Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

[3jojojo]

Hi Leute wir starten gerade mit JTL Wawi und machen unsere ersten Schritte

Jetzt habe ich mein erstes Richtiges Problem und zwar weiß ich nicht wie die WAWI den EK berechnet. Ich habe zwar EK Preise bei den ARtikeln eingetragen das sind aber die normalen EK Preise. Von diesen Preisen gehen immer noch Rabatte ab. Gesehen habe ich jetzt das man auch Rechnungen von den Herstellern importieren kann.

Wie macht ihr das um bei den Aufträgen zu sehen was beim Gewinn bleibt???

 

[HMS_IT]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

Wenn Du Ware vereinnahmst, geschieht dies ja auf Artikelebene. Du öffnest also den gelieferten Artikel bzw. die jeweilige Variation und fügst mit (+) Bestand hinzu. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in welchem Du die gelieferte Menge sowie den tatsächlichen Preis eintragen kannst und genau hier muss der tatsächliche EK rein, den Du mit dieser Lieferung bezahlst (also unter Beachtung von Staffelpreisen etc.).

Hast Du hier Schwankungen durch Mengenrabatte etc. oder durch bspw. unterschiedliche Lieferanten, dann wird dies in der Position "durchschn. EK" in den Artikeldetails berücksichtigt.

 

[3jojojo]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

Das ist mein Problem. :/ Ich habe bei der Lieferung noch nicht den Preis und die Rechnung. Die Rechnung für den Lieferschein bekomme ich erst gut 2 Wochen später mit einer kompletten Abrechnung Ich könnte also nur die Lieferscheinnummer eintragen.

 

[Simone_die_Echte]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

Darf ich mal fragen, warum du deinen Einkauf nicht über die entsprechende Funktion in der Wawi tätigst?
Dann kannst du die Ware mit dem Lieferschein einbuchen und später die Rechnungen eintragen, anhand derer
dann der dEK berechnet wird.

 

[3jojojo]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

Mache ich doch. Ich lege eine Bestellung ( Lieferantenbestellung) und gebe diese beim Hersteller auf. Wenn die Bestellung kommt wird die Bestellung verbucht. Wurde mal für etwas keine Bestellung (Telefonische Bestellung) wird es manuel mit der Lieferscheinnummer verbucht. Dann bekomme ich 2 Wochen später die komplette Abrechnung. Darin stehen dann auch die entgültigen EK Preise (incl. aller Abzüge)

 

[Simone_die_Echte]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

Vielleicht verstehe ich dein Problem noch nicht richtig...
Wenn du die Rechnung dann einbuchst (inkl. Rabatten usw) errechnet die Wawi daraus den dEK und ich glaube, dass
dieser dann auch für die Gewinnermittlung hinzugezogen wird.

 

[3jojojo]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

wo und wie bucht man denn eine Rechnung ein??? Mein Problem wird da wohl bei werden das ich eine Rechnung haben auf der nachher 3 Lieferscheine stehen

 

[Simone_die_Echte]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

Im Menü "Einkauf" markierst du unter "Bestellungen" eine (oder mehrere) Bestellung, zu der du schon einen Wareneingang
gebucht hast und klickst auf den unten stehenden Button "Eingangsrechnung". Allerdings muss man seit Neuestem den
kleinen schwarzen Pfeil treffen - sonst tut sich nichts... Dann kannst du die Rechnung (oder halt auch eine Sammelrechnung
für mehrere Lieferungen) einbuchen.
Die gebuchten Rechnungen findest du dann später unter dem Punkt "Eingangsrechnungen" und kannst dann auch noch
die Zahlung setzten.

 

[MichaelH]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

Darf ich mal fragen, warum du deinen Einkauf nicht über die entsprechende Funktion in der Wawi tätigst?
Dann kannst du die Ware mit dem Lieferschein einbuchen und später die Rechnungen eintragen, anhand derer
dann der dEK berechnet wird.

Jo, genau das macht die WAWI eben nicht. Die Rechnung die nachträglich eingebucht wird berechnet ggf. den dEP aber nur für den Bestand am Lager, nicht aber für etwas das schon geliefert wurde.
-> also die Ware wurde eingebucht, aber mit altem Wert und dieser Wert wird nie wieder korrigiert auch wenn der neue Wert nun berechenbar wäre und somit die Lieferung wertmäßig korrigiert werden könnte und damit auch die Marge wieder korrekt wäre.

Genau aus diesem Grund verwende ich diese ER Funktion nicht.

Soweit ich nun kürzlich gelesen habe im Forum, wird auch der EK im Auftrag nicht nachträglich aktualisiert (auch einer ohne Lieferschein), wenn sich der dEP des Artikels ändert.
Womit du dann einen Lieferschein produzierst mit einem Wert (= Lagerbewegung) der nicht dem aktuellen dEP entspricht und in Summe ist dein Artikelkonto wertmäßig völlig daneben.

Es gibt auch keine Doku / Wiki in dem das genau dargestellt wird.
Habe ich vor 2-3 Jahren ausführlich mit Janusch im Forum diskutiert, bis ich dann keine Antwort mehr erhielt. Klar ist es Programmierarbeit es korrekt zu machen und irgendwann wird es kommen ... denn auch Lagerbewegungen müssen einen Wert haben der den Tatsachen entspricht und nicht nur das aktuelle Lager selbst.

 

[Simone_die_Echte]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

Ojemine. Nun weiss ich wieder, warum ich mir die Auswertungen der Wawi inkl. Statistiken, Gewinnberechnung usw. gar nicht erst anschaue.

Ich finde zwar die Einkaufsfunktion praktisch und buche auch die Eingangsrechnungen, aber eher um einen schnellen Überblick über noch
ausstehende Rechnungen (die zum Beispiel später abgebucht werden) zu haben. Oder mal eben schnell zu sehen, wie hoch der Bestellwert
bei einem bestimmten Lieferanten in einem bestimmten Zeitraum war.

Bedeutet das denn auch, das in der Artikelhistorie der Einkaufspreis nicht nach Einbuchen der Eingangsrechnung aktualisiert wird?
Dann hätte man ja nur korrekte Angaben, wenn man mit dem Einbuchen der Ware wartet, bis auch die Rechnung vorliegt. Also:
Bestellen, Wareneingang abwarten, Rechnungseingang abwarten, Preise anhand der Rechnung zuerst in der Bestellung akutalisieren,
Ware einbuchen, Rechnung einbuchen??? Man ist ja einiges gewohnt, aber das mag ich gar nicht glauben...

Dann hätte man also nur die Wahl zwischen
Ware die am Lager ist nicht einzubuchen (also nicht zum Kauf anzubieten)
oder auf eine korrekte Berechnung des dEK und eine korrekte Anzeige des Einkaufspreises in der Artikelhistorie zu verzichten?

 

[MichaelH]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

Wie gesagt, im Detail lässt sich JTL dazu nicht aus ... und alles selber zu testen und zu analysieren habe ich keine Lust.
Wir machen es so, dass es keinen WE gibt ohne konkreten Preis, womit ich mir die ER Funktion sparen kann, weil ich dann nur doppelte Arbeit habe für nix.
Die ER Funktion dient also bestenfalls für eine Kostenverteilung der Nebenkosten auf mehrere Artikel, Währungsumrechnung und "?" ansonsten wüsste ich jetzt nicht was es für einen Nutzen hätte.

Was du übersehen hast, ist aber, dass auch bestehende Aufträge (ohne Lieferung und ohne Rechnung) keine neuen EK bekommen, wenn der dEP beim Artikel sich ändert, egal ob du WE mit Kosten oder WE mit ER machst - so wurde es kürzlich im Forum von JTL bei einem Thema klargestellt. D.h. der EK im Auftrag bleibt so wie er ist zum Zeitpunkt der Erstellung vom Auftrag und nie mehr aktualisiert.
Es könnte aber auch sein, dass es mittlerweile eine Mischform gibt, d.h. der Warenausgang/Lieferschein/Lagerbuchung nimmt den dEP vom Artikelstamm mit, aber im Auftrag verbleibt der alte EK und somit die alte Marge.

Also ich getraue mich echt nicht hier zu sagen wie es nun tatsächlich läuft bei dem ganzen WirrWarr den wir nun seit 2-3 Jahren haben.
Eine der viele Baustellen die man vor sich herschiebt bei JTL.
Ich frage mich auch, wer es denn bei JTL selbst überhaupt wissen könnte wie es tatsächlich genau läuft.

Und wenn wir es genau nehmen, dann müssten sogar Rechnungen im EK korrigiert werden, wenn diese zwischen dem WE und dem erfassen der ER erstellt wurden, nur dann wäre die Margenberechnung korrekt.
Dazu benötigt es aber eine sog. "Aufrollfunktion" für diesen Zeitraum von WE bis ER und eine Korrektur von sämtlichen Lagerbewegungen die eine Menge ändern, nur dann wäre das Lager-/Artikelkonto korrekt bewertet.

Lösung ? Workaround ? Keiner, außer du willst auch die betroffenen Aufträge alle neu erfassen ...

Und ja, wie der dEP berechnet wird, wenn nach einem WE die ER eingebucht wird, aber die Ware aus dem WE schon mit falschen EK versendet wurde, das würde mich auch noch interessieren. Es ist natürlich möglich, aber es muss auch entsprechend programmiert sein.

 

[HMS_IT]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

Und wenn wir es genau nehmen, dann müssten sogar Rechnungen im EK korrigiert werden, wenn diese zwischen dem WE und dem erfassen der ER erstellt wurden, nur dann wäre die Margenberechnung korrekt.
Dazu benötigt es aber eine sog. "Aufrollfunktion" für diesen Zeitraum von WE bis ER und eine Korrektur von sämtlichen Lagerbewegungen die eine Menge ändern, nur dann wäre das Lager-/Artikelkonto korrekt bewertet.

Ich kann mir sehr gut vorstellen, dass dies ein Thema ist, welches JTL nicht allzugern angeht. Bei dieser Thematik steigt sogar SAP aus, denn was passiert denn in der Realität?

Du bestellst Ware zum GLD1, nämlich der Preis welcher gerade aktuell im Artikelstamm kalkuliert ist.
Du erhältst Ware und buchst die im Idealfall zum gleichen GLD1 ein (dieser könnte aber auch schon GLD2 sein, wenn Du zwischenzeitlich die Rechnung der vorhergehenden Bestellung verbucht hast).
Nun kommt die Rechnung zur letzten Bestellung, Du erfasst abweichende EK-Preise...

und tataa, Du hast eine klassische WE/RE-Abreichung (für Nichtfinanzer: eine Wareneingangs-/Rechnungseingangs-Abweichung), die jedes mir bekannte ERP-System erstmal als Differenz auf ein Bilanzkonto schaufelt. Hier muss nachfolgend eine Klärung/Bereinigung erfolgen, normalerweise wird zu diesem Thema hier lediglich die Diffferenz entsprechend im Bestand korrigiert, welches den GLD entsprechend ändert.

Eine nachträgliche Anpassung zwischenzeitlich bedienter Aufträge (inbs. für diese die bereits eine erstellte Kundenrechnung haben) ist aus meiner Sicht systemisch nicht realisierbar. Hierzu muss die Kundenrechnung storniert, im Auftrag jede betreffende Artikelposition gelöscht und neu eingebucht und im Anschluss eine neue Kundenrechnung erzeugt werden. Denn folgend der "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung" darf kein Auftrag mit bestehender Rechnung änderbar sein.

Ein aufwändiger, weil manueller Prozess...

Wenn die EK-Preise wirklich derart schwanken, dann würde ich als allererstes versuchen, vom Lieferanten eine ProForma Rechnung zur Lieferung zu bekommen.

 

[MichaelH]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

Nein, so aufwändig ist das nicht. Und SAP kann das ganz bestimmt und nicht nur die !

Die Daten liegen ja vor und es wird "berechnet wie erfasst" (mit dem Bewegungsdatum) mit allen Mengen, nur der Wert ändert sich, da bist du auf dem Holzweg ...


"Denn folgend der "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung" darf kein Auftrag mit bestehender Rechnung änderbar sein."

Auch das ist falsch, denn die Rechnung ändert sich nicht, da es nur um den EK geht und nicht den VK.

-> Also nicht so kompliziert denken, es ist einfacher als man denkt, wenn man denkt ...

Auch muss man festlegen ob man im Artikelkonto nun den Lieferschbein "bewertet" oder die Ausgangsrechnungsposition als Bewertung her nimmt.
Im Falle von JTL wäre es heute der Lieferschein, denn der "bewegt" das Lager.
Denn wir sprechen vom Materialeinsatz und nicht vom Verkaufswert.

 

[HMS_IT]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

Ich hab ja nicht gesagt, dass es aufwendig ist... und auch SAP sowie jedes andere ERP System stößt hier automatisch an die Grenze, weil das Thema nicht systemisch sondern prozessual ist.

Nur mal kurz abschweifen:
Im Idealfall erfasst Du eine Bestellung beim Lieferanten mit vereinbarten Preisen. Der Lieferant sendet Dir (auch im Idealfall) eine Auftragsbestätigung, mit Menge, Liefertermin und Preis. Basierend darauf lässt sich die Bestellung anpassen, bevor die Ware anrollt... Dann kann basierend auf die richtige Bestellung WE gebucht werden und die Rechnung ist dann nur noch eine Formalität.

Aber ich denke das Thema können wir noch unendlich diskutieren.

Die spannende Frage ist für mich eher: ist die Wawi von JTL das richtige Instrument für derartige Dinge?

 

[MichaelH]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

"Dann kann basierend auf die richtige Bestellung WE gebucht werden und die Rechnung ist dann nur noch eine Formalität."

Korrekt, aber der bereits bestehende Auftrag hat noch den alten EK vom alten dEP.
Das Problem ist also nicht nur die Preise zu haben, sondern diese auch korrekt auf die Lagerbewegungen zu übertragen inkl. Margenberechnung bei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.


"Die spannende Frage ist für mich eher: ist die Wawi von JTL das richtige Instrument für derartige Dinge?"

JTL hat schon mehrfach klargestellt was sie nicht sind (nicht für Teilfertigung oder Fertigung von Artikeln, nicht für Dienstleister, nicht für Handwerker bzw. alles dies nur "bedingt", wenn man zu den Abstrichen/Einschränkungen bereit ist), aber die WAWI ist definitiv eine WArenWIrtschaft, womit sich die Frage von selber beantwortet.
Oder siehst du das anders ?

 

[HMS_IT]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

"Korrekt, aber der bereits bestehende Auftrag hat noch den alten EK vom alten dEP.
Das Problem ist also nicht nur die Preise zu haben, sondern diese auch korrekt auf die Lagerbewegungen zu übertragen inkl. Margenberechnung bei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen."

Nein, eben gerade nicht. Dadurch das ich eine Bestellung beim Lieferanten anlege und mit den aus der Auftragsbestätigung korrigierten Preisen einen Wareneingang (WE) mit Lieferschein erzeuge, habe ich den dEK bereits mit der Lieferung der Ware korrigiert. Ich buche dann nur noch Rechnungseingang, sobald diese vorliegt. Das ist die Standardprozedur eines jeden ERP Systems. Aber ganz klar gibt es eine Grauzone, da ich natürlich erst einen neuen Auftrag erzeugen darf, wenn die Bestellung nach Auftragsbestätigung korrigiert habe, sonst passt es natürlich wieder nicht bzw. ich müsste den Auftrag wieder manuell ändern...

"JTL hat schon mehrfach klargestellt was sie nicht sind (nicht für Teilfertigung oder Fertigung von Artikeln, nicht für Dienstleister, nicht für Handwerker bzw. alles dies nur "bedingt", wenn man zu den Abstrichen/Einschränkungen bereit ist), aber die WAWI ist definitiv eine WArenWIrtschaft, womit sich die Frage von selber beantwortet.
Oder siehst du das anders ? "

Ne Michael, das sehe ich allerdings ganz genauso...

Die WAWI ist ein Warenwirtschaftssystem, nicht mehr und nicht weniger. Punkt. Da es mittlerweile auch ein weiteres Modul WMS gibt, könnte man den Wunsch äußern, dass es auch irgendwann mal ein FiCo-Modul gibt, aber das sehe ich eher nicht in der nächsten Zeit. Und auch nicht mit dem Punkt, dass die Wawi an sich bisher kostenlos zu haben ist.

 

[MichaelH]

AW: Einsteiger EK Preise // Rechnungen import

Nein, eben gerade nicht. Dadurch das ich eine Bestellung beim Lieferanten anlege und mit den aus der Auftragsbestätigung korrigierten Preisen einen Wareneingang (WE) mit Lieferschein erzeuge, habe ich den dEK bereits mit der Lieferung der Ware korrigiert. Ich buche dann nur noch Rechnungseingang, sobald diese vorliegt. Das ist die Standardprozedur eines jeden ERP Systems.

- Ähem, was für ein Standard ? Als IT Leiter verwendeten wir Anfang der 90er Jahren ein System das dies aufrollte, wir schreiben nun das Jahr 2016.


Aber ganz klar gibt es eine Grauzone, da ich natürlich erst einen neuen Auftrag erzeugen darf, wenn die Bestellung nach Auftragsbestätigung korrigiert habe, sonst passt es natürlich wieder nicht bzw. ich müsste den Auftrag wieder manuell ändern...

- Ja, voll praktikabel. Also irgendwie schreibe ich schon an eine Wand, oder nicht ?
- Auch und gerade im Online-Handel arbeiten viele mit Überverkäufen oder mit Lagerhaltung nach Bedarf, womit oftmals Aufträge Auslöser sind für Bestellungen bei Lieferanten, also genau dort hakt es, in dem der EK im Auftrag nie korrigiert wird.