. Wir kennen Steuerberater die Belege nur noch per Schnittstelle entgegennehmen. Irgendwann machen das alle. Entweder man richtet sich danach oder der Steuerberater kündigt einem.

Im Übrigen haben gerade Konzerne ein großes Interesse an automatisierter Abwicklung, daher sehe ich diese Fax Geschichte als Einzelfall. In Konzernen geht es um Zahlen, da sitzt normalerweise ein Controlling und kann einem genau sagen was jedes einzelne Fax kostet. Da hat jeder Chef/Abteilungsleiter/was auch immer direkt eine schnelle und konstengünstige Möglichkeit zur Kostenersparnis und damit eine Möglichkeit seinen Bonus zu steigern.

 

[enes_erdem]

Es ist wie bei den Steuerberatern, ein Karton mit Bons und Rechnungen nimmt heute (fast) keine Steuerberater mehr an. Wir kennen Steuerberater die Belege nur noch per Schnittstelle entgegennehmen. Irgendwann machen das alle. Entweder man richtet sich danach oder der Steuerberater kündigt einem.

Im Übrigen haben gerade Konzerne ein großes Interesse an automatisierter Abwicklung, daher sehe ich diese Fax Geschichte als Einzelfall. In Konzernen geht es um Zahlen, da sitzt normalerweise ein Controlling und kann einem genau sagen was jedes einzelne Fax kostet. Da hat jeder Chef/Abteilungsleiter/was auch immer direkt eine schnelle und konstengünstige Möglichkeit zur Kostenersparnis und damit eine Möglichkeit seinen Bonus zu steigern.

Der Vergleich sitzt, mit einer Einschränkung: Steuerberater konnten das durchsetzen, weil sie knapp sind. Ein Textilveredler ist nicht knapp, der verliert den Verein an den Betrieb zwei Orte weiter. Und beim Konzern-Punkt gebe ich dir recht, dass dort gerechnet wird, nur landet die Ersparnis auf der eigenen Kostenstelle: PDF verschicken kostet den Konzern fast nichts, der Aufwand entsteht beim Lieferanten. Deshalb werden die größten Partner angebunden und der Rest bekommt Mail. Dass die Richtung stimmt, sehe ich genauso. Nur dauert der Übergang, und in der Zwischenzeit sitzt jemand mit einer Excel-Liste da. Danke für den Austausch, das war lehrreich.