Hallo Community,
ich stecke also mitten im Systemwechsel weil mich JTL überzeugt hat. Auf dem Weg zum "perfekten System" gilt es nun die nächste Strukturhürde zu übernehmen. Weil ich nun das System nich so umfänglich kenne wie viele hier im Forum würde ich mich freuen wenn Ihr mir hier eine Einschätzung geben könntet wie man es am besten macht:
es geht um den Export der Rechnungsinformationen um sie in die Buchhaltung zu bringen.
Die Buchhaltung bei uns ist Collmex (Collmex - Online Buchhaltungssoftware, Software fr Buchhaltung). Dieses System importiert CSV Dateien im von Collmex vorgegeben Format. Ausserdem kann Collmex eMails empfangen und die darin in Anlage befindlichen Belege recht gut erkennen. Dabei wird der Beleg per OCR ausgelesen und die Buchungsfelder werden soweit erkannt vorbelegt, und man schaut dann über die Maske korrigiert bei Bedarf und speichert/bucht dann per klick.
Meine ursprünliche Überlegung war nun, die Buchungsdaten per Ameise zu exportieren, und dann in collmex einzulesen. Wenn der Export korrekt ist, wird in Collmex beim Import direkt gebucht. Also keine Arbeit mehr
.
Nachdem ich mir nun die Ameise ein bisschen angesehen habe, erkenne ich aber ein paar Fallstricke. Es gibt einige Felder, deren Information ich gerne ich die Buchhaltung bringen würde, die aber vermutlich in JTL andere Ausgabeformate haben als in Collmex erfordert.
Collmex erwartet z.B. im Feld wie "Zahlungsbedingungen" eine Zahl (etwa 1, 2, 3, 4, und so weiter). Ungeprüft vermute ich mal, dass JTL diese Werte nicht ausgibt sondern vermutlich entsprechenden Text "Rechnung, Vorkasse, Paypal" oder so liefert.
Da ich wohl nicht per Formel in der Ameise gleich beim Export eine entsprechende Anpassung/Umformung vornehmen kann (z.B. per Formel, etwa: Wenn(FeldInhalt = 'Rechnung' dann '1' ) , bleibt mir doch wohl nichts anderes als
1. jede Datei per Excell umzufrickeln, oder eben
2. nur sehr wenige passende Informationen für die Buchung vorzuliefern.
Beides ist nicht sonderlich nach meinem Geschmack.
Die andere Idee die ich habe ist die Rechnungen per E-Mail an Collmex zu senden. Dort wie oben beschrieben einzulesen und von Hand (aber mit Vorerkennung) zu buchen. Für diese Variante wäre hilfreich wenn ich in die Mail die versende zusätzlich zur angehängten Rechnungsdatei ein paar Informationen zur Rechnung selber mitliefere. Dann ist die Erkennung in Collmex präziser. Dazu gehören die Werte
-Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Rechnungsbetrag
In den Mailvorlagen gibt es aber keinen Platzhalter für "Rechnungsbetrag" oder z.B. die Steuersätze usw.
Hat jemand eine Idee, wie man das mit dem Export gut lösen kann?
Gibt es die Möglichkeit zum Beispiel Felder im Export zu kombinieren? (also JTL WAWI liefert 2 Werte aus zwei Spalten in eine Spalte des Exportfiles.
Vielleicht hat ja der eine oder andere ein paar Praxistips wie Ihr das mit der Buchhaltung handhabt?
Schönen Dank schon mal für Feedback.
Bei
ich stecke also mitten im Systemwechsel weil mich JTL überzeugt hat. Auf dem Weg zum "perfekten System" gilt es nun die nächste Strukturhürde zu übernehmen. Weil ich nun das System nich so umfänglich kenne wie viele hier im Forum würde ich mich freuen wenn Ihr mir hier eine Einschätzung geben könntet wie man es am besten macht:
es geht um den Export der Rechnungsinformationen um sie in die Buchhaltung zu bringen.
Die Buchhaltung bei uns ist Collmex (Collmex - Online Buchhaltungssoftware, Software fr Buchhaltung). Dieses System importiert CSV Dateien im von Collmex vorgegeben Format. Ausserdem kann Collmex eMails empfangen und die darin in Anlage befindlichen Belege recht gut erkennen. Dabei wird der Beleg per OCR ausgelesen und die Buchungsfelder werden soweit erkannt vorbelegt, und man schaut dann über die Maske korrigiert bei Bedarf und speichert/bucht dann per klick.
Meine ursprünliche Überlegung war nun, die Buchungsdaten per Ameise zu exportieren, und dann in collmex einzulesen. Wenn der Export korrekt ist, wird in Collmex beim Import direkt gebucht. Also keine Arbeit mehr
.Nachdem ich mir nun die Ameise ein bisschen angesehen habe, erkenne ich aber ein paar Fallstricke. Es gibt einige Felder, deren Information ich gerne ich die Buchhaltung bringen würde, die aber vermutlich in JTL andere Ausgabeformate haben als in Collmex erfordert.
Collmex erwartet z.B. im Feld wie "Zahlungsbedingungen" eine Zahl (etwa 1, 2, 3, 4, und so weiter). Ungeprüft vermute ich mal, dass JTL diese Werte nicht ausgibt sondern vermutlich entsprechenden Text "Rechnung, Vorkasse, Paypal" oder so liefert.
Da ich wohl nicht per Formel in der Ameise gleich beim Export eine entsprechende Anpassung/Umformung vornehmen kann (z.B. per Formel, etwa: Wenn(FeldInhalt = 'Rechnung' dann '1' ) , bleibt mir doch wohl nichts anderes als
1. jede Datei per Excell umzufrickeln, oder eben
2. nur sehr wenige passende Informationen für die Buchung vorzuliefern.
Beides ist nicht sonderlich nach meinem Geschmack.
Die andere Idee die ich habe ist die Rechnungen per E-Mail an Collmex zu senden. Dort wie oben beschrieben einzulesen und von Hand (aber mit Vorerkennung) zu buchen. Für diese Variante wäre hilfreich wenn ich in die Mail die versende zusätzlich zur angehängten Rechnungsdatei ein paar Informationen zur Rechnung selber mitliefere. Dann ist die Erkennung in Collmex präziser. Dazu gehören die Werte
-Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Rechnungsbetrag
In den Mailvorlagen gibt es aber keinen Platzhalter für "Rechnungsbetrag" oder z.B. die Steuersätze usw.
Hat jemand eine Idee, wie man das mit dem Export gut lösen kann?
Gibt es die Möglichkeit zum Beispiel Felder im Export zu kombinieren? (also JTL WAWI liefert 2 Werte aus zwei Spalten in eine Spalte des Exportfiles.
Vielleicht hat ja der eine oder andere ein paar Praxistips wie Ihr das mit der Buchhaltung handhabt?
Schönen Dank schon mal für Feedback.
Bei