Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

[WeLoveVelo]

Hallo in die Runde!
gibt es eine Möglichkeit die Startnummern z.B. für Auftrag oder Rechnung automatisch am Jahresbeginn wieder auf 1 (genauer gesagt auf 10001) zurückzusetzen damit mit neuen Jahres-Suffix wieder sauber hochgezählt wird? Oder wie macht ihr das? Muss man da wirklich um Mitternacht hocken und die Nummer manuell zurücksetzen?? Oder setzt ihr es gar nicht zurück?

Gibt es auf die Wawi bezogen noch etwas am Jahresbeginn zu beachten? Ist mein erstes Jahr mit der Wawi und dieser Gedanke kam mir gerade.

Dank Euch!

 

[christian1701]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

Das geht nicht automatisch. Ich dreh den shop immer am 31. in den wartungsmodus und starte am 1. nach umstellung neu.

 

[christian1701]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

mach noch ein backup für die inventur wenn du erst später dazukommst.

 

[wawi-dl]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

Wir schalten einfach eine Gewisse Zeit den Worker ab ... bearbeitet werden eh keine Aufträge!

Bevor wir dann wieder den Worker aktivieren, wird vorher Startnummer definiert.

Grauzone ist nur die, das die Warenbestände über die Zeit bei mehreren Plattformen & Shops nicht synchronisiert werden -> kleines Risiko was jeder selbst abwägen muss.

 

[WeLoveVelo]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

Besten Dank für die Rückmeldungen!

@Christian:
Ich habe halt nicht nur den Shop. Verkaufe parallel auch bei Amazon & Ebay. Ja, Inventur ist auch noch so ein Punkt mit welchen ich mich auseinandersetzen muss. Mir ist nicht klar was ich da eigentlich zu tun habe außer dem Abgleich der Wawi-Bestände mit den tatsächlichen Lagerbeständen und deren Korrektur. Vielleicht könnt ihr mir da ebenfalls grob einen Satz zu sagen.

@wawi-dl:
Mit dem Worker arbeite ich bisher gar nicht. An Wochenenden habe ich erst gar nicht synchronisiert. Bisher ist es erst einmal dadurch zu Überverkäufen gekommen. Seitdem tue ich das dann schon Sa und/oder So einmal wenn es möglich ist. Ich werde wohl einfach noch einmal synchronisieren bevor ich zu meiner Silvesterparty gehe und danach die automatische Übernahme der Bestellungen deaktivieren. Dann kann ich ja am 01.01. erst die Bestellungen aus dem alten Jahr übernehmen und danach die Startnummern zurücksetzen und dann die ersten Bestellungen aus dem neuen Jahr mit neuen Startnummern übernehmen. Das müsste doch klappen, oder? Oder laufen die restlichen 2015er Bestellungen dann nur mit alten Startnummern aber doch mit 2016-Datum? Oder spielt das Erstellungsdatum dann steuertechnisch nicht die Rolle sondern die Auftragsnummer (z.B. AU12709-2015)? Puh, ist mir nicht so recht klar.. Wie gesagt.. Mein erstes Jahr..

 

[KathiLe]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

Grundsätzlich sollte das doch völlig schnuppe sein, welche Auftragsnummern vergeben werden. Ob am 01.01. die Auftragsnummern mit 2015 beginnen oder mit 2016 ist dem Finanzamt herzlich egal.
Wichtig ist, dass die Rechnungen fortlaufend sind und ggfs. zur besseren Abgrenzung bei Jahreszahlen mit 2015/2016 korrekt beginnen/enthalten.

Deshalb verstehe ich auch nicht, warum Ihr Euch so verrückt macht und sogar den Worker bzw. als Krönung auch den Shop offline schickt, nur damit die Aufragsnummern der Jahreswechsel "korrekt" überstehen.

Rechnungen werden ja dann ohnehin erst im Neuen Jahr erstellt - und in der Wawi angepasst.

 

[wawi-dl]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

Warum nutzt du keinen Worker? Hat doch viele Vorteile

Mit einem Worker, der zB alle 3-5 Minuten alles updated, verringert die Gefahr von Überverkäufen, vor allem bei Artikeln mit begrenzter niedriger Stückzahl.
Ohne diesen Abgleich, helfen dir Angaben wie MaxMenge, keine Überverkäufe, etc. nichts ... Mit einem Worker kannst du die "graue" Zeitzone auf 3-5 Minuten reduzieren.
Es gleicht einem Lottospiel, wenn in dieser Zeit wirklich 2-3 Kunden den gleichen Artikel kaufen ... wenn dann ist es ein Renner -> größerer Lagerbestand.

Lange Rede kurzer Sinn, schau dir den Worker an, dieser rennt bei uns 24h/7tage die Woche alle 3 Minuten, zzgl. AutoKorrektur für Adressen, ...!

Ansonsten zum Thema Datum, dieses wird aktuell gezogen, sobald du den Auftrag anlegst, egal wann die Bestellung in den Cache abgeholt wurde.

 

[wawi-dl]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

Grundsätzlich sollte das doch völlig schnuppe sein, welche Auftragsnummern vergeben werden. Ob am 01.01. die Auftragsnummern mit 2015 beginnen oder mit 2016 ist dem Finanzamt herzlich egal.
Wichtig ist, dass die Rechnungen fortlaufend sind und ggfs. zur besseren Abgrenzung bei Jahreszahlen mit 2015/2016 korrekt beginnen/enthalten.

Deshalb verstehe ich auch nicht, warum Ihr Euch so verrückt macht und sogar den Worker bzw. als Krönung auch den Shop offline schickt, nur damit die Aufragsnummern der Jahreswechsel "korrekt" überstehen.

Rechnungen werden ja dann ohnehin erst im Neuen Jahr erstellt - und in der Wawi angepasst.

Ergänzend dazu zum Thema Finanzamt, hier gehe ich davon aus, dass du wie wir IST-Versteuerer bist!
Das heißt es zählt der ZAHLUNGSEINGANG, nicht Datum des Auftrages / der Rechnung.

DARUM muss man bei UStVA auch aufpassen, wenn man mit Ameise arbeitet, weil diese nur Buchungssätze exportiert, wenn Rechnungen vorhanden sind.

 

[KathiLe]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

Das ist korrekt. Aber ob Ist- oder Sollversteuerer:
Du selbst legst doch fest, wann du die Rechnungen als solches in der Wawi erstellst. Wenn also am 31.12. 23:55 Uhr noch eine Bestellung reinflattert und dann noch eine am 01.01. 0:12 Uhr, dann bekommen zwar beide automatisch die fortlaufenden Auftragsnummern aus dem Jahr 2015, aber die Rechnung selbst wird doch dann später erstellt. Und da kann man ja vorher noch (falls nicht ohnehin schon automatisch in der Wawi mit <J> eingestellt), das Nummernformat ändern. Wie gesagt, die Nummer der Aufträge ist dem FA völlig gleichgültig.

 

[christian1701]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

Bei mir werden die Rechnungen automatisch nach Zahlungseingang mit einem Workflow erstellt.

 

[KathiLe]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

Also sorry, aber manchmal habe ich das Gefühl, dass man alles auch verkomplizieren kann.
@christian1701
Dann deaktiviere doch den Workflow am 31.12. abends und erstelle die ersten Rechnungen manuell ...
Außerdem hast du doch sicherlich in der Wawi den Platzhalter <J> für die Rechnungsnummerierung eingefügt. Selbst wenn der Workflow läuft, stellt die Wawi dann doch automatisch die Rechnungen je nach Zeit richtig ein - also 2015 bzw. dann ab 0.01 mit 2016. Wo zum Henker ist das Problem?? Und ob dann die Auftragsnummern noch 2015 enthalten oder nicht, ist doch wirklich sowas von wurscht ....

 

[WeLoveVelo]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

@KathiLe:
Neben den Rechnungsnr. wäre auch bei den Auftragsnummern das Jahr automatisch mit drin. Aufgebaut sind sie so: AULaufendeNummer-<J>. Wenn ich die Aufträge allerdings erst morgen abhole steht ja 2016 hinten obwohl der Auftrag ja möglicherweise noch von 2015 ist. Gut, wenn dies dem Finanzamt egal ist.. Aber etwas schicker ist es doch wenn jedes Jahr neu hochgezählt wird.

Naja, wenn jetzt heute Abend von 2015 noch Zahlungen eingehen (bin IST-Versteuerer..) also von Paypal-Zahlern oder Amazon-Käufern, dann würde ich die Rechnungen halt noch erstellen. Überweisungen gehen Abends ja nun nicht mehr ein. Oder was meinst du mit

"Rechnungen werden ja dann ohnehin erst im Neuen Jahr erstellt - und in der Wawi angepasst."

?

 

[WeLoveVelo]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

@ wawi-dl:
Den Worker werde ich mir definitiv nächstes Jahr mal ansehen. Mir ist noch nicht klar von wo aus der arbeitet. Ich habe bisher eine Einzelarbeitsplatz-Lösung. Der Worker macht dann ja eher bei einer Serverlösung Sinn, oder? Laptop müsste dann ja dauerhaft laufen..

Und, ja bin IST-Versteuererer. Ich erstelle normalerweise die Rechnung direkt nach Eingang der Zahlung. Bei Paypal-Zahlungen und Amazon-Käufen wäre dies ja direkt der Fall. Und somit müssten Verkäufe mit Zahlungseingängen bis 0:00 Uhr doch noch mit 2015er RG-Datum laufen. Oder nicht? Oder ist auch dies "egal"?

 

[hula1499]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

"Egal" für wen?

Fürs Finanzamt? -> vollkommen egal wie die Rechnungsnummer aussieht, solang alles dokumentiert ist.
Fürs FA brauchst auch keine fortlaufenden Nummern, Jahreszahlen oder was auch immer - hauptsache eine einmalige Nummer.
Ob da Zahlen oder Buchstaben - fortlaufend oder nicht, mit Jahreszahl oder nicht - alles fürs FA egal.

 

[WeLoveVelo]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

Hmm, ich dachte fortlaufend sollten die Nummern schon sein. Das die Nummern einmalig sein müssen ist klar.

 

[Andreas Grambow]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

@KathiLe:
Neben den Rechnungsnr. wäre auch bei den Auftragsnummern das Jahr automatisch mit drin. Aufgebaut sind sie so: AULaufendeNummer-<J>. Wenn ich die Aufträge allerdings erst morgen abhole steht ja 2016 hinten obwohl der Auftrag ja möglicherweise noch von 2015 ist. Gut, wenn dies dem Finanzamt egal ist.. Aber etwas schicker ist es doch wenn jedes Jahr neu hochgezählt wird.

einfache Möglichkeit ist, die Auftragsnummern aus dem Shop zu nutzen. Dort kann man diese ebenfalls so aufbauen.

 

[hula1499]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

Kann, muss aber nicht fortlaufend sein.

Du kannst auch im Jahr 2015 mit: 201500001 anfangen und dann im Jahr 2017 bei 20234454 sein.
Einzig wenn du den String änderst, solltest es dokumentiert haben. Absolut nicht erforderlich (jetzt aus gesetzlicher Sicht), jedes Jahr seinen String zu ändern.

 

[WeLoveVelo]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

Hmm, okay. Also in der Buchhaltung müsste ich in irgendeiner Form dokumentieren, wenn ich die Startnummern zurücksetze? Ich könnte also sonst aber auch alle Nummern so weiterlaufen lassen. Das Jahr ist als <J> zumindest bei Rechnungs-, Gutschrifts-, Auftragsnummer als Suffix drin.

Ich hätte jetzt halt einfach gedacht, dass die meisten die Startnummern am Jahresende zurücksetzen. Das scheint ja eher nicht so zu sein?

 

[KathiLe]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

Ob heute oder erst morgen, das spielt ja keine Rolle. Man kann es machen, kann sich aber den Stress auch verkneifen - vor allem die Mitteilung, dass manche den Worker abschalten oder gar den Shop in der Zeit vom Netz nehmen, nur wegen dieser Nummern-Umstellung ruft erstauntes Kopfschütteln hervor
In 2015 habe ich die Nummernanpassung im Shop erst um den 10.01. gemacht, weil ich's schlicht vergessen hatte ...

 

[KathiLe]

AW: Startnummern am Jahresbeginn zurücksetzen

einfache Möglichkeit ist, die Auftragsnummern aus dem Shop zu nutzen. Dort kann man diese ebenfalls so aufbauen.

Wo geht das? Ich habe nichts gefunden, wo ich auch für die Shopbestellungen die fortlaufende Auftragsnummer aus der Wawi nutzen kann.
Die Shopbestellungen bekommen immer die fortlaufende Nummer aus dem JTL- Shop, die Bestellungen von Ebay und Amazon sowie die manuell aufgenommenen Bestellungen erhalten die Nummer aus der Wawi