Sobald die genutzte Software in der Lage ist, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen und abzuwickeln, fällt der entsprechende Teil der Software - jedoch nicht das gesamte System - unter die Anforderungen des § 146a AO i. V. m. der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Die Software ist in diesem Fall mit einer TSE auszustatten. Zahlreiche Rechnungsschreibungsprogramme oder Spezialsoftware aller Branchen haben eine solche Kassenfunktion. Selbst wenn Sie die Kassenfunktion nicht nutzen oder diese Ihnen nicht bekannt ist, benötigt die Software eine TSE, weil allein die Möglichkeit der Nutzung der Kassenfunktion ausreichend ist.
Die Software hat keine Kassenfunktionalität, wenn der Softwareanbieter diese deaktiviert und Sie nicht in der Lage sind, diese selbständig zu aktivieren. Dieser Umstand muss durch den Softwareanbieter bescheinigt und die Bescheinigung zwingend aufbewahrt werden. Ist eine TSE trotz gesetzlicher Verpflichtung nicht vorhanden, kann, neben einem Mangel in Ihrer Buchhaltung, ein Bußgeld von bis zu 25.000 € festgesetzt werden. Der Mangel in der Buchhaltung führt zudem zu einer Schätzungsbefugnis gemäß § 162 AO (z.B. in Form eines prozentualen Sicherheitszuschlages) und beinhaltet damit ein erhebliches steuerrechtliches Risiko.
