info@-Emailadresse - Umgang und Anwendung

[HMS_IT]

Hallo Zusammen,

da wir immer mal wieder im Unternehmen um uns selbst kommunizieren hier mal eine Frage zu info@-Emailadressen.

Hintergrund:
Wir betreiben 2 Onlineshops, welche jeweils ihre eigene info@-Emailadresse haben, mit welcher der Shop arbeitet (also Bestellbestätigungen verschickt, Newsletter etc.). Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Exchange-Konto in Outlook, mit welchem wir intern und ggü. Lieferanten etc. mailen sowie Kontakte und Termine verwalten. Die info@Emails werden weitergeleitet auf 2 unserer Exchange-Postfächer von mir und meiner Geschäftspartnerin. Dabei muss man sich nun aber immer abstimmen, ob man bspw. auf diese oder jene Mail schon reagiert hat. Ist also etas fehleranfällig.

Bisher wollten wir keine zusätzlichen Exchange-Postfächer in Outlook haben, aber offensichtlich lässt sich dies nicht vermeiden?
Wie geht ihr damit um? Wie ist das bei Euch eingerichtet?

Daniel

 

[reneromann]

AW: info@-Emailadresse - Umgang und Anwendung

Dafür gibt's Ticket-Systeme wie z.B. otrs...
Die Bearbeitung über ein gemeinsames Postfach / gemeinsames Exchange-Konto klappt in der Regel nicht, wenn man sich nicht Zusatzregeln schafft [bspw. einen Ordner "in Bearbeitung" und einen Ordner "abgeschlossen", in dem die Mails vor der Bearbeitung und nach der Bearbeitung verschoben werden]. Diese "Zusatzregeln" setzen aber auch voraus, dass man sie strikt einhält.

 

[elevennerds.de]

AW: info@-Emailadresse - Umgang und Anwendung

Hallo,

ihr könntet die info@-Postfächer, ganz ohne Exchange direkt per IMAP einbinden, dann werden Änderungen aus dem einen Outlook zum anderen Outlook synchronisiert.

Mit Exchange "Funktionspostfächern" kann man sowas auch abdecken, einfach die info@-Postfächer in ein Exchange Konto laufen lassen und dieses Exchange-Konto dann in alle Clients einbinden, die das Postfach bearbeiten sollen.

MfG

Rene

 

[HMS_IT]

AW: info@-Emailadresse - Umgang und Anwendung

Danke für Eure beiden Antworten...

Das Thema Ticketsystem ist mir auch schon begegnet, erschien mir aber auf den ersten Blick als etwas "übermotorisiert". Die IMAP Lösung fahren wir derzeit und die funktioniert... naja, sagen wir mal zu 80%. Das ist mit der Hauptgrund hinter meiner Frage.

Exchange-Funktionspostfächer: Das werde ich mir mal genauer anschauen... Guter Tip!

Daniel

 

[reneromann]

AW: info@-Emailadresse - Umgang und Anwendung

Exchange-Funktionspostfächer sind aber auch nichts anderes als die IMAP-Lösung.

 

[aaha]

AW: info@-Emailadresse - Umgang und Anwendung

Bisher wollten wir keine zusätzlichen Exchange-Postfächer in Outlook haben, aber offensichtlich lässt sich dies nicht vermeiden?
Wie geht ihr damit um? Wie ist das bei Euch eingerichtet?

Daniel

Bei uns holt noch ganz altmodisch jeder alle info@...s über POP3 ab.

Wer eine Mail beantwortet, schreibt halt seinen Namen drunter und sendet sie BCC auch wieder an Info. So sehen alle, dass, von wem und wie sie beantwortet wurde und jeder kann die Mails nach seinem Gusto filtern, sortieren oder löschen.

Das externe Mailarchivierungsprogramm hat sie ja trotzdem und dann unsere Antworten auch gleich mit gespeichert.

Vorteil im Gegensatz zur Nutzung von persönlichen Addis ist, dass Mails bei Abwesenheit oder Kompetenzmangel nicht weitergeleitet werden müss(t)en, sondern eben einfach jemand anderes antworten kann.

Einziger Nachteil für uns wegen der schlechten DSL-Performance ist die dadurch vielfach höhere Downloadmenge. Geht aber...

 

[reneromann]

AW: info@-Emailadresse - Umgang und Anwendung

Bei uns holt noch ganz altmodisch jeder alle info@...s über POP3 ab.

Wer eine Mail beantwortet, schreibt halt seinen Namen drunter und sendet sie BCC auch wieder an Info. So sehen alle, dass, von wem und wie sie beantwortet wurde und jeder kann die Mails nach seinem Gusto filtern, sortieren oder löschen.

Das externe Mailarchivierungsprogramm hat sie ja trotzdem und dann unsere Antworten auch gleich mit gespeichert.

Vorteil im Gegensatz zur Nutzung von persönlichen Addis ist, dass Mails bei Abwesenheit oder Kompetenzmangel nicht weitergeleitet werden müss(t)en, sondern eben einfach jemand anderes antworten kann.

Einziger Nachteil für uns wegen der schlechten DSL-Performance ist die dadurch vielfach höhere Downloadmenge. Geht aber...

Warum zum Henker nehmt ihr nicht IMAP?
Bei IMAP arbeiten alle Leute auf dem Server - und damit sieht jeder auch sofort, sobald jemand anderes eine Mail als gelesen markiert und/oder eine Mail verschiebt! Da braucht man kein BCC an sich selbst o.ä., zumal selbst das die Gefahr birgt, dass zwei Mitarbeiter GLEICHZEITIG an einer Mail sitzen (woher soll schließlich der eine MA wissen, dass der andere MA die Mail gerade bearbeitet? )...

Um genau solchen Problemen von Vornherein aus dem Weg zu gehen, gibt's doch extra Ticket-Systeme à la OTRS...

 

[Diedrichs]

AW: info@-Emailadresse - Umgang und Anwendung

Es gibt ein ganz günstiges einfaches Ticketsystem für Gewerbetreibender glaube ich ca 30€. Ist auch ein Onlinesupport dabei, wenn man den will, außerdem eine FAQ. Wir Benutzers es seit kurzem, da bei uns die Anfragen über Amazon und Ebay immer verloren gingen. läuft über Imap oder auch POP3

https://www.bocombo.de/php-scripte/botickets/

 

[reneromann]

AW: info@-Emailadresse - Umgang und Anwendung

Man kann's auch gänzlich kostenlos haben...
Beispielsweise OTRS Free

 

[Christian|PCE]

AW: info@-Emailadresse - Umgang und Anwendung

Ganz einfach mit IMAP. Dazu verschiedene Ordner erstellen, z. B. "Erledigt, Zu erledigen, Mitarbeiter A/B" etc., und dann kann man mit QuickSteps arbeiten, man hat dann kleine Buttons in der oberen Ribbon-Bar und mit einem Klick darauf wird die E-mail passend wegsortiert. So bleibt der eigentliche Posteingang sauber und man hat es perfekt organisiert.