Neu Kunde zahlt bar bei Anlieferung, wie löse ich das?

[Martin1977]

Hi,

ich stehe hier auf dem Schlauch. Kunde rief an und möchte was kaufen, für knapp 3000 Euro. Wir haben mit JTL ein Angebot geschrieben, in JTL als Zahlart Vorkasse ausgewählt.
Dann mit Kunden telefoniert, er möchte das Produkt haben, also haben wir das Angebot in in einen Auftrag gewandelt. Rief erneut an und möchte lieber bei der Anlieferung bar bezahlen.
Das ist ein Produkt was wir mit Monteuren beim Kunden aufbauen. Im Grunde genommen alles kein Problem, aber wie bilde ich das nun ab? Ich kann ja den Auftrag nicht mal eben in einen Lieferschein und Rechnung wandeln. Lieferschein würde noch gehen, aber Rechnung, ich denke das ist problematisch oder? Denn in dem Moment wo der Kunde bezahlt ist es ja eine Art Barverkauf und ich müsste es über die Kasse mit TSE Anbindung laufen lassen.
Als Kasse haben wir auch JTL POS. Ich könnte natürlich über die Kasse einen Bon drucken, da hätte ich dann einen vernünftigen TSE Beleg. Problematisch bleibt aber dass ich den Auftrag dann noch in JTL Wawi habe über den ich dann einen Lieferschein drucken muss.

Deshalb meine Frage, wie setze ich das sauber um?

 

[mh1]

...Denn in dem Moment wo der Kunde bezahlt ist es ja eine Art Barverkauf und ich müsste es über die Kasse mit TSE Anbindung laufen lassen.

Die TSE brauchst du für Kassen, die mittels elketronischer Aufzeichnungssysteme geführt werden.

Du kannst aber auch noch eine "offene Ladenkasse" haben.
Die Aufzeichnungen der Bargeld Entgegennahme muss dann halt auf andere Weise rechtssicher dokumentiert werden (z.B. in einem Kassenbuch auf Papier).
Bitte hierzu deinen Steuerberater fragen, wie das genau aussehen muss.

 

[Martin1977]

Hmmm. Extra dafür eine separate offene Ladenkasse machen möchte ich eigentlich nicht. Ist man immer angreifbar meiner Meinung nach.

Beim alten System haben wir einen Lieferschein geschrieben, die Jungs haben bar kassiert und erst wenn die Abends in die Firma gekommen sind habe ich den Betrag bar in die TSE Kasse eingebucht. Das haben wir dann dem Kunden nachträglich zugeschickt schon alleine weil man im Vorfeld ja nicht weiß ob der Kunde wirklich bar bezahlt.

Irgendwie ist das dann doch kompliziert wie gedacht. Und wenn ich den Auftrag in JTL Wawi storniere, dann die Jungs erst einmal ausliefern und montieren lasse, dann Abends den reinen Auftrag in die JTL Kasse eintrage, dann sollte es doch eigentlich korrekt sein oder? Da buche ich auch die Artikel ein und habe dann auch korrekten Lagerbestand. Das wäre jetzt für mich von der Logik her der sauberste Weg.

Trotzdem wird ja in JTL Wawi standardmäßig eine Zahlart "bar" angelegt. Hmmm

 

[mh1]

Hmmm. Extra dafür eine separate offene Ladenkasse machen möchte ich eigentlich nicht. Ist man immer angreifbar meiner Meinung nach.

Achso.
Ich bin jetzt einfach davon ausgegangen, das ihr bereits eine habt. Das ich das einfach so angenommen habe ist natürlich falsch.

 

[Martin1977]

Offene Ladenkasse unterliegt sehr vielen Auflagen wenn ich das richtig verstanden habe. Es fängt schon damit an dass du ja keine Belege führst und alles händisch protokollieren sollst. Da fängt ja das Dilemma schon an wenn du dem Kunden eine vernünftige Rechnung geben möchtest. Außerdem musst du bei einer offenen Ladenkasse jeden Tag ein Protokoll führen (wenn ich dass alles im Netz gelesen habe) und das macht bei mir absolut keinen Sinn. Ich habe dieses Dilemma mit der Barzahlung bei Anlieferung vielleicht 10 mal im Jahr. Alle anderen machen Vorkasse, zahlen vorab via Paypal, Kreditkarte oder Klarna.

Ich kann ja sagen wie wir es mit dem alten System gemacht haben: Auftrag geschrieben, Lieferschein geschrieben, damit war die Ware auch aus dem Lager korrekt ausgebucht.
Dann zum Kunden hin, Lieferschein unterschreiben lassen, bar kassiert und auf dem Lieferschein kurz notiert dass wir das Geld erhalten haben.
Abends kamen die Monteure zurück und ich habe dann in unserer TSE Kasse die im Ladengeschäft steht und für den regulären Verkauf dort ist eine Rechnung geschrieben. Dort konnte ich auch die Adresse des Kunden eintippen. Damit wir keinen falschen Lagerbestand haben, habe ich dort für diese seltenen Fälle mit einer 0000 Artikelnummer gearbeitet. Das ist dem Kunden auch wumpe, Hauptsache er bekommt eine vernünftige Rechnung wegen der Gewährleistung und für seine Unterlagen. Diese Rechnung haben wir ihm dann zugeschickt. Ich hatte das Geld dann sauber in der TSE Kasse und Auftrag war erledigt.

Ich habe mir gestern noch diverse Sachen im JTL Guide durchgelesen und bin vielleicht einen Schritt weiter aber so ganz habe ich noch keinen Plan.

Meine Idee ist folgende
Schritt 1. Ich belasse es erst einmal mit dem reinen Auftrag in JTL. Ich könnte das auch Ausdrucken und den Fahrern mitgeben
Schritt 2: Meine Monteure kassieren, unterschreiben auf dem Auftrag den Erhalt des Geldes damit der Kunde was in der Hand hat
Schritt 3: Monteure kommen in die Firma. Ich gehe dann zu meiner JTL POS Kasse, suche dort nach dem Kunden und lege eine neue Rechnung an die ich über JTL Wawi ausdrucke. Dann sollte ich doch ordentliche Belege haben oder? Ich habe das noch nie gemacht. Was bekomme ich dann? einen TSE Bon aus dem Bondrucker und eine DIN A4 Rechnung und ich tacker dann den Bon an die Rechnung?
Schritt 4: Am Ende storniere ich den Auftrag in JTL Wawi

Das wäre vielleicht eine Lösung, doof wäre für mich nur das ich dabei keinen Lieferschein erzeugen und den Fahrern mitgeben kann. In dem Momentan wo ich aus dem JTL Auftrag einen Lieferschein mache, ab dann wird der ewig in der Liste erscheinen bei Aufträgen ohne Rechnung. Ist auch nervig. Alles Preise auf 0 setzen ist auch nicht so pralle.

Wie gesagt, ich habe noch keine Idee wie ich am Ende sagen kann, so passt es für alle Seiten super.

 

[Martin1977]

Ich habe was gefunden, vielleicht hat das schon mal jemand gemacht?

https://guide.jtl-software.com/jtl-...ialogfenster Bareinzahlungen und Barentnahmen.

Bareinzahlungen in die JTL POS Kasse. Ich schreibe in Wawi Angebot, Lieferschein und Rechnung, Zahlart ist bar. Dann habe ich eine ordentliche Rechnung plus Lieferschein und korrektem Lagerbestand.

Die Mitarbeiter kommen mit dem Geld, dann schreibe ich in JTWL Wawi die Rechnung. Dann zu Kasse und Bareinzahlung und gebe einen Grund an, ich kann ja auf einen Rechnungbeleg verweisen. Dann sollte es doch korrekt sein oder wie seht ihr das? Hat das schon mal jemand gemacht ?

 

[Leventinio]

Dann sollte es doch korrekt sein oder wie seht ihr das? Hat das schon mal jemand gemacht ?

Bitte hierzu deinen Steuerberater fragen, wie das genau aussehen muss.

 

[sjk]

Ich versteh nicht ganz, warum es ein Problem darstellt, vor der Bezahlung die Rechnung zu erstellen? Die Rechnung ist doch von der Zahlung unabhängig und erzeugt buchhalterisch erstmal nur eine Forderung mit einem bestimmten Zahlungsziel. Die wird dann durch die Zahlung ausgeglichen. Bei Barzahlung kannst du auch in der Wawi eine Zahlung setzen, damit die Rechnung als bezahlt erscheint. Sollte sich der Kunde umentscheiden wird die Zahlung eben über eine andere Zahlart gebucht bzw ggf die Rechnung storniert.

Daher ist das in meinen Augen nicht wirklich ein Wawi Thema. Klär das unbedingt mal mit eurer Steuerberatung ab. Es geht ja eigentlich nur darum, wie ihr die Barzahlung für das Finanzamt nachvollziehbar dokumentiert. Ich zweifel das stark an, dass deine Überlegungen mit Auftrag hier erstellen, dort Bon drucken, da wieder stornieren usw. als transparenter und fehlerresistenter Ablauf durchginge.

 

[Leventinio]

Ich versteh nicht ganz, warum es ein Problem darstellt, vor der Bezahlung die Rechnung zu erstellen? Die Rechnung ist doch von der Zahlung unabhängig und erzeugt buchhalterisch erstmal nur eine Forderung mit einem bestimmten Zahlungsziel.

Kommt immer auf die Besteuerung an. Ist die Rechnung erstellt kann die Steuer fällig werden als SOLL.

 

[sjk]

Ja das stimmt. Aber ist das hier wirklich relevant? Die Rechnung wird ausgedruckt, die Monteure fahren am selben Tag hin und kassieren ab. Falls es wirklich so oft vorkommt, dass die Kunden dann doch nicht bezahlen kann man entweder wieder stornieren, oder in der Wawi mittlerweile doch auch von vornherein eine Proforma-/Entwurfsrechnung erstellen. Damit raus zu den Kunden und nach der Zahlung festschreiben mit dem korrekten Leistungsdatum.
Außerdem, wenn ich Kunden etwas auf Rechnung verkaufe mit Zahlungsziel X Tage wird die Steuer in dem Fall auch fällig, bevor ich den Zahlungseingang habe. Die Leistung wurde mit der Lieferung ja an dem Tag erbracht, an dem die Rechnung gedruckt wurde. Wenn man nach SOLL versteuert ist es also sogar inkorrekt, die Rechnung erst zu erstellen, wenn man die Zahlung erhalten hat.

Daher, wie gesagt, ist das ein Thema für die Steuerberatung und hat nichts mit der Wawi zu tun.

 

[Leventinio]

Die Rechnung wird ausgedruckt, die Monteure fahren am selben Tag hin und kassieren ab.

Dann ist es wirklich nicht relevant. Dann würde ich das Thema nicht so hochschaukeln und es einfach machen.

 

[Martin1977]

Das Problem ist gelöst, hatte einen ganz nette und kompetente Hilfe vom JTL Support. Es geht alles super einfach.
Lieferschein drucken, Monteure fahren, kassieren das Geld, kommen Heim
Dann gehe ich zur JTL POS Kasse, wähle Auftrag öffnen und gebe die Auftragsnummer aus der JTL Wawi ein. Dann erscheinen alle Positionen, Anschrift usw. Ich kassiere bar, dann kommt einmal ein Bon raus mit TSE Code, aus dem großen Drucker kommt von der JTL Wawi die reguläre Rechnung plus für mich ein kleiner Bon den ich intern an meine Rechnung machen kann.
Ganz sauber, Rechnung kann ich dann an die Kundin schicken und wir haben auch alles korrekt gemacht.
Super genial gelöst.

 

[tsinus]

Das Problem ist gelöst, hatte einen ganz nette und kompetente Hilfe vom JTL Support. Es geht alles super einfach.
Lieferschein drucken, Monteure fahren, kassieren das Geld, kommen Heim
Dann gehe ich zur JTL POS Kasse, wähle Auftrag öffnen und gebe die Auftragsnummer aus der JTL Wawi ein. Dann erscheinen alle Positionen, Anschrift usw. Ich kassiere bar, dann kommt einmal ein Bon raus mit TSE Code, aus dem großen Drucker kommt von der JTL Wawi die reguläre Rechnung plus für mich ein kleiner Bon den ich intern an meine Rechnung machen kann.
Ganz sauber, Rechnung kann ich dann an die Kundin schicken und wir haben auch alles korrekt gemacht.
Super genial gelöst.

Hallo Martin,
ich richte gerade die POS neu ein und hab die gleiche Fragestellung. Wie genau bzw. wo in der POS gibst Du die Auftragsnummer ein? Ich nutze die POS 1.0.10.8 (5798) und komme momentan nicht weiter in der Sache.
Gruß
Thomas

 

[Martin1977]

Also, POS ist eingereicht und mit JTL Wawi verbunden, korrekt ?

Lege in JTL Wawi einen Auftrag an

Auf der POS Oberfläche hast du im linken Bereich Auftrag ôffnen. Anklicken. Dann kannst du die WAWI Auftragsnummer eingeben. Den findet das POS dann, kannst du auswählen und dann ist alles im POS drin, kannst BAR oder EC Zahlung machen.
Am Ende wenn es um Druck geht kannst du dort auch Haken bei Rechnung machen. Die kommt dann auf deinem A4 Papier raus. Musst du aber vorher in JTL Wawi den Drucker zuweisen.

 

[tsinus]

Also, POS ist eingereicht und mit JTL Wawi verbunden, korrekt ?

Lege in JTL Wawi einen Auftrag an

Auf der POS Oberfläche hast du im linken Bereich Auftrag ôffnen. Anklicken. Dann kannst du die WAWI Auftragsnummer eingeben. Den findet das POS dann, kannst du auswählen und dann ist alles im POS drin, kannst BAR oder EC Zahlung machen.
Am Ende wenn es um Druck geht kannst du dort auch Haken bei Rechnung machen. Die kommt dann auf deinem A4 Papier raus. Musst du aber vorher in JTL Wawi den Drucker zuweisen.

Danke für Deine prompte Antwort am späten Sonntagabend. Ich hatte einen Bon offen und habe die linke Seite nicht präsent gehabt. Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Schönen Abend noch.
Gruß
Thomas

 

[Martin1977]

Ich bin am 1.8 auf JTL umgestiegen. Ich habe die ersten 4 Wochen deaktiviert dass automatisch immer sofort ein neuer Bon gestartet wird. Ich habe mich immer gefragt was mit dem offenen Bon zum Feierabend passiert. Wird der am nächsten Tag erneut genommen oder hat man einen 0€ Bon. Weißt du das?