Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

[coarsy]

Hi zusammen,

im Augenblick drucke ich sämtliche Rechnungen doppelt aus und hefte eine Version
davon im Einnahmen Ordner ab und bewahre diese natürlich 7 Jahre lang auf.

Wär es denn auch in Ordnung, die jeweiligen Rechnungen nur als PDF vorzuhalten,
so ganz ohne Papier?

Wie handelt Ihr das?

Vielen Dank und viele Grüße,

Chris

 

[MichaelH]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Wir speichern schon seit Jahren das PDF ab, immer am Monatsende für alle Rechnungen und Gutschriften.

 

[XYZ]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Hi zusammen,
im Augenblick drucke ich sämtliche Rechnungen doppelt aus und hefte eine Version
davon im Einnahmen Ordner ab und bewahre diese natürlich 7 Jahre lang auf.

Hat sich hier was geändert, waren es nicht immer 10 Jahre?

Ich habe komplette Buchhaltungsordner mit Einnahmen und Ausgaben, die ich vorbereitet beim Steuerberater einreiche, also alle Rechnungen werden doppelt gedruckt. Und ansonsten kann man ja jederzeit die Rechnungen aus der WaWi nachdrucken, ich wüsste nicht, wozu man diese nochmal als PDF speichern sollte. Regelmäßige und ordentliche Datenbanksicherung vorausgesetzt.

 

[MichaelH]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Ich meinte, ich drucke nix doppelt, nur 1 x Original für den Kunden + 1 x PDF.
Wenn ich alle Rechnungen drucken und ablegen würde und 7 oder 10 Jahre aufbewahren, dann bräuchte ich einen eigenen Raum um diese zu stapeln.

Wenn du deine Rechnungsvorlagen nie änderst dann kann man diese natürlich jederzeit nachdrucken, aaaaber, falls sich Firmenangaben, Kontonummer etc. ändert, bist du nur mit Nachruck nicht in der Lage die Originalrechnung neu zu drucken, daher -> PDF monatlich. Wenn also ein Prüfer die Kopie einer Rechnung (eines gewerblichen Kunden, Endkunde wohl eher nicht) mitnimmt und bei dir eine Vergleichsprüfung macht, dann wären diese ggf. verschieden.

In Österreich sind es 7 Jahre.

 

[Seulberg]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Ich meinte, ich drucke nix doppelt, nur 1 x Original für den Kunden + 1 x PDF.
Wenn ich alle Rechnungen drucken und ablegen würde und 7 oder 10 Jahre aufbewahren, dann bräuchte ich einen eigenen Raum um diese zu stapeln.

Hallo,

habe bis 2013 genauso gemacht, ab 2014 wird bei uns nur der Lieferschein gedruckt/mitgeschickt, Rechnung geht per E-Mail raus,
wenn einer Papierrechnung braucht der meldet sich schon, wird gedruckt und gut ist.

Die PDF Rechnungen/Gutschriften brennen wir jährlich auf eine DVD und legen jedes Jahr zu dem anderen Papierkram dazu,
seit dem kommen wir mit 6-7 Ordner die Aufbewahrt werden müssen pro Jahr aus und das ist eine Mittelgro0e Kiste.

Mit der alten Methode waren es 15-20 Ordner pro Jahr, und die nehmen mir noch einige Jahre viel Platz weg.


Grüße
Johann

 

[MichaelH]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Unsere Rechnung heißt: "Rechnung / Lieferschein" - insofern kein Unterschied ob wir nun Lieferschein oder Rechnung drucken und mitsenden.

 

[Seulberg]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Hallo,

OK, dachte Du schickst Rechnung und Lieferschein mit.

Grüße
Johann

 

[ag-websolutions.de]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Hierfür bietet sich aber eine Archivierungssoftware an ... schaut euch ecoDMS an ... direkt aus der WaWi ins Archiv drucken

 

[MichaelH]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Hierfür bietet sich aber eine Archivierungssoftware an ... schaut euch ecoDMS an ... direkt aus der WaWi ins Archiv drucken

Ist zwar erstaunlich günstig und bietet viel, aber auch eine DB mit allen Vor- und Nachteilen, ich markiere alle Rechnungen des Monats mit STRG+A, dann über "Drucken > erweitert > speichern" direkt alle in meinen Jahresordner als PDF, brabbelt im Hintergrund und funktioniert TippTopp. Dasselbe mit den Gutschriften.

 

[Verkäuferlein]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Hm, meines Wissens müssen die Belege (es handelt sich ja unter anderem um Nachweise für korrekte (ordnungsmäßige) Buchführung) aber "unveränderlich" abgespeichert werden. Ich weiß nicht, ob da ein reines PDF ausreicht.

Darüberhinaus müssen ja (meines Wissens) auf jeder Rechnung bzw. entsprechend im digitalen Datensatz die Kontierungen zum Beleg mit abgespeichert und fest verknüpft sein.

Ich bin kein Buchhalter, aber ich bin der Meinung dies mal so vermittelt bekommen zu haben, dass es bei strenger Auslegung nur so korrekt ist.

Wie handhabt Ihr das?

 

[MichaelH]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Ein Prüfer saugt sich die Daten deiner Fibu in sein Prüfprogramm.
Papier interessiert ihn nur stichprobenartig.

Wenn du unsicher bist, dann frage beim Finanzamt nach und lasse es dir schriftlich geben ob du nun drucken muss oder nicht.

 

[IchBinEs]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Die PDF Rechnungen/Gutschriften brennen wir jährlich auf eine DVD und legen jedes Jahr zu dem anderen Papierkram dazu,
seit dem kommen wir mit 6-7 Ordner die Aufbewahrt werden müssen pro Jahr aus und das ist eine Mittelgro0e Kiste.

Mit der alten Methode waren es 15-20 Ordner pro Jahr, und die nehmen mir noch einige Jahre viel Platz weg.


Grüße
Johann

Ich würde an Deiner Stelle die Rechnung nicht "nur" auf DVD vorbehalten, habe es als ITler schon oft gesehen das selbst "Teure" DVD´s nach ein paar Jahren Fehlerhaft waren

 

[MichaelH]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Ich würde an Deiner Stelle die Rechnung nicht "nur" auf DVD vorbehalten, habe es als ITler schon oft gesehen das selbst "Teure" DVD´s nach ein paar Jahren Fehlerhaft waren

Sehe ich auch so, mir ist eine Festplatte die ganz normal gesichert wird auch lieber ...

 

[Seulberg]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Ich würde an Deiner Stelle die Rechnung nicht "nur" auf DVD vorbehalten, habe es als ITler schon oft gesehen das selbst "Teure" DVD´s nach ein paar Jahren Fehlerhaft waren

Hallo,

klar, ich wollte hier nicht gleich alles schreiben, damit Ihr nicht denkt ich wäre "Paranoid"
Alle Daten liegen bei uns noch auf dem Server, NAS Speicher und noch zusätzlich ein Backup auf einer weiteren externen Festplatte. So zu Sagen zum Mitnehmen

schon ein mal in dreißig Jahren einen kompletten Datenverlust erlebt, nix zu retten gehabt, dann wird man vorsichtig, SEHR VORSICHTIG.

Die DVD liegt bei mir in der Kiste nur damit ich die Sachen zum bestimmten Jahr direkt dabei habe,
Erfahrung, (musste schon ein mal mit einem ganzen Jahresabschluss beim FA vor tanzen, und da vor Ort einen bestimmten Beleg vorzeigen,
bei der Firma gab's eine Prüfung und mich hat man für eine kurze Gegenprüfung "eingeladen".) die Sache war in 10 Minuten erledigt.

Gruß
Johann

 

[Verkäuferlein]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Ein Prüfer saugt sich die Daten deiner Fibu in sein Prüfprogramm.
Papier interessiert ihn nur stichprobenartig.

Wenn du unsicher bist, dann frage beim Finanzamt nach und lasse es dir schriftlich geben ob du nun drucken muss oder nicht.

Es geht ja nicht um Drucken oder nicht Drucken, sondern vielmehr um das "Wie" des digitalen (bzw. auch analogen) Archivierens. Und da ist es meines Wissens so, dass der Beleg bzw. sein Abbild "unveränderlich" gespeichert sein muss und eine entsprechende Kontierung in digitaler bzw. "aufgedruckter" Form mit beinhalten muss. Die Buchführung muss meines Wissens immer progressiv und retrograd nachprüfbar sein (also vom Beleg ausgehend auf die sonstigen Aufzeichnungen schließen lassen und umgekehrt).

 

[MichaelH]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

"Aufzeichnungen schließen lassen" ... du beantwortest es selber.
Wenn ein Prüfer anhand einer Rechnung nicht darauf schließen kann wo und wie diese verbucht wurde, dann hat er seinen Beruf verfehlt.

 

[wawi-dl]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Mich macht aktuell mein SB auch wuschig, ich solle hier sell und jenes betreiben, lieber nochmals ausdrucken, da kommt stempel drauf etc.

Ich weis ehrlich gesagt bald nicht mehr, was ich überhaupt glauben soll!

Das gleiche Thema ist Email-Archivierung, muss man ja ALLES sichern, was mit Firma zu tun hat, vielen Dank ....
Bis heute machen auch dies die wenigstens Leute ... auch hier frage ich mich ernsthaft.


Daher drucken wir nichts mehr aus, unser Plan sieht wie folgt aus:
- ecoDMS (mit Zugang auch für den SB & Buchhalter, überlegen uns hier etwas, wie man verbuchte PDF's markieren kann)
- ecoDMS Datenbank wird auf weitere Festplatte gespiegelt + zusätzlich externe Festplatte
- PDF's einmal brennen am Jahresende


P.S. in Acrobat Reader gibt es eine Stempel-Funktion, überlegen uns hier verschiedene Stempel, um die Rechnung gestempelt zu revisionieren

 

[MichaelH]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Der SB verdient mit Aufwand Geld, darüber musst du dir im Klaren sein ... ein Anruf beim FA wird dir mehr helfen.
Mails speichere ich tatsächlich alle und im Shopbackend musst du entsprechend die Einstellungen wählen, dann bleiben die dort auch erhalten ...

Lass dich nicht nerven, was braucht ein SB deine Ausgangsrechnungen ? Meiner hat noch nie eine gesehen, der bekommt den Export aus der WAWI und gut ist.

 

[Verkäuferlein]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

"Aufzeichnungen schließen lassen" ... du beantwortest es selber.
Wenn ein Prüfer anhand einer Rechnung nicht darauf schließen kann wo und wie diese verbucht wurde, dann hat er seinen Beruf verfehlt.

Nur der Prüfer prüft nicht sein Wissen, sondern Deinen Betrieb und möchte dementsprechend wissen, was Du wohin verbucht hast - unabhängig davon, ob er das vermuten, schließen oder erraten kann - und das aus beiden Richtungen. Also sowohl vom Beleg ausgehend zu den sonstigen Aufzeichnungen, als auch von den sonstigen Aufzeichnungen hin zum Beleg.

 

[MichaelH]

AW: Vorgehensweise Rechnungsaufbewahrung

Jo, genau und dafür braucht er die Vorkontierung auf der Rechnung ... pruahahaha. Bleib mal am Boden ...
Für Eingangrechnungen OK, aber nicht für Ausgangsrechnungen.