Guten Abend,
gibt es ein zeitsparendes und empfehlenswertes Ablagesystem für Belege und Kontoauszüge? Wir haben täglich ca. 100 Ausgangsrechnungen und zwei Eingangsrechnungen. Wir unterliegen der Soll-Versteuerung
Wir haben folgende Ordner und Ablagefächer:
1 Ablagefach - unbezahlte Debitorenrechnungen
1 Ablagefach - unbezahlte, gebuchte Kreditorenrechnungen
1 Ablagefach - bezahlte, gebuchte Kreditorenrechnungen
1 Ablagefach - unbezahlte, nicht gebuchte Kreditorenrechnungen
1 Ordner mit je einem Trennstreifen nach 50 eingehefteten Rechnungen - bezahlte Debitoren
1 Ordner mit Register A-Z - bezahlte Kreditoren
1 Ordner - Kontoauszüge Postbankkonto
1 Ordner - PayPal Kontoauszüge
Die Vorgehensweise ist zur Zeit folgende:
Schritt 1: Postbankzahlungen überprüfen und im Warenwirtschaftsprogramm den Aufträgen zuordnen.
Schritt 2: Ist der gezahlte Betrag gleich dem offenen Auftragspreis, so erzeugen wir eine Rechnung und drucken diese aus. Diese heften wir sofor in den Ordner "bezahlte Debitoren" - kleinste Rechnungsnummer nach unten.
Schritt 3: Da die PayPalzahlungen automatisch in die WaWi übermittelt werden, erzeugen wir für diese Aufträge gebündelt Rechnungen. Auch diese Rechnungen drucken wir aus und heften sie direkt ab.
Schritt 4: Wir verpacken die Bestellungen mit den erzeugten Rechnungen.
Schritt 5: Alle an diesem Tag neu erzeugten Rechnungen werden nach Lexware als Offener Posten importiert.
Schritt 6: Wir drucken den Kontoauszug vom Postbankkonto und dem PayPal-Konto des aktuellen Tags aus
Schritt 7: Jede einzelne Position des Kontoauszugs wird geprüft und dem entsprechenden Offenen Posten in Lexware zugeordnet. Buchung: PayPal an Debitor bzw. Postbank an Debitor.
Schritt 8: Die Kontoauszüge werden in den jeweiligen Kontoauszugsordner geheftet
Vorgehensweise bei Ausgangsrechnungen:
Nach Erhalt einer Eingangsrechnung wird diese mit Eingangsdatumstempel in die Ablage "unbezahlte, nicht gebuchte Kreditorenrechnungen" gelegt.
Am Abend werden diese Rechnungen in Lexware händisch gebucht und danach in die Ablage "unbezahlte, gebuchte Kreditorenrechnungen" gelegt. Nach Zahlung der Ware wird diese in Lexware gebucht und die Rechnung in die Ablage "bezahlte, gebuchte Kreditorenrechnungen" gelegt. Erst nach Eingang der Ware wird der Lieferschein an die Rechnung getackert und dann in den Ordner " bezahlte Kreditoren" abgeheftet.
Vorgehensweise bei Ausgangsgutschriften:
Zwei Mal wöchentlich bearbeiten wir die Rücksendungen. Die Kunden erhalten Gutschriften, die sofort ausgedruckt werden. Sobald alle Rücksendungen bearbeitet sind, werden die Beträge an die Kunden überwiesen bzw. bei PayPal erstattet. Auf der Gutschrift notieren wir das Erstattungsdatum und das Erstattungskonto (PayPal oder Postbank) Die Gutschriften werden wiederum als Offener Post nach Lexware importiert und die Zahlungen bei Kontrolle der Kontoauszüge gesetzt.
Die jeweilige Gutschrift tackern wir dann an die zugehörige Rechnung im Ordner "bezahlte Debitoren"
Jetzt meine Frage. Ist diese Vorgehensweise verbesserungsfähig, bzw. entspricht sie der ordnungsgemäßen Buchführung?
Über ein Paar Tipps wie das ganze schneller gehen könnte würde ich mich bedanken.
Viele Grüße
gibt es ein zeitsparendes und empfehlenswertes Ablagesystem für Belege und Kontoauszüge? Wir haben täglich ca. 100 Ausgangsrechnungen und zwei Eingangsrechnungen. Wir unterliegen der Soll-Versteuerung
Wir haben folgende Ordner und Ablagefächer:
1 Ablagefach - unbezahlte Debitorenrechnungen
1 Ablagefach - unbezahlte, gebuchte Kreditorenrechnungen
1 Ablagefach - bezahlte, gebuchte Kreditorenrechnungen
1 Ablagefach - unbezahlte, nicht gebuchte Kreditorenrechnungen
1 Ordner mit je einem Trennstreifen nach 50 eingehefteten Rechnungen - bezahlte Debitoren
1 Ordner mit Register A-Z - bezahlte Kreditoren
1 Ordner - Kontoauszüge Postbankkonto
1 Ordner - PayPal Kontoauszüge
Die Vorgehensweise ist zur Zeit folgende:
Schritt 1: Postbankzahlungen überprüfen und im Warenwirtschaftsprogramm den Aufträgen zuordnen.
Schritt 2: Ist der gezahlte Betrag gleich dem offenen Auftragspreis, so erzeugen wir eine Rechnung und drucken diese aus. Diese heften wir sofor in den Ordner "bezahlte Debitoren" - kleinste Rechnungsnummer nach unten.
Schritt 3: Da die PayPalzahlungen automatisch in die WaWi übermittelt werden, erzeugen wir für diese Aufträge gebündelt Rechnungen. Auch diese Rechnungen drucken wir aus und heften sie direkt ab.
Schritt 4: Wir verpacken die Bestellungen mit den erzeugten Rechnungen.
Schritt 5: Alle an diesem Tag neu erzeugten Rechnungen werden nach Lexware als Offener Posten importiert.
Schritt 6: Wir drucken den Kontoauszug vom Postbankkonto und dem PayPal-Konto des aktuellen Tags aus
Schritt 7: Jede einzelne Position des Kontoauszugs wird geprüft und dem entsprechenden Offenen Posten in Lexware zugeordnet. Buchung: PayPal an Debitor bzw. Postbank an Debitor.
Schritt 8: Die Kontoauszüge werden in den jeweiligen Kontoauszugsordner geheftet
Vorgehensweise bei Ausgangsrechnungen:
Nach Erhalt einer Eingangsrechnung wird diese mit Eingangsdatumstempel in die Ablage "unbezahlte, nicht gebuchte Kreditorenrechnungen" gelegt.
Am Abend werden diese Rechnungen in Lexware händisch gebucht und danach in die Ablage "unbezahlte, gebuchte Kreditorenrechnungen" gelegt. Nach Zahlung der Ware wird diese in Lexware gebucht und die Rechnung in die Ablage "bezahlte, gebuchte Kreditorenrechnungen" gelegt. Erst nach Eingang der Ware wird der Lieferschein an die Rechnung getackert und dann in den Ordner " bezahlte Kreditoren" abgeheftet.
Vorgehensweise bei Ausgangsgutschriften:
Zwei Mal wöchentlich bearbeiten wir die Rücksendungen. Die Kunden erhalten Gutschriften, die sofort ausgedruckt werden. Sobald alle Rücksendungen bearbeitet sind, werden die Beträge an die Kunden überwiesen bzw. bei PayPal erstattet. Auf der Gutschrift notieren wir das Erstattungsdatum und das Erstattungskonto (PayPal oder Postbank) Die Gutschriften werden wiederum als Offener Post nach Lexware importiert und die Zahlungen bei Kontrolle der Kontoauszüge gesetzt.
Die jeweilige Gutschrift tackern wir dann an die zugehörige Rechnung im Ordner "bezahlte Debitoren"
Jetzt meine Frage. Ist diese Vorgehensweise verbesserungsfähig, bzw. entspricht sie der ordnungsgemäßen Buchführung?
Über ein Paar Tipps wie das ganze schneller gehen könnte würde ich mich bedanken.
Viele Grüße