Rechnungsversand per Email - kommen Mails beim Empfänger nicht an? Wie absichern?

[Mariachi]

Hallo zusammen,

wir versenden am Tag mehrere hundert Artikel per Amazon FBA.
Die Rechnungserstellung stoßen wir in der Regel abends manuell an. Alle Aufträge werden markiert und "Als Email versenden" gewählt.
Das machen wir bereits seit einigen Wochen. Allerdings ist die Quote der nachträglichen Rechnungsanforderungen nicht geringer geworden.

Ich habe mir bereits mehrfach testweise einen Auftrag generiert und die Rechnung an meine private Email senden lassen - bisher hat das immer geklappt.
Auch habe ich jetzt unter Firmen/Emaileinstellungen unter Bcc eine weitere Email hinterlegt auf der auch exakt alle angestoßenen Rechnungen eintreffen.

Die entsprechenden Kunden schwören Stein und Bein, dass sie die Rechnung nicht erhalten haben, auch nicht im Spam Ordner.
Kann das wirklich sein?

Wo werden eigentlich die verschickten Emails abgelegt? Bei mir im Outlook Postausgang sind sie nicht drin (POP3, falls das eine Rolle spielt).

Viele Grüße und vorab Danke!

 

[Dessator]

AW: Rechnungsversand per Email - kommen Mails beim Empfänger nicht an? Wie absichern?

Bin zwar auch noch ein "Frischling", aber die Berichte (E-Mail- Logbuch) der versendeten Mails findest Du im Admin-Bericht des Shops unter Email->Log. Dort steht dann aber auch nur, welche Mails vom System verschickt wurden. Nichts von Zustellbarkeit o.ä.
Die WaWi hat zwar auch ein Logbuch, aber da sind m.W. keine Mails gespeichert.

Gruß
Matthias

 

[Petuchov]

AW: Rechnungsversand per Email - kommen Mails beim Empfänger nicht an? Wie absichern?

Das bringt Dir aber auch nichts. Etwas versendet zu haben, bedeutet nicht dass der Empfänger es auch bekommen hat. Einzige Möglichkeit wäre Empfangsbestätigung (Lesebestätigung. Das kann beim Provider eingestellt werden.
Außerdem gibt es Trackong-Dienste wie Certified email with delivery receipts, silent tracking, proof-of-opening history, security and timestamps. (habe ich aber noch nicht getestet)

Wie einem Bericht auf Heise Online zu entnehmen ist, lassen es die größten deutschen E-Mail-Provider, 1&1, T-Online, GMX, Web.de und Freenet zu, dass ihre Kunden auch beim Lesen ihrer E-Mails in den Web-Mail-Accounts durch diverse Tools getrackt werden.



Wenn der Kunde nicht will kannst Du garnichts machen. Selbst wenn Du die Rechnung im Paket beilegst, dann kann er immer noch behaupten, die Rechnung wäre nicht da. Bliebe nur noch Einschreiben mit Übergabe ...


https://www.datenschutzbeauftragter-info.de/verdecktes-e-mail-tracking/

 

[SebastianB]

AW: Rechnungsversand per Email - kommen Mails beim Empfänger nicht an? Wie absichern?

Hi,

das Problem ist letztlich, dass praktisch jeder E-Mail-Anbieter sein eigenes Süppchen kocht.

Wir (d.h. die Wawi) übergeben die Mails an Deinen E-Mail Provider. Viele Provider legen diese Mails sofort in den "Gesendet"-Ordner des eigenen Postfachs - andere wiederum nicht. Dein E-Mail-Anbieter sollte die Mail ungeprüft an den E-Mail-Server des Empfängers übergeben, da Du Dich ja mit Deinen Zugansdaten (bzw. die Wawi mit Ihren) gegenüber dem E-Mail-Server authentifiziert hast. Allerdings gibt es auch wiederum Mail-Anbieter die hier schon ein Spam-Filter einsetzen, z.B: wenn von einem Kunden plötzlich sehr viele Mails kommen (was z.B: von der Wawi kommen kann wenn auf einmal sehr viele Rechnungen versendet werden).
Dann wiederum kann der Empfänger-Mail-Server die Mail nochmal scannen und entweder ablehnen (dann sollte man bei einem korrekt konfigurierten System eine entsprechende Nachricht im eigenen Postfach bekommen (was aber auch nicht immer passiert)), still verwerfen (ist lauf RFC nicht erlaubt, passiert aber dennoch häufig), zurückschicken (das passiert praktisch nie mehr) oder eben zustellen.
Jetzt kommt noch der Mail-Client vom Empfänger (also das Web-Interface, Outlook oder Thunderbird) - dort gibt es wieder einen Virenscanner, Spamscanner un ggf. noch Regeln - auch hier kann die Mail direkt gelöscht werden.


Jetzt gibt es ein paar Erweiterungen wie z.B. Flags im E-Mail-Header die die Mail als "wichtig" einstufen oder die um eine Lesebestätigung bitten. Allerdings muss das (a) der E-Mail-Client unterstützen und (b) der Nutzer muss dem entsprechend zugestimmt haben.

Man kann jetzt versuchen, einen Tracking-Code in die Mail einzubauen (letztlich einen externen Inhalt der eindeutig geflagt ist und ein Server-Script was die Aufrufe auswertet) - allerdings unterbinden E-Mail-Clients auch das.

Kurzum: E-Mail ist in der aktuellen Form eine Ein-Weg-Kommunikation. Es gibt keine Möglichkeit, verlässlich nachzuprüfen ob eine E-Mail wirklich den Empfänger erreicht hat.

Dazu kommt, dass die Wawi nunmal ein Programm ist - und E-Mails, die von Programmen erzeugt wurden stehen grundsätzlich erstmal auf jedem E-Mail-Client auf der "Bösen"-Liste. Es könnte ja auch ein automatischer Spam-Bot sein. Deshalb ist es leider so, dass automatisch generierte Mails sehr sehr häufig in diversen Filter-Systemen hängenbleiben.

Gruß,
Sebastian

 

[wawi-dl]

AW: Rechnungsversand per Email - kommen Mails beim Empfänger nicht an? Wie absichern?

Wir haben auch massiv diese Probleme, wir machen 90% eBay, davon sind es bestimmt 1-3% der Kunden, deren Emailadresse in eBay veraltet ist.

Die jammern dann herum, Sie haben nichts erhalten!

Oft erhalte ich Tage später erst vom Provider eine Info, dass die Email nicht zugestellt werden konnte.
Lesebestätigung nützt auch null, weil auch ich diesen Dienst bei mir komplett verweigere, es geht niemanden was an, wann ich meine Emails lese.