Neu Auftrag anlegen -> Bearbeiter MUSS Firma wählen

[kuhnbnaumueller]

Hi.

Wir haben ein Problem beim Anlegen von Aufträgen und hoffen, dass uns hier jemand helfen kann.

Status quo:
Wir haben mehrere Firmen auf demselben Mandanten laufen. Die Bearbeiter müssen für alle Firmen Aufträge etc. erstellen. Das Problem hat nichts mit Kunden zu tun.

Problem:
Jetzt kommt es gerne vor, dass man beim Erstellen eines Auftrages vergisst, die Firma richtig einzustellen. Standardmäßig ist ja Firma A eingestellt. Wenn der Bearbeiter dann die entsprechende Rechnung erstellt, ohne die richtige Firma einzustellen, ist die Kacke am dampfen: Falsche Rechnungs-Nummer, falsche Firma. Mit der falschen Auftragsnummer können wir leben. Die sieht hinterher ohnehin niemand. Aber bei einer falschen Rechnungsnummer gibt es Ärger mit der Buchhaltung (oder schlimmer: Finanzamt).

Lösungs-Vorschlag:
Diese Fehlerquelle könnte man ganz einfach abschalten, indem der Benutzer die Firma wählen muss, also keine Firma standardmäßig eingestellt ist (außer man hat nur 1 Firma im System).

Diese Problematik wurde übrigens schon 2010 hier im Forum angesprochen: Link
Hat jemand eine Lösung für dieses Problem? Ich habe schon versucht, eine Firma namens "keine" anzulegen, die dann standardmäßig eingestellt ist. Aber ich habe es nicht geschafft, dass der Bearbeiter keine Rechnung erstellen kann.

 

[Karobube]

Hi Kuhnbaumueller,

das geht meines Wissens stand jetzt nicht.
Je nachdem, wie viele Zahlungsarten und Firmen Ihr habt, kann ich mir als Workaround vorstellen, Eure Zahlungsarten einmal je Firma anzulegen, Beispielsweise "Rechnung Firma1", "Rechnung Firma2", "Vorkasse Firma1", "Vorkasse Firma2", etc. Dann einen Workflow je Firma, der bei Auftragerstellung die Firma entsprechend der Zahlungsart setzt. Vorteil ist, dass die Zahlungsart gewählt werden muss.

GLG KB

 

[kuhnbnaumueller]

Gute Idee. Allerdings ist die Auswahl der Zahlungsart scheinbar keine Pflicht. Ich habe in unserem System ein paar Rechnungen gefunden, bei denen keine Zahlungsart hinterlegt ist. Und zumindest beim Anlegen eines neuen Auftrags beschwert sich JTL-Wawi nicht. Eine neue Rechnung zum Testen habe ich aber keine angelegt.

 

[Enrico W.]

Du hast Recht, das ist keine Pflicht.
Aber die Wahrscheinlichkeit, dass der Verkäufer fragt, wie der Kunde zahlen möchte, ist recht hoch in meinen Augen.
Darüber hinaus kannst du per Workflow auch auch Aufträge ohne Zahlungsart reagieren - z.B. indem Du diese Aufträge gleich rot markieren lässt.
Wenn du dann zusätzlich noch per Workflow den Aufträgen, bei denen alles passt, eine Rechnung erstellen lässt, solltest du safe sein.

 

[kuhnbnaumueller]

Ich sehe schon: ihr seid ganz schön ausgebufft. =)
Ich probiere demnächst aus, ob ich diesen Workflow hinbekomme.

 

[madeby]

Wurde das bereits gehoben ? Wir haben auch das Problem... es sollte immer Firma B verwendet werden, Firma A ist aber eingestellt.

 

[Enrico W.]

Es gab keine Anforderung, etwas zu beheben. Was genau meinst Du also sollte behoben werden?
Im Übrigen:
Wenn Firma B immer ausgewählt sein soll musst Du nur die Mitarbeiterkonten/Benutzer dieser Firma zuordnen.

 

[John]

Wurde das bereits gehoben ? Wir haben auch das Problem... es sollte immer Firma B verwendet werden, Firma A ist aber eingestellt.

Das kannst Du doch prima mit einem Worklfow unter Auftrag angelegt umsetzen.
Einfach KEINE Bedingung und als Aktion immer Firma ändern > B