Modul zum automatischen Zahlen von Eingangsrechnungen - wer hat Interesse?

[L.Mechler]

Hallo zusammen,

Wir nutzen die in der WAWI im Bereich Einkauf implementierte Funktion zum erfassen von Eingangsrechnungen und möchten das überweisen selbiger nach Möglichkeit automatisieren.

Dazu habe ich bereits letzte Woche mit Herrn Dernbach (MIDe-online GmbH) telefoniert welcher die Programmierung eines entsprechenden Moduls (ähnlich beispielsweise DHL-Schnittstelle) grundsätzlich für möglich hält und - sofern seitens der Community ausreichend Interesse besteht - auch gerne in Angriff nehmen und gegebenenfalls als Lizenzlösung vermarkten würde.

Hintergrund ist folgender:

Da wir einen Großteil unserer Ware über Dropshipping versenden bekommen wir zu jeder Kundenbestellung eine separate Eingangsrechnung welche mit allen benötigten Daten (Fremdbelegnummer etc.) in die WAWI eingepflegt und der entsprechenden Dropshipping-Bestellung zugeordnet wird.
Diese müssen jedoch - obwohl eigentlich alle Daten die für die Überweisung benötigt werden (Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag etc.) in der WAWI vorhanden sind - einzeln überwiesen werden, wobei wir derzeit mit StarMoney Business arbeiten wodurch zumindest schon Angaben zum Zahlungsempfänger in der jeweiligen Maske hinterlegt sind.

Wir erwarten für September ca. 1400 Verkäufe und somit auch 1400 Eingangsrechnungen die lt. derzeitigem Stand einzeln überwiesen werden müssen, das ist ein enormer Zeit-/Kostenaufwand!

Momentaner Stand:

-Die Rechnung wird nach Rechnungseingang einer Bestellung in der WAWI zugeordnet, alle zur Überweisung benötigten Daten sind in der WAWI
-sobald Zahlungsziel erreicht wird die Rechnung überwiesen, dazu werden Rechnungsnummer und Betrag in Starmoney eingegeben, Daten Zahlungsempfänger (Kontoinhaber/Kontonummer etc.) sind in Starmoney hinterlegt.
-In der WAWI wird die Zahlung gesetzt ("Bezahlen" -> "Setzen" -> "Schließen")
-Die entsprechende Bestellung wird in "Dropshipping gesendet" anhand unserer Bestellnummer selektiert und über Button "Bestellung abschließen" abgeschlossen (Verbesserungsvorschlag am Rande: Dropshipping-Bestellungen sollten auch anhand der Fremdbelegnummer gesucht werden können sobald diese verknüpft sind)

Da eigentlich alle zur Überweisung benötigten Daten in der WAWI vorhanden sind könnte eine Automatisierung wie folgt aussehen:

-Selektion aller Eingansrechnungen die bezahlt werden sollen
-Modul erstellt csv-Datei im SEPA Format (kann in Starmoney importiert werden) mit allen selektierten Überweisungssätzen, Verwendungszweck (Freitext + Variable, z.B. Rechnungsnummer), Betrag, Begünstigter (Lieferant) etc. werden aus WAWI übernommen
-Import der erstellten CSV in Starmoney, Überweisung
-Zahlung in WAWI wird von Modul gesetzt, auf Wunsch weitere Funktionen (beispielsweise "Bestellung abschließen")

Eine genaue Beschreibung was das Modul machen/können sollte liefere ich auf Wunsch nach bzw. kann gemeinsam erarbeitet werden, sofern hier interesse besteht

Die Überweisungen in dieser Form zu automatisieren würde uns ca. 90% Zeitaufwand sparen, ich denke anderen geht es genauso?

Wenn also Interesse besteht - bitte kurze Info hier im Thread!

 

[Dustin]

AW: Modul zum automatischen Zahlen von Eingangsrechnungen - wer hat Interesse?

Ganz ehrlich, sag deinem Lieferanten er soll mit 2% Skonto per Lastschrift abbuchen, du hast viel weniger Arbeit! Und sparst Geld!

 

[L.Mechler]

AW: Modul zum automatischen Zahlen von Eingangsrechnungen - wer hat Interesse?

Prinzipiell natürlich richtig, aber es gibt mehrere Gründe die - für uns - dagegen sprechen:

- Eingansrechnungen müssen sowieso erfasst werden, geht über die Funktion der WAWI sehr schnell (Fremdbelegnummer eingeben, speichern) da die Beträge etc. schon in der Bestellung hinterlegt sind -> 15 bis 20 Sekunden/Rechnung
- Rechnungsbeträge sind schon in der Wawi, also fällt eine eventuelle Differenz zur tatsächlichen Rechnung schon beim Eingang auf - kein "manueller" Abgleich nötig
- Wir müssten bei Abbuchung jede Buchung gegenkontrollieren und immer darauf achten ob auch der Lieferant die vereinbarten Zahlungsziele und Skonti einhält (Beispiel: Zahlung 30 Tage 5% Skonto, 45 Tage netto)
- Rechnungen müssten auch bei Abbuchung als "bezahlt" gesetzt werden
- Es kommt öfter vor dass wir Lieferantenrechnungen wegen Rekla oder ähnlichem kürzen - darüber hätten wir keine Kontrolle mehr

Alles in allem würde uns also der Aufwand der manuellen Überweisung wegfallen, dafür müssten wir aber deutlich mehr kontrollieren/zuordnen wodurch der Aufwand nicht weniger werden würde.

 

[Nippon]

AW: Modul zum automatischen Zahlen von Eingangsrechnungen - wer hat Interesse?

Ganz ehrlich, sag deinem Lieferanten er soll mit 2% Skonto per Lastschrift abbuchen, du hast viel weniger Arbeit! Und sparst Geld!

Oder Sammelrechnungen p.M. anfertigen...

 

[Dustin]

AW: Modul zum automatischen Zahlen von Eingangsrechnungen - wer hat Interesse?

Das haben wir aber auch schon gehört von einigen Lieferanten das die keine Sammelrechnung erstellen können. PS die Wawi kann das ja leider auch noch nicht

 

[L.Mechler]

AW: Modul zum automatischen Zahlen von Eingangsrechnungen - wer hat Interesse?

Einzelrechnungen sind uns an sich schon recht lieb, wobei wir teilweise schon selbst aus mehreren Rechnungen eine Überweisung machen.

Gerade folgenden Fall gehabt:
Mahnung von Lieferant, offene Rechnung, fällig 29.07, natürlich mit Mahngebür.
Nachgeprüft, Rechnung bei uns nicht im System, aber zu der angegebenen Bestellung eine andere Rechnung, überwiesen am 30.07
Anruf, Lieferant hat zu unserer Bestellung 2 ABs und 2 Rechnungen im System, aber definitiv nur 1 Bestellung von uns. Wir haben 1 AB und 1 Rechnung im System.
Ich habe den Fall jetzt nochmal aufgerollt und dabei kam raus dass der Lieferant unsere Bestellung versehentlich 2 mal an den Kunden verschickt hat, der Kunde (über Amazon) hat bei uns die Bestellung widerrufen und einen Artikel gegen Erstattung des Kaufpreises an uns zurück geschickt, den 2ten hat er behalten. Wird schon nicht rauskommen...

Bei sowas bin ich dann echt froh Einzelrechnungen zu haben.