Email-Bearbeitung durch Mitarbeiter - passende Software

[Desecrator]

Hallo zusammen,

ich weiß nicht, wie "groß" oder "klein" die Händler hier so sind.
Aber wenn ich von nur 10 Mitarbeitern ausgehe, dann hätte ich gerne ein klein wenig Erleichterung was die Emails angeht.

Derzeit ist es noch so, dass jeder seinen festen Arbeitsplatz hat, an dem eine gewisse Email-Adresse gebunden ist. An PC 1 machen wir Bestellungen, PC 2 macht Support etc...
Nun dachte ich, dass es einfach wäre, wenn man das alles über die Cloud macht. Office 365 mit Exchange ermöglicht das ja.
ABER: dann ANTWORTET jeder User mit "seiner" Mail-Adresse. Das ist schlecht, denn dann wird wiederum dieser vollgebombt mit Mails.

Besser wäre es, wenn jeder User von jedem Rechner aus auf die ihm zugewiesenen Mails zugreifen kann und dann von DEREN Mail-Adresse aus Antworten kann. Also: User 1 antwortet auf eine Mail an bestellung@, dann ist auch der Absender bestellung@ und nicht Mitarbeiter1@...

Wie macht ihr sowas? Welche Software nutzt ihr?
Danke euch schon mal!

 

[oso]

AW: Email-Bearbeitung durch Mitarbeiter - passende Software

Wir nutzen Greyhound. Kostet einfach auch wieder einiges jeden Monat, hat aber ziemlich viele Funktionen.

 

[boaa-group]

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Zendesk als Ticketsystem. Webinterface zur Bearbeitung der Anfragen. Jeder User hat seine eigene Signatur, Mails haben aber den selben Absender.
In den Mails ist der komplette Verlauf Sichtbar, Interne Notizen möglich usw...

 

[Hajo11]

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Guck mal hier:

Mail-Server und -Client: Shamrock NetMail

Vielleicht erfüllt das ja Deine Anforderungen.

 

[TimmeyMaster]

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Ich verstehe das Problem irgendwie nicht..

Also bei uns ist es so das im Prinzip jeder Rechner alle E-Mailkonten hat außer die Personalisierten E-Mail Adressen.

So kann jeder von seinem festen Platz aus E-Mails aus seinem "persönlichen" Konto schreiben, aber auch von denn Allgemeinen (Support, Bestellung etc.)

Ticketsystem macht ab einer gewissen Mitarbeiter Größe dennoch Sinn.
Aber solange es durch den "Normalen" Alltagsgebrauch zu keinen Fehler kommt muss man ja nicht unbedingt umstellen.

 

[boaa-group]

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Das "Problem" bei den geteilten Accounts ist wenn mehrere Leute gleichzeitig Support machen und eben die selbe Anfrage von zwei Mitarbeitern beantwortet wird...

Gerade Zendesk finde ich da optimal, 3 User kosten bei jährlicher Zahlung 36$ pro Jahr

Neben dem Verlauf kann man mit einem Mausklick auch die vorhergehenden Anfragen des Kunden sehen + seine Facebook Seite anbinden und damit auch die Posts und Nachrichten die dort reinkommen erledigen uvm...

 

[L.Mechler]

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Hallo zusammen,

Nun dachte ich, dass es einfach wäre, wenn man das alles über die Cloud macht. Office 365 mit Exchange ermöglicht das ja.
ABER: dann ANTWORTET jeder User mit "seiner" Mail-Adresse. Das ist schlecht, denn dann wird wiederum dieser vollgebombt mit Mails.

Besser wäre es, wenn jeder User von jedem Rechner aus auf die ihm zugewiesenen Mails zugreifen kann und dann von DEREN Mail-Adresse aus Antworten kann. Also: User 1 antwortet auf eine Mail an bestellung@, dann ist auch der Absender bestellung@ und nicht Mitarbeiter1@...

Hallo, wir machen das genau so wie du möchtest, mit Exchange Online.
Bei uns hat jeder Nutzer seine persönliche E-Mail Adresse und dafür je 1 Lizenz, der Rest sind "freigegebene Postfächer". Davon lassen sich ohne Zusatzkosten beliebig viele anlegen, wer auf welches Prostfach Zugriff hat lässt sich durch den Admin steuern.
Auf den Rechnern nutzen wir Outlook, wenn ein Mitarbeiter auf eine E-Mail antwortet ist die Absenderadresse standardmäßig die des jeweiligen freigegebenen Postfachs. Damit die Antwort E-Mails im Postausgang des jeweiligen freigegebenen Postfachs landen (Standard ist hier leider der Postausgang der persönlichen E-Mail Adresse) ist eine kleine Anpassung der Registry der einzelnen Rechner notwendig.

Über die Kategorisierungen innerhalb Outlook bzw. die Funktion "Zur Nachverfolgung -> als erledigt markieren" können E-Mails einzelnen Mitarbeitern zugewiesen, entsprechend der Priorität geordnet und/oder bzw. - wie der Name schon sagt - als erledigt markiert werden, das ganze wird automatisch zwischen den einzelnen arbeitsplätzen synchronisiert.

Wenn man ein freigegebenes Postfach nicht einfach mit dem personalisierten öffnen lässt sondern als eigenes Postfach einbindet kann dieses auch beim verfassen neuer E-Mails per dropdown als Absenderadresse gewählt werden, wenn man z.b. eine E-mail verfasst und als Absender nicht das eigene Postfach sondern "info@..." erscheinen soll.

 

[Desecrator]

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Also Zendesk sieht schon mal gut aus und die Lösung mit Exchange ONLINE hört sich sogar noch besser an.
Zendesk werde ich daher nun mal testen!

Was Exchange angeht sehe ich nur ein Problem: die Einrichtung...
ich hab das nun auch mal testweise aktiviert, aber spätestens bei DNS-Einträgen etc hörts dann auf. @L.Mechler: hast du da ne Firma beauftragt oder alles selbst angelegt?
Da müsste ich mich erst mal richtig reinlesen. Und da weiß ich nicht, ob ich das gebacken bekomme.

 

[Dealux-GmbH]

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Also Zendesk sieht schon mal gut aus

Ohne Werbung machen zu wollen, als etwas übersichtlichere Alternative bietet sich da auch "Freshdesk" an.

 

[Janek]

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Zendesk kostet jedoch ein Bruchteil dessen von Freshdesk.

Das einzige Problem welches wir mit Zendesk hätten sind deren Zahlungsarten für die basic Versionen. Dort ist nur eine Zahlung per Kreditkarte möglich.

 

[cdx]

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Da kann man sich ja ne Prepaid-Kreditkarte holen...

 

[Desecrator]

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ich hab schon Probleme mir eine eigene Mail-Adresse bei Zendesk anzulegen... die Weiterleitung funzt einfach nicht. Und das, obwohl diese eingerichtet ist... Maaaaaaaaaaan!!!
Mal schauen, wie deren Support selbst nun funktioniert

 

[Dealux-GmbH]

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Zendesk kostet jedoch ein Bruchteil dessen von Freshdesk.

Kommt auf die benötigte Edition an

 

[Janek]

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Selbst Zendesk in der Basic Edition ist schon zu viel für uns.
Gibt es kein Open Source Email-Client (In der Cloud, auf unserem Webserver) bei dem ich Postfächer freigeben kann wie bei Exchangen ?

 

[testjo]

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Wegen mail und co reicht auch ein TOBIT, in jedenfall viel weniger aufwand wegen sicherheits probs und vorkehrungen wie den outlook.....
Da hat man eben wie beim jtl, partner die so vieles an extra's bieten können, den TOBIT "e-post", erweiterungen Telefonanlagen unsw.

Kalender/tasks/teamchat/umleitungen/weiterleitung/verteilungen/sprach/multimedia/home-automation/DMS/APPS/MOBILE und vieles mehr

Ist ja nicht gratis aber bezahlbar.

 

[Desecrator]

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Ich verstehe das Problem irgendwie nicht..

Also bei uns ist es so das im Prinzip jeder Rechner alle E-Mailkonten hat außer die Personalisierten E-Mail Adressen.

So kann jeder von seinem festen Platz aus E-Mails aus seinem "persönlichen" Konto schreiben, aber auch von denn Allgemeinen (Support, Bestellung etc.)

Ticketsystem macht ab einer gewissen Mitarbeiter Größe dennoch Sinn.
Aber solange es durch den "Normalen" Alltagsgebrauch zu keinen Fehler kommt muss man ja nicht unbedingt umstellen.

Und wie machst du das mit "wer hat welche Mails bearbeitet oder sogar schon gelöscht"?
Wenn jed eMail auf jedem Rechner landet ist das x-facher Datenmüll. Und ich wüsste nicht, wie da der eine wissen soll, was der andere daran schon gearbeitet hat. Wie löst du das?

so schön Zendesk auch ausschaut, es ist sehr kompliziert einzurichten. Nach 6 Stunden rumspielens vergeht mir glatt die Lust!
Das Forum ist für deutsche User TOT - die FAQ etc alles nicht so zielführend.

 

[L.Mechler]

AW: Email-Bearbeitung durch Mitarbeiter - passende Software

Was Exchange angeht sehe ich nur ein Problem: die Einrichtung...
ich hab das nun auch mal testweise aktiviert, aber spätestens bei DNS-Einträgen etc hörts dann auf. @L.Mechler: hast du da ne Firma beauftragt oder alles selbst angelegt?

Ich hab das ganze selbst eingerichtet, ist keine große Sache, auch der Administrationsaufwand ist sehr überschaubar (deshalb und wegen der geringen Kosten von unter 4€/Monat/Nutzer haben wir uns für gehostetes Exchange entschieden). Bei welchem Hoster bist du derzeit? Wir sind bei df, für den Umzug der E-Mails (DNS) zu Exchange online war in den Faqs von df eine ganz gute Anleitung, ist im Prinzip nur copy/paste.

Und wie machst du das mit "wer hat welche Mails bearbeitet oder sogar schon gelöscht"?

Das tolle daran ist ja dass es sich bei einem freigegebenen Postfach nur um ein Postfach handelt, egal wie viele user Zugriff haben, d.h. es wird automatisch fortlaufend synchronisiert, wenn ein Nutzer eine E-Mail löscht ist Sie bei allen anderen auch gelöscht, wenn einer eine E-Mail als "erledigt" markiert ist Sie bei allen anderen ebenfalls markiert, wenn ein Mitarbeiter auf eine E-Mail antwortet ist die Antwort für alle nachvollziehbar im Ordner "gesendete Elemente" usw.

 

[Desecrator]

AW: Email-Bearbeitung durch Mitarbeiter - passende Software

Ich bin bei All-inkl. Das Einrichten des TXT-Eintrages hat funktioniert, aber bei den weiteren Einträgen hat all-inkl gemuckt...

Achso ja na klar, wenn du exchange nutzt, greift jeder auf den gleichen Ordner zu
Nutzt du trotzdem noch outlook offline oder wie ist das dann?

 

[L.Mechler]

AW: Email-Bearbeitung durch Mitarbeiter - passende Software

Auf unseren Rechnern ist Outlook installiert, ja. Ist halt praktisch weil vieles - auch administratives wie Vertretungen und Ordnerzugriffe - über Outlook gesteuert werden kann.

schau mal, vllt hilft dir das Konfiguration und Nutzung von Office 365 bei ALL-INKL.COM - Verwalten von Office 365 - Office 365 - Deutsch - Microsoft Office 365 Community

 

[Desecrator]

AW: Email-Bearbeitung durch Mitarbeiter - passende Software

Arbeitet denn dann offline-outlook mit exchange-ONLINE zusammen oder nutzt du beides parallel?
danke für den Link, führ ich mir zu Gemüte