Exchange 2010 - Sinnvoll oder umständlich? (Einschätzung)

[Der_Bob]

Servus,

Nachdem ich gerade unseren neuen Server mit 'Windows Small Business Server 2011' aufgesetzt habe und happy bin, dass alles (schnell) läuft, spiel ich mit dem Gedanken, die nächste große Baustelle zu eröffnen - MS Exchange! (wird mit Windows SBS 2011 gleich mit installiert). Lange wollte ich unsere E-Mail-Struktur überarbeiten, jetzt wäre es möglich.

Situation:
- Insgesamt 5 PCs (+ WaWi), die irgendwie mit E-Mails arbeiten.
- ~20 E-Mail-Adressen, teilweise extra für Amazon / PayPal etc.
- Die E-Mails werden serverseitig bisher einfach an mehrere Personen weitergeleitet, wenn relevant für die Person (WaWi-Rechnungen an alle, Lieferantenbestellungen an zwei, Kundenanfragen an drei Leute etc.)

Problem bisher:
- Jeder hat sein Postfach und sieht nicht, welche E-Mails evt. schon bearbeitet wurden oder was geschrieben wurde.
- E-Mails mit Rechnungen etc. werden mehrfach kopiert und müssen geg. von jedem weg sortiert werden bzw. muss jeder einen entsprechenden Filter aktiv haben
- Mobiler Einsatz schwer (Bedarfsmäßige 1:1 Synchronisation auf Notebook inkl. gesendeten Objekten, einsortierten E-Mails etc. OHNE die komplette .pst jedesmal zu kopieren)

Angestrebte Lösung:
- Bestimmte Ordner sind "gemeinsame" Ordner. Diese sollen trotzdem lokal liegen, aber synchronisiert werden (Jemand sortiert eine E-Mail ein oder löscht sie in dem Ordner -> verschwindet bei der nächsten Sync. auch bei allen anderen)
- Antworten auf empfangene E-Mails (nicht alle!) sieht auch jeder andere und werden entsprechend markiert. (kein Komplettes Teilen von "gesendeten Objekten"!)

Nun bin ich mir relativ sicher, dass das mit Exchange "Irgendwie" umzusetzen ist. Nach 1/2 Tag Einarbeiten scheint mir das als Exchange-Neuling alles andere als einfach und die Migration der ~200.000 E-Mails in der .pst bin ich noch gar nicht angegangen (Beim durchsuchen sollen z.B. auch weiterhin noch E-Mails aus 2013 und älter gefunden werden). Sicher gibt es ja hier viele, denen es ähnlich ging. Wie seid Ihr an die Sache ran gegangen? "Kann man" sich da in 2-3 Tage reinarbeiten und ein funktionierendes System aufstellen als Laie? Habt Ihr einen Fachmann dazu gezogen für die Einrichtung (Empfehlungen?)? Oder ist der Aufwand der Einrichtung so groß, dass das im Grunde erst bei größeren Maßstäben Sinn macht?

Würde mich über Eure Erfahrungsberichte, Einschätzungen und evt. Tipps freuen
Viele Grüße,
Marcus

 

[MichaelH]

Wir verwenden 1 Service-Postfach und über Farb-Kategorien weiß man wer warum dran ist.
Abgelöst wird das erst wenn es ein vernünftiges CRM gibt und sicherlich nicht mit Exchange ...

 

[liquid]

Exchange interagiert mit den Benutzerkonten der Domane und ist ja sowas wie der "Boss" der einzelnen Outlook-Clients, sowohl bei Mail als auch beim Kalender etc. Als Laie würde da lieber die Finger von lassen, weil manchmal schon ein falsch gestzter Haken unangenehme Nebenwirkungen haben kann.

Aber Raketentechnik ist das natürlich auch nicht. Wenn man grundsätzlich mit Domänenverwaltung und Gruppenrichtlinien etwas klarkommt, dann wird man sich da auch schnell einlesen können.

 

[Dustin]

Hi,

wir haben http://greyhound-software.com im Einsatz. Es spart uns viel viel Arbeit und jeder kann sehen was der andere Wie Wann beantwortet hat.

Ich kann es nur empfehlen und für das was Greyhound alles kann auch sehr Kostengünstig.

Gruß Dustin

 

[liquid]

... Greyhound alles kann auch sehr Kostengünstig.

Das Programm mag gut sein (kann ich nicht beurteilen), aber kostengünstig ist es definitiv nicht. Bei 10 Usern zahle ich neben einer einmaligen Pauschale von 597,- EUR dann monatlich 559,- EUR, also 6.708,- EUR p.a.. Auf eine Nutzungsdauer von 3 Jahren gerechnet sind das 20.124,- EUR Miete, da gehört mir die Software nicht einmal. Angeblich kann man die Software auch kaufen, auf deren Homepage lässt sich dafür aber kein Angebot konfigurieren.

Findest Du das wirklich sehr kostengünstig?

 

[Dustin]

Hi,

für das was das Programm kann finde ich es günstig. Sprach mal mit denen bei 10 Usern bekommst du vielleicht einen anderen Tarif/Preis.

Und einen Exchange Server zu betreiben und einzurichten ist jetzt auch nicht wirklich günstig. Hard- und Software kostet da auch schon ne Stange.

Also wir sind sehr zufrieden mit Greyhound weil man damit viele andere Prozesse noch zusätzlich abbilden kann gegenüber exchange ein Vorteil.

Gruß Dustin

 

[liquid]

Hi Dustin,

thx für Deine Infos. Aber Greyhound ist doch ein CRM und Exchange hat eine ganz andere Grundfunktion als Zentrale für Mail und Kalender.

Hast Du einen A-Record auf Greyhound gesetzt, übernimmt das Programm sämtliche Aufgaben eines Exchange-servers in einer Domäne? Können die Gruppenrichtlinien übernommen werden?

 

[testjo]

tobit vielleicht

den SBS ist eigentlich viel zu alt!

 

[n_z]

Exchange ist eine sehr gute Email-Umgebung, der Wartungsaufwand hält sich bei deinen Anforderungen auch in Grenzen, wenn es einmal richtig aufgesetzt ist.
Vom Leistungsumfang wirkt es natürlich erstmal so, als würde man einen Helikopter chartern um vom einen Ufer aufs andere zu kommen, aber wenn entsprechendes Wachstum geplant ist und du etwas Planung in die Einrichtung steckst ist das definitiv sehr professionell und für kleine Unternehmen im Vergleich zu anderen Lösungen auch nicht teuer.

Das ganze sollte natürlich mit dem restlichen Netzwerk schön harmonisieren, was ich mir mit einem SBS Server so garnicht vorstellen kann. Ist der SBS dein einziger Domaincontroller? Warum planst du nicht gleich die neuste Version Exchange 2016?

 

[Der_Bob]

Danke für die Erfahrungsberichte, auch wenn die Meinungen stark auseinander zu gehen scheinen.
Für mich ist das auf jeden Fall eine Kostenfrage. Ohne generell den Sinn / die Kosten von anderen Systemen in Frage stellen zu wollen: Es geht bei uns um 5 PCs und einzelne Ordner, die synchronisiert werden sollen. Da ist eine Software im 4 und 5-stelligen Euro-Bereich natürlich nicht sinnvoll, egal was sie kann. Das ist auch der Grund für Exchange 2010 - das haben wir eben und die neuste Version würde uns wieder ein paar hundert Euro kosten. Es geht wirklich nur drum, ein paar Ordner inkl. Ausgangs-E-Mails zu synchronisieren und bei mobilem Einsatz die mails eben mit einem Notebook zu synchronisieren. Das ist noch alles sehr überschaubar und lässt sich derzeit auch genauso mit CC / BCC regeln, nur eben nicht ganz elegant / effizient.

Die Einschätzung von liquid und n_z hilft mir da auf jeden Fall schon weiter. Ich denke, wir werden uns für die Einrichtung einen Spezialisten suchen (nehme auch gerne günstige Empfehlungen an) und die Wartung dann selbst übernehmen.

 

[Dealux-GmbH]

Was spricht (erst mal) gegen den Einsatz von IMAP? So können alle auf das gleiche Konto zugreifen und es ist auch ziemlich aktuell. Nicht direkt vergleichbar mit einer Exchange-Lösung, aber für den Anfang doch sicherlich machbar oder?

 

[Der_Bob]

Was spricht (erst mal) gegen den Einsatz von IMAP? So können alle auf das gleiche Konto zugreifen und es ist auch ziemlich aktuell. Nicht direkt vergleichbar mit einer Exchange-Lösung, aber für den Anfang doch sicherlich machbar oder?

Wenn ich nicht gerade falsch informiert bin, was man damit machen kann, spricht da dagegen:
- dass nicht jeder ALLE E-Mails bekommen darf / soll (Nicht jede Preisliste soll an's Lager, nicht jede Versandbestätigungan die Buchhaltung, dafür aber z.B. jede Ausgangsrechnung an Buchhaltung und Lager)
- nicht jeder den gleichen Postausgang hat und auch nur manche Postausgangsmail synchronisiert werden sollen (Kunden-Anfragen und Antworten für alle sichtbar, Absprachen mit Lieferanten nicht für alle sichtbar)
- Einsortierte und gelöschte E-Mails von einem Konto aus bei jedem anderen im Posteingangsordner liegen

 

[Dustin]

Hi Dustin,

thx für Deine Infos. Aber Greyhound ist doch ein CRM und Exchange hat eine ganz andere Grundfunktion als Zentrale für Mail und Kalender.

Hast Du einen A-Record auf Greyhound gesetzt, übernimmt das Programm sämtliche Aufgaben eines Exchange-servers in einer Domäne? Können die Gruppenrichtlinien übernommen werden?

Hi, du brauchst für Greyhound keine MX Records. Du holst damit einfach alle Mails ab vom Server und verarbeitest Sie dann weiter. Eben weil Greyhound ein CRM ist sehe ich es auch so das die Kosten mehr als gerechtfertigt sind. Es gibt noch viel mehr Möglichkeiten zb. DMS wir haben nun ein Belegloses Büro allein was wir an Papier sparen!

 

[Dealux-GmbH]

- dass nicht jeder ALLE E-Mails bekommen darf / soll (Nicht jede Preisliste soll an's Lager, nicht jede Versandbestätigungan die Buchhaltung, dafür aber z.B. jede Ausgangsrechnung an Buchhaltung und Lager)

Das wird doch auch bei einem gemeinsamen Ordner der Fall sein, hierfür vielleicht einfach mehrere Mailadressen nutzen und nur die jeweiligen Konten für die jenigen einrichten die Sie brauchen.

- nicht jeder den gleichen Postausgang hat und auch nur manche Postausgangsmail synchronisiert werden sollen (Kunden-Anfragen und Antworten für alle sichtbar, Absprachen mit Lieferanten nicht für alle sichtbar)

Gesendete Mails werden doch Synronisiert wenn man das dementsprechend so einstellt. Auch abhängig vom jeweiligen Konto.

- Einsortierte und gelöschte E-Mails von einem Konto aus bei jedem anderen im Posteingangsordner liegen

Ordner werden auch syncronisiert und das dauert je nach Einstellung auch nicht sonderlich lange.


Die Ideallösung ist es verglichen mit einem Exchange-Server oder einem ausgewachsenem CRM/Helpdesk natürlich nicht, aber die Zwecke würde es erst mal erfüllen die du brauchst.